Как отслеживать проекты и задачи для ваших клиентов
Опубликовано: 2022-05-07Недавняя статистика отслеживания времени показывает, что экономика США теряет до 7,4 миллиарда долларов за рабочий день только из-за неучтенной рабочей деятельности.
Это большие деньги, которые можно было бы сэкономить, правильно отслеживая и управляя вашим проектом от вашего клиента, особенно если вы выполняете внештатную работу или работаете в агентстве.
Но что именно вы должны отслеживать для своих проектов и задач? И как подходить к процессу?
В этом сообщении блога мы рассмотрим:
- Как правильно настроить свои проекты и задачи, чтобы упростить их отслеживание.
- Как вы можете отслеживать время, потраченное на работу над проектами и задачами.
- Как вы можете отслеживать свой прогресс и производительность по задачам и проектам.
- Как вы можете отслеживать и различать оплачиваемые и неоплачиваемые действия.
- Как вы можете отслеживать оценки и сроки.
Зачем отслеживать проекты и задачи?
Согласно 3-му изданию Свода знаний по управлению проектами , проект — это «временное начинание с началом и концом, которое должно быть использовано для создания уникального продукта, услуги или результата».
В управлении проектами каждый проект состоит из ряда задач, которые вам необходимо выполнить в течение определенного периода времени или до крайнего срока, чтобы завершить продукт, полностью предоставить услугу или достичь желаемого результата.
Таким образом, учитывая, что проект — это «временное предприятие», состоящее из задач, которые необходимо выполнить в течение «определенного периода времени», и то, и другое легко отследить по определению.
Кроме того, отслеживание проектов и задач имеет несколько ощутимых преимуществ:
- Это поможет и вам, и клиенту понять, будет ли проект выполнен в срок.
- Это поможет и вам, и клиенту понять, будет ли проект выполнен в рамках бюджета.
- Вы получите четкий обзор проекта, который впоследствии сможете проанализировать, чтобы увидеть, будут ли подобные проекты прибыльными для вас в будущем.
- Вы получите документацию, которая поможет вам понять, можно ли и как повысить эффективность работы над аналогичными проектами в будущем.
- Вы получите вещественные доказательства своей работы для отправки клиенту — это повысит удовлетворенность клиентов, а также ваши шансы на своевременную оплату.
Как настроить и отслеживать проекты и задачи
Прежде чем вы сможете начать отслеживать свои проекты и задачи, вам сначала нужно приступить к еще более важному заданию — убедиться, что вы правильно настроили указанные проекты и задачи.
Для правильной настройки вам необходимо выполнить следующие шаги:
- Создание схемы проекта
- Разбивка проекта на задачи
- Решите, какой подход к выставлению счетов вы будете использовать
- Решите, как вы будете подходить к почасовой или фиксированной оплате
- Решение о том, какие задачи будут оплачиваемыми или неоплачиваемыми
- Определение оценок выполнения задач и проектов
- Определение окончательных сроков проекта и задач
Каждый шаг будет иметь свои элементы, которые вы должны отслеживать.
1. Настройка и отслеживание схем проекта
Как создать план проекта
Четкий план проекта может сказать вам и клиенту, чего вы можете ожидать от проекта, а также на что следует обратить внимание при работе.
Во-первых, вам нужно убедиться, что все участники проекта понимают, что должно быть достигнуто в конце, т. е. каковы цели проекта .
Пример . Цель проекта — создать и поддерживать фитнес-приложение в определенные сроки и в рамках утвержденного клиентом бюджета.
Затем вам нужно будет установить несколько вех проекта после каждого набора связанных задач, чтобы точно определить и отслеживать важные достижения в проекте.
Пример. Одним из этапов проекта, связанных с дизайном, которому вы можете следовать для фитнес-приложения, могут быть различные этапы дизайна приложения:
- MS 1: завершены различные концепции дизайна
- MS 2: окончательная концепция дизайна утверждена
- MS 3: реализован утвержденный проект
- MS 4: запуск версии
После этого вы можете установить ключевые показатели эффективности (KPI) , которые вы будете использовать для измерения того, насколько хорошо вы или ваша команда выполняете работу.
Пример . KPI для вашего фитнес-приложения могут быть следующими:
- KPI 1: пользовательский рейтинг
- KPI 2: коэффициент конверсии
- KPI 3: доход на пользователя
В конце концов, вы также можете установить цели и ключевые результаты (OKR) , которые будете использовать для определения и отслеживания целей проекта и их результатов.
Пример . Целью вашего фитнес-приложения может быть KR1: уменьшить количество ошибок, обнаруженных в процессе разработки, на 30% Как отслеживать план проекта
Отслеживание целей и этапов проекта
Чтобы отслеживать цели проекта , сначала спланируйте и организуйте время, которое вы потратите на проект, в планировщике.
Учитывайте все ресурсы, которые вам понадобятся, будь то дополнительные члены команды или оборудование, или просто дополнительное время, чтобы не выйти за рамки бюджета. Если вы приблизились к превышению бюджета, сообщите клиенту о возможных изменениях.
Вы можете связать вехи проекта с конкретными датами или наборами задач. Как только вы достигнете контрольной точки проекта, просмотрите предстоящую рабочую нагрузку. Это поможет вам лучше понять, нужно ли вам изменить рабочий процесс, чтобы приспособиться к вашему текущему темпу или направлению работы.
Чтобы узнать больше о том, как лучше всего устанавливать и отслеживать цели и этапы проекта, ознакомьтесь с нашей записью в блоге на тему сроков проекта:
→ Как создать график проекта (+ бесплатные шаблоны)
Отслеживание ключевых показателей эффективности
Когда дело доходит до выбранных вами ключевых показателей эффективности , их тип будет определять, как вы сможете их отслеживать.
Пример. Вы можете отслеживать рейтинг пользователей для своего приложения на Capterra или аналогичном веб-сайте.
Вы также должны различать свои слабые стороны (т. е. отстающие ключевые показатели эффективности) и сильные стороны (т. е. опережающие ключевые показатели эффективности) в работе над проектом.
Затем вы можете попытаться извлечь уроки из своих опережающих показателей (например, как лучше всего создавать приложения, которые получают отличные отзывы пользователей). Но также вы можете работать над улучшением индикаторов отставания (например, как вы можете улучшить коэффициент конверсии приложений, которые вы создаете).
В конце сохраните сводки KPI вашего проекта для дальнейшего анализа, сравнений и выводов.
Чтобы узнать больше о том, как лучше всего устанавливать и отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI), ознакомьтесь с нашей записью в блоге на эту тему:
→ Ключевые показатели эффективности (KPI): зачем и как их устанавливать, а также руководство по KPI в Excel
Отслеживание целей и ключевых результатов
Когда дело доходит до выбранных вами целей и ключевых результатов , их тип также будет определять, как вы сможете их отслеживать.
Пример. Вы можете отслеживать сокращение количества ошибок, обнаруженных в процессе разработки, на 30 % с помощью инструмента отслеживания ошибок и проблем, такого как Jira .
Затем вы можете соединить данные и сравнить свои фактические результаты с ожидаемыми ключевыми результатами, чтобы увидеть, насколько вы успешны.
В конце концов, вы снова можете сохранять и редактировать сводки OKR вашего проекта.
Чтобы узнать больше о том, как лучше всего устанавливать и отслеживать цели и ключевые результаты (OKR), ознакомьтесь с нашей записью в блоге на эту тему:
→ Цели и ключевые результаты (OKR): все, что вам нужно знать
2. Настройка и отслеживание времени и прогресса в проектах и задачах
Как разбить проект на задачи
Далее, чтобы упростить отслеживание проекта, вам нужно разбить его на задачи. Тип проекта поможет вам решить, как лучше всего это сделать:
- Задачи = разные этапы проекта
Пример: Разработчик программного обеспечения может использовать различные этапы разработки (например, планирование, анализ, проектирование, разработку и т. д.) в качестве задач.
- Задачи = разные категории проекта
Пример : профессиональный организатор вечеринок может использовать различные категории планирования вечеринок (например, питание, оформление, развлечения и т. д.) в качестве задач.
- Задачи = разные части проекта
Пример : Домработница может использовать различные комнаты в доме, который он или она убирает (например, кухню, спальню, ванную и т. д.) в качестве задач.
Для некоторых проектов будет относительно легко решить, следует ли использовать фазы проекта, категории или части в качестве задач. Другие проекты не будут столь однозначными. Чтобы получить краткое и простое руководство о том, как лучше всего настроить процесс разбиения проекта на задачи, ознакомьтесь с записью в нашем блоге на эту тему:
→ Как разбить проект на задачи
Как отслеживать время на проектах и задачах
Приступая к отслеживанию времени для ваших проектов и задач, вам сначала нужно выбрать метод отслеживания времени, который вы будете использовать. И вам нужно будет подумать о том, как лучше всего реализовать указанный метод в вашем рабочем процессе.
Выбор метода отслеживания времени
Существует четыре различных метода отслеживания времени, на которые вы можете положиться, чтобы отслеживать время, которое вы и/или ваша команда тратите на работу:
- Бумажный метод — вы измеряете время, потраченное на работу над проектом и задачами, с помощью секундомера и записываете результаты ручкой .
- Система чести — вы не измеряете, а просто оцениваете время, которое потратите на работу над проектом и задачами.
- Метод электронных таблиц. Вы измеряете время, которое тратите на работу над проектом и задачами, вручную вводя часы и минуты, потраченные на них, в созданную вами электронную таблицу или простой шаблон электронной таблицы.
- Методы программного обеспечения для отслеживания времени . Вы измеряете время, которое тратите на работу над проектом и задачами, используя специальное приложение для учета времени.
Однако у первых 3 перечисленных методов есть свои минусы.
В настоящее время бумажный метод можно рассматривать как несколько непрофессиональный, неэффективный и недостаточно точный. Точно так же система чести слишком сильно зависит от того, доверяет ли клиент тому, что вы выполнили работу, которую, как вы утверждаете , сделали, что может быть слишком много, чтобы просить, особенно когда вы хотите привлечь новых клиентов.
С другой стороны, метод электронных таблиц может оказаться проблематичным для вас и/или вашей команды. А именно, тот факт, что вам нужно вручную вводить время, увеличивает вероятность того, что вы в конечном итоге совершите дорогостоящую ошибку. И таблица, и бумажный метод могут отнимать много времени, особенно если вы работаете над несколькими проектами.
В конце концов, программный метод отслеживания времени оказывается лучшим вариантом из-за его актуальности, профессиональной привлекательности, скорости и точности. Итак, давайте посмотрим, как лучше всего использовать такое программное обеспечение для отслеживания времени проекта и задачи.
Внедрение метода отслеживания времени
Чтобы помочь понять и реализовать эту концепцию, давайте взглянем на наше собственное программное обеспечение для отслеживания времени, Clockify.
Во-первых, в приложении вы можете определить свои проекты, задачи и их клиентов.
Затем вы можете выбрать подходящее вам решение для учета рабочего времени — вы можете:
- отслеживать время во время работы с помощью таймера
- добавить время вручную
- ввести время в табеле учета рабочего времени
Если вы хотите отслеживать время с помощью таймера , вам просто нужно войти в «Режим таймера», написать описание действия, над которым вы работаете, и выбрать его проект и задачу. Затем запустите таймер и дайте ему работать, пока вы не закончите действие — после этого остановите таймер, и система добавит вновь созданную запись времени в список записей времени ниже.
Если вы хотите добавить время вручную , просто переключитесь в «ручной режим» и следуйте тому же шаблону «написать описание — указать проект — указать задачу». После этого вы можете добавить продолжительность задачи, не беспокоясь о времени начала и окончания.
Если вы решите ввести время в табеле учета рабочего времени, вам просто нужно будет заполнить строки табеля проектами и задачами, над которыми вы работаете, а затем добавить свое время в соответствующие ячейки.
После того, как вы закончите отслеживать время, вы можете использовать раздел «Отчеты» приложения. Здесь вы сможете просмотреть сумму, которую вы заработали за конкретный проект и/или задачу, отфильтровав результаты.
После этого вы можете экспортировать отчет в формате PDF или Excel о часах и минутах, которые вы отследили в проекте и задачах, и отправить его клиенту в качестве счета.
Как отслеживать прогресс в проектах и задачах
Помимо отслеживания времени, которое вы тратите на работу над проектом и его задачами, вы также получите выгоду от внедрения системы отслеживания прогресса.
Отслеживание прогресса в приложениях
Чтобы начать отслеживать прогресс, вы можете попробовать системы на основе Канбана, такие как Trello или Asana .
Оба приложения основаны на похожем принципе:
- Создайте доску, представляющую ваш проект
- Создайте несколько карточек, которые представляют ваши задачи
- Назовите столбцы так, чтобы они отображали статус всех задач, размещенных в нем (например, «Журнал невыполненных работ», «Дизайн», «Задачи», «Выполнение», «Проверка кода», «Тестирование», «Готово»).
- Перемещайте карточки/задачи по столбцам, чтобы обозначить их статус выполнения (например, указанная задача находится в «Журнале невыполненных работ», связана с «Дизайном», готова к выполнению, в настоящее время «В процессе», в настоящее время находится в «Проверке кода» , в разделе «Тестирование» или уже «Готово»?)
Trello также предлагает возможность добавлять «Наблюдателей» на ваши доски/проекты — так что вы можете добавлять своих клиентов на свои соответствующие доски, которые, в отличие от членов вашей команды, смогут только просматривать ваш прогресс с отдельными задачами, скачивать вложения, добавлять комментарии, а также экспортировать доску.
В Clockify ваш клиент сможет отслеживать ход проекта с точки зрения времени с помощью общего отчета. Просто поделитесь отчетом, который вы отфильтровали по правильным параметрам, скопируйте его ссылку и отправьте ссылку клиенту, который затем сможет просматривать изменения в режиме реального времени.
Упрощение отслеживания прогресса
Помимо использования приложения на основе Канбана для отслеживания хода выполнения проекта и задачи, вы также можете использовать различные шаблоны для ускорения указанного прогресса:
- Если большинство ваших проектов имеют одинаковую структуру, когда речь идет о задачах (например, все проекты включают в себя задачи анализа, проектирования, разработки, содержания и администрирования), было бы разумно создать шаблон проекта, который поможет вам дублировать одни и те же задачи. набор задач для каждого нового проекта, за который вы беретесь.
- Чтобы лучше организовать свое время (и, как следствие, ускорить работу над проектом), вы можете использовать подходящий шаблон списка дел, который будет служить напоминанием о том, что именно вам нужно сделать.
- Чтобы помочь вам сэкономить достаточно времени для приоритетных задач (и свести к минимуму потери времени), вы можете использовать подходящий шаблон планировщика времени.
3. Выбор биллингового подхода и отслеживание его эффективности
Как решить, какой подход к выставлению счетов вы будете использовать
Теперь, когда вы создали план своего проекта и определили задачи, связанные с проектом, вам нужно решить, как вы будете выставлять счета за указанный проект и задачи:
Вы будете выставлять счет за работу по часам?
Или вы будете взимать фиксированную плату?
Если вы выставляете счет по часам , вы будете основывать свой счет исключительно на чистом количестве часов, потраченных на вашу работу.
Если вы взимаете фиксированную плату , ваш счет будет основываться на объеме выполненной вами работы, независимо от количества часов, которые у вас уйдут на завершение проекта.
Независимо от того, какой подход к выставлению счетов вы выберете, вам понадобится полный список, в котором будут указаны:
- Задачи, которые вы выполняли для проекта.
- Время, которое вы потратили на отдельные задачи и проект в целом.
- Некоторое указание на то, являются ли задачи оплачиваемыми или нет. Таким образом, если вы выставляете счет по часам, вы всегда будете получать четкую сумму, которую ваши клиенты должны вам за вашу работу.
С другой стороны, если вы взимаете фиксированную плату, вы все равно будете предоставлять своим клиентам подтверждение того, над чем именно вы работали (и за что именно они платят).
Чтобы помочь вам решить, как лучше всего выставлять счета за работу над проектом, ознакомьтесь с нашими предыдущими статьями:
→ Зарплата против почасовой работы: плюсы и минусы
→ Как мы используем Clockify для отслеживания времени и выставления счетов клиентам
→ Как дизайнерские агентства оценивают свои проекты
Как отслеживать эффективность вашего подхода к выставлению счетов
Когда дело доходит до отслеживания эффективности выбранного вами подхода к выставлению счетов, если у вас есть сомнения, лучше всего поиграть с двумя основными вариантами, которые у вас есть.
Сначала попробуйте реализовать почасовой подход или подход с фиксированной оплатой. Возможно, со временем вы обнаружите, что подход, альтернативный тому, который вы изначально выбрали, лучше подходит для вашего типа проектов или рабочего процесса.
Или вы можете обнаружить, что один тип ваших проектов лучше подходит для почасовой оплаты, а другой тип лучше подходит для фиксированной оплаты.
4. Настройка биллингового подхода и отслеживание его точности
Как подойти к почасовой оплате или взиманию фиксированной платы
После того, как вы выбрали идеальную для вас биллинговую систему, пришло время решить, как именно вы будете подходить к процессу выставления счетов.
Если вы выставляете счет с почасовой оплатой, вы можете реализовать четыре эффективных типа почасовых ставок:
Единая почасовая ставка на все проекты. Отлично, если:
- Ваша команда обычно работает над одним типом проекта
- Ваша команда состоит из одного типа профессионалов
- Вы работаете один
Пример: внештатная команда из двух дизайнеров (35 долларов США), специализирующихся на разработке логотипов.
Конкретные почасовые ставки для каждого члена команды. Отлично, если:
- Ваша команда обычно работает над одним типом проекта
- Ваша команда состоит из профессионалов с разными навыками, опытом и знаниями
Пример: внештатная команда из одного дизайнера (40 долларов) и трех разработчиков (65 долларов), которые специализируются на создании целевых страниц для модных сайтов.
Конкретные почасовые ставки для конкретных проектов. Отлично, если:
- Ваша команда работает над разными типами проектов
- Ваша команда состоит из одного типа профессионалов
Пример: внештатная команда из трех разработчиков (65 долларов США), которые создают собственные приложения.
Конкретные почасовые ставки для каждого члена команды, работающего над конкретными проектами. Отлично, если:
- Ваша команда работает над разными типами проектов
- Ваша команда состоит из профессионалов, которые обладают различными навыками, опытом, знаниями
Пример: внештатная команда из двух художников (50 долларов), четырех разработчиков (70 долларов), двух дизайнеров (55 долларов), одного специалиста по звуку (45 долларов) и двух продюсеров видеоигр (35 долларов), которые создают стратегии и головоломки.
В качестве альтернативы, если вы взимаете фиксированную плату, вы, вероятно, захотите основывать свои цены на объеме отдельных проектов, которые могут вращаться вокруг конкретных задач или наборов задач.
Пример : Команда фрилансеров из одного дизайнера, двух разработчиков и копирайтера, создающего сайты, рассматривает каждый элемент проекта как отдельную задачу со своей оплатой:
- Установка: $170
- Дизайн и строительство $3,500
- Создание контента: $550
- Обучение клиентов: $700
- Обслуживание сайта: $600
Для получения дополнительной информации о том, как вы можете выставлять счета за свои проекты и задачи, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге на эту тему:
→ Полное руководство по выставлению счетов и выставлению счетов по проектам
Как отслеживать точность вашего подхода к выставлению счетов
Когда дело доходит до отслеживания точности вашего процесса выставления счетов, ключевым моментом всегда является исчерпывающий счет с точным списком выполненных задач. Это поможет клиенту лучше понять ценность (и, соответственно, точную цену) вашей работы.
Конечно, вам также необходимо убедиться, что ваши цены точны сами по себе:
- Если вы взимаете фиксированную плату, убедитесь, что цены, которые вы предлагаете клиенту, соответствуют тем, которые вы указали на своем веб-сайте или использовали для предыдущих клиентов.
- Если вы работаете по почасовой ставке, убедитесь, что ваши расчеты верны. Если вы отслеживаете время в Clockify , ваш доход за проект будет автоматически рассчитываться за каждую отслеживаемую минуту на основе ранее введенных почасовых ставок.
5. Настройка и отслеживание оплачиваемых и неоплачиваемых задач
Как отличить оплачиваемые задачи от неоплачиваемых
Теперь пришло время решить, за какие задачи вы будете напрямую выставлять счета? И какие задачи вы оставите вне счета?
Вы определенно захотите пометить основные, специфичные для проекта задачи как подлежащие оплате и добавить их в свой счет. Например, разработчики программного обеспечения будут выставлять счета за все задачи, связанные с разработкой.
Но разработка программного обеспечения — это сложный процесс, который также требует определенных второстепенных, повторяющихся задач. Скорее всего, вам придется проводить встречи команды и клиента, общаться с клиентом и членами команды по электронной почте или в чате, а также регулярно манипулировать данными, связанными с проектом.
Хотя эти задачи имеют решающее значение для проекта разработки, вам, вероятно, следует воздержаться от пометки их как подлежащих оплате и добавления 20 отдельных пунктов «Ежедневные встречи» в ваш официальный счет.
Вместо этого вы можете отразить время, которое вы тратите на встречи, электронную почту и обработку данных, в почасовой ставке, которую вы будете использовать для задач разработки, т. е. увеличить почасовую ставку.
Как отслеживать оплачиваемые и неоплачиваемые задачи
При отслеживании времени в Clockify вы можете указать, оплачиваются ли действия (или даже целые проекты) или нет.
Если вы отметили задачу как подлежащую оплате, ее сумма будет добавлена к общей сумме этого проекта.
Кроме того, пометив задачу как неоплачиваемую, вы исключаете ее из своего прямого заработка.
Ключевым моментом здесь является максимизация времени, которое вы тратите на оплачиваемые задачи, чтобы увеличить ценность, которую вы лично получите от проекта. Итак, подумайте, не тратите ли вы время на какие-то задачи и не должны ли вместо этого выделить это время на более важные (и более прибыльные) задачи в будущем.
Пример: вы внештатная команда из 5 человек, которые обнаружили, что тратят 1 час на ежедневные встречи, но вместо этого могли бы сократить это время вдвое — таким образом, вы могли бы сэкономить 2,5 часа в день или 12,5 часов в неделю в общей сложности. .
Чтобы узнать больше об оплачиваемых и неоплачиваемых задачах, а также о том, как найти идеальный баланс между ними, ознакомьтесь с нашей записью в блоге на эту тему.
→ Оплачиваемые и неоплачиваемые часы: как найти идеальный баланс
6. Настройка и отслеживание оценок задач и проектов
Как определить оценки для задач и проектов
Вот некоторые из наиболее важных вопросов, на которые вам нужно будет ответить своему клиенту:
- Когда будет сделан проект?
- Сколько это будет стоить?
Если вы взимаете фиксированную плату, вы можете рассчитать стоимость на основе готового прайс-листа. Затем вы можете основывать свои оценки времени на опыте с аналогичными проектами, которые вы завершили в прошлом.
Однако, если вы устанавливаете почасовую цену, четкие оценки времени дадут вам четкие цифры того, сколько ваш клиент может ожидать заплатить.
Пример 1: внештатная команда из двух дизайнеров (35 долларов США), которые специализируются на разработке логотипов, может предложить смету в размере 700 долларов США за 20-часовую смету времени.
Пример 2. Команда фрилансеров, состоящая из одного дизайнера (40 долларов США) и трех разработчиков (65 долларов США), которые специализируются на создании целевых страниц для модных веб-сайтов, может указать смету в размере 4450 долларов США за 80-часовую оценку времени (например, 40 долларов США x 30 + 65 долларов США x 50).
Пример 3. Команда фрилансеров из трех разработчиков (65 долларов США), создающих собственные приложения, может предложить оценку стоимости в 31 200 долларов США за 480-часовую оценку времени.
Пример 4: внештатная команда из двух художников (50 долларов США), четырех разработчиков (70 долларов США), двух дизайнеров (55 долларов США), одного специалиста по звуку (45 долларов США) и двух продюсеров видеоигр (35 долларов США), которые создают стратегии и игры-головоломки, может предложить 54 100 долларов США. оценка стоимости за 1000-часовую оценку времени. (например, 50 долларов x 200 + 70 долларов x 300 + 55 долларов x 200 + 45 долларов x 160 + 35 долларов x 140)
Как отслеживать оценки задач и проектов
Если вы отслеживаете время в Clockify , вы сможете настроить оценки времени для проектов и задач, а затем отслеживать их по результатам в реальном времени.
По мере продвижения проекта вы будете видеть, как шкалы оценок для проекта и задач заполняются. Таким образом, вы сможете сказать, когда вы опасно близки к нарушению ваших оценок времени и, косвенно, вашего бюджета.
7. Настройка и отслеживание сроков проектов и задач
Как определить сроки проекта и задачи
Что касается других проектов, над которыми вы работаете, ресурсов, которые вы будете использовать для этого проекта, а также количества задач, которые у вас будут, вам необходимо установить четкие сроки выполнения проектов и задач.
Сроки выполнения задач будут напрямую связаны со сроками проекта, и все они будут связаны с оценками проекта, которые вы только что установили.
Например, если вы определили оценку выполнения проекта в 480 часов для трех разработчиков, это означает, что вам потребуется около одного месяца для завершения (если все трое будут работать над проектом по 40 часов в неделю).
Однако ваша команда может одновременно работать над двумя проектами, которые, по оценкам, займут 480 часов, а это означает, что один разработчик, скорее всего, сможет работать только 20 часов в неделю над первым проектом. В таком случае крайний срок в два месяца может быть первой реалистичной датой, которую вы можете назвать клиенту.
В этом примере все три члена команды разработчиков-фрилансеров начали работать над проектом одновременно.
Но на самом деле это редко бывает так просто — из-за того, что называется зависимостями задач .
Зависимости задач определяют, в каком порядке вы можете работать над задачами. И одна задача может зависеть от другой таким образом, что вам необходимо:
- Завершите задачу А, прежде чем вы сможете начать задачу Б
- Начать задачу B одновременно с задачей C
- Завершите задачу C, прежде чем вы сможете закончить задачу D
- Начните задачу D, прежде чем вы сможете закончить задачу B
Теперь перечисленные задачи могут составить 480 часов работы вместе. Но их тип зависимости от задачи (а также то, кто с ними назначен) также повлияет на реалистичную дату окончания, которую вы можете указать своему клиенту.
Как отслеживать окончательный срок проекта и задачи
Если вы отслеживаете ход своего проекта и задачи в Trello , вы можете определить отдельные сроки для каждой карты/задачи, которую вы запланировали.
Эти сроки выполнения отдельных задач помогут вам определить, реалистичны ли сроки выполнения проекта. Теперь, если вы продолжаете пропускать сроки выполнения задач, можно с уверенностью сказать, что в конечном итоге вам следует договориться о продлении сроков и для проекта.
Подведение итогов
Проекты и задачи кажутся сложными понятиями с различными важными элементами, которые необходимо учитывать и отслеживать.
При набросках проектов очень важно отслеживать цели проекта, вехи, ключевые показатели эффективности, задачи и ключевые результаты.
Что касается проектов в целом, очень важно разбивать их на задачи, время и ход выполнения которых можно легко отслеживать. Кроме того, вы должны определить смету цены и времени, а также четкие сроки.
Когда дело доходит до вашего подхода к выставлению счетов, вы должны отслеживать его точность, эффективность, а также различать оплачиваемые и неоплачиваемые задачи.
В конце концов, отслеживание различных аспектов проектов и задач может показаться сложным процессом, но это довольно просто, если вы определили и организовали все, что вам нужно.