Преимущества использования тайм-трекера в удаленной команде

Моя подруга однажды сказала мне, что, когда ее команда некоторое время работала из дома, ее начальник не верил, что они действительно работают. Несмотря на то, что команда выполняла свою работу так же, как в офисе, ее работодатель не доверял ей. Таким образом, они вскоре вернулись в офис. Я должен отметить, что они не считали время, работая из дома.

Почему это имеет значение? Что ж, когда удаленные сотрудники регистрируют свое рабочее время, у них есть доказательства своей работы, поэтому легче установить доверительные отношения между работодателями и работниками. Помимо вопроса доверия, есть и другие аспекты важности использования тайм-трекера в удаленной команде.

В этой статье мы расскажем о преимуществах отслеживания времени для удаленных команд и покажем, как отслеживание времени в удаленной команде может работать на практике.

Каковы преимущества учета рабочего времени сотрудников для удаленных команд?

Прежде чем мы начнем изучать основные причины, по которым удаленные сотрудники должны начать отслеживать время, давайте просто вспомним, что включает в себя удаленная работа. Удаленные сотрудники – это те, кто:

• работа на дому,
• работать из коворкингов, кафе или других мест, не являющихся офисами,
• работать из разных мест, но иногда приезжать в офис,
• иногда имеют гибкий график работы.

Теперь о преимуществах учета рабочего времени сотрудников для удаленных команд.

Точный расчет и начисление заработной платы

Когда удаленные сотрудники работают над несколькими проектами и для множества клиентов, важно отслеживать каждый час, который они тратят на каждый проект. Более того, работникам необходимо отделять оплачиваемые часы от неоплачиваемых, что вы можете сделать с помощью инструмента отслеживания времени, такого как Clockify. Эта маршрутизация значительно упростит выставление счетов клиентам.

Как вы можете видеть ниже, первая запись не оплачивается, в то время как другие помечены как оплачиваемые. Здесь задача под названием «Обновление портфолио» не назначена конкретному проекту, что может означать, что это не задача, выполняемая для клиента. Следовательно, это не подлежит оплате.

Источник: Как рассчитать оплачиваемые часы

С помощью инструмента отслеживания времени удаленная команда сможет отслеживать все оплачиваемые часы для разных клиентов. В результате учет рабочего времени предотвратит любые просчеты и обеспечит правильность выставления счетов.

Помимо целей выставления счетов, учет рабочего времени гарантирует, что сотрудники получают точную зарплату. Используя тайм-трекер, удаленные работники отмечают, над какими проектами они работали и как долго. Имея такие точные данные о работе, работодатели не смогут недоплачивать или переплачивать своим удаленным работникам. Кроме того, менеджеры также могут проверить, есть ли у кого-то сверхурочная работа.

Эффективное управление проектами

При удаленной работе руководителям команд может быть трудно сказать, кто в настоящее время занимается каким проектом в команде. Но если каждый в команде будет вести учет своего рабочего времени и вводить сведения о задачах и проектах, прозрачность работы станет намного яснее. Таким образом, если есть перегруженные работники, менеджеры должны рассмотреть возможность распределения задач по-другому.

Кроме того, отслеживание времени поможет руководителям следить за статусом проекта. Например, предположим, что вы и ваша команда подсчитали, что выполнение проекта ABC займет 163 часа. К настоящему времени ваши удаленные сотрудники зафиксировали около 14 часов работы. Итак, вы все еще в начале, потому что у вас есть еще 149 часов, чтобы закончить проект. Или, если вы предпочитаете проценты, вы выполнили около 8% работы, что вы можете увидеть ниже.

Пример статуса проекта в Clockify

Это идеальный способ узнать, будут ли какие-либо потенциальные задержки, и предотвратить эти проблемы, если это возможно. Кроме того, вы можете отслеживать прогресс каждой удаленной команды, работающей над проектом. В приведенном выше примере мы видим, что команды дизайна и контроля качества до сих пор были достаточно эффективны.

Доверие к удаленному рабочему месту

Как начальство может знать, что их удаленные сотрудники работают? Наиболее важным элементом здесь является доверие, и мы говорим о взаимном доверии и уважении между работниками и менеджерами или работодателями. Отслеживание времени играет жизненно важную роль в укреплении доверия на удаленном рабочем месте.

Воспринимайте тайм-трекер как клей, соединяющий сотрудников и начальство. Рабочие обязаны ежедневно регистрировать свое рабочее время и доказывать, что им можно доверять. С другой стороны, работодатели и менеджеры должны доверять и принимать данные табеля рабочего времени сотрудников в качестве доказательства их удаленной работы.

Свобода выбора удаленного рабочего образа жизни

У некоторых сотрудников есть привычка удаленной работы менять место работы. Помимо домашнего офиса, удаленные работники также выполняют свои задачи в коворкингах, кафе или библиотеках. Это свобода, которая приходит с удаленной работой.

Допустим, сегодня вы начали рабочий день дома, но через два часа вам понадобилась смена обстановки. Вы пошли в библиотеку и пробыли там еще три часа. Теперь, чтобы отслеживать все задания, которые вы сделали дома и в библиотеке, вы должны начать запись времени. Некоторые инструменты отслеживания времени, такие как Clockify, имеют возможность синхронизации данных между несколькими устройствами, такими как мобильные телефоны, ноутбуки и т. д.

Источник: Бесплатное программное обеспечение для удаленной работы и совместной работы.

Если вам так удобнее, вы можете отслеживать часы работы в библиотеке на телефоне, а часы домашнего офиса — на ноутбуке. Тайм-трекер гарантирует, что все зарегистрированные часы будут сохранены и синхронизированы, независимо от рабочего места и устройств, которые вы используете.

Лучшее общение и сотрудничество

Тайм-трекер может облегчить общение и совместную работу в удаленных командах. Вот как: сотрудники, работающие удаленно, регистрируются в начале своего рабочего дня, что показывает их коллегам, что они в настоящее время работают. Так проще уточнить, кто доступен для встреч или чатов. На снимке экрана ниже мы видим, что Остин и Карен работают в данный момент, потому что их отслеживаемое время «Выполняется».

Это особенно удобно для команд, члены которых приезжают с разных континентов или даже из нескольких часовых поясов. Когда сотрудники знают, кто в данный момент дежурит, они могут связаться с этими работниками, если у них возникнут проблемы или им понадобится помощь.

Говоря о часовых поясах, Clockify позволяет вам отслеживать время независимо от вашего часового пояса. Например, вы работаете из Парижа (UTC/GMT +2 часа), а ваш менеджер находится в Сиднее (UTC/GMT +10 часов). Несмотря на то, что вы находитесь в разных часовых поясах, когда ваш начальник оценивает ваши табели учета рабочего времени, он увидит эти отчеты в часовом поясе Сиднея.

Лучшее понимание доступности сотрудников улучшает как удаленное общение, так и совместную работу.

Повышение производительности и производительности сотрудников

Удаленные члены команды не используют одно и то же физическое пространство. Таким образом, измерение эффективности сотрудников может быть непростой задачей. Практический способ, с помощью которого менеджеры могут отслеживать эффективность и производительность сотрудников, заключается в анализе зарегистрированных часов сотрудников, а также других деталей, таких как описания задач и количество времени, затраченного на проект. Таким образом, отслеживание времени может помочь обеспечить бесперебойную работу и возможность удаленных сотрудников завершить проекты вовремя.

Помимо руководителей, отслеживание рабочего времени пригодится и рабочим. Сотрудники могут узнать, как они проводят время в течение дня, насколько они продуктивны и какие приложения они используют чаще всего.

Это пример временной шкалы производительности, удобной опции, которую предлагает Clockify, которая показывает, сколько времени вы тратите на работу в разных приложениях. Чтобы попробовать эту функцию, вам нужно использовать автоматический счетчик времени. Убедитесь, что на этой временной шкале отображаются только действия продолжительностью более 10 минут. Как видно из скриншота, этот пользователь отследил три часа в Google Docs. Если пользователь является автором контента, то это хороший показатель, потому что он показывает, что он писал в течение трех часов (предположим, что не было раздражающего взгляда на пустую страницу). Знак «плюс» в правой части страницы позволяет добавлять нужные записи времени. Например, здесь добавлены все записи времени, кроме Excel.

Улучшенная подотчетность

Как учет рабочего времени помогает сотрудникам нести ответственность за свою работу? Что ж, знание того, что им нужно вести учет рабочего времени, заставляет работников осознавать, что часы тикают. Таким образом, более вероятно, что сотрудники сделают все возможное, чтобы выполнить свои задачи до установленного срока. В результате работники покажут, насколько они ответственны. Как только все члены команды докажут свою ответственность, за этим последует и создание доверительных отношений между работниками.

Как менеджеры могут контролировать удаленных сотрудников?

Удаленные руководители не должны вести себя как Большой Брат, наблюдая за работниками и анализируя каждый их шаг в рабочее время. Поступая так, менеджеры стирают все следы доверия между собой и своими подчиненными.

Вместо этого руководители и работодатели должны найти правильный подход к учету времени, которое сотрудники тратят на удаленное выполнение своих задач. Вот несколько важных шагов, которые может предпринять начальство для контроля за удаленными работниками.

Шаг 1. Создайте руководство по учету рабочего времени

Чтобы удаленные работники правильно отслеживали свое время, работодатели или менеджеры должны создать руководство по отслеживанию рабочего времени. Даже если ваша компания использует простое приложение для учета рабочего времени, рассмотрите возможность создания такого руководства по учету рабочего времени. Вот что должно охватывать руководство:

• Какие задачи или проекты должны отслеживать сотрудники?
• Должны ли сотрудники классифицировать записи о времени?
• Как сотрудники должны отслеживать свое время (вручную, по таймеру, занесение часов в табели)? Если доступны все варианты, сообщите об этом работникам.
• Как часто сотрудникам необходимо регистрировать свое время (каждый день или раз в неделю)?

Кроме того, важно уточнить, насколько подробными должны быть эти записи времени. Например, нормально ли, если сотрудники описывают свои задачи как «публикация в блоге» или «написание записи в блоге «Как управлять удаленными командами»».

Наличие такого руководства не оставляет места для недоразумений. Сотрудники будут точно знать, как записывать свои часы, как часто и насколько подробно они должны быть. Кроме того, они не будут чувствовать, что в их частную жизнь вторгаются в рабочее время.

Шаг 2. Спросите свою команду об обновлениях

Как мы уже упоминали, эффективное общение между членами команды имеет решающее значение при удаленной работе. Чтобы оставаться на связи с удаленными сотрудниками, менеджеры должны организовывать регулярные встречи и запрашивать у членов своей команды обновления.

Получение обновлений от всех работников поможет лидерам узнать, над чем работает каждый член команды и есть ли какие-либо проблемы с проектами. Таким образом, менеджеры смогут делать реалистичные оценки проекта.

Теперь частота этих встреч зависит от работы, которую выполняет ваша команда. Иногда вам потребуются обновления один или два раза в день, в других случаях достаточно одной еженедельной встречи.

Шаг 3: Установите сроки

Помимо обновлений, которые вы получаете от команды, еще один способ убедиться, что все находятся на одной странице, — установить сроки для всех задач. Нравится вам это или нет, но сроки вносят структурированность в рутину удаленной работы. Конечно, стоит отметить, что эти сроки должны быть реалистичными.

Как только сотрудники получат новые задания с указанием времени начала и окончания, они смогут соответствующим образом организовать свою работу. Кроме того, когда удаленные работники устанавливают сроки, более вероятно, что они будут нести ответственность за эти задачи. Кроме того, наличие достаточного количества времени для задачи помогает работникам меньше нервничать и работать более продуктивно.

Как удаленные работники могут отслеживать свое рабочее время?

Мы объяснили, как удаленные руководители могут отслеживать своих сотрудников, но вот несколько советов для дистанционных работников.

Отслеживайте как рабочее время, так и отвлекающие факторы

Как мы уже упоминали, удаленные сотрудники должны следовать рекомендациям по отслеживанию времени при отслеживании времени, которое они работают удаленно. Но помимо записи часов, которые вы тратите на выполнение задач, вы также можете отслеживать отвлекающие факторы. Это особенно важно для тех из вас, кто работает из дома, поскольку отвлекающие факторы являются одной из наиболее распространенных проблем удаленных сотрудников.

Поэтому всякий раз, когда кто-то прерывает вас, обязательно запишите время, которое вы потратили на это отвлечение. В конце дня у вас будет лучшее представление о том, сколько времени вы посвятили своим задачам и сколько времени потратили на отвлекающие факторы. Кроме того, вы также можете записывать время, проведенное на собраниях, если у вас частые встречи.

Отслеживайте время, чтобы узнать, как разные местоположения влияют на вашу работу

Теперь, если вы один из тех работников, которые пользуются преимуществами удаленного образа жизни, меняя место работы, этот совет для вас. Отслеживание времени может помочь вам выяснить, какие места подходят для конкретных типов задач.

Вот как это работает. Допустим, ваша задача — написать план блога. Итак, отслеживайте время, необходимое для выполнения этой задачи при работе из дома. Кроме того, измерьте, сколько времени вам потребуется для выполнения этой задачи в офисе. Затем просто сравните результаты. Если вы более продуктивны, выполняя эту задачу дома, не оставляйте ее на день, когда вы находитесь в офисе.

Записывая время для каждой задачи в течение дня или недели, вы скоро поймете, какой объем работы вы можете выполнять дома по сравнению с офисом/кафе. Таким образом, вы сможете составить график удаленной работы, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Вывод

Отслеживание времени при удаленной работе гарантирует, что все встанет на свои места. С помощью тайм-трекера удаленные команды будут более эффективно управлять своими проектами и правильно взимать плату со своих клиентов. Помимо проектов, учет времени также поможет сотрудникам легко общаться и сотрудничать друг с другом, потому что работники будут сообщать другим, когда у них есть часы. Работа в такой среде положительно повлияет на укрепление доверия в удаленной команде.

Чтобы контролировать удаленных сотрудников, менеджеры должны составить руководство по отслеживанию рабочего времени для всех сотрудников. Кроме того, лидеры всегда должны запрашивать у своих команд регулярные обновления и устанавливать сроки для всех задач.

Что касается удаленных работников, то тайм-трекер покажет им не только то, как они проводят свое рабочее время, но и то, как часто они отвлекаются. Кроме того, при мониторинге времени удаленные сотрудники узнают, как различные местоположения влияют на уровень их производительности.