5 советов по планированию идеальной виртуальной встречи

В 2020 году в центре внимания будут виртуальные встречи. Поскольку опасения по поводу COVID-19 сохраняются, компании переоценивают большие собрания и вместо этого встречаются в виртуальном мире, чтобы вести свой бизнес.

При правильном выполнении виртуальные встречи могут позволить географически разбросанным командам сотрудничать, решать проблемы и выполнять работу в группе. Однако неэффективные собрания становятся пустой тратой времени, что приводит к непродуктивности и отстраненности сотрудников.

Лидеры должны учитывать уникальные проблемы виртуального общения, чтобы получать максимальную отдачу от своих команд на каждой встрече. Ниже приведены некоторые рекомендации по планированию успешного виртуального собрания.

Совет № 1: Составьте план

Это верно для любой встречи, но еще более уместно, когда у вас есть участники, звонящие из разных мест.

Для каждой виртуальной встречи важно заранее иметь план, чтобы участники знали, чего ожидать и как они могут внести свой вклад в беседу. Вот некоторые ключевые рекомендации:

• Поделитесь своей повесткой дня заранее: отправьте повестку дня участникам задолго до встречи, чтобы у них было четкое представление о том, что нужно подготовить. Предоставьте в своем приглашении по электронной почте подробную информацию об основных темах для обсуждения и любых соответствующих документах, файлах или исследованиях, на которые вы будете ссылаться во время встречи.

• Если применимо, предоставьте участникам возможность просмотреть документ или добавить комментарии перед собранием: Предоставьте всем равные возможности внести свой вклад в собрание. Вы можете сделать это с помощью инструментов управления документами, таких как Google Диск. Будь то слайд-шоу, видео или годовой отчет, использование инструментов для обмена файлами, таких как Dropbox и Box, гарантирует, что все будут в курсе событий.

• Предоставьте ожидания относительно того, как будет управляться виртуальное пространство: убедитесь, что все участники понимают, как будет проводиться виртуальная встреча. Например, должны ли участники выключать звук в своих видео, пока другие говорят? Ожидается ли обсуждение или совещание в основном ведет докладчик?

Совет № 2: планируйте заранее

Координация времени для посетителей, которые находятся в разных расписаниях и часовых поясах, может быть сложной задачей. Ниже приведены некоторые рекомендации по обеспечению того, чтобы все находились на одной странице расписания:

• Выберите временные рамки, которые подходят для каждого часового пояса: например, если вы ожидаете участников в Нью-Йорке и Лондоне, идеальным временем для планирования встреч будет 10:00 в Нью-Йорке и 13:00 в Лондоне.

• Используйте инструменты, которые помогут вам выбрать правильный период времени: Выяснение того, кто доступен в какое время, может сбивать с толку. Вместо того, чтобы позволить часовым поясам взять верх над вами, рассмотрите возможность использования программного обеспечения для планирования встреч, которое поможет с автоматическим определением часовых поясов всех участников.

• Запланируйте встречи заранее: чем больше у участников будет предупредительных сообщений перед встречами, тем меньше вероятность того, что у них возникнут конфликты в расписании. Если вам нужно запланировать собрание в последнюю минуту, убедитесь, что у всех участников открыты временные блоки.

Совет № 3: Установите этикет для виртуальных встреч

Соблюдение надлежащего этикета создает основу для беспроблемной и продуктивной виртуальной встречи. Вот несколько полезных правил этикета, которые организаторы и участники должны установить перед каждой виртуальной встречей, чтобы обеспечить ее комфортную работу:

• Протестируйте все технологии перед совещанием. Заранее проверьте подключение к совещанию. Это включает в себя ваше видео, Wi-Fi и возможности совместного использования экрана. По возможности установите соединение примерно за десять минут до начала собрания.

• Встречайтесь лицом к лицу на видео: убедитесь, что каждый участник виртуальной встречи может видеть друг друга. Согласно исследованию, 55% общения приходится на язык тела, а еще 38% — на тон голоса. Встреча лицом к лицу на видео гораздо более личная, чем встреча с бестелесным голосом по телефону, и это также помогает установить больше взаимопонимания. Это также позволяет участникам улавливать язык тела и сигналы, например, когда кто-то закончил говорить или просто взял паузу.

• Отложите все отвлекающие факторы: 83% участников говорят, что они проверяли свою электронную почту во время личной встречи или презентации, и это с другими гостями в комнате, чтобы привлечь их к ответственности. Напомните участникам, чтобы они полностью сосредоточились на участниках и уменьшили количество отвлекающих факторов, таких как электронная почта и текстовые сообщения во время собрания.

Совет № 4: Вовлекайте участников

Все планирование и планирование бесполезны, если ваша аудитория не вовлечена. Вот наши рекомендации по поддержанию присутствия и участия вашей команды на виртуальной встрече:

• Оставьте место для непринужденной беседы: не спешите прекращать светскую беседу, которая обычно происходит в начале встречи. Это дает удаленным командам возможность пообщаться на личном уровне, прежде чем приступить к делу — так же, как и при личном общении.

• Внедрите методы стимулирования участия: поощряйте всех вести себя так, как будто они находятся в первом ряду, создавая возможности для участия. Например, участникам может быть предоставлена ​​возможность задать вопросы задолго до начала виртуальной встречи. При необходимости вы также можете провести опрос или задать дополнительные вопросы в чате.

• Часто задавайте вопросы: постоянно отмечайтесь на протяжении всей встречи, чтобы дать участникам возможность поделиться и убедиться, что они следят за новостями. Вместо того, чтобы задавать открытые вопросы, будьте ясны в том, что вы спрашиваете. Например, вместо «Что вы думаете об этом инструменте?» вместо этого вы должны выбрать: «Как вы думаете, поможет ли этот инструмент повысить производительность?»

Совет № 5: Следите за новостями

Как и встреча в офисе, последующая дискуссия у кулера с водой может быть столь же показательной, как и сама сессия. Вот что вы можете сделать, чтобы общение было четким и не возникало путаницы:

• Завершите разговор кулером с водой. Примерно за пять-десять минут до окончания встречи спросите у своей команды, есть ли у них какие-либо дополнительные вопросы или опасения. Это когда участники готовы поделиться своими оговорками или сомнениями. Подведите итоги и подведите итоги вместе со своей командой после: требуется от вашей команды.

• Спросите, как встреча могла бы быть лучше: подведите итоги сами. Что сработало? Что не хватило? Вам не обязательно применять все вышеперечисленные принципы на этих менее формальных сессиях, но если вы уделите время честному слушанию, оценке и пересмотру, это обеспечит самые успешные встречи в будущем.

Выберите подходящее программное обеспечение для вашей виртуальной встречи

Будь то программное обеспечение для веб-конференций или программное обеспечение для управления проектами, существует широкий выбор технологических инструментов, которые помогут вам проводить продуктивные и эффективные виртуальные встречи.

Ключевым моментом является определение того, какие из этих инструментов подходят вашей команде. Выбирая инструменты, спросите себя:

• Какова основная функциональность моей виртуальной встречи, которая должна быть успешной? Например, вам нужно, чтобы все вместе работали над документом одновременно? Тогда Google Docs — вероятное решение. Вам нужны члены команды для просмотра демонстрации в режиме реального времени? Тогда программное обеспечение для демонстрации экрана для вас.

• Каково среднее количество участников вашей виртуальной встречи? Программное обеспечение для совещаний, которое вам понадобится для виртуального собрания один на один, может сильно отличаться от того, которое позволяет вам проводить собрание с более чем 15 сотрудниками. Убедитесь, что веб-конференция или конференц-собрание, которые вы рассматриваете, обеспечивают такую ​​гибкость.

Какова ваша стратегия виртуальных встреч?

Расскажите нам о своей стратегии виртуальных встреч. Какими передовыми методами вы можете поделиться для проведения успешных виртуальных встреч? Как лучше всего соединить участников, находящихся в разных комнатах или на разных континентах? Поделитесь в комментариях ниже.