Топ-3 программного обеспечения для управления юридическими документами

Оцифровывайте документы и управляйте ими с помощью программного обеспечения для управления юридическими документами.

Юристы каждый день работают с огромным количеством бумажных документов — от контрактов и лицензий до электронных писем и уведомлений. Ручное управление и отслеживание такого большого количества документов может быть сложной задачей. Но с программным обеспечением для управления юридическими документами юридические фирмы могут упростить этот процесс и упростить управление документами для своих сотрудников.

Программное обеспечение для управления документами позволяет юридическим группам преобразовывать бумажные документы в цифровые копии, хранить и упорядочивать свои документы в центральном репозитории, быстро искать и извлекать нужные файлы и совместно работать над важными документами в режиме реального времени.

В этой статье в алфавитном порядке выделены три лучших программного обеспечения для управления документами для юридических фирм, основанные на проверенных обзорах программного обеспечения. Для каждого продукта мы включили общие оценки пользователей, а также параметр с наивысшей оценкой, выдержки из обзоров от профессионалов отрасли и цены на продукты. Читать далее.

1. Dropbox Business: удаленно удаляет конфиденциальные файлы с потерянных или украденных устройств.

Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по юридическим услугам, которые использовали Dropbox Business для управления документами:

«Простота использования, функция «Отправить на подпись», общий доступ к облаку, удаленная работа. Это продукт «все в одном», абсолютно потрясающий и надежный».

«Его легко использовать, когда необходимо безопасно просматривать документы и обмениваться ими. Это дает большую уверенность в том, что группа сотрудников может просматривать и обмениваться документами с помощью защищенного режима».

«Это отличный пакет для тех, кто может себе это позволить. Дополнительная надстройка для электронной подписи выделяет Dropbox с первого дня. файл в облаке.Возможность просмотра файла без предустановленного программного обеспечения является отличной функцией по сравнению с другими инструментами, которые вынуждают пользователей устанавливать приложение для открытия или просмотра файлов.Мы можем вести беседы о файле, высказывать идеи в контексте, по сравнению с отслеживанием изменений, которое также полностью доступно. Как ИТ-специалист я теперь считаю, что за ту же плату можно создать резервную копию всего рабочего стола ПК и связанных с ним файлов с небольшими хлопотами или вмешательством. Моим пользователям нравится идея делать фотографии на мобильном устройстве Word и иметь эту фотографию на своем рабочем столе без необходимости отправлять по электронной почте или искать альтернативные средства передачи».

Прочтите все отзывы о Dropbox Business здесь.

2. Google Диск: синхронизирует документы, чтобы вы могли работать в автономном режиме.

Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по юридическим услугам, которые использовали Google Диск для управления документами:

«По моему честному мнению, это лучшее решение для облачного хранения и обмена/управления документами. Одной из его лучших функций является живое редактирование таблиц Google, и вы можете делать это одновременно с другими соавторами с разрешениями на редактирование. Обслуживание клиентов на высшем уровне, Однажды я случайно удалил несколько файлов, и они восстановили их в течение часа после того, как я обратился за помощью».

«Диск — отличное программное обеспечение для хранения. 5 лет назад я все еще использовал внешнюю память для своих рабочих документов, но досадный случай (кража в офисе) заставил меня потерять резервную копию, и я решил поискать другие варианты, такие как Google Диск, это позволило мне сохранить все мои рабочие и личные документы, решив проблемы резервного копирования данных. Теперь я не беспокоюсь, потому что знаю, что моя информация хранится в облаке, и я могу получить к ней доступ в любое время».

«Мне нравится, что GDrive бесплатен (если вы не используете бизнес) и что он интегрируется со всеми другими приложениями Google, которые я использую в жизни».

Прочитайте все обзоры Google Диска здесь.

3. Microsoft 365: предлагает персонализированные предложения по поиску документов.

Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по юридическим услугам, которые использовали Microsoft 365 для управления документами:

«Microsoft 365 предлагает вам набор приложений, в том числе Word, Excel, Power Point, все для работы с документами, организационных презентаций. Больше нечего сказать об этих приложениях, они служат эталоном автоматизации делопроизводства в мире. , One Note, Outlook, One Drive и Skype также включены. Семейный план также можно использовать для малого бизнеса по доступной цене, но с ежегодной оплатой. Кроме того, облачное хранилище и его мультиплатформенный вариант облегчают вашу жизнь».

«Microsoft 365 в целом представляет собой отличное программное обеспечение, которое хорошо интегрируется с другими продуктами. Вы можете использовать Teams для видеозвонков и конференц-связи, а также использовать PowerPoint для создания отличных презентаций с его превосходными функциями. Вы также можете интегрировать с Outlook делает общение внутри бизнеса более эффективным».

«Общий опыт отличный. Для личного использования я, скорее всего, воспользуюсь одним из бесплатных вариантов, который будет работать так же хорошо для моих нужд. Однако, если использовать программное обеспечение с точки зрения бизнеса, оно непревзойденно».

Прочтите все обзоры Microsoft 365 здесь.

Какие функции предлагает программное обеспечение для управления юридическими документами?

Программное обеспечение для управления юридическими документами предлагает следующие основные функции:

• Захват документов : сканируйте и конвертируйте юридические документы в цифровые файлы и перемещайте их в программное обеспечение для хранения или обработки.

  

• Хранение документов . Храните юридические документы в централизованном месте для быстрого доступа.

• Полнотекстовый поиск : поиск определенного текста во всем документе, а не только в его разделах.

Все продукты, перечисленные в этой статье, включают функции, упомянутые выше.

Помимо этих основных функций, программное обеспечение для управления юридическими документами также обычно предлагает:

• Контроль доступа и разрешения

• Архивирование и хранение

• Инструменты для совместной работы

• Отслеживание соответствия

• Классификация документов

• Преобразование файлов

• Обмен файлами

• Контрольный след

• Оптическое распознавание символов

• Ведение документации

• Контроль версий

Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления документами для вашей юридической фирмы

Вот некоторые соображения, которые следует учитывать при выборе решения для управления документами для вашей юридической фирмы:

• Выберите функцию поиска и извлечения документов .Эта функция позволяет использовать ключевые слова, такие как имя документа, дата, автор и метаданные, для быстрого поиска в репозитории контента и поиска нужного файла.

• Проверьте возможности совместной работы.Упростите совместную работу вашей юридической команды и клиентов в режиме реального времени, создав короткий список программного обеспечения, которое позволяет нескольким пользователям одновременно работать над документом, отслеживать внесенные изменения и добавлять комментарии или отзывы.

• Оцените функцию защиты документа .Ищите надежные функции безопасности, такие как шифрование хранилища документов, контроль доступа и многофакторная проверка подлинности, чтобы защитить конфиденциальную информацию в ваших юридических документах.

Общие вопросы, которые следует задать поставщикам программного обеспечения перед покупкой программного обеспечения для управления документами

Вот несколько вопросов, которые следует задать поставщикам при покупке системы управления документами для вашей юридической фирмы: