Как учет рабочего времени экономит деньги?

Все мы слышали выражение «Время – деньги», но о каких именно деньгах идет речь?
В этом сообщении блога мы поговорим о том, сколько денег может сэкономить вам отслеживание времени, согласно исследованиям, а также о том, как именно оно экономит ваши деньги. Мы также дадим советы, как максимально эффективно отслеживать время.

Сколько денег может сэкономить вам отслеживание времени?

Согласно исследованию, проведенному AffinityLive и опубликованному в Harvard Business Review, неэффективная работа стоит экономике США более 50 миллионов потерянных часов, что означает потерю около 7,4 миллиарда долларов в день .
В нем также говорится, что «переход от еженедельных (или худших) обновлений табелей к ежедневным (или лучшим) позволит восстановить 52 000 долларов США на каждого специалиста в год за оплачиваемое время».

Чтобы представить ситуацию в перспективе, вот что вы могли бы купить на дополнительные 52 000 долларов (если бы они не улетели по ветру):

• 50 плюсов iPhone 12
• 2 ночи в Королевском люксе в отеле Burj Al Arab в Дубае.
• Бриллиант в 3 карата
• Дом или квартира (размер зависит от расположения)
• Стоимость годового обучения в Гарвардском университете

А купив что-то из этого списка, у вас еще осталась бы пара тысяч лишних.
Я думаю, мы все можем согласиться с тем, что это большие деньги – их нельзя тратить просто так.

Как учет рабочего времени экономит ваши деньги

Программное обеспечение для отслеживания времени экономит ваши деньги различными способами, особенно если вы выбираете высококачественное и совершенно бесплатное приложение, такое как Clockify. Вот как:

• Перед вами фактические данные, а не оценки. Не лучшая идея полагаться на догадки, когда дело доходит до бизнеса.
  Когда вы отслеживаете время, вы получаете представление обо всем, что происходит, включая все задачи и время, затраченное на выполнение этих задач. Даже если вам нужно сделать оценку (например, для крупного будущего проекта), у вас будет много данных, на которые можно положиться, и сделать максимально точное предположение.
  Вы также сможете узнать, есть ли конкретный проект, который тратит впустую ресурсы компании — когда вы отслеживаете время, вы можете точно видеть, куда уходят ваши деньги. Это подводит нас к следующему пункту…
• Это способствует точному выставлению счетов и обработке данных для расчета заработной платы и счетов-фактур , поскольку ведется учет всех оплачиваемых и неоплачиваемых часов.
• Избегайте юридических вопросов. Говоря о данных о заработной плате, в 2013 году IRS выписала 4,5 миллиарда долларов штрафов, связанных с налогами на заработную плату. Отслеживание времени снизит риск попадания в подобную статистику.
• Это увеличивает производительность. Это помогает сосредоточиться и правильно расставить приоритеты, а также свести к минимуму праздную работу.
  Это также предотвращает переутомление. А когда кто-то хорошо отдохнул, у него гораздо больше шансов хорошо выступить и быть более эффективным.
• Это экономит время по сравнению с устаревшими системами посещаемости. По сравнению с ними, также меньше места для человеческой ошибки.
• Цифровое отслеживание времени означает, что вы не тратите впустую ресурсы окружающей среды, такие как бумага, или дополнительные деньги, чтобы пополнить их запасы, когда они все будут использованы. Знаете ли вы, что, по данным Университета Южной Индианы, в США ежегодно выбрасывается примерно 1 миллиард бумажных деревьев? Использование программного обеспечения для учета рабочего времени означает экономию не только ваших денег, но и деревьев.

Советы по эффективному учету времени

Вот несколько советов, как эффективно отслеживать время и, следовательно, экономить деньги:

Отслеживайте время каждый день

В исследовании AffinityLive говорится, что «согласно кривой забывания Эббингауза, люди запоминают только 23 процента того, что они узнают, через шесть дней. Это означает, что невозможно быть абсолютно точным в своем расписании, если вы заполняете его только раз в неделю».

Вот почему лучше отслеживать время каждый день, так как чем выше частота, тем выше точность.

Быть последовательным

Постоянно отслеживать время в течение более длительного периода так же важно, как и регулярно. Вы должны придерживаться его, чтобы он был эффективным!

Кроме того, убедитесь, что все пользователи отслеживают время на одной и той же платформе, чтобы вы могли хранить все данные в одном месте.

Сделайте отслеживание времени быстрым и простым

«Неудивительно, что мы обнаружили, что основная причина того, что профессионалы плохо отслеживают свое время, заключается в том, что это обременительно», — говорится в исследовании AffinityLive.
Общее эмпирическое правило заключается в том, что чем сложнее, тем меньше вероятность того, что люди будут это делать.

Вот почему вы должны выбрать программное обеспечение для отслеживания времени, которое не отнимает много времени в течение дня и не требует больших усилий.

Автоматическое отслеживание — отличный вариант — все, что вам нужно сделать, это нажать кнопку, чтобы начать запись. Вы даже можете установить напоминание, чтобы не забыть начать отслеживание.

Вы также можете использовать расписания, в которые вы вручную добавляете задачи (обычно в конце рабочего дня), если это лучше соответствует потребностям вашей компании. Они имеют удобный и интуитивно понятный интерфейс, а также просты в использовании.

Дайте четкие инструкции

В продолжение того, что мы только что сказали, очень важно предоставить четкие и простые инструкции при внедрении нового программного обеспечения. В противном случае это может быть стрессом, особенно для менее технически подкованных людей.
Следует также обсудить ожидания, например, ожидаемую ежедневную нагрузку или определенный способ организации задач.

Круглогодично

Хотя важно точно отслеживать свое время, часто нет необходимости в чрезвычайно высоком уровне точности; беспокойство о том, чтобы отслеживать каждую минуту до упора, может вызвать ненужный стресс и принести больше вреда, чем пользы. Время обычно округляется до ближайших 5, 10 или 15 минут.
Вам также не нужно отслеживать такие вещи, как перерывы в ванной или походы на кухню, чтобы перекусить.

Если вам интересно, законно ли округление времени — да, если оно сделано правильно.

Вывод

Мы не можем сказать вам точные цифры, которые может сэкономить ваша компания, поскольку это зависит от многих факторов, таких как ее размер и количество сотрудников. Однако, имея в виду все, что мы упомянули, может быть проще рассчитать, как вы можете сократить расходы и / или внести коррективы в свой бюджет и сделать свою компанию более прибыльной.
Чтобы учет рабочего времени был эффективным, лучше всего делать это ежедневно и последовательно, а также выбрать правильное программное обеспечение, которое будет идеально соответствовать потребностям вашей компании.