Как заполнять отчеты о времени на работу

Отчеты о времени являются чрезвычайно полезным ресурсом. Хотя многим людям не нравится заполнять их из-за иногда утомительного характера процесса, правильное расписание может спасти вашу кожу, сэкономить деньги и повысить вашу производительность. Читайте дальше, чтобы узнать, как заполнить отчеты о времени с наименьшими хлопотами и головной болью с помощью цифрового трекера времени.

Решите, какой табель учета рабочего времени вам нужен

То, как вы организуете свои проекты и как вы работаете изо дня в день, определит, какое расписание лучше всего подходит для вас. Существует несколько видов, но чаще всего используются:

1. Ежедневно — чаще всего используется сотрудниками и фрилансерами с почасовой оплатой для учета оплачиваемых часов и повышения производительности.
2. Еженедельно — используется для отслеживания еженедельного прогресса, а также для еженедельных выплат.
3. Раз в две недели - используется работодателями и работниками, которым обычно платят за две недели.
4. Ежемесячно - обычно используется работодателями, которые платят работникам один раз в месяц, чтобы просто записывать время начала и окончания рабочего дня.

Для тех, кто менее склонен к цифровым технологиям, все вышеупомянутые (и многие другие) шаблоны табелей доступны онлайн. Просто распечатайте их и начните отслеживать свое рабочее время.

Еженедельное расписание в Clockify

Создание тегов и категорий

Теги и категории существуют, чтобы упростить отслеживание времени. Вы увидите, что после того, как они будут установлены, заполнение отдельных записей времени станет проще простого. Нет необходимости каждый раз вводить данные вручную или запоминать детали.

Теги, которые вы создаете, должны строиться вокруг вашей работы. Например, у вас может быть:

• Теги, связанные с проектом;
• Общие теги;
• Теги, связанные с клиентом;

Теги и категории особенно полезны при составлении отчетов о завершении проекта или клиентских отчетах. Вы можете отфильтровать данные на основе этих тегов и предоставить более настраиваемые отчеты.

Пример отчета в Clockify

Установите почасовые ставки и отслеживайте оплачиваемые часы

Естественно, когда вам платят по часам и вы хотите иметь чистый, презентабельный отчет для своих клиентов, вы устанавливаете конкретную ставку. Просто установите валюту в своем тайм-трекере, а также ставку по умолчанию (или для каждого проекта или клиента, какой бы подробной вы ни хотели быть), и вы можете начать заполнять свои временные записи со спокойной душой.

Настройка пользовательской скорости в Clockify

Забавный факт — вам нужно решить, какие неоплачиваемые часы вы также будете отслеживать. Хотите верьте, хотите нет, но иногда они так же важны, как оплачиваемые часы.

Зачем отслеживать неоплачиваемые часы?

Эти часы включают, например, маркетинг, выставление счетов, написание отчетов и подготовку встреч.

Хотя у вас должно быть больше оплачиваемых часов, чем неоплачиваемых, чтобы покрыть расходы, время отслеживания последнего имеет свои преимущества:

• Вы узнаете, сколько времени занимают неоплачиваемые расходы и как их улучшить;
• Вы можете увидеть, у каких клиентов или проектов больше или меньше неоплачиваемых часов;
• Улучшите рабочий процесс и управление проектами.

И это только вершина айсберга. Чтобы узнать больше об отслеживании оплачиваемых и неоплачиваемых часов, мы написали руководство, которое обязательно поможет любому сотруднику с почасовой оплатой.

Отслеживайте время

Два способа отслеживания времени — ввод часов вручную и автоматическое отслеживание. Вы можете использовать один или оба метода, даже основывая свой выбор на том, какой у вас рабочий день.

Как отслеживать время вручную

Ручное отслеживание времени удобно для тех, кто предпочитает добавлять время задним числом, в конце дня, обычно потому, что есть всего несколько задач, которые занимают большую часть их времени.

Есть люди, которые тщательно планируют свое время. Их временные рамки на день уже распланированы в списке дел или календаре. И поэтому они могут заполнять отчеты о времени заранее или в самом конце дня, видя, как они планируют максимально строго придерживаться своего графика.

Кроме того, ручное отслеживание времени позволяет им редактировать любые записи времени, в которых они переоценивают или недооценивают свое рабочее время.

Выше приведен пример того, как Clockify позволяет вам просто ввести время, которое вы планируете потратить (или потратили) на работу, и добавить его в свой отчет о времени одним щелчком мыши. Вы также можете проверить, являются ли часы оплачиваемыми или нет, и пометить их соответствующим образом.

Как отслеживать время автоматически

Настройка вашего тайм-трекера на автоматическую запись ваших часов полезна, когда вы не хотите иметь дело с настройкой временных рамок или списков дел. Если в некоторые дни у вас особенно много работы, проще просто запустить приложение и заняться своими делами.

Такие трекеры, как Clockify , будут следовать за вами независимо от того, сколько раз вы переключаетесь между разными программами. По окончании рабочего дня вы можете потратить 15 минут, чтобы остыть, просматривая записи о времени и сортируя, помечая тегами или просматривая их в табеле учета рабочего времени.

Скриншот автоматического трекера Clockify

Учет доплаты

Дополнительная оплата включает в себя такие случаи, как сверхурочная работа, компенсационное время, праздничные ставки, дежурства/чрезвычайные ситуации. Кратко рассмотрим каждый тип.

1. Запись сверхурочной работы

Мы все знакомы со сверхурочной работой — это дополнительные часы, проведенные на работе. Сверхурочная работа может происходить по множеству причин, от сдвинутых сроков до проблем с личной продуктивностью.

По закону все, что превышает обычную 40-часовую рабочую неделю, может считаться сверхурочной работой. И в зависимости от дня недели и количества часов, которые вы отработали, работодатель (или клиент) может платить вам по разным ставкам.

Естественно, сколько вы зарабатываете, работая сверхурочно, во многом зависит от страны, из которой вы родом.

• Закон ЕС об отслеживании рабочего времени
• Калифорнийский закон о сверхурочной работе
• Закон о справедливых трудовых стандартах и ​​регулирование рабочего времени

Эти законы о труде были приняты для защиты как работодателей, так и работников, поэтому мы призываем всех как можно лучше информировать себя.

2. Запись компенсационного времени

Отгулы – это отгулы, предоставляемые работникам вместо оплаты сверхурочной работы. Это также зависит от большего количества факторов: в государственном или частном секторе вы работаете, получаете ли вы оклад или почасовую оплату, а также от того, насколько высока ваша заработная плата.

Узнайте, имеете ли вы право на отгул, здесь.

3. Запись по праздничным тарифам

Во время государственных праздников особенно важно отслеживать рабочее время, так как ставки в праздничные дни могут отличаться от ставок за обычные сверхурочные (опять же, в зависимости от трудового законодательства вашей страны).

При отслеживании времени в подобных случаях уделяйте особое внимание обновлению тарифов за оплачиваемые часы. В конце концов, просто создайте отчет и позвольте трекеру времени рассчитать оплату за сверхурочную работу.

4. Запись для работы по вызову

Быть на связи означает быть доступным для работы, когда вы нужны работодателю. Наиболее распространенные примеры включают медсестер, ИТ-специалистов и специалистов по техническому обслуживанию.

Работа по вызову может быть частью обычного плана трудоустройства, но также может быть случайной — например, когда компания запускает свое новое программное обеспечение в пятницу и нуждается в своих разработчиках наготове в субботу на случай возникновения каких-либо серьезных проблем.

Важно сообщить своему работодателю о часах дежурства и напомнить ему о соответствующих правилах FLSA. Договоритесь о том, как вы будете отслеживать время, выставлять счета и отчитываться за отработанное время, чтобы ваши табели были точными и не оставляли места для недоразумений.

Эти сверхурочные случаи являются лишь одними из наиболее распространенных. Чтобы правильно заполнить отчеты о времени, важно, чтобы вы ознакомились с видом сверхурочных работ, которые вы, скорее всего, будете делать и когда.

Время округления

Заполняя отчеты о времени, вы, скорее всего, столкнетесь с концепцией округления времени . Это практика округления часов до ближайшего приращения.

Пример: вы приходите на работу в 8:45 и уходите в 16:49. Если подсчитать, то это 8 часов 4 минуты. Затем 4 минуты можно округлить до 8 часов и 5, 10 или 15 минут для упрощения расчета заработной платы.

Как правило, при округлении времени действуют три правила:

1. Округление ввода времени до ближайшего увеличения времени (от 7 часов 59 минут работы до 8 часов работы)
2. Округление часов по времени в пользу работника и часов в пользу работодателя (округление обеих записей времени в меньшую сторону)
3. Округление часов и часов в пользу сотрудника

Вот как эти правила выглядят на практике (и порядок перечисления):

Округление времени необходимо, чтобы сделать расчет заработной платы безболезненным и помочь как работодателям получить прозрачное представление об отработанных часах, так и работникам о справедливой оплате труда.

Кроме того, множество программ для отслеживания времени, таких как Clockify , дает вам возможность округлять записи времени с помощью простого переключателя в самом приложении. Таким образом, вам не придется рассчитывать себя или беспокоиться, все ли вы сделали правильно.

Включение округления времени для расчета заработной платы в Clockify

Однако, если вы хотите делать что-то «по-старому», вы всегда можете самостоятельно произвести расчеты округления времени. Для тех, кто хочет узнать, как заполнять табель учета рабочего времени, не забывая при этом об округлении времени, мы подготовили подробную разбивку методов округления времени. В нем перечислены все правила, которые вам понадобятся, чтобы освоить его и упростить отчетность по времени.

Просмотрите свое расписание

После того, как ваши временные записи заполнены за день (или неделю), лучше выделить несколько минут в конце дня, чтобы просмотреть их. Лучше всего это сделать, просмотрев свой день в расписании.

Трекеры времени имеют возможность представить ваш рабочий день в виде расписания и, кроме того, позволяют вам редактировать любую сделанную вами запись.

Просмотр расписания в Clockify

Договоритесь с вашим работодателем или клиентом о том, что вы сможете редактировать в самом табеле учета рабочего времени. Вы можете добавлять или удалять записи, редактировать описания, теги и имена проектов или клиентов и многое другое. Табель учета рабочего времени является отражением вашей деловой практики и должен быть уточнен в соответствии с ней.

Излишне говорить, что, поскольку доверие является основным фактором хороших деловых отношений, всегда обосновывайте изменения в записи о времени, чтобы избежать недоразумений или конфликтов.

Дополнительные советы по отслеживанию времени

И последнее, но не менее важное: поскольку Clockify существует уже довольно давно, мы видели и слышали множество отзывов от наших пользователей. Это помогает нам понять, с какими трудностями в отслеживании времени они сталкиваются, и как мы можем помочь им максимально эффективно использовать наше приложение.

Итак, вот краткий список советов, которые, по нашему мнению, нужны каждому.

• Перечислите все причины, по которым вы следите за временем

Во времена, когда мы чувствуем, что заполнение отчетов о времени — это худшая рутинная работа, напоминание себе, почему мы это делаем, может дать значительный толчок вперед. Был ли это спор с клиентом, сбор данных для оспаривания повышения или просто желание посмотреть, на что вы тратите время.

Запишите эти причины где-нибудь на видном месте, как мантру, связанную с работой.

• Не нужно отслеживать абсолютно все

Делать перерыв, чтобы приготовить чашку кофе или ответить на личный звонок, который длится менее 10 минут, не стоит записывать время.

Если бы каждая мелочь, которую вы делаете в течение рабочего дня, требовала ввода времени, произошло бы несколько вещей:

• Вы бы начали ненавидеть отслеживание времени;
• Вы потратите время на мелкие детали;
• Ваш мозг сгорит, если вы будете так сосредоточены на времени;
• Ваша сосредоточенность на работе пострадает.

Регистрируйте только те записи времени, которые содержат важные данные — чтобы знать, сколько вы должны брать, когда вы максимально/наименее продуктивны и т. д.

• Отслеживание времени не делает вас роботом

Как мы упоминали в предыдущем пункте, только отслеживание каждого отдельного аспекта вашего рабочего дня — это быстрый путь к тому, чтобы стать больше похожим на ИИ, чем на человека.

Отчеты о времени привносят некоторый порядок и структуру в наш рабочий день и гарантируют, что у нас есть «бумажный след» того, что и как мы сделали.

• Не каждый раз запись нуждается в описании

Иногда «ответы на электронные письма» — это именно то, что нужно. Нет необходимости указывать, каким клиентам или компаниям вы ответили. Если наши задачи абсолютно не нуждаются в послужном списке таких деталей, второстепенные описания задач являются дополнительной проблемой, на которую вы не должны тратить энергию.

В заключение

У отслеживания времени может быть много компонентов, много движущихся частей. Но это не обязательно означает, что он должен быть сложным. При правильной настройке ваш тайм-трекер может выполнять всю тяжелую работу, а вы просто записываете часы. Используя теги, описания, правильную категоризацию и создавая шаблоны для каждого нового проекта, вы создаете помощника по учету рабочего времени, который стоит целое состояние.