6 советов, как обеспечить бесперебойную работу вашего внедрения BI

Итак, вы знаете, что вам нужно программное обеспечение для бизнес-аналитики.

Вам нужно получить больше пользы от данных, которые вы собираете. Итак, вы проверили список поставщиков, прошли проверку концепции и остановились на продукте, подходящем для вашей компании.

Следующий этап, однако, может либо решить вашу покупку, либо разрушить ее: внедрение BI. Внедрение — это то, где реализуется потенциал BI.

Если развертывание и внедрение потерпят неудачу, то инвестиции, над которыми вы так усердно работали, могут стать частью примерно 70% неудачных покупок BI.

Лицензии на программное обеспечение для бизнес-аналитики в среднем составляют около 1500 долларов США на пользователя в год, поэтому даже несколько пользователей представляют собой большие деньги для малого или среднего бизнеса (SMB). Пятилетние лицензии, если они используются неправильно, могут означать, что 7500 долларов исчезнут в эфире.

Ознакомьтесь с этими советами, чтобы узнать, что вам нужно для успешного внедрения BI, чтобы оно стало началом чего-то хорошего, а не завершением болезненного процесса.

Совет 1: Знайте, что вам нужно

В блоге на прошлой неделе я утверждал, что любой, кто покупает программное обеспечение для бизнес-аналитики, должен следовать совету Сократа и «познать себя». Тот же совет относится и к реализации.

Чтобы ваше внедрение BI было успешным, вам нужно знать, что такое «успешный» для вашего бизнеса.

Елена Роуэлл из Looker предполагает, что это нужно начинать как можно раньше: «Даже до того, как вы определите, какие ключевые показатели производительности (KPI) вы хотите отслеживать, первое, что нужно сделать, — определить для себя, как выглядит успех вашего инструмента BI».

«Это поможет создать набор общих ожиданий от продукта, оптимизируя процесс внедрения. Обязательно сформулируйте эти ожидания, а также несколько результатов проекта: например, «каждый отдел будет иметь две-три ключевые информационные панели, или пользователи будут (или не будут) иметь возможность проводить специальный анализ, — продолжает Роуэлл. «Часто определение того, что продукт не будет делать, так же важно, как и определение того, что он будет делать.

Еще одним ключом к внедрению BI является знание того, на каких конкретных факторах или KPI вам нужно сосредоточиться, чтобы улучшить свой бизнес, утверждает JP Lessard из Miles Technologies. Это может быть коэффициент оттока, конверсии или размер прибыли и убытков.

«Выясните, на какие факторы вам нужно обратить внимание, и скажите, что если я смогу ответить на эти вопросы, я смогу принимать более правильные решения», — говорит Лессард.

Ответы на эти вопросы — это ключевые показатели эффективности, которые вы хотите отслеживать.

Боб Пепалис из Izenda подтверждает необходимость того, чтобы предприятия малого и среднего бизнеса знали, что они хотят отслеживать, прежде чем приступать к внедрению BI. «Самый безболезненный опыт внедрения программного обеспечения для бизнес-аналитики, которым мы поделились с нашими клиентами, был, когда они пришли подготовленными».

SMB готовы, когда они «знают, на какие вопросы они пытаются ответить, и почему им нужна аналитика для их приложений», — говорит Пепалис.

В качестве примера такой подготовки Pepalis приводит одну компанию, которая хотела изменить решения для аналитики. Потенциальному клиенту нужна была программа, которая могла бы предоставлять данные в режиме реального времени. Им также нужно было «управлять ресурсами — людьми и оборудованием» для нескольких агентств общественной безопасности. Наконец, им требовалось «решение, которое могло бы объединить данные из разных агентств, у которых есть собственные приложения и базы данных».

Поскольку клиент знал, что хочет отслеживать эти конкретные вещи, реализация была простой.

С этим согласен и Пэт Хеннел из Silvon. «Заблаговременное получение всех необходимых требований от заинтересованных сторон позволяет сэкономить много дополнительных доработок в будущем».

И именно участие этих заинтересованных сторон также имеет жизненно важное значение для внедрения BI.

Подсказка 2: пригласите всех на борт

Точно так же, как вам нужны определенные знания о ключевых показателях эффективности, которые вы хотите отслеживать, вам также нужны определенные знания о том, кто ваши сторонники. Если вы не являетесь владельцем SMB, убедитесь, что владелец и другие руководители будут выступать за внедрение.

Как предлагает Ранджит Сатьянатх в Computer Weekly, получение спонсорской помощи со стороны руководства — ключевой способ добиться успеха.

Кори Мендельсон из NewIntelligence также рекомендует использовать «руководителей высшего звена в качестве чемпионов по выравниванию» вашей реализации BI.

Принимайте участие в совместной работе так же легко, как и эти веселые фотомодели. У них просто паршиво с сотрудничеством!

Поставщик BI Matillion предлагает вам искать сторонников среди «экспертов в предметной области, которые понимают требования к отчетности в бизнесе». Во многих случаях эти эксперты являются людьми, которые «ручно обрабатывали управленческие отчеты с помощью Excel».

Таким образом, эти сторонники, вероятно, будут знать, какие данные есть у бизнеса и как извлечь из них пользу. Эти сторонники могут начать как миссионеры BI, а по мере внедрения помогать другим учиться использовать новое программное обеспечение.

Еще один способ гарантировать, что новые пользователи останутся пользователями, — сделать реализацию и использование максимально простыми.

Совет 3: будьте проще

Неважно, насколько что-то гениально: если это нелегко понять, оно не получит поддержки населения.

Я себя с этой референсом встречаю, но это принцип «Фантазии»: у вас может быть продуманный, хорошо продуманный продукт, но если он настолько сложный, что покупатель не может понять, что происходит, продукт будет проигнорирован. «Фантазия» Диснея — увлекательный, красивый фильм, но зрители не знали, что с ним делать. Результат? Финансовый флопбургер.

Художественно влиятельный, конечно, но обратите внимание, что им потребовалось несколько десятилетий, прежде чем они сделали продолжение.

Существует несколько способов упростить процесс внедрения BI.

Во-первых, убедитесь, что вы покупаете программу, которую легко использовать. Такие функции, как перетаскивание, визуальный интерфейс, как у Alteryx, или поиск с обработкой естественного языка, как у AnswerRocket, побудят колеблющихся сотрудников использовать программу.

На самом деле, простота использования — это критерий номер один, на который обращают внимание крупные предприятия при покупке программного обеспечения для бизнес-аналитики, по словам представителей Gartner (контент доступен только клиентам Gartner, но он того стоит).

Аналитик Gartner Джеймс Лоуренс Ричардсон предлагает сделать простоту использования приоритетом, поскольку «проблемы, связанные с простотой использования платформ BI&A (бизнес-аналитика и аналитика), наносят наибольший ущерб бизнесу».

Matillion предполагает, что выбор программы с «простым в использовании внешним интерфейсом, лишенным технических терминов, имен таблиц и синтаксиса SQL, имеет решающее значение для обеспечения успешного внедрения бизнес-аналитики».

После того, как вы выбрали правильную программу, максимально упростите процесс обучения использованию программы.

Одним из способов упрощения, который рекомендует Matillion, является предоставление «глоссария полей, показателей и терминов с использованием знакомой номенклатуры, которую пользователь уже понимает».

Лессард поддерживает эту идею и отмечает, что «многие программы бизнес-аналитики позволяют вам устанавливать свои ключевые показатели эффективности и определять их» внутри программы.

Имея этот глоссарий, чуждая другим программа будет больше похожа на часть обычного бизнеса, чем на что-то совершенно новое и необычное.

Лессард также предлагает базовую ориентацию в программном обеспечении: «Вам не нужно проводить углубленное обучение, но вы должны сориентировать своих пользователей и ознакомить их с программой и освоить ее. Если это не так, они не будут играть с этим».

Точно так же Роуэлл предлагает другие решения, от постоянных «рабочих часов», предлагаемых более продвинутыми аналитиками данных, до онлайн-руководств и еженедельных учебных занятий с аналитиками. «Данные могут пугать, — говорит она, — и вы не хотите, чтобы люди прекращали попытки».

Воспринимайте обучение использованию программного обеспечения для бизнес-аналитики так же, как изучение предмета в старшей школе: если вы боролись со сложным предметом, вы, вероятно, обращались за дополнительной помощью после школы. Та же стратегия поможет вам в реализации вашего программного обеспечения.

Именно эта готовность играть и экспериментировать побуждает сотрудников выполнять специальные запросы, лежащие в основе самообслуживания BI.

Совет 4: начните с быстрых побед

Ваша реализация BI не должна с самого начала охватывать всю компанию.

Вместо этого разверните программу в одном отделе и запишите несколько быстрых результатов. Эти победы станут лучшим аргументом для того, чтобы заставить других сотрудников использовать программное обеспечение. Верно старое клише: ничто так не приносит успеха, как успех, особенно когда вы пытаетесь перевести свой бизнес со старых способов на подход, основанный на данных и BI.

«Вместо того, чтобы пытаться заставить всю компанию полностью изменить парадигму сразу, развертывание приложения BI для отдельных отделов… позволяет вам сосредоточить свои ресурсы понемногу», — утверждает Хеннел.

Роуэлл добавляет: «Быстрые победы, как правило, способствуют органическому распространению BI — люди это видят, воодушевляются и тоже хотят этого».

Роуэлл отмечает, что именно так Looker часто видит распространение своего программного обеспечения в успешных реализациях.

Точно так же внедрение должно начинаться с одного отдела, оно должно начинаться с одного набора данных. «Начните с того, о чем у вас есть больше всего информации — это ваша песочница», — говорит Дж. П. Лессард.

Постарайтесь превратить это большое хранилище данных в быструю победу, прежде чем распространять программу на остальную часть компании.

Владельцы малого и среднего бизнеса «чуть нутром» понимают, какие данные важны, и именно с этих важных данных им следует начинать. «Узнайте, как использовать BI с этими данными, и таким образом, когда вы перейдете к другим данным, к которым вы не так привыкли, вы будете более готовы к использованию этого инструмента», — советует Лессард.

Аналитик Gartner Нил Чандлер дает аналогичную рекомендацию (контент доступен подписчикам Gartner), говоря, что неплохо «провести хотя бы одну новую инициативу по быстрому выигрышу в области BI и аналитики для проверки вашей аналитической стратегии» в течение первых 100 дней BI. реализации программы.

Совет 5. Убедитесь, что данные чистые

Если данные, которые вы импортируете в программу, не являются чистыми, вы не получите желаемых результатов. И это может стоить вашей реализации большой поддержки сотрудников. «Старый принцип «мусор в мусоре» очень важен», — утверждает Лессард.

Если данные, поступающие в вашу программу BI, грязные и непоследовательные, вместо этого основное внимание при реализации будет уделяться очистке этих данных.

Закончится ли когда-нибудь тренд «Сохраняйте спокойствие и»? Возможно нет.

К счастью, для обеспечения чистоты данных не требуется уметь программировать. Хотя эта фраза звучит технически, чистые данные просто означают, что ваша информация вводится так, как программа BI сможет ее понять.

Например? «Люди будут помещать текст в поле даты в своем программном обеспечении CRM, а не фактическую дату. Они напишут «в следующий вторник», и инструмент бизнес-анализа это проигнорирует», — говорит Лессард.

Другими формами «грязных» данных являются ошибки при вводе данных (например, забывание точки в сумме в долларах) или несоответствия, такие как одинаковые значения с разными именами (например, одна таблица, в которой оплата труда сотрудника помечена как «платеж», а другая называется это «зарплата» или «заработная плата»).

И если инструмент BI проигнорирует это, эти данные не будут правильно загружены. Чистые данные во многих случаях означают правильный ввод данных. «Убедиться, что ваши продавцы используют свою CRM последовательно, намного проще, чем пытаться очистить данные позже в инструменте BI», — говорит Лессард.

Подсказка 6: реализация продолжается

Внедрение программного обеспечения во многом похоже на Рождество: напряженное, требовательное и отнимающее много времени, но в конечном итоге оно того стоит, когда вы видите выражение лиц людей.

Как и в случае с Рождеством, само событие технически является одноразовым, но дух, стоящий за ним, может (и должен) длиться весь год. В случае с духом Рождества это означает найти способы быть щедрым круглый год, например, пропустить кого-то в свою полосу движения или не использовать творческий жест рукой, когда кто-то не пускает вас в свою полосу.

В случае внедрения программного обеспечения это означает быть гибким и открытым для изменений. Точно так же, как фактическое внедрение требует от вас организованности и желания делать что-то новым, основанным на данных способом, тот же самый дух может (и должен) влиять на вашу повседневную работу.

Одним из преимуществ гибкости малого и среднего бизнеса является то, что для передачи идеи кому-либо не требуется форм запроса в трех экземплярах. Итак, если есть показатель, который, по вашему мнению, должен отслеживать ваш бизнес, прислушайтесь к совету Билли Джоэла и «расскажите об этом [своему руководителю]».

Когда вам не нужно преодолевать бюрократию, чтобы получить ответ, вы уже на шаг впереди предприятий.

По словам Елены Роуэлл, гибкость особенно важна для малого и среднего бизнеса. «Поскольку данные малого бизнеса постоянно меняются, показатели, которые важны для вас сегодня, не обязательно будут теми же, что будут важны для вас через шесть месяцев».

Таким образом, большинство малых и средних предприятий оказываются в ситуациях, когда гибкость не просто полезна, она необходима.

В конечном счете, бизнес-аналитика — это не столько набор инструментов или продуктов, которые вы покупаете, сколько образ мышления и готовность к постоянному совершенствованию.

Каковы ваши советы по успешному внедрению BI?

Ваша программа бизнес-аналитики запущена и работает? Если да, то есть ли у вас какие-либо советы для потенциальных покупателей? Дайте знать другим читателям в комментариях ниже!

Заинтересованы в других частях процесса покупки бизнес-аналитики? Посмотрите один из этих постов:

Руководство мертвого философа по покупке программного обеспечения для бизнес-аналитики с самообслуживанием

Сколько стоит программное обеспечение для бизнес-аналитики?