Как решить самые распространенные проблемы, вызванные плохим управлением временем

Насколько хороши ваши навыки тайм-менеджмента?

Независимо от того, где вы находитесь на шкале — боретесь ли вы с этим или близки к тому, чтобы овладеть им (или вы где-то посередине) — всегда есть возможности для совершенствования.

В этой статье мы рассмотрим:

• Признаки плохого управления временем, чтобы вы могли распознать их в себе и других;
• Какие проблемы может вызвать плохой тайм-менеджмент, чтобы мы могли признать важность хорошего тайм-менеджмента;
• Как нам не удается управлять временем, чтобы мы могли делать это лучше;
• И, наконец, распространенные ошибки тайм-менеджмента и способы их решения, потому что все мы иногда их совершаем.

Признаки плохого тайм-менеджмента

Это наиболее распространенные признаки плохого управления временем. Они вызывают ряд ошибок, которые мы обсудим далее в статье (а также, конечно же, предложим решения).

Легко отвлекающийся

Трудно найти место, которое полностью не отвлекало бы, но мы можем сделать все возможное, чтобы оптимизировать наше рабочее пространство, чтобы оно было максимально свободным от отвлекающих факторов.

Первый шаг — выяснить, что вас больше всего отвлекает. Эти уведомления на вашем телефоне? Разговариваете с коллегами? Уличные шумы?

После того, как вы выясните, что это такое, вам будет легче управлять им и избегать его.

Плохая пунктуальность

Мы все застряли в пробке, или наша сигнализация по какой-то причине не сработала. Мы люди, и несчастные случаи случаются, но постоянно опаздывать — это нечто другое. Это неуважение к другим и их времени.

Как рассказала австралийскому Huffington Post эксперт по этикету Анна Муссон: «Существует множество причин, почему [кто-то опаздывает], но основная причина заключается в том, что в глубине души вы считаете свое время более ценным, чем чужое».

Несколько минут ожидания тут и там имеют тенденцию быстро накапливаться, что приводит к потере большого количества времени.

Отсутствующие сроки

Так же, как и опоздание, если оно случается редко и по уважительной причине, оно может быть занесено в графу «вещи случаются». С другой стороны, частое нарушение сроков серьезно подорвет вашу профессиональную репутацию.

Важно иметь возможность полагаться на людей, с которыми вы работаете, и доверять им, что они сделают свою часть работы, чтобы вы могли выполнять свою. Если люди не могут на вас положиться, они не захотят с вами работать.

Если вам случается часто срывать дедлайны, вам следует попытаться выяснить, почему — наиболее распространенными причинами являются прокрастинация, неспособность эффективно организовать свое время или потому, что вам следует больше делегировать и отдавать на аутсорсинг.

Всегда торопится

Вам кажется, что вы постоянно торопитесь? Кажется, никогда не хватает времени, чтобы сделать все, что вы запланировали?

Это может быть либо потому, что вы ждете до последней минуты, либо потому, что у вас слишком много дел, поэтому вы изо всех сил пытаетесь выполнить все задачи.

Что бы это ни было, оно вызывает стресс и негативно влияет на качество вашей работы. Планируйте свой день заранее, чтобы убедиться, что у вас достаточно времени и энергии на все.

Для этой цели вы можете использовать приложение для управления временем или старый добрый список дел.

Выгореть

Возможно, худшим признаком плохого управления временем является угроза вашему здоровью.

Выгорание проявляется множеством симптомов: от физических (одышка, головокружение, ослабленная иммунная система и др.) до эмоциональных и поведенческих (умственное истощение, потеря мотивации, чувство беспомощности и ловушки и т. д.).

Лучший способ борьбы с ним — дать себе передышку. Запланируйте время, чтобы отдохнуть и насладиться жизнью вне работы.

Какие проблемы может вызвать плохой тайм-менеджмент?

1. Стресс . Плохое управление временем заставляет нас всегда торопиться, что приводит к большому количеству дополнительного стресса. Если вы знаете, что должны что-то сделать, но не делаете этого, приближаются сроки, а вы даже не близки к завершению, или вам нужно втиснуть двухнедельную работу в день или два — все это может быть избежать, организовав свое время лучше.
2. Всегда опаздывать . Плохая пунктуальность — одна из наиболее частых проблем, вызванных неправильным управлением временем. Время уходит легко, но опоздание заставляет людей воспринимать вас как ненадежного человека.
3. Разрушение вашей профессиональной репутации . Идеальный коллега — это тот, кто всегда опаздывает и не соблюдает сроки. Большинство людей понимают, если это происходит один раз и у вас есть веская причина, но если у вас нет никакого понятия о пунктуальности, вас заклеймят как непрофессионала.
4. Низкая производительность и низкое качество работы . Когда вы откладываете все на последний момент, маловероятно, что ваша работа будет отличного качества, так как вы будете спешить с ее выполнением. Это негативно влияет на вашу производительность и ваши результаты.
   Начните вовремя, и вам не придется жертвовать качеством ради скорости.
5. Имея слишком много на вашей тарелке . Если у вас нет четкого представления о 1) времени, которое вам нужно, чтобы что-то завершить, и 2) времени, которое у вас есть, вы рискуете перенапрячься. Принимайтесь только за те проекты, в успешном завершении которых вы абсолютно уверены.
6. Плохой баланс между работой и личной жизнью . Если у вас нет установленного графика, вы, вероятно, всегда работаете, но редко занимаетесь глубокой работой. Это приводит к плохому балансу между работой и личной жизнью, что может повлиять на ваше психическое здоровье.

Как мы не можем управлять временем?

Обычно нам не удается управлять временем из-за того, что мы не планируем заранее, не расставляем приоритеты, не ставим четких целей и откладываем дела на потом.

Плохие навыки планирования

Как сказал Бенджамин Франклин: «Если вам не удается спланировать, вы планируете потерпеть неудачу».

Вы не сможете добиться многого, не имея хорошего плана (поверьте мне, я пытался).

Вот некоторые из навыков, над которыми вам следует поработать, если вы хотите преуспеть в планировании:

• Внимание к деталям,
• Критическое мышление,
• Управление проектом,
• Хорошие коммуникативные навыки,
• Хорошая организация,
• Думая наперед и видя большую картину.

Не расставлять приоритеты

Все задачи равны, но некоторые задачи равнее других.

Отсутствие приоритетов — это верный способ перегрузиться или тратить время на выполнение случайных задач в ущерб более важным и/или срочным.

Матрица Эйзенхауэра — отличный инструмент, который поможет вам отделить важное от неважного. Все, что вам нужно, это лист бумаги, который вы разделите на четыре части:

1) Важные и срочные дела – нужно делать в первую очередь.

2) Важные, но не срочные – запланируйте их позже.

3) Срочные, но не важные, то есть не вы их должны делать – делегируйте.

4) Те, что не являются ни срочными, ни важными, можно удалить из списка.

Отсутствие четких целей

Представьте, что вы участвуете в гонке, но не знаете, где финиш. Как вы узнаете, куда бежать? Как узнать, насколько вы близки к финишу гонки?

Правильно, вы не можете.

То же самое и с постановкой целей: вы не можете рассчитывать на их достижение, если точно не знаете, каковы ваши цели. Чтобы правильно ставить цели, убедитесь, что они SMART – конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени.

Например, «разбогатеть » — это не умная цель. Богатый означает что-то свое для всех. Пытаться достичь цели «разбогатеть» означает бесцельно бежать, не видя финишной черты.

Вместо этого попробуйте что-то вроде этого: «к концу года иметь на своем банковском счете Х сумму денег» или «начать зарабатывать (Х сумму) ежемесячно к (определенной дате)».

Когда у вас в голове будут точные цифры, будет легче составить план, как туда добраться.

Прокрастинация

Прокрастинация, кажется, является любимым врагом производительности.

Справедливости ради следует отметить, что некоторым людям (включая меня) необходимо ощущать некоторое давление из-за приближающихся сроков, чтобы раскрыть свою продуктивность и творческий потенциал. Если вы когда-нибудь встречали что-то смешное или остроумное в моих статьях, очень вероятно, что я написал эту часть в тот день, когда мне нужно было закончить текст. Или, может быть, накануне.

Хитрость заключается в том, чтобы найти правильный баланс между отсутствием давления и давлением, которое заставляет вас паниковать: золотую середину мотивирующего давления , если хотите.

Распространенные ошибки тайм-менеджмента и как их решить

Ни у кого нет идеального тайм-менеджмента — поскольку он состоит из множества различных аспектов, у большинства из нас возникают трудности по крайней мере с одним из них. Вот некоторые из наиболее распространенных ошибок в тайм-менеджменте, которые мы склонны совершать, и способы их решения:

Не имея плана

Вы хотите быть продуктивным, но чувствуете себя немного потерянным? Вы немотивированы? Часто ли у вас возникает ощущение, что вы что-то забыли?

Если вы ответили « да » более одного раза — обычно это происходит, когда у вас нет плана, и вы просто плывете по течению и реагируете.

Решение : Начните с активной деятельности и составления долгосрочных и краткосрочных планов. Сядьте и подумайте о том, что вы хотите сделать, и о целях, которых хотите достичь.
Затем напишите, как туда добраться, шаг за шагом.

Долгосрочные цели помогут вам определить краткосрочные цели, а краткосрочные цели помогут вам составить хороший список дел.

Вы должны определить как свои личные, так и профессиональные цели, чтобы ваше расписание было хорошо сбалансированным и соответствовало всему, что вас волнует.

Плохо оценивает время

Раньше это было одной из моих самых больших проблем. Я понятия не имел, сколько времени мне нужно, чтобы подготовиться или сколько именно мне потребуется, чтобы добраться из точки А в точку Б. Мои предположения часто были немного ошибочными, что иногда приводило к опозданиям.

Решение : Когда я понял, что склонен недооценивать количество времени, которое мне нужно, чтобы что-то сделать, я начал его измерять.
Вы можете просто использовать секундомер или, если вы хотите сделать это более организованно, приложение для отслеживания времени.

Отслеживание вашего времени поможет вам оценить время гораздо точнее, так как у вас будет много данных, на которые можно положиться и сделать обоснованное предположение. Это также облегчит планирование, так как у вас будет четкое представление о том, на что вы тратите свое время и что вы должны делать более или менее.

Быть перегруженным

Прежде всего – сделайте глубокий вдох.

Вы не можете делать все. Все в порядке. Никто не может.

Напряженный график может сказаться на вас, поэтому вы должны быть нежны с собой и признать, что вы не сверхчеловек. Кроме того, хорошая новость — для этого есть решение.

Решение : важно научиться расставлять приоритеты.

Выберите до 3 задач, которые вам абсолютно необходимо выполнить в течение дня, и сосредоточьтесь на них. Старайтесь делать их в первой половине дня: сначала самое большое/сложное, а потом остальные, в порядке приоритета. Если вам удастся сделать что-то, не входящее в топ-3 ваших задач — отлично, а если нет, то и вовсе нормально.

Кроме того, убедитесь, что у вас есть буфер между делами, которые вы запланировали, чтобы убедиться, что вы закончите задачу до того, как начнется следующая, и ваше расписание не будет нарушено.

Отвлечения

Знаете, что вас больше всего отвлекает? Если нет, пройдите этот краткий обзор, опубликованный Harvard Business Review, чтобы узнать, какие из шести наиболее распространенных типов отвлекающих факторов мешают вашей продуктивности и способности сосредоточиться.

Решение : если вы завершили первый шаг к выяснению того, что вас больше всего отвлекает, пришло время разобраться с ними. Вот несколько предложений:

1. Работа в продуктивной среде. Когда я был студентом, я ходил в библиотеку учиться: все вокруг меня делали свою работу, поэтому для меня было вполне естественно делать то же самое. Мне не хотелось быть на моем телефоне.
2. Разбивайте задачи на части, чтобы они казались более выполнимыми и менее пугающими.
3. Отключите уведомления или переведите телефон в режим « Не беспокоить ».
4. Выделите определенное время для проверки электронной почты — не читайте и не отвечайте на них в течение всего дня, так как они мешают вашей концентрации.
5. Если вы работаете в шумной обстановке, купите хорошие наушники с шумоподавлением.

Прокрастинация

Что вызывает прокрастинацию? Это не «просто лень», часто есть более важная причина – обычно перфекционизм и/или боязнь неудачи.

Решение : Есть несколько способов справиться с прокрастинацией, в зависимости от ее причины.

1. Во-первых, нужно признать, что сделано лучше, чем идеально . Я знаю, наверное, легче сказать, чем сделать. Однако ничто из того, что мы когда-либо делаем, не будет идеальным, поэтому лучше принять это раньше, чем позже.
   Это не означает, что мы должны перестать прилагать усилия в нашей работе. Это означает, что мы должны перестать бесконечно исправлять это, акцентировать внимание на каждой мелочи или даже не начинать, потому что мы боимся, что все получится не так, как мы себе представляли.
2. Иногда мы откладываем, потому что мы перегружены. Мы откладываем начало, потому что кажется, что это слишком много работы.
   Решением этой проблемы было бы разбить большие проекты на маленькие шаги. Они кажутся гораздо более выполнимыми. Сосредоточьтесь только на своем следующем шаге, и он не будет таким страшным.
3. Вы откладываете, потому что не уверены, сможете ли вы успешно завершить проект или достаточно ли вы для этого опытны?
   Время от времени спрашивайте у своего руководителя или доверенного лица из вашей команды отзывы, чтобы убедиться, что вы движетесь в правильном направлении. Будьте открыты для советов и критики и используйте их как возможность для обучения.

Думать занято и продуктивно — одно и то же

Вы приравниваете занятость к продуктивности? Тратите много времени на работу, чтобы сделать много дел? Упорно работать с умом?

Вопреки распространенному мнению, на самом деле это не одно и то же. Случалось ли с вами так, что вы работали целый день, но в конце концов поняли, что не добились ничего существенного?

Решение : помните о своих целях. Когда вы пишете свой список дел, спросите себя: приблизит ли это меня к моим целям? Это важно для меня? Могу ли я делегировать это?

Если у вас есть какие-то мелкие задачи, 1) сделайте их ближе к концу рабочего дня. Не тратьте на них основное время своего мозга — используйте его с умом для более важных задач.
2) Сгруппируйте их вместе, чтобы не терять фокус при переключении с задачи на задачу.

Отсутствие перерывов и отгулов на работе

Постоянная работа на самом деле не сделает вас более продуктивным — это только приведет к выгоранию.

Ваш ум должен быть хорошо отдохнувшим и свежим, чтобы он мог сосредоточиться и быть эффективным. Вы делаете свою работу лучше, когда вы не истощены и не лишены сна, хотите верьте, хотите нет.

Решение : Решение довольно очевидное — делайте перерывы и расслабляйтесь.

Не позволяйте себе работать в нерабочее время и думать о работе, когда вы на самом деле не работаете. В жизни есть нечто большее, чем продуктивность и зарабатывание денег.

Вывод

Развитие навыков тайм-менеджмента требует времени и усилий. Это процесс, но он того стоит, так как ваша жизнь станет легче, когда вы научитесь лучше управлять своим временем.

Убедитесь, что вы планируете свое время, устанавливая четкие цели, расставляя приоритеты и сводя к минимуму прокрастинацию. Вы также должны делать все возможное, чтобы не отвлекаться, брать отпуск, точно оценивать свое время и сосредоточиться на том, чтобы работать эффективно, а не быть занятым.