Как эффективно планировать сотрудников: 3 совета по повышению производительности и продаж

Постоянно жонглируете между подходящим персоналом и скудным бюджетом? Вот несколько советов, которые помогут вам эффективно планировать сотрудников.

Планирование работы сотрудников является ключевой проблемой не только для розничной торговли, но и для других отраслей услуг, таких как гостиничный бизнес, логистика, здравоохранение и общественное питание. С одной стороны, предприятия должны обеспечить соответствующий персонал, чтобы справиться с наплывом клиентов. С другой стороны, изменчивый и непредсказуемый график разрушает баланс между работой и личной жизнью сотрудников.

Часто сменщикам приходится работать в разные смены каждую неделю. Они редко имеют какой-либо контроль над своим расписанием и обычно узнают свое расписание только за несколько дней до назначенного времени. Хотя разные компании используют разные названия для таких методов планирования, они широко известны как планирование точно в срок или планирование, ориентированное на клиента.

Недавно Lowe's внедрила систему планирования, ориентированную на клиента, чтобы гарантировать, что смены сотрудников зеркально отражают посещаемость магазина. Хотя в теории система звучит хорошо для бизнеса, на самом деле она ограничивает количество выходных дней подряд для сотрудников, а также прозрачность и гибкость в планировании. Это изменение сделало жизнь сотрудников менее предсказуемой и негативно повлияло на их баланс между работой и личной жизнью, что в конечном итоге привело к снижению морального духа сотрудников.

В то время как общепринятое мнение диктует, что нестабильное планирование является нормой в современной бережливой бизнес-среде, такие исключения, как Nando's и The Gap Inc., показывают, что стабильное планирование не только осуществимо, но также может помочь улучшить продажи и производительность. И у нас есть три совета, которые помогут вам реализовать это в вашем бизнесе.

3 метода планирования сотрудников, которые должен использовать ваш бизнес

Совет № 1: Обеспечьте сотрудникам лучший обзор их расписаний

Представьте себе: Адам работает за кассой в магазине одежды. Приближаются праздники, и он хочет запланировать выходные со своей семьей. Однако праздники также являются самым загруженным временем года для магазина, и он понятия не имеет, в какие дни или смены он будет работать на следующей неделе. В таких ситуациях отсутствие ясности в расписании, скорее всего, вызовет у Адама и подобных ему сотрудников некоторое разочарование, если не разочарование и/или потерю интереса.

Перетаскивание расписания в Findmyshift (Источник)

Для работодателей один простой способ избежать таких ситуаций — подготовить смену заранее, в бумажных календарях или журналах посещаемости. Еще лучше, однако, использовать программное обеспечение для планирования работы сотрудников, чтобы создавать графики работы и делиться ими, а также отправлять напоминания сотрудникам перед каждой сменой.

Совет № 2: дайте сотрудникам возможность менять смены

В прошлом месяце субботним утром в школе дочери Адама было родительское собрание. Но у Адама была утренняя смена, поэтому он позвонил своему менеджеру и попросил поменять. В итоге менеджер потратил три часа, пытаясь найти другого сотрудника, который поменял бы смену с Адамом, и сообщил об изменениях всем, кого это коснулось.

Утверждение замены в CakeHR (CakeHR)

Это еще одна ситуация, которой можно избежать с помощью программного обеспечения для планирования сотрудников, которое значительно упрощает процесс замены и обмена сменами для сотрудников. В нашем примере Адам может сам выставить смену на замену прямо в программном комплексе, а потребовать ее может любой свободный сотрудник. Изменения происходят мгновенно и видны всем участникам.

В эксперименте Gap около 50% запросов, размещенных за один-три дня до начала смены в приложении для смартфонов, нашли получателей, а 62% сотрудников, работающих неполный рабочий день, которые использовали приложение, сообщили о размещении или приеме смен. В целом, 95% участвующих сотрудников согласились с тем, что приложение упростило корректировку рабочего графика в соответствии с их потребностями.

Совет № 3: Оцените потребность в персонале и избегайте перерасхода средств

Продолжая наш пример, предположим, что в этом месяце Адам дежурит по понедельникам и средам. Это означает, что он должен быть доступен для работы по уведомлению о звонке и не может планировать какие-либо личные обязательства на эти дни. Однако, если его не вызывают, ему не платят за этот день, несмотря на то, что он заблокировал отгул в связи с возможностью работы.

Панель аналитики в ShopKeep (источник)

Непредсказуемость графика работы по вызову мешает сотрудникам полагаться на гарантированную работу, определенный уровень дохода или даже получить вторую работу в дополнение к своему доходу. Еще в 2016 году регулирующие органы вынудили Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters и некоторых других ритейлеров пересмотреть и изменить свои методы планирования работы по вызову.

С помощью таких инструментов, как программное обеспечение для управления розничной торговлей и программное обеспечение для точек продаж, работодатели могут лучше оценить свои потребности в персонале и избежать необходимости составлять график работы по вызову. Функции отчетности в таких инструментах могут помочь работодателям анализировать исторические данные и определять дни/часы, в которые наблюдается наибольший трафик клиентов.

Обладая этими знаниями, работодатели могут лучше планировать, а также принимать решения по бюджету. Они могут дать сотрудникам необходимую надежность и гибкость, избегая при этом перерасхода средств, связанного с дополнительными сменами.

Следующие шаги: как найти подходящее программное обеспечение для вашего бизнеса

Теперь, когда вы знаете, как программное обеспечение может помочь вам упростить планирование сотрудников и сделать его более эффективным и результативным, вы можете приступить к изучению решений, представленных на рынке. Тем не менее, есть определенные соображения, о которых вы должны знать:

• Помните о размере и типе вашего бизнеса: потребности в расписании ресторана с 10 сотрудниками будут разительно отличаться от потребностей супермаркета с 50 сотрудниками. Во-первых, точно узнайте, что вы хотите, чтобы программное обеспечение делало для вас, и сколько людей будет его использовать, а затем начните изучать инструменты, представленные на рынке.
• Выделите бюджет на инструмент: как владелец бизнеса или работодатель, вы можете выделить только определенную сумму денег на инструмент. Для малого бизнеса это может быть несколько сотен долларов в месяц, а для крупного бизнеса это может быть несколько тысяч долларов. Выделите сумму, которую вы готовы потратить на инструмент планирования, и рассмотрите варианты только в рамках этого бюджета.
• Переосмыслите свои потребности: хотя вы, безусловно, можете выбрать программное обеспечение для планирования сотрудников, чтобы позаботиться о ваших потребностях в расписании, другие инструменты, такие как программное обеспечение для управления розничной торговлей и программное обеспечение для точек продаж, могут помочь вам сделать гораздо больше, чем планирование. Специализированные предприятия, такие как салоны и мини-маркеты, также могут изучить инструменты, разработанные специально для их ниши.

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами, демонстрирующими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендации. Они были получены из источников, считавшихся надежными на момент публикации.