Руководство для некоммерческих организаций по переносу облачных данных

Когда я работал техническим специалистом в Apple, ни одна функция не вызывала больше вопросов и опасений, чем облако. Для многих облако — это место, где их данные исчезают и каким-то волшебным образом возвращаются, когда они этого хотят.

Реальность такова, что облако предназначено как альтернатива локальному хранению данных или управлению системой.

Облако — это сеть интернет-серверов, которые хранят информацию. Некоторые из этих серверов предназначены для хранения данных, а другие предназначены для размещения приложений или предоставления каких-либо услуг. Эти серверы принадлежат крупным информационным компаниям, таким как Google, Microsoft или Amazon, которые сдают их в аренду клиентам.

Облако отлично подходит, если вы новая или небольшая некоммерческая организация, у которой нет места или рабочей силы для самостоятельного обслуживания нескольких серверов. Если ваша некоммерческая организация уже управляет собственными серверами, облако все равно может стать более дешевой альтернативой для хранения данных, серверов электронной почты и систем учета.

Облачные возможности уже предлагаются со многими типами некоммерческого программного обеспечения, и облачные вычисления считаются новой нормой для программного обеспечения.

Независимо от того, является ли ваша некоммерческая организация маленькой или большой, только начинающей или хорошо зарекомендовавшей себя, вам следует подумать об облачных вычислениях.

Если вы готовы действовать, я составил исчерпывающее руководство по переносу вашей некоммерческой организации в облако.

Следует ли вашей некоммерческой организации перейти в облако?

Переход в облако имеет свои преимущества, но подходит не для каждой организации. Существуют различия в безопасности, контроле и надежности системы при сравнении облачных сервисов с локальными данными и размещением системы. Прежде чем перейти к облаку, вы должны проанализировать преимущества и недостатки облачных вычислений.

Чтобы упростить задачу, я составил для вас список плюсов и минусов:

Профи облачных вычислений

• Масштабируемость: службы облачного хостинга уже имеют возможности хостинга, доступные при регистрации в них. По мере роста потребностей вашей некоммерческой организации хост предоставляет вам больше места. Хотя эти обновления хранилища будут стоить вам денег, это будет гроши по сравнению с затратами на хостинг на месте, который включает первоначальные покупки оборудования, обслуживание, персонал для управления вашими серверами и дополнительные покупки оборудования, когда вы перерастаете свою систему.
• Безопасность: службы облачного хостинга знают, что нужно для обеспечения безопасности вашей информации. По данным Web Hosting Sun, у некоммерческих организаций не всегда есть средства, чтобы держать в штате специалистов по ИТ-безопасности, но у облачных хостов они есть, и они гораздо лучше оснащены для защиты ваших данных.
• Ограниченное время простоя: если вы обслуживаете свои собственные серверы и они выходят из строя, нет резервной копии, на которую можно положиться для обеспечения бесперебойной работы. Тем не менее, основные службы облачного хостинга имеют резервные копии после резервного копирования, а также специальные группы, готовые управлять сбоями сервера. Это сводит к минимуму время простоя системы, что приводит к повышению производительности вашей некоммерческой организации.
• Стоимость: хостинг на месте имеет высокую стоимость входа, а также более высокие текущие расходы из-за потребностей в обслуживании и персонале. Первоначальные затраты на приобретение оборудования и расходы на настройку варьируются от 5500 до более чем 8000 долларов США, замена сервера каждые три-пять лет, гарантийные расходы до 2000 долларов США, регулярное обслуживание до 400 долларов США в месяц и, наконец, стоимость резервного копирования 1 доллар США за ГБ. в месяц. Напротив, многие облачные сервисы, такие как G Suite, бесплатны для некоммерческих организаций. Что касается облачного хостинга, то его среднемесячная стоимость составляет 28 долларов в месяц. Гораздо дешевле, чем хостинг на месте.

Минусы облачных вычислений

• Отсутствие контроля: передача ваших данных другой службе, очевидно, означает, что вы откажетесь от контроля над протоколами, используемыми для их хранения и защиты. Обязательно ознакомьтесь с мерами безопасности принимающей компании и убедитесь, что вы по-прежнему будете владеть своими данными, даже если решите отказаться от этой услуги.
• Скорость: согласно Contegix, локальный хостинг быстрее, чем загрузка и скачивание в облако и из него. Это имеет смысл, поскольку ваши собственные серверы предназначены только для вашей некоммерческой организации, тогда как облачные хосты имеют дело с вашими данными, а также со всеми остальными.
• Осколки в системах: вы можете обнаружить, что не все, что делает ваша некоммерческая организация, вписывается в модель облачного хостинга. Это может привести к меньшей интеграции между различными функциями вашей некоммерческой организации, такими как данные о донорах и службы электронного маркетинга.

Если преимущества не в вашем углу, вероятно, лучше придерживаться вашей локальной системы, пока не будут устранены барьеры для входа, такие как скорость или отсутствие интеграции. Однако, если плюсы переноса вашей некоммерческой организации в облако перевешивают минусы, отлично. Пришло время узнать, на что вы можете мигрировать.

Какие системы можно перенести в облако?

Bloomerang составил список из шести систем, которые ваша некоммерческая организация должна перенести в облако:

• Комплект для повышения производительности:

Использование облачного пакета для повышения производительности, такого как G Suite для некоммерческих организаций (который бесплатно предлагает свои услуги соответствующим организациям), дает вам гибкий доступ к вашим текстовым документам, электронным таблицам и презентациям из любого места, где есть подключение к Интернету.

• Файловое хранилище:

Храните важные документы, изображения и электронные таблицы в доступном в Интернете поставщике облачных хранилищ, таком как Google Drive, IDrive или Dropbox.

• Эл. адрес:

Централизуйте свою систему электронной почты с помощью облачного провайдера, такого как Gmail, который работает вместе со всем пакетом G Suite.

• Календарь:

Облачные календари, такие как предоставленный G Suite, упрощают совместную работу и общение по расписанию.

• База данных доноров:

Вероятно, это будет одна из ваших крупнейших облачных миграций и самая выгодная для вашей организации. Размещение вашей базы данных доноров в облаке дает вам возможность доступа к этим данным в любом месте с подключением к Интернету, простоту масштабирования по мере роста вашей базы данных и простую интеграцию с другими облачными службами, такими как электронный маркетинг или программное обеспечение для разработки.

• Бухгалтерский учет:

Bloomerang утверждает, что бухгалтерский учет не так быстро перемещается в облако, как другие функции — совместная работа является одним из сильных плюсов облачных вычислений, но многие бухгалтерские группы очень маленькие или даже состоят из одного человека. Однако по мере роста вашей некоммерческой организации количество сотрудников, необходимых для ведения бухгалтерского учета, также будет расти, что делает облачные вычисления разумным вариантом для бухгалтерского учета на этом этапе.

Оцените свои текущие расходы и будущие потребности

Теперь вы знаете преимущества облачных вычислений и возможные применения технологии в некоммерческом мире, поэтому пришло время решить, какие услуги облачного хостинга вы будете использовать и какие системы останутся на месте (если таковые имеются). Для этого вам следует провести анализ затрат и потребностей всех ваших локальных систем, что поможет вам определить, сколько вы готовы платить за каждую рассматриваемую облачную услугу.

Текущие затраты на месте для учета:

• Закупки оборудования (первоначальные и апгрейды)
• Ваша ИТ-команда
• Обслуживание сервера

Будущие расходы на облачные технологии, которые необходимо учитывать:

• Плата за настройку миграции
• Обучение персонала работе с новыми облачными системами
• Ежемесячная или годовая плата за размещение данных
• Модернизация хостинга данных

Необходимо учитывать:

• Требуется место для хранения
• Интеграция между различными системами (электронная почта в базу данных доноров, пакет производительности в календарь и т. д.)
• Круглосуточная поддержка клиентов
• Любые уникальные функции, предлагаемые вашими локальными системами, такие как определенные элементы управления или специальные интеграции, которые вы создали специально для своей организации.

Сопоставление расходов, которые вы тратите на локальный хостинг, и ваших потребностей поможет вам выбрать облачного провайдера (ов), а также договориться об адаптации их услуг, чтобы они соответствовали функциям, предлагаемым вашей локальной системой. Вы хотите соответствовать или превзойти возможности, предлагаемые вашей локальной системой при переходе в облако.

Выберите своего поставщика облачных услуг

После того, как вы выбрали, какие функции вы планируете перенести в облако, индивидуальные возможности этих систем и цену, которую вы готовы заплатить за них, пришло время выбрать облачного провайдера (или провайдеров).

См. список Cloud Spectator лучших поставщиков облачных услуг за 2017 год.

При выборе облачного провайдера важно рассмотреть все аспекты его услуг, затрат, функций и особенно мер безопасности. На самом деле, безопасность должна быть одной из ваших самых больших проблем при выборе облачного провайдера для хранения конфиденциальной информации о донорах и сотрудниках, такой как информация о банковском счете и номера кредитных/дебетовых карт, водительские права или идентификационные номера штата, а также номера социального страхования.

Убедитесь, что вы ознакомились с политикой конфиденциальности и условиями обслуживания с юристом и ИТ-специалистом. Вы хотите сохранить полную собственность и конфиденциальность любых данных, хранящихся на серверах хостинга. Если ваша некоммерческая организация не является полноправным владельцем данных или ваши данные доступны сотрудникам хостинговой компании, эта компания не подходит для вашей некоммерческой организации.

Некоммерческие организации имеют дело с большим количеством конфиденциальных данных на регулярной основе, и любое хранилище данных, нарушающее эту конфиденциальность, рискует нарушить любое количество правил некоммерческих данных.

Для получения дополнительной информации о конфиденциальности данных и ответственности некоммерческих организаций обязательно ознакомьтесь с руководством Центра управления рисками для некоммерческих организаций по этой теме.

Выполните миграцию облачных данных

При переносе данных и функций в облако лучше всего обратиться за советом или практической помощью к поставщику или ИТ-специалисту, чтобы не потерять данные в процессе. Некоторые провайдеры также предлагают свои собственные услуги резервного копирования за дополнительную плату.

Миграция в облако не так проста, как нажатие кнопки и наблюдение за тем, как все ваши некоммерческие системы становятся единым целым с новым облачным хостом. Это требует планирования и непредвиденных обстоятельств на случай, если что-то пойдет не так.

Процесс миграции разбит на пять отдельных шагов:

1. Создайте резервную копию своих данных. Выбираете ли вы резервное копирование данных самостоятельно или нанимаете стороннюю службу резервного копирования, зависит от вас, но в целях предосторожности я бы рекомендовал воспользоваться сторонней службой, особенно если вы не имеют ИТ-ноу-хау в штате.

Для получения дополнительной информации о сторонних службах резервного копирования ознакомьтесь со списком лучших онлайн-служб резервного копирования на Business.com.

2. Спланируйте миграцию. После того, как вы сделали резервную копию всех своих данных, пришло время выбрать, «как» и «когда» выполнять миграцию данных. Убедитесь, что дата переноса позволяет свести к минимуму перерывы (например, из-за длительного отпуска), и установите крайние сроки для завершения переноса. Кроме того, обсудите со своим провайдером приоритетный порядок переноса данных и приложений на случай, если есть функции, к которым вашей некоммерческой организации потребуется доступ раньше, чем позже.

3. Протестируйте облачную среду. После уточнения всех деталей обратитесь к своему провайдеру для настройки облачной среды. Ваша настройка должна включать в себя тестирование подключений, функций и интеграций, чтобы после переноса данных ваша команда могла без проблем начать использовать свои облачные приложения.

4. Начните миграцию: это длительный процесс, который, скорее всего, потребует настройки с вашей стороны, а также со стороны провайдера, чтобы обеспечить соответствие данных и их функционирование в новой облачной среде.

5. Устранение недостатков. Само собой разумеется, что после завершения миграции требуется дополнительное тестирование, чтобы сгладить любые неровности в функциональности или выявить любые данные, потерянные в процессе. Если это так, используйте свои резервные копии, чтобы заполнить пробелы в данных.

Поздравляем! Вы успешно переместили свою некоммерческую организацию в облако.

Дополнительные руководства по технологиям для вашей некоммерческой организации

Технологии постоянно меняются, и если ваша работа не связана с ними, трудно уследить за тем, как они повлияют на вашу некоммерческую организацию. К счастью, некоммерческий технологический блог Capterra полон руководств и ресурсов о том, как лучше внедрить и использовать новые технологии в своих интересах.

Если вам понравилась эта статья, не забудьте также проверить эти другие сообщения в блоге:

• Основное руководство по переходу на мобильные устройства для некоммерческих организаций
• Полное руководство по использованию однорангового сбора средств для вашей некоммерческой организации
• Как использовать социальные сети для привлечения и найма добровольцев из некоммерческих организаций