Почему вы должны вести учет рабочего времени (как работодатель, так и сотрудник)

Год за годом отслеживание рабочего времени становится все более и более важным для бизнеса не только для расчета заработной платы. По мере развития рабочих мест и рабочей силы растет и необходимость отслеживать рабочее время, поскольку мы обнаружили, что это помогает в управлении проектами, проведении оценок, анализе прогресса сотрудников и рабочих привычек.

Вот почему в этой статье мы решили доказать, почему отслеживание времени незаменимо на современном рабочем месте. Вы можете прочитать об общих изменениях в потребности в трекерах времени и о том, какие преимущества они приносят работодателям и работникам соответственно.

Важность отслеживания времени

Работа на дому также может стать реальностью для большей части населения, учитывая, как пандемия Covid-19 внезапно изменила ландшафт в начале 2020 года. Экономист из Стэнфорда Николас Блум увидел в этом растущую проблему, заявив, что это «создаст катастрофу производительности для фирм». ». Звучит угрожающе, но простые решения, такие как отслеживание времени, могут смягчить удар.

Похоже, практика удаленной работы останется, по крайней мере, на какое-то время. А это значит, что производительность так или иначе пострадает. Будет больше сверхурочной работы, совпадений с управлением персоналом, кражи времени, потраченных впустую часов и многого другого. И поэтому, чтобы избежать каких-либо катастроф с производительностью, руководители и сотрудники вместе должны привыкнуть к учету времени.

Здесь, в Clockify , мы составили список причин, по которым вам следует отслеживать время, и некоторые методы, с которых можно начать.

Причины отслеживать время в качестве работодателя

Когда работодатели отслеживают время, они в основном делают это по двум причинам:

• Компенсация и
• Управление персоналом

Во-первых, мы обсудим, почему учет отработанных часов имеет значение, когда речь идет об оплате труда ваших сотрудников. Позже мы увидим, как это помогает с производительностью, управлением проектами, управлением рабочей нагрузкой и т. д.

Отслеживание времени для заработной платы и сверхурочной работы

Первая важная причина для учета рабочего времени — обеспечить справедливую компенсацию работникам с почасовой оплатой. Давайте посмотрим на важность отслеживания времени в этом случае.

Оплаченное время

Среди различных видов вознаграждения сотрудников (почасовая оплата, оклад, комиссионные и бонусы) почасовая оплата требует учета рабочего времени в финансовых целях.

Когда ваши сотрудники работают по часам, особенно если вы учитываете сверхурочные и/или выходные, легко потерять счет того, кто что делал и как долго. И когда им нужно заплатить, вы хотите быть уверены, что все зарабатывают столько, сколько они работали. Не говоря уже о том, что статистически среднее рабочее время сильно изменилось.

Бесплатный трекер рабочего времени, такой как Clockify, может охватывать несколько баз:

• Это позволяет вам определить почасовые ставки для каждого сотрудника;
• Сотрудники могут вносить свои задачи в табель учета рабочего времени для четкого ежедневного обзора;
• Отслеживайте время работы над задачей с помощью таймера для точного подсчета позже;
• Постоянно и ежедневно отслеживайте время, чтобы обеспечить надежные данные;

• Наконец, он автоматически рассчитывает оплату в зависимости от периода времени и установленной вами почасовой ставки.

Таким очень простым способом ваши сотрудники будут вести учет отработанного времени, и у вас будет меньше проблем с расчетом заработной платы.

Со временем

Как правило, почасовые работники также имеют право на оплату сверхурочных или отгулов.

При оплате сверхурочной работы законы вашего штата будут определять, на сколько будет увеличиваться почасовая оплата за каждый час сверхурочной работы.

С компенсационным временем сотрудники могут решить взять отпуск в обмен на сверхурочные часы вместо дополнительной оплаты.

• Законы о сверхурочной работе

Для оплаты сверхурочной работы вы или ваши сотрудники должны отслеживать время, проведенное за пределами обычного рабочего времени. Без «бумажного следа» о том, сколько времени было потрачено сверхурочно, могут быть юридические последствия.

В зависимости от страны, в которой вы работаете, вам следует ознакомиться с Законом ЕС об отслеживании рабочего времени, Законом Калифорнии о сверхурочной работе или Положением о рабочем времени США FLSA. В каждом изложены:

• Количество рабочих часов в неделю;
• максимально допустимая сверхурочная работа;
• Методы документирования сверхурочной работы;
• Количество часов в смену или день, когда сотрудники могут работать сверхурочно и т. д.

Отслеживание рабочего времени необходимо для четкого и законного отслеживания того, сколько ваши сотрудники работают в день, неделю или месяц. Это гарантирует, что вы соблюдаете все трудовые законы и правила. А в связи с пандемией 2020 года Министерство труда США обновило свое руководство по обязательствам работодателей в отношении учета рабочего времени.

Источник: statista.com

• Ставки сверхурочной работы

Короче говоря, не слишком отвлекаясь от темы, ставки сверхурочной работы различаются в зависимости от страны, а также в зависимости от количества отработанных часов в неделю и в день.

Например, Калифорнийский закон о сверхурочной работе требует, чтобы работодатели платили в 1,5 раза больше почасовой оплаты в будние дни и по субботам. В зависимости от контракта с работниками и количества сверхурочных часов, которые они отработали, ставки будут различаться.

• Компенсационное время

Наконец, вы можете «платить» своим сотрудникам в свободное время за их сверхурочные часы. Это известно как компенсационное время, и различные факторы могут влиять на то, имеет ли сотрудник право или нет, и на то, как оно рассчитывается.

Но даже в этом случае вам понадобится надежный счетчик времени, чтобы знать, сколько свободного времени сотрудник может получить в зависимости от сверхурочной работы.

И если вам нужна помощь в поиске подходящего приложения для отслеживания времени, у нас есть обширный список со всеми преимуществами каждого из них.

Управление персоналом и другие причины для учета рабочего времени

Отслеживание времени предотвращает нарушения

Мы упомянули о различных законах и постановлениях, регулирующих порядок оплаты труда сотрудников. Однако причина их не только в том, чтобы убедиться, что вы обеспечиваете надлежащую заработную плату, но и в том, что сами компании могут избежать каких-либо нарушений .

Работодатели могут по незнанию нарушать заработную плату и часы работы. По данным агентства Tittle and Perlmuter , наиболее распространенными из них являются:

1. Невыплаченная минимальная заработная плата
2. Неоплата отработанных часов
3. Неправильная классификация сотрудников
4. Неверный расчет сверхурочной работы

Штрафы могут варьироваться от выплаты суммы пропущенной заработной платы до трехкратной суммы и от шести месяцев до года.

На официальном сайте NCSL более подробно разъясняются нарушения и наказания для каждого штата в США.

Нарушения как времени, так и заработной платы можно предотвратить, просто регулярно отслеживая отработанное время и рассчитывая заработную плату в соответствии с собранными вами данными.

Учет рабочего времени необходим для сотрудников, уходящих в отпуск

Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни — это закон, который предоставляет работникам неоплачиваемый (но с сохранением рабочего места) отпуск продолжительностью до 12 недель в год. Но, чтобы сотрудник был разборчивым, он должен выполнить несколько требований. Список включает в себя проработку на своего работодателя 1250 часов за последние 12 месяцев , что соответствует примерно 24 часам в неделю .

Как видите, учет отработанного времени также помогает в случаях, когда сотрудники хотят взять неоплачиваемый отпуск по уходу за членами семьи, личными обязанностями, проблемами со здоровьем и т. д. Ответственность за предоставление доказательств ложится на работодателя, поэтому без необходимых данных, можно много возвращаться назад и копаться в архивах.

Отслеживание часов предотвращает кражу времени

Кража времени происходит, когда сотрудник принимает оплату за рабочие часы, которые он не отработал. Это происходит несколькими способами:

• Использование гибких графиков (особенно при удаленной работе);
• Приходить и уходить со своими коллегами, а не только с собой;
• Продолжительные перерывы;
• просмотр развлечений в рабочее время и т. д.

Кража времени легко отслеживается и решается после того, как вы потратите некоторое время на отслеживание рабочего времени сотрудников. Вы начнете замечать модели поведения и реагировать на них соответствующим образом.

Отслеживание времени помогает лучше оценивать работу

Большая часть успеха проекта (или продукта) зависит от того, насколько хорошо компания справилась со сроками.

Обеспечение того, чтобы проект не сбивался с пути и не превышал запланированных затрат, требует большой подготовки и оценки. Команды устанавливают вехи, а внутри них — более короткие сроки, чтобы вписаться в рамки, необходимые для получения успешного результата. И как только работа начинается, учет рабочего времени становится необходимым.

По мере работы команд программное обеспечение может помочь вам понять, где эти оценки были ошибочными, а где они сработали идеально. Например, сотрудник может потратить на день больше времени, чтобы закончить задачу, и неосознанно затормозит всю свою команду до следующего крайнего срока.

Но, в то же время, отслеживание часов, отработанных в рамках этих оценок, показывает снижение производительности. И, как метки на радаре, когда вы регистрируете их, вы можете консультироваться с командами, чтобы узнать о конкретных проблемах и исправить их.

Отслеживание времени в оценках проекта творит чудеса, выявляя проблемы на ранней стадии и позволяя вам решать их до того, как ошибки будут стоить вам слишком много времени, энергии и денег.

Как говорится, вовремя сделанный стежок спасает девять.

Пример отслеживания оценок проекта с помощью Clockify

Отслеживание времени сотрудников позволяет вам быть лучшим менеджером

Генеральные директора, менеджеры проектов, менеджеры в целом и даже HR захотят лучше контролировать управление персоналом.

Когда вы отслеживаете отработанные часы сотрудников, вы получаете общее представление о том, кто чем занимается в каком отделе. Хотя это может показаться ошеломляющим, это также поможет вам понять, как работа распределяется по компании.

По мере того, как задачи отмечаются в табелях учета рабочего времени, вы начинаете замечать, какие команды слишком загружены и нуждаются в разгрузке, а какие могут взять на себя больше задач.

В этом случае отслеживание времени помогает сбалансировать рабочую нагрузку, чтобы никто не переутомлялся и не скучал, и в то же время не отставать от контрольных точек.

Он определяет потерянное время

В отличие от кражи времени, потерянное время больше связано с текущим состоянием производительности сотрудников и тем, как оно влияет на производство/рабочий процесс.

Потерянное время — это незначительный проступок, когда люди начинают работать неэффективно, что приводит к срыву сроков и увеличению времени производства. Хотя потраченное впустую время не влияет на ваши финансы так же, как кража времени, в долгосрочной перспективе оно может быть столь же опасным.

Благодаря отслеживанию времени, чтобы определить, где и сколько времени тратится впустую, табель рабочего времени сотрудника открывает всю необходимую вам информацию: перерывы, которые они делают, типы задач, над которыми они работают в разное время дня, когда они приходят и уходят, и т. д. , Это дает вам общее представление о том, где некоторые люди начинают терять мотивацию, в какой час или как часто они делают перерывы и как долго они длятся.

Есть несколько причин, по которым люди теряют мотивацию на рабочем месте. И решение этих проблем требует больше, чем отслеживание времени.

Но это помогает определить, какие люди и команды нуждаются в помощи, предоставляя данные, необходимые для повышения производительности.

Причины отслеживать время в качестве сотрудника

Конечно, не только работодатели и компании пользуются преимуществами учета рабочего времени. Сотрудники, фрилансеры и независимые подрядчики пользуются теми же преимуществами, что и он. Следующий список содержит лишь некоторые из причин, по которым следует начать вести учет отработанного времени.

Мы также создали страницу для 48 наиболее часто задаваемых вопросов, касающихся рабочего времени и учета рабочего времени.

У вас может быть лучший баланс между работой и личной жизнью, когда вы знаете, на что тратится ваше время

Николас Блум также упомянул, что только половина респондентов их опроса, проведенного в марте 2020 года, заявили, что могут эффективно работать из дома. И это были в основном рабочие, которые выполняют свою работу в основном на компьютерах.

Не все готовы приспособиться к удаленной работе. Однако, когда дело доходит до драки, вы захотите сделать все возможное, чтобы приспособиться как можно плавнее.

Отслеживание времени может помочь вам избежать долгих вечеров, проведенных за компьютером, или начать работу в тот момент, когда вы открываете глаза, потому что вам больше не нужно ездить в офис. Сколько раз другие прерывали вас посреди работы с личными делами? Были ли это дети, стиральная машина, телефонный звонок от семьи или соседей?

Если вы ведете учет отработанных часов, вы устанавливаете своего рода дисциплину и организованность. Потому что, заполняя табель учета рабочего времени, вы начинаете замечать, сколько времени уходит на вашу реальную работу, особенно когда в течение дня накапливаются отвлекающие факторы. Таким образом, трекер времени может заложить основу для планирования будущих дней и установить эти столь необходимые границы.

Отслеживание времени помогает вам лучше планировать действия в чрезвычайных ситуациях

Знаете ли вы, что отслеживание времени действительно может помочь вам составить план на случай непредвиденных обстоятельств? В некоторых случаях отслеживание рабочего времени может защитить вас от несправедливого обращения на работе.

1. За неоправданно повышенную нагрузку

Если вы начнете замечать, что ваш работодатель стал брать на себя больше обязательств, вы можете собрать достаточно доказательств, просто отслеживая время выполнения этих задач. Архив того, сколько часов было потрачено на черную работу, является законным доказательством того, что ваша реальная работа отошла на второй план по сравнению с задачами, не входящими в вашу должностную инструкцию.

2. Неоплачиваемая сверхурочная работа

Точно так же, если вы были вынуждены работать сверхурочно, но не получили справедливой компенсации, отчет о ваших сверхурочных часах имеет решающее значение, если вы хотите вести переговоры с работодателем или подать заявление о нарушении времени и заработной платы. Просто имейте в виду условия, которые вы должны выполнить, чтобы иметь право на оплату сверхурочной работы.

3. Право на получение FMLA

В тех случаях, когда вы хотите взять неоплачиваемый отпуск с гарантированными гарантиями занятости, Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни гарантирует, что вы можете это сделать. Однако одно из условий требует, чтобы вы проработали на своего работодателя 1250 часов в прошлом году. Получается примерно 24 часа в неделю.

В судебном споре FMLA школьный учитель хотел взять отпуск по состоянию психического здоровья. Когда ему отказали из-за того, что он не отработал требуемые часы, он обратился в суд и потребовал пересмотра. Школьным адвокатам удалось доказать, что даже с такой домашней работой, как подготовка уроков и проверка работ, он не мог набрать 1250 часов. Апелляция была отклонена.

Важно знать, что компании сделают все возможное, чтобы сохранить чистоту записей, чтобы защитить себя. Их сотрудники могли бы сделать то же самое.

4. Обеспечивает справедливое вознаграждение

Опять же, если вы работаете с почасовой оплатой, отслеживание времени станет источником жизненной силы вашего рабочего дня. Это гарантия того, что вам платят должным образом за вложенные усилия и энергию. Конечно, компании не являются необходимым злом, которое хочет вас достать, но ошибки случаются. Особенно при удаленной работе.

Ведение отдельного учета рабочего времени может стать хорошей подстраховкой. А если у вас уже есть на работе тайм-трекер, заполняйте его максимально старательно и конкретно. Ваше будущее «я» поблагодарит вас за это.

Отслеживание времени, которое вы тратите на задачи, может помочь вам лучше организовать себя

Излишне говорить, что отслеживание отработанных часов имеет огромное значение для вашей производительности.

Это дает вам небольшой толчок к ощущению большего контроля над своим временем. Глядя на свое расписание в конце дня, легче определить, где вы были наиболее продуктивны, а где дела могли бы пойти лучше.

Такой вид саморефлексии является ключом к тому, чтобы стать более продуктивным, особенно сегодня.

Анализируя свои ошибки и исправляя их в следующий раз, когда вы начнете заполнять табель учета рабочего времени, вы на один шаг приблизитесь к беззаботному рабочему дню. По крайней мере, с организационной стороны.

Использование приложения для группового расписания позволяет вашим коллегам не беспокоить вас

Теперь, независимо от того, работаете вы удаленно или нет, мы все можем согласиться с тем, что электронные письма и сообщения в чате от коллег и менеджеров могут отнимать у нас много времени. Особенно, если они спросят нас, как далеко мы продвинулись с нашими задачами, или есть ли у нас какая-то информация, которая им нужна, и т. д.

Теперь, когда вы используете трекер времени команды, вы можете предотвратить некоторые из этих отвлекающих факторов, заранее сообщив им, что ваша доступность зависит от задачи, указанной в вашем расписании.

Например, в Clockify члены команды могут видеть текущие и завершенные задачи друг друга. Таким образом, когда коллега открывает эту конкретную страницу, он может видеть, над чем вы работаете в данный момент. Используя определенные метки, вы можете легко обозначить, насколько срочная задача, или просто добавить примечание к задаче. Например: « Нужен полный фокус, пожалуйста, не беспокойте ».

В Clockify вы можете легко найти коллег в своем рабочем пространстве, чтобы увидеть их задачи.

Последние мысли

Причин для отслеживания времени несколько. Как мы упоминали в начале, рабочий ландшафт изменился настолько резко, что нам нужно полагаться на как можно больше данных, которые мы можем собрать. Особенно, если мы перейдем в основном на удаленную работу. Учет рабочего времени — один из самых надежных методов поддержания стабильности работы. Он помогает организовать работу, выявить проблемные моменты, предоставляет информацию о времени, которое сотрудники и работодатели тратят в течение рабочего дня.

Учет времени — это незаменимый рабочий инструмент, выдержавший испытание временем, и это самое универсальное оружие, которое у нас есть для выживания на современном рабочем месте.