Как не возненавидеть тайм-трекинг

Отслеживание времени может быть абсолютной болью, и в течение долгого времени я чувствовал, что мой результат не имеет значения — до тех пор, пока у меня были цифры в моем расписании. Это было до того, как я понял, как отслеживание может на самом деле спасти мою шкуру на работе, доставить мне больше удовольствия и заставить меня чувствовать, что я чего-то достиг в своей карьере.

Но для этого нам нужно преодолеть неприятное и раздражающее чувство необходимости не забывать отслеживать время и выполнять эту дополнительную работу. В этой статье я делюсь некоторыми советами, которые сработали для меня. Я расскажу о таких вещах, как поиск правильного мотиватора, превращение отслеживания времени в игру и ее упрощение до основания.

Убедитесь, что у вас есть правильный мотиватор

Хотя мотивация сама по себе может быть очень мимолетной (если вы ждете вдохновения), не следует пренебрегать силой правильного мотиватора.

Единственный «абстрактный» совет, который я здесь дам, — найти очень вескую причину, по которой вам нужно отслеживать время. Например:

1. Я буду избегать недоразумений с моим начальником/менеджером/руководителем группы/коллегами;
2. Будет «бумажный след» моего рабочего времени, чтобы я мог подстраховаться, когда это необходимо;
3. Мои клиенты, вероятно, будут более доверчивы и/или готовы платить больше, потому что я кажусь прилежным и открытым;
4. Я лучше пойму, на что трачу свое время, и смогу что-то с этим сделать;
5. Я хочу перестать работать сверхурочно;

Как только вы изложите свои причины на бумаге, отслеживание времени имеет больше смысла. Это то, что вы можете разместить на доске, над рабочим столом или на стикере на мониторе. Как считает художница и тренер Кэти Аррингтон, правильный мотиватор может помочь вам справиться с психологическими трудностями, когда вы работаете над своей продуктивностью.

То же самое касается отслеживания времени, которое является одним из основных элементов продуктивности.

Превратите отслеживание времени в игру

Геймификация вашей продуктивности может принести большой прогресс.

Когда вы избавитесь от ненужной серьезности в отслеживании времени, вам вдруг станет интереснее запускать таймер и следить за тем, как вы тратите свое время.

Относитесь к отслеживанию времени как к навыку для повышения уровня

Отслеживание времени может стать игрой, если вы думаете об этом с точки зрения заполнения индикатора выполнения опыта. Вы получаете опыт понемногу, и через некоторое время вы повышаете свой уровень. Тот же метод можно применить, если вы относитесь к отслеживанию времени как к игровому навыку, а к своим задачам — как к очкам опыта (exp).

Итак, это будет выглядеть примерно так:

• Сделайте индикатор выполнения очень похожим на те, что вы видите в видеоиграх;
• Назначьте им значения или очки опыта;
• Каждый раз, когда вы успешно отслеживаете время выполнения задачи, назначайте очко опыта (или больше).

Вы можете сделать концепцию такой же простой или расширить ее. Например, каждое задание может нести разное количество очков опыта — если оно занимает час, то 5 очков, а если 20 минут, то 2.

Вот как я сделал это на короткое время:

• Мне нужно достичь уровня 4 за один месяц отслеживания времени. Уровень 4 требует 200 очков опыта;
• У меня четыре рабочие недели, то есть я могу зарабатывать максимум 50 баллов в неделю;
• У меня 5 рабочих дней в неделю, максимум 10 баллов в день;
• Цель: зарабатывать 10 баллов в день, отслеживая время.
• Если бы я успешно отслеживал каждую задачу, я бы получил полные 10 баллов.
• Если бы я где-то потерпел неудачу, я бы соответственно вычитал баллы.

Это может показаться сложным, но это была самая простая математика, и с нарисованной от руки полосой опыта на моем столе я чувствовал себя как персонаж видеоигры, повышающий уровень.

К счастью, в Интернете есть множество графиков и шаблонов прогресса, которые вы можете либо скопировать, либо адаптировать под свои нужды. В любом случае, если вы хоть немного геймерский человек, это должно работать хорошо.

Привнесите цвет и креативность в свои расписания

Еще в 2011 году бывший технический руководитель Stamen Михал Мигурски придумал умный и забавный способ отслеживать время своей команды.

Он запрограммировал приложение для браузера, которое отображает время, затраченное на проект, с изюминкой: время будет отслеживаться с помощью знаменитого аватара птицы Angry Birds , когда он движется, чтобы ударить свинью (он же крайний срок). Вот как это выглядит:

Источник: mik.teczno.com

Как объясняет сам Мигурски, цель проста: вы должны ударить свинью. Если птица пролетает над головой свиньи, вы теряете деньги/ресурсы, а если птица пролетает мимо свиньи, вы сильно отстаете от сроков. На своем веб-сайте Мигурски оставил ссылку на репозиторий Github, чтобы лично проверить Angry Productive Birds .

Вехи отслеживания времени вознаграждения

Возможно, долгосрочные преимущества отслеживания времени не являются для вас хорошим стимулом. Преимущества тайм-трекинга очевидны, но конечная цель не всегда заманчива. И это нормально, потому что краткосрочное повышение мотивации может быть столь же успешным. При геймификации отслеживания времени обязательно установите конкретные этапы и соответствующие награды.

Например, если ваша цель состоит в том, чтобы успешно отслеживать время пять дней подряд, наградой может быть дорогой ужин на вынос, покупка чего-то, что вы давно хотели, или… просто вздремнуть без чувства вины в середине дня. .

Вехи также могут включать в себя успешное отслеживание времени X количество раз в течение дня, отслеживание в общей сложности не менее четырех часов (оставляя немного места на случай, если вы забудете) и т. д.

Сделайте отслеживание времени увлекательным с помощью апплетов

If This Then That — очень популярное и полезное приложение, о котором мы неоднократно упоминали в блоге Clockify. Веб-сайт позволяет создавать небольшие действия, называемые апплетами, которые вызывают определенные действия на вашем компьютере или телефоне. Например, каждое понравившееся видео с YouTube можно добавить в плейлист Spotify , или каждый раз, когда включается посудомоечная машина, робот Roomba начинает убирать кухню. Это избавит вас от мелких хлопот. В качестве другого примера вы можете соединить Trello и Clockify , чтобы каждый раз, когда кто-то помещает карту задачи в Trello, апплет вводил эту карту как запись времени в Clockify . Все, что вам нужно сделать, это запустить таймер, когда вы доберетесь до него.

Более интересным способом отслеживания времени было бы подключение, скажем, YouTube и Clockify , где каждый раз, когда вы останавливаете таймер, появляется короткое праздничное видео. Вы также можете сделать то же самое с аудиоклипом или GIF-файлом, который вам кажется забавным. Эти автоматические празднования подобны крошечным вознаграждениям, которых вы с нетерпением ждете, когда отслеживаете время на задачи.

Сначала отслеживайте время, а затем классифицируйте

В прошлом всякий раз, когда я думал об отслеживании времени, я сразу же закатывал глаза, просто представляя себе весь процесс ввода задачи, ее маркировки, решения, как долго продлится мой Помидор и т. д. Идея подготовки к каждому временному интервалу меня убивало — ему не хватало потока, и я чувствовал себя роботом.

Итак, я исправил проблему с помощью нескольких простых настроек:

• При составлении списка задач я заранее подготовил все ярлыки и проекты;
• Выкинул таймер Pomodoro (кроме срочных задач);
• Я бы заполнил только основную информацию о задаче;
• Сортировку, дополнительные заметки и все остальное отодвинули на конец дня.

Я обнаружил, что устранение этих небольших технических нюансов сделало отслеживание времени менее раздражающим для меня. В качестве бонуса, в конце концов, сортировка всех записей времени оказалась отличным ритуалом постепенного отключения. Мне не нужно было дополнительное задание для анализа того, как прошел мой день, и просмотр записей вознаградил меня чувством выполненного долга и завершением.

Источник: учебник Clockify – классификация времени

Выше приведен пример того, как вы можете создавать теги для повторяющихся задач в Clockify , поэтому вы просто выбираете, над чем вы работаете, в раскрывающемся меню. Если категоризация записей о времени вызывает у вас мурашки по коже, это идеальное решение.

Получите себе идеальный инструмент

Я лично пробовал бесчисленное количество приложений для отслеживания времени, отслеживания привычек и фокусировки. И хотя я не нашел ничего, что работало бы на меня на 100%, кроме Clockify, я могу с уверенностью сказать, что они очень разные, каждый из них предназначен для разных людей.

Хотите ли вы трекер только для приложений, кросс-девайсный, с автоматическим отслеживанием или ручным вводом, отчетами или нет, выставлением счетов, интеграцией календаря, вы называете это — у них это есть.

Мой лучший совет — провести несколько недель, примеряя их по размеру. У Clockify самая надежная система функций для бесплатного плана, так что, на мой взгляд, это хорошая отправная точка. Вы можете увидеть, что вам нравится и нужно, и работать с этим.

Не стремитесь к совершенству

Одна из причин, по которой я ненавидел отслеживание времени, заключалась в том, что каждая неудача в документировании моего времени казалась очень личной. Как будто я ленивый, невнимательный, неспособный на такую ​​маленькую задачу и прочие очень… неприятные мнения.

И именно этот негативный настрой с самого начала долгое время удерживал меня от этого. Зачем вообще пытаться отслеживать время, когда оно выявляет во мне худшее?

Итак, чтобы бороться с негативными предположениями, которые у вас, скорее всего, возникнут, попробуйте выработать разные мнения.

«Нет ничего страшного в том, чтобы время от времени терпеть неудачу»

Что-то иногда будет мешать.

Вы будете отвлекаться.

У тебя будет плохой день.

Научитесь прощать себя за то, что иногда роняете мяч. Пока вы преодолеваете эти неприятные чувства и продолжаете пытаться, эти маленькие поражения не имеют значения. И это самый здоровый настрой, особенно если вы только начинаете отслеживать свое время.

«Мне не нужно отслеживать все»

Перерывы в ванную, кофе-брейки или написание дополнительного электронного письма, которое только что появилось в качестве задачи, на самом деле не нуждаются в отдельном временном интервале или отслеживании. Пятидесятиминутные занятия, вероятно, не имеют большого значения в долгосрочной перспективе (если только это не развлекательные перерывы, которые складываются), и они не дадут вам никакой полезной информации о ваших привычках.

Они особенно не важны для вашего отчета о клиенте/менеджере.

Не перегружайте себя, и вы не будете так сильно ненавидеть отслеживание времени.

«Отслеживание времени похоже на поедание брокколи»

Отслеживание времени может заставить нас почувствовать себя роботом, которому нужно заполнить определенную квоту для своего инженера. И мне немного больно видеть, что цифры, кажется, имеют большую ценность, чем наше качество или результат.

Но правда в том, что хорошие привычки не приходят сами собой. Точно так же, как ребенок, которому нужно попробовать брокколи, потому что это полезно для его здоровья, мы тоже должны испытывать раздражение, не забывая отслеживать время, чтобы быть более продуктивными во всех аспектах жизни.

Так что да, полагаю, я сравниваю отслеживание времени с брокколи.

«Отслеживание времени защищает меня»

Одна из лучших причин, почему вы должны быть на борту с отслеживанием времени, заключается в том, что это неопровержимое доказательство того, как вы провели свое рабочее время.

Современное рабочее место может быть захламлено сомнениями, сорванными сроками, недоверчивыми клиентами и даже мошенниками. Когда вы знаете, что внесли свой вклад в составление справедливого отчета о количестве отработанных часов и о том, сколько вам причитается, это снимает с вас много стресса.

Вы также получите письменные доказательства в случае, если клиент попытается уклониться от оплаты или офисный спор между коллегами пойдет наперекосяк.

«Это дает некоторое подобие контроля»

В настоящее время существует слишком много факторов, влияющих на нашу повседневную работу, а также на карьеру. Итак, когда вам предоставляется возможность иметь крохотный аспект полного контроля над вашими ресурсами и временем, почему бы вам не воспользоваться ею?

Отслеживание времени — это такое крошечное действие, но оно оказывает огромное влияние на то, как вы работаете и представляете себя другим. Не говоря уже о том, что с развитием цифровых трекеров времени, таких как Clockify, они были усовершенствованы до ненавязчивого опыта для всех, кто ненавидит отслеживание времени.

Заключить

Отслеживание времени вызывает много негатива в прессе. Нам это не нравится, потому что кажется, что наши результаты превращаются в цифры, и мы ошибочно думаем, что нас, людей, начинают ценить через наши табели учета рабочего времени. Это не может быть дальше от истины. Отслеживание времени может дать нам контроль над разрушительным рассеянным поведением, уберечь нас от злоупотреблений как в офисе, так и во внештатной работе, и стать отличным путем к формированию более здоровых рабочих привычек.