6 советов по сокращению расходов при организации корпоративного мероприятия

Когда дело доходит до планирования корпоративных мероприятий, есть несколько ключевых областей, где затраты могут быстро возрасти. Плата за аренду помещения часто является одной из самых больших статей бюджета и может стать серьезным камнем преткновения для организаторов мероприятий. Тем не менее, есть несколько способов обойти эту проблему и по-прежнему создавать потрясающие впечатления для гостей.

Проявив немного креативности и творческого мышления, можно провести потрясающее корпоративное мероприятие, не разорившись на кругленькую сумму, и при этом удивить своих гостей. Чтобы это стало реальностью, организаторам мероприятий важно знать о некоторых ключевых стратегиях экономии.

В следующих разделах мы дадим несколько дельных советов о том, как сократить эти расходы и при этом провести первоклассное мероприятие.

Проявите творческий подход к выбору места проведения

Выбор места, в котором есть собственное оборудование и оборудование, и снижение необходимости арендовать или покупать собственное — это способ сократить общие расходы на помещение. В настоящее время это можно сделать с помощью программного обеспечения для планирования корпоративных мероприятий , которое помогает проводить прямые сравнения между различными местами.

В качестве более креативного и экономичного варианта рассмотрите возможность выбора нетрадиционного места, например, открытой площадки или старого здания. Выбирая менее стандартный стиль мероприятия, такой как званый обед или пикник, часто можно арендовать за небольшую часть стоимости традиционного банкетного зала или конференц-центра. И, проявив немного изобретательности, вы можете превратить эти места в действительно запоминающиеся места для проведения мероприятий.

Конечно, просто помните о типе мероприятия, которое вы планируете, и о среде, которую вы пытаетесь создать. Если вы рассматриваете варианты на открытом воздухе, внимательно следите за погодой в это время года.

Воспользуйтесь преимуществами оборудования и возможностей

Вы можете сэкономить деньги на своем мероприятии, выбрав место со своим оборудованием и удобствами, чтобы вам не пришлось арендовать или покупать отдельную звуковую систему, сцену и освещение. Во многих регионах уже настроены эти вещи, поэтому обязательно спросите о них, когда будете рассматривать свое следующее место.

Компании могут сократить расходы различными способами, используя оборудование и средства, предоставляемые местными предприятиями, например:

• Наличие проекторов и экранов для презентаций
• Наличие Wi-Fi, поэтому гости могут использовать свои собственные устройства
• Скидка на использование услуг собственного кейтеринга
• Потенциальные планы платежей для улучшения денежного потока

Ищите спонсорских партнеров, чтобы компенсировать расходы

Одним из эффективных способов снизить стоимость корпоративного мероприятия является поиск партнеров-спонсоров. Они могут помочь с покрытием расходов в обмен на продвижение своего продукта или бренда. Это выгодно обеим сторонам, потому что вы экономите деньги, в то время как они получают выгоду.

Есть несколько способов найти потенциальных спонсоров. Чтобы продвигать свое мероприятие, подумайте о том, чтобы связаться с компаниями, у которых схожая целевая аудитория. Например, если вы проводите конференцию по экологически чистой энергии, вы можете обратиться к компаниям, производящим солнечные панели, или производителям электромобилей.

Как только вы нашли несколько потенциальных партнеров, следующим шагом будет связаться с ними и сделать предложение. Объясните, о чем ваше мероприятие и почему их бренд подойдет, включая информацию об участниках вашего мероприятия и освещении в СМИ. Предоставление им спонсорского пакета, в котором излагаются преимущества инвестирования в ваше мероприятие, безусловно, повысит ваши шансы на получение их поддержки.

Вот еще несколько примеров того, как спонсорские партнеры могут помочь компаниям сэкономить на конференциях:

• Компьютерная компания дарит ноутбуки для использования во время обучающего семинара.
• Магазин одежды предлагает подарочные карты для использования в качестве призов на входе.
• Гостиничная сеть предлагает скидку для гостей, посетивших мероприятие
• Авиакомпания предоставляет скидки на проезд спикерам на конференции

Проведите мозговой штурм и составьте список возможных партнеров, чтобы сделать ваше следующее выступление на конференции более эффектным.

Используйте технологии для снижения затрат на печать и доставку

Согласно исследованию, проведенному организацией Environmental Paper Network , цифровая печать может сэкономить предприятиям до 25 % общих затрат на печать. Кроме того, используя онлайн-службы доставки, предприятия могут сократить свои расходы до 50% с помощью онлайн-сервисов, таких как UPS и FedEx.

Технологии также можно использовать для снижения стоимости обслуживания едой и напитками на корпоративных мероприятиях. Заказывая еду и напитки в Интернете, компании могут воспользоваться оптовыми скидками и предложениями бесплатной доставки. Используя мобильные приложения для управления заказами и платежами, предприятия могут избежать дорогостоящих ошибок, которые часто возникают при работе с традиционными бумажными методами.

Создайте тему или украсьте уникальным, но экономичным способом.

Формирование вашего корпоративного мероприятия вокруг единой экономичной темы может придать ему уникальный стиль. Например, вы можете выбрать золотой и белый цвета в качестве цветов и использовать их во всем декоре; это может включать в себя аренду полностью белых скатертей и салфеток с золотыми вставками. Это по-прежнему выглядит стильно, избегая при этом дополнительных затрат, которые могут быть связаны с более уникальными цветами.

Деньги также можно сэкономить на украшениях, сделав некоторые элементы самостоятельно, например, центральные элементы, используя стеклянные банки, искусственные цветы и ленты. При проведении нескольких мероприятий в год может быть дешевле арендовать декорации, чем покупать их все сразу.

Используйте социальные сети для продвижения вашего мероприятия и сэкономьте на маркетинге

Используя такие платформы, как Facebook, TikTok, Twitter и Instagram, вы можете охватить широкую аудиторию практически бесплатно, что дает вам преимущество за счет создания страниц событий, публикации обновлений и взаимодействия с потенциальными гостями.

При продвижении корпоративного мероприятия вы должны убедиться, что ваши публикации в социальных сетях профессиональны и соответствуют бренду. Таким образом, вы можете создать страницу мероприятия на веб-сайте вашей компании, поделиться ею в своих социальных сетях и использовать правильные хэштеги, чтобы охватить более широкую аудиторию для продвижения любых специальных предложений или скидок, которые вы можете предложить.

Наконец, они позволяют проводить акции и конкурсы. Предложение скидок гостям, которые поделятся страницей вашего мероприятия в своих профилях в социальных сетях, или проведение конкурса, призом в котором являются бесплатные билеты на ваше мероприятие, — хорошие способы, которые стоит попробовать при использовании этих каналов.