Топ-3 программного обеспечения для управления документооборотом в сфере управления персоналом
Опубликовано: 2022-09-21Программное обеспечение для управления документами помогает отделам кадров управлять документами сотрудников и хранить их.
Специалисты по персоналу проводят собеседования с кандидатами, принимают на работу новых сотрудников и проводят выходные собеседования, а также выполняют другие задачи по управлению персоналом. Все эти процессы связаны с кипами документов, обработка которых с использованием ручной бумажной системы просто не эффективна. Инвестирование в программное обеспечение для управления документооборотом кадров может помочь оптимизировать и оцифровать процесс.
Решения для управления документами помогают хранить и упорядочивать документы сотрудников, поддерживать соответствие требованиям и повышать административную эффективность HR-групп. В этой статье рассматриваются три лучших инструмента управления документами, которым доверяют реальные пользователи из HR-индустрии. (Прочитайте, как мы выбирали эти продукты.)
Какие функции предлагает программное обеспечение для управления кадровыми документами?
Основные функции программного обеспечения для управления кадровыми документами:
- Захват документов: преобразование физических документов в цифровые файлы.
- Хранение документов: Храните документы в централизованном хранилище для быстрого доступа.
- Полнотекстовый поиск : просматривайте документы отдела кадров, чтобы найти конкретную информацию, например адрес сотрудника.
Все продукты, перечисленные в этом отчете, включают функции, упомянутые выше.
Помимо этих основных функций, системы управления кадровыми документами также обычно предлагают:
- Контроль доступа/разрешения
- Архивирование и хранение
- Инструменты для совместной работы
- Отслеживание соответствия
- Классификация документов
- Преобразование файлов
- Управление файлами и совместное использование
- Портал данных сотрудников
- Оптическое распознавание символов
- Управление версиями
Что мы покрываем для каждого продукта
Для каждого продукта мы покрываем следующее:
Как пользователи оценили рекомендуемые продукты по различным аспектам?
Мы проанализировали 71 отзыв по всем продуктам, чтобы выяснить, как пользователи воспринимают эти продукты по таким параметрам, как простота использования, поддержка клиентов, соотношение цены и качества и функциональность.
Что пользователи говорят о продуктах?
Для каждого из рекомендуемых продуктов мы включили несколько выдержек из обзоров за последний год.
Как оцениваются продукты?
Модели ценообразования, как правило, являются одной из следующих: фиксированная ставка, на основе использования, на пользователя или на функцию. Кроме того, в большинстве случаев частота платежей либо разовая, либо ежегодная, либо ежемесячная.
Примечание. Цена продукта может варьироваться в зависимости от необходимых функций, необходимой поддержки или обучения, а также запросов на настройку. Когда вы найдете продукт, который соответствует вашим потребностям, поговорите с продавцом, чтобы выяснить, что они могут предложить.
Подходят ли продукты для вашего отдела кадров?
Некоторые инструменты созданы специально для предприятий, а другие идеально подходят для малых и средних компаний. Знание типичной пользовательской базы этих продуктов — еще один отличительный фактор, помогающий выбрать то, что подходит вашему персоналу отдела кадров.
Кроме того, рецензенты приходят из разных отраслей. Если большая часть рецензентов относится к одной отрасли, то вполне вероятно, что продукт является нишевым и может не подойти для других отраслей. С другой стороны, если рецензенты распределены по отраслям, вполне вероятно, что продукт подходит для многих отраслей.
Топ-3 программного обеспечения для управления кадровыми документами
1. Дропбокс Бизнес
4,5/5
4,0/5
4,3/5
4,4/5
Малый бизнес
15 долларов США за пользователя в месяц
Скриншот:
Выдержки из самых положительных отзывов о продукте:
«Очень просто и здорово иметь систему общих папок с моими коллегами. Dropbox упростил мою сегодняшнюю работу с моими товарищами по команде. Раньше было сложно хранить общие данные с моими товарищами по команде. Но теперь с Dropbox это совершенно новый уровень и прекрасный опыт».
«Самая важная особенность Dropbox Business заключается в том, что он позволяет сотрудничать внутри вашей компании. Отдельные лица могут загружать свои работы в программу, и эта работа может быть организована в папки, чтобы все было чисто. Контент может быть организован по тому сайту, на который он предназначен для загрузки. Сайт очень удобен и доступен, что делает его отличным инструментом для помощи в вашем бизнесе».
«Мне нравится простота Dropbox, но я не согласен с их ценами и блокировкой лицензий. . . Если я предлагаю решение клиентам, оно должно быть беспроигрышным, а другие решения просто выигрывают благодаря лицензированию».
Прочтите все отзывы о Dropbox Business здесь.
2. Гугл Диск
4,7/5
4,6/5
4,9/5
4,8/5
Малый бизнес
$6 за пользователя в месяц
Скриншот:
Выдержки из самых положительных отзывов о продукте:
«Что мне больше всего нравится в этом программном обеспечении, так это то, что я могу сохранять в нем что угодно. От изображений до PDF-файлов и документов. Все можно сохранить на гугл диск. В некотором смысле это похоже на портативный и цифровой флэш-накопитель. Большой объем памяти также великолепен».
«У него много функций, и все функции действительно потрясающие, но моя любимая функция — облачное хранилище. честно говоря, мне нравится облачное хранилище, и я думаю, что это лучшее облачное резервное копирование и восстановление. вы можете перенести данные со старого телефона на новый без компьютера и кабеля для передачи данных, что является действительно хорошим вариантом».
«Диск Google — это разумный выбор для хранения файлов и резервного копирования важных документов. Он легко интегрируется с Gmail, что делает обмен файлами очень простым и быстрым. Возможность упорядочивать документы по разным папкам и определять, у кого есть доступ к отдельным папкам, — отличный инструмент».
Прочитайте все обзоры Google Диска здесь .
3. Microsoft 365
4,6/5
4.2/5
4,7/5
4,8/5
Малый бизнес, корпоративный бизнес
$6,99 в месяц
Скриншот:
Выдержки из самых положительных отзывов о продукте:
«Хорошее программное обеспечение для облачной эпохи, отлично подходит для работы с большинством переменных местоположений. Набор хороших офисных программ, которые всегда помогают в одном месте. Больше гибкости и функциональности, чем в других костюмах. Хорошее сотрудничество с Microsoft Softwares».
«1 ТБ пространства на Onedrive — это просто фантастика. У меня есть семейный план, поэтому этим преимуществом пользуются несколько человек. Лучшее приложение для меня - Excel. Другие приложения также очень хороши и продуктивны».
«Что мне больше всего нравится, так это то, что в нем легко ориентироваться и его легко понять. Делает работу немного более приятной благодаря множеству функций».
Прочтите все обзоры Microsoft 365 здесь.
Как выбрать правильное программное обеспечение для управления кадровой документацией для вашего бизнеса
Покупка программного обеспечения может быть сложной задачей, если вы не знаете, что искать. Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для управления документами для вашей HR-команды:
- Проверьте, предлагает ли программа восстановление документов. Эта функция позволит вам восстанавливать и восстанавливать документы сотрудников в случае случайного удаления. Идеальный инструмент управления документами будет поддерживать резервную копию всех ваших кадровых записей и документов, чтобы предотвратить потерю данных.
- Найдите службу сканирования документов. Ручной ввод данных из бумажного документа в программу требует много времени. Но если выбранное вами программное обеспечение предлагает функцию сканирования документов, вы можете легко сканировать бумажные файлы и преобразовывать их в цифровые или электронные документы.
- Убедитесь, что в программном обеспечении есть портал самообслуживания сотрудников. Выберите решение для управления документами, которое предлагает портал самообслуживания, где ваши сотрудники могут обновлять и получать доступ к своим документам, таким как формы W-2 и формы I-9. Этот функционал поможет не только снизить нагрузку на ваш отдел кадров, но и улучшить работу сотрудников.
Общие вопросы, которые следует задавать поставщикам при покупке программного обеспечения для управления кадровыми документами
Предлагает ли ваше программное обеспечение текстовый поиск документов?
Идеальный инструмент управления документами должен позволять вам искать определенные документы, такие как платежные ведомости или контракты сотрудников, с помощью функции текстового поиска, чтобы сделать такие процессы, как прием на работу и собеседование при увольнении, более эффективными.
Могу ли я хранить документы в различных категориях и контролировать доступ пользователей?
Поиск информации станет проще, если ваша система управления цифровыми документами позволит вам хранить документы в нескольких подкатегориях, например данные о сотрудниках и деловую информацию, и делиться ими с определенными людьми в вашей организации. При составлении короткого списка вариантов программного обеспечения спросите поставщиков, позволяет ли их продукт сегментировать типы документов и ограничивать доступ к ним пользователей.
Интегрируется ли ваше программное обеспечение со сторонними платформами управления файлами?
Программное обеспечение, которое вы покупаете, должно быть способно интегрироваться со сторонними приложениями, чтобы вы могли легко переносить и передавать важные данные и документы сотрудников. Обязательно спросите поставщиков, есть ли у их продуктов такие возможности интеграции.
Как мы выбирали эти продукты? Мы не сделали — вы сделали
Чтобы найти идеальное программное обеспечение, вам нужна информация, которой вы можете доверять, чтобы вы могли сэкономить время, уложиться в бюджет и сосредоточить больше усилий на развитии своего бизнеса. Вот почему мы проверяем и проверяем все наши отзывы пользователей и рекомендуем только инструменты, одобренные такими людьми, как вы.
Другими словами, наши рекомендации по продуктам никогда не покупаются и не продаются и не основываются на мнении одного человека — они выбираются вашими коллегами, отражая взгляды и опыт нашей независимой базы рецензентов программного обеспечения.
Инструменты управления документами для управления персоналом, представленные в этой статье, являются наиболее рекомендуемыми на основе проверенных отзывов пользователей. Однако, если они не соответствуют требованиям вашей кадровой службы к управлению документами, вы можете обратиться к нашему каталогу программного обеспечения для управления документами, чтобы найти наиболее подходящее решение.
Чтобы попасть в этот список, продукты должны были:
- Иметь не менее 20 уникальных отзывов о продуктах от пользователей из HR-индустрии, опубликованных на Capterra в период с сентября 2020 по 22 сентября. Мы выбрали три продукта с самыми высокими рейтингами для этой статьи.
- Познакомьтесь с нашим определением рынка программного обеспечения для управления документами, предлагая следующие основные функции: захват документов, хранение документов, полнотекстовый поиск.
Чтобы определить, предприятиями какого размера «обычно используется» каждый продукт, мы проверяем, относятся ли по крайней мере 20% рецензентов к определенному размеру бизнеса, и только затем классифицируем продукт как имеющий клиентов из этого размера бизнеса.
Выдержки из обзоров — это отрывки из более длинных обзоров, написанных проверенными рецензентами. Мы получаем эти выдержки, применяя алгоритм, который учитывает факторы, включая, помимо прочего, количество слов и охват темы. Выдержки оцениваются на положительное настроение и получают оценку настроения.
Выдержки отражают мнение пользователей, а не взгляды и не являются одобрением со стороны Capterra или ее аффилированных лиц. Выдержки не редактируются для ясности или грамматики. Новые обзоры могли быть добавлены после публикации этой статьи, поэтому данные отзывов в этом материале могут не отражать текущие условия. Capterra не гарантирует, что обзоры будут оставаться опубликованными в течение всего периода действия этого отчета.