Дело об отслеживании времени: что люди, которые используют отслеживание времени, говорят о его преимуществах

«Обычные люди думают только о том, чтобы провести время. Великие люди думают об использовании этого».

- Неизвестный

Время идет, хотим мы этого или нет.
Другая истина: время идет, независимо от того, делаем мы что-то или нет. Через десять лет вы можете достичь всех своих целей или жить той же жизнью, что и сейчас, просто будучи на 10 лет старше.

Вот почему мы должны тратить свое время с умом и быть осторожными, чтобы не тратить его попусту; в конце концов, это единственный ресурс, который мы не можем вернуть, когда он исчезнет.

Как быть уверенным, что вы не тратите свое время впустую и что вы тратите его на правильные вещи?

Что ж, одно из решений — отследить его.

Что такое отслеживание времени?

Отслеживание времени можно определить как документирование ваших ежедневных задач и времени, необходимого для их выполнения.

Это можно сделать внутри компании, и в этом случае сотрудники отслеживают свои рабочие обязанности и рабочее время, или вы можете сделать это самостоятельно, либо для целей выставления счетов (например, если вы работаете фрилансером), либо просто для повышения производительности. .

В прежние времена было довольно обычным делом отслеживать время, проведенное сотрудниками на работе, с помощью считывающих карт, геолокации, а также методов прихода и ухода; теперь мы в основном используем приложения для отслеживания времени, такие как Clockify, из-за того, что большинство из нас работает из дома.

Используя приложение, вы можете отслеживать время двумя способами: через табели или с помощью таймера.

Табель учета рабочего времени

Вы вручную добавляете свои задачи и время, которое вы потратили на выполнение этих задач, обычно в конце дня. Некоторые делают это в конце месяца или раз в несколько дней, но я бы не рекомендовал, так легко что-то забыть.

Метод расписания более популярен, потому что в большинстве случаев вам не нужен высокий уровень точности; Кроме того, помните, что вам нужно запускать / останавливать таймер, что может вызвать стресс у некоторых людей.

Таймер

Вы запускаете таймер, когда начинаете работать над задачей, и останавливаете, когда заканчиваете. Он более точен, поскольку записывает точные моменты начала и окончания, в то время как пользователи расписаний вводят приблизительное время. Это здорово в тех случаях, когда вы хотите измерить и / или улучшить свою производительность.

Почему важно отслеживать время?

Теперь, когда мы рассмотрели, что это такое, мы должны также поговорить о том, почему это важно. Почему вы должны отслеживать свое время?

Отслеживание времени упрощает выставление счетов и повышает эффективность расчета заработной платы.

Причина номер один: деньги.

Когда вы отслеживаете время, у вас, по сути, есть запись всех оплачиваемых и неоплачиваемых часов.

Что это обозначает?

Если вы занимаетесь бизнесом, это значительно упрощает обработку данных для расчета заработной платы.

Особенно, если у вас малый или средний бизнес и у вас нет денег, чтобы тратить их впустую, отслеживание всего поможет вам оставаться в рамках бюджета.
Вы также можете получить данные, на которые можно положиться, если вы решите скорректировать цены на свои продукты или услуги.

Точное выставление счетов невероятно важно как для фрилансеров, так и для клиентов.
Вы не будете недооценивать потраченные часы; это также может облегчить расчет вашей почасовой ставки или фиксированной ставки проекта.
Если вы находитесь в процессе найма, вы можете видеть, куда именно уходят их деньги.

Трекеры времени предоставляют полезные данные

Когда вы вводите данные каждый день, вы получаете много данных — в данном случае полезной информации, которую вы можете использовать по-разному. Во-первых, вы увидите, сколько и над чем работает ваша команда, а также сколько времени обычно уходит на выполнение задачи.

Когда вы видите все это в черно-белом виде, вы можете спросить себя: есть ли какая-то область, которая нуждается в улучшении? Можем ли мы сделать что-то более эффективное? Нужно ли нам работать умнее, а не усерднее?
Ответы на эти вопросы и внедрение необходимых изменений сделают вашу команду более продуктивной, а ваш бизнес — более прибыльным.

Это также поможет вам лучше планировать. Вы сможете прогнозировать количество часов, необходимых для будущих проектов, и оценивать стоимость указанных проектов.

PS Хоть я и писал о командах, все равно все актуально, даже если ты работаешь один. Анализ собственной работы требует открытости и честности, а также ответственности, что достойно восхищения — вперед!

Отслеживание времени может повысить производительность

Есть ли у вас проблемы с прокрастинацией? Или что-то постоянно прерывает ваш рабочий процесс? Или, может быть, вы просто болезненно осознаете недостаток концентрации и полны решимости исправиться?
Время отслеживания может быть решением.

Вы с меньшей вероятностью будете бесконечно пролистывать социальные сети и с большей вероятностью будете делать то, что должны делать, когда знаете, что вам придется столкнуться со списком ваших ежедневных действий, написанным на экране. Это возлагает на вас ответственность и облегчает отключение отвлекающих факторов.

Вы можете увидеть, занимают ли некоторые ваши задачи больше времени, чем должны, или вы тратите свое время и энергию на что-то совершенно ненужное; Наличие такого понимания является ключом к повышению вашей производительности.

«Это стало таким важным инструментом в моем бизнесе. У меня есть несколько клиентов, для которых я должен отслеживать определенные задачи, и я не только могу легко отслеживать эти записи времени, я могу оглянуться назад и посмотреть, становлюсь ли я более эффективным по времени при выполнении этих задач». – Элизабет Кролл, адвокат

Отслеживание времени может помочь вам в учебе

Это не обязательно должно быть связано исключительно с бизнесом; она имеет свое назначение даже в академической среде, среди преподавателей и студентов.

Если вы студент и скоро приближается сезон экзаменов, займитесь тайм-менеджментом. Чувство паники и/или неминуемой гибели не должно быть вашей единственной мотивирующей силой!

Отслеживание времени задачи предотвращает многозадачность

Более того, приложения для отслеживания времени обычно не позволяют отслеживать две задачи одновременно.

Вы спросите меня – чем это хорошо?

Вопреки распространенному мнению, многозадачность допустима, если вы слушаете подкаст и выполняете домашние дела или слушаете аудиокнигу, пока едете в поезде на работу, но это не нормально, если вы работаете. Никто другой не должен ожидать от вас многозадачности.
Если вы делаете что-то, что требует вашего полного внимания, это недопустимо — в итоге вы получите две или более наполовину выполненных задач вместо одной полностью выполненной и, вероятно, в конечном итоге разочаруетесь. Выполнение одной задачи за другой на самом деле намного эффективнее.

(Под народным верованием я в основном подразумеваю свое убеждение. Я пытался убедить себя, что это нормально и что я могу одновременно писать и делать другие вещи… мои долгие эмпирические исследования убедили меня, что я, на самом деле, не могу.)

Что люди, которые используют программное обеспечение для учета рабочего времени, говорят о его преимуществах

Как сказала Лаура Вандеркам, автор книг « 168 часов » и « Я знаю, как она это делает »: « Если вы хотите похудеть, вам нужно записывать, что вы едите. То же самое со временем. Если вы хотите провести время с пользой, вам нужно понять, куда оно уходит.
Возможно, что-то, что вы считали проблемой, на самом деле таковой не является. Возможно, что-то, о чем вы никогда даже не задумывались, требует гораздо больше времени, чем вы думали ».

Мой опыт отслеживания времени, когда я был фрилансером

Мне не привыкать работать фрилансером — я тоже не организованный человек по натуре, и мне больше нравится украшать свой ежедневник, чем планировать.
Однако, поскольку мне нужно было быть продуктивным, и я хотел делать свою работу как можно лучше — а мы также живем в такое время, когда технологии могут помочь нам почти во всем, — я использовал программное обеспечение для отслеживания времени.

Это определенно улучшило качество моей жизни, не таким чудесным образом, как в рекламе по телевидению (мне все еще приходилось работать), но это позволило мне выполнять свою работу вместо того, чтобы:

• Интересно, заплатит ли клиент мне правильную сумму за количество часов, которые я провел за работой. Если вы фрилансер, которому платят почасово, время — это буквально деньги.
• Чувство вины за то, что я недостаточно работаю — когда вы работаете на себя, может быть трудно найти здоровый баланс между работой и личной жизнью.
• Трата времени и откладывание на потом. (Я не хотел указывать в расписании, что я смотрел видео с милыми собаками или проходил викторины, чтобы выяснить, какой тип хлеба подходит моему характеру.)

Когда я начал отслеживать время, я обнаружил, как много праздной работы я склонен делать, что было не просто и не приятно, но это помогло мне — это подтолкнуло меня к некоторым улучшениям в моей повседневной работе ( и жизнь).

Самое главное, что я сделал, — установил четкие границы между работой и свободным временем. Я позаботился о том, чтобы работать максимально эффективно в установленные мной сроки, и, с другой стороны, я запрещал себе думать о работе вне установленного мной рабочего времени, что было полезно для моего психического здоровья.

Точное время работы и отчеты также приносят пользу клиентам

Это также было здорово для моих клиентов, так как они могли видеть, как продвигается проект и над чем я работаю в данный момент. Это упростило наше общение и в целом помогло нашим проектам работать более гладко.

Опыт других фрилансеров

Аналогичный опыт был и у других:

«Я писатель, и я использую Clockify для личного пользования, чтобы быть ответственным и отслеживать время, которое я трачу на написание и разработку различных проектов в неделю. Было очень полезно сохранять концентрацию и каждую неделю посвящать время каждому проекту. Раньше я просто писал, пока не закончу определенное количество страниц или идею, но, заставив себя уложиться в определенные временные рамки, я смог сделать гораздо больше. Я определенно рекомендую его коллегам-писателям».

«Как графический дизайнер, для меня важно предоставить своим клиентам точный объем работы, которую я сделал, с разбивкой на задачи и проекты, чтобы они могли видеть, за что они платят. С Clockify это стало для меня меньшим бременем и позволяет мне уделять больше времени тому, что у меня получается лучше всего, а не бумажной работе или подсчету часов».

– Элайджа Д, графический дизайнер

Когда дело доходит до таких вещей, я больше всего доверяю чьему-то личному опыту.
Вот что говорят о тайм-трекинге и его преимуществах владельцы и сотрудники различных компаний:

Тайм-трекер помогает управлять командой

« Управление командой, состоящей из разработчиков программного обеспечения, — это серьезная ответственность. Clockify упростил отслеживание прогресса каждого человека, создавая исчерпывающий отчет о том, над чем они работали и сколько времени они потратили на подтверждение выполненных действий. Это облегчило руководителю расчет накладных расходов и производительности на основе KPI с максимальной эффективностью. Реализация также была очень интуитивной и быстрой. Приборные панели и представление информации также были очень полными ».

– Диланка Х., руководитель отдела инноваций

Clockify эффективен и прост в использовании

“ 1. Он очень прост в использовании и любой может быстро его освоить – полезно при адаптации нового сотрудника. 2. Обеспечивает эффективное управление служебными задачами для руководителей групп и менеджеров, такими как посещаемость, табели учета рабочего времени и т. д. 3. Простой инструмент для выставления счетов за отработанное время и просмотра времени, затраченного на проекты и задачи, с помощью отчетов. 4. Существует также мобильное приложение, которое также позволяет отслеживать время, потраченное на звонки, особенно если вы являетесь консультантом или поставщиком консультационных услуг и проводите много времени по телефону. 5. Вы можете настроить учет времени для конкретных клиентов, проектов, задач и назначить его конкретным сотрудникам — это очень детально и комплексно ».

– Субаш Б., соучредитель маркетингово-рекламной компании

Тайм-трекеры удобны

« Наш бизнес прошел путь от отслеживания часов в блокноте до этой невероятной программы. Какая огромная разница! Удобно, эффективно и выглядит очень модно! Это позволяет нам включать и выключать часы в определенные часы/дни вместо традиционного таймера ».

– Габриэль В., помощник бухгалтера

Время отслеживания помогает с ценообразованием ваших продуктов

« Большой опыт — это упрощает ценообразование на мои продукты.
При оценке моих товаров для продажи большая часть стоимости приходится на труд, так что это огромная помощь. Вы можете установить свою почасовую ставку, иметь разные расписания для каждого проекта, а синхронизация так же проста, как кнопка «Пуск/Стоп ».

– Лиза Э., ювелир

Может ли отслеживание времени быть плохой идеей?

Оно может.

Каким бы полезным ни было отслеживание времени, оно не сработает для всех — оно не имеет смысла для всех работ и задач. Например, если вы фрилансер, которому платят за проект, а не почасово, и, кроме того, вы отлично управляете своим временем.

Конечно, есть разница между не очень полезной в моем конкретном случае и плохой идеей : мы рассмотрим ситуации, когда последнее потенциально может иметь место, а затем предложим решение.

Если проблема заключается в чувстве наблюдения и/или нарушении конфиденциальности

Внедрение учета рабочего времени может заставить ваших сотрудников чувствовать себя некомфортно; они могут чувствовать, что за ними наблюдают и что у них нет личной жизни. Как следствие, это может негативно сказаться не только на их производительности, но и на рабочей атмосфере и отношениях между работниками и работодателем.

Решение :

Очень важно установить доверие между всеми в компании и создать приятную атмосферу, в которой каждый чувствует себя ценным.

Представляя новое программное обеспечение, постарайтесь объяснить им, почему, а также в чем его преимущества. Сообщите им, что вы тоже его используете; нет ничего более эффективного, чем личный пример.

если это стресс

Отслеживание времени может быть немного скучным, но оно не должно вызывать у вас беспокойство или добавлять значительную дополнительную нагрузку.

Решение :

Как работодатель, вы должны убедиться, что вы предоставляете четкие инструкции о том, как использовать программное обеспечение. Кроме того, рекомендуется проверять записи каждую неделю или каждые 2-3 недели, чтобы убедиться, что все правильно помечено и классифицировано — лучше решить все проблемы как можно раньше и избежать дополнительного стресса в будущем.

На рынке существует множество приложений для учета рабочего времени. Решая, какое из них представить вашей компании, выберите то, которое имеет интуитивно понятный интерфейс, быстрое и простое в использовании, чтобы оно не отнимало у вас много времени. То же самое касается фрилансеров.
Хорошо выполнять свою работу сложно и достаточно напряженно: цель использования этих приложений — упростить вашу жизнь, а не усложнить ее еще больше.

«С точки зрения ощущения и использования, Clockify имеет множество интеграций и имеет простой, элегантный и интуитивно понятный интерфейс независимо от того, какое поддерживаемое устройство или браузер вы решите использовать. Это особенно верно для его удобного веб-приложения с простой навигацией, к которому можно получить доступ из любого места для просмотра вашего прогресса и прогресса вашей текущей команды». – Рабочий стол.

Кроме того, хороший вопрос, который следует задать (себе): есть ли какое-либо положительное подкрепление для кого-то, кто эффективно и хорошо выполняет свою работу, или только негативные последствия для низкой производительности?

Если вы просто не можете отслеживать время каждый день и делаете это задним числом

Если ваша процедура отслеживания времени включает в себя попытки вспомнить, что вы делали 3 дня назад, то она, вероятно, не эффективна. Человеческая память — не самый надежный рассказчик, какой только может быть.

Решение :
Установите будильник, который будет срабатывать каждый будний день в определенное время, чтобы напомнить вам либо начать запись времени, либо отслеживать все ваши задачи в расписании. (И не откладывайте это.)

В расширении браузера Clockify также есть возможность установить напоминание о запуске таймера.

Вывод

Учет времени — отличный инструмент для повышения производительности и облегчения задач, которые могут вызывать разочарование, например выставления счетов или оценки стоимости вашего следующего крупного проекта. Он также предоставляет бесценные данные, которые могут помочь вам и вашему бизнесу стать лучше.

Чтобы использовать свое время эффективно и продуктивно, вы должны сначала знать, куда оно уходит, а затем указать ему правильное направление. Хорошо, что со всеми приложениями и ресурсами, которые у нас есть, сделать это еще никогда не было так просто.