Лучшие виртуальные помощники для найма

Вы тратите часы каждый день, отвечая на электронные письма?

Изо всех сил пытаетесь выкроить время для публикации контента в социальных сетях?

Не слишком ли много вашего времени уходит на второстепенные задачи, такие как организация встреч, встреч, перелетов, конференций и т. д., когда вы предпочитаете налаживать связи, продавать, создавать свой бренд и развивать отношения с клиентами?

Вы идеальный кандидат на роль виртуального помощника. И этот пост здесь, чтобы показать вам, как нанять самых лучших из них.

Хотите перейти к чтению о том, что делает виртуальный помощник лучшим? Кликните сюда.

Хотите сразу перейти к тому, где вы можете найти лучших виртуальных помощников? Кликните сюда.

Что такое виртуальный помощник?

Подобно личному помощнику или помощнику руководителя, виртуальный помощник — это тот, кто облегчает вашу работу, беря на себя более простые или утомительные задачи. Это может включать ответы на электронные письма, регистрацию клиентов, бронирование рейсов, управление вашим присутствием в социальных сетях, управление календарем, исследования и многое другое. Что отличает виртуального помощника от других типов помощников, так это то, что вместо того, чтобы работать рядом с вами дома или в офисе, их работа выполняется удаленно, и все общение происходит виртуально.

Где найти лучших виртуальных помощников?

Виртуальные помощники становятся все более распространенными, и поэтому количество мест, откуда их можно получить, также растет.

Виртуальные помощники есть по всему миру. Тем не менее, не требуется много исследований виртуальных помощников, чтобы обнаружить, что Филиппины практически являются монополистами на рынке, а многие услуги также базируются в Индии. На самом деле Деннис Ю сотрудничает с филиппинским агентством VA OnlineJobs.ph и использует сайт для найма всей своей команды виртуальных помощников. Однако есть и варианты, которые доступны ближе к дому.

Это лишь некоторые из агентств виртуальных помощников:

Виртуальные помощники в США:

• Зиртуал
• Виртуальная помощь США
• страховка
• Приальто
• Круглосуточный виртуальный помощник (обратите внимание, что у них есть как внутренние, так и оффшорные варианты)
• Вудбоу (у них также есть как отечественные, так и морские варианты)
• Смело

Канадские виртуальные помощники:

• Виртуальные гуру
• Канадская ассоциация виртуальных помощников
• Интеллектуальный офис
• Виртуальные службы NS
• Виртуальный помощник Канада

Виртуальные помощники из Великобритании:

• Виртуальный
• Ангелы администратора
• Общество виртуальных помощников Великобритании
• Time Etc. (эта компания имеет офисы как в США, так и в Великобритании)

Виртуальные помощники на Филиппинах:

• Агенты-невидимки
• VirtualStaff.ph
• Ова виртуальная
• Удаленный напарник
• Виртуально сделано хорошо
• Перец В.А.

В чем преимущества виртуальных помощников

Как упоминалось выше, виртуальные помощники во многом похожи на личных или исполнительных помощников, и поэтому их можно нанимать по тем же причинам. Они существуют, чтобы облегчить вашу рабочую нагрузку, чтобы вы могли сосредоточиться исключительно на вещах, которые вы хотите сделать, или на вещах, которые требуют вашего внимания. Основное различие между личными или исполнительными помощниками и виртуальными помощниками заключается в том, что обычно виртуальные помощники стоят намного дешевле и работают удаленно.

Выбирая виртуального помощника по сравнению с другими моделями аутсорсинга, вы получаете преимущество в том, что у вас есть тот, кто будет с вами в течение длительного времени и, следовательно, кто-то, кто знает все ваши предпочтения, идеологии и ритмы. Они узнают, какое место вы предпочитаете при бронировании билетов. Тон, который вы используете для своих постов в Facebook. Какие встречи вы всегда хотите сделать приоритетными, а какие можно отменить, чтобы освободить для них место. Другими словами, они лучше узнают вас и умеют предугадывать ваши потребности и предпочтения, делая вашу жизнь в целом более гладкой и приятной.

Кроме того, при найме VA вы можете искать людей, обладающих навыками, которых вам не хватает. Хотите увеличить присутствие видео в своих учетных записях в социальных сетях? Имеет смысл нанять кого-то, у кого уже есть эти навыки, а не пытаться сделать это самостоятельно (потом обнаружите, что у вас нет времени, чтобы поддерживать это, и в конечном итоге наймете кого-то для этого). Может быть, вы умеете общаться с людьми, но административные задачи никогда не были вашей сильной стороной. Операции VA является обязательным для вас. Какую бы область вы ни нашли, вы могли бы освежить в своем бизнесе, вероятно, для вас найдется VA.

Наконец, VAs вернут вам вашу жизнь. Вести шоу в одиночку — непростая задача, и ваша работа может легко переместиться на ваше личное и семейное время. Развитие здорового баланса между работой и личной жизнью делает вас лучше во всех сферах жизни, включая работу, и делает дополнительную работу в вашей команде более чем стоящей.

В чем разница между аутсорсингом и наймом виртуального помощника?

Откровенно говоря, в зависимости от того, кто дает определение, границы между тем, что квалифицируется как аутсорсинг, и тем, что квалифицируется как использование виртуального помощника, могут быть немного размытыми и включать много пересечений. Хотя не все согласятся, возможно, самый простой способ думать об аутсорсинге — это рассматривать аутсорсинг как общий термин, под который подпадают виртуальные помощники.

Как аутсорсинг, так и наем виртуального помощника предполагают выполнение работы по контракту с внешней стороной*. Виртуальные помощники обычно нанимаются на долгосрочной основе, тогда как аутсорсинг может использоваться как для краткосрочной, так и для долгосрочной работы. Виртуальные помощники, как правило, работают исключительно на одного человека или группу, в то время как при аутсорсинге нанятый по контракту человек или фирма могут работать только на вас или совмещать несколько проектов и работодателей одновременно.

*Примечание. С этим утверждением некоторые, в том числе Деннис Ю, не согласятся, и оно подчеркивает потенциальную разницу между аутсорсингом и наймом виртуального помощника. Поскольку контракты с виртуальными помощниками заключаются на долгосрочной основе, он сказал бы, что они получают регулярную заработную плату, а поскольку они работают исключительно на вас, о них следует думать так же, как о любом штатном сотруднике. Хотя, безусловно, есть аргумент в пользу этого, в целом между двумя лагерями есть некоторые различия. Например, виртуальные помощники обычно получают другую компенсацию, чем штатные сотрудники, могут получать другие (или не получать) льготы, и они могут быть наняты через отношения со сторонней службой виртуальных помощников.

В основном спор идет о семантике, но, в конце концов, здесь важно понять, каковы ожидаемые условия для найма и использования VA, и выбрать лучший вариант для вас и вашего агентства.

Чего НЕ стоит искать в виртуальном помощнике?

По словам Денниса Ю, самая распространенная ошибка, которую люди совершают при найме VA, заключается в том, что они ожидают найти того, кто может быть мастером на все руки. Это, по словам Ю, является наиболее распространенной причиной неудачных партнерских отношений или преждевременного увольнения VA. Вместо этого он рекомендует нанимать отдельных VA для операций, видео, контента, дизайна, управления сообществом и веб-инженерии.

Очевидно, что нереально и необязательно, чтобы все стартапы и предприниматели сразу наняли VA в каждой области, но вы можете ясно видеть, почему Ю настоятельно предостерегает от попыток нанять одного VA для охвата всех этих чрезвычайно разных областей. Вместо этого, имея VA для каждой конкретной роли, они станут хозяевами своих дорожек, что позволит вам спать спокойно, рассчитывая на их своевременную и качественную работу.

9 характеристик лучших виртуальных помощников

Внимание к деталям

Когда вы часто даете инструкции и полагаетесь на то, что они выполняются с точностью до буквы «Т», или основываете свой ежедневный календарь на приглашениях и встречах, собранных кем-то другим, вам нужно знать, что у вас есть кто-то, кто ничего не пропускает. трещины.

Один из способов, с помощью которого Деннис Ю проверяет это в процессе найма, заключается в том, чтобы дать кандидатам задание, и в середине инструкций по назначению он говорит им добавить случайное слово в строку темы их ответа по электронной почте. Например, он часто использует слово «кролик». Кандидаты, упустившие эту деталь, автоматически исключаются.

Эта маленькая деталь может показаться не такой уж важной, когда дело доходит до темы письма. Однако, когда вместо этого ваш помощник говорит вам, что вам нужно быть в одном аэропорту, когда оказывается, что вам действительно нужно вылететь из аэропорта в часе езды от противоположного конца города, это более серьезное дело. Небольшой простой тест Денниса Ю помогает определить виртуальные активы, которые с большей и меньшей вероятностью совершат эту ошибку.

Креативный, находчивый и независимый

Мы все знаем, что жизнь случается, и что иногда все идет не так, как планировалось. Если у вас есть VA, который парализован всякий раз, когда происходит что-то неожиданное, они вам не очень помогут. В конце концов, если вы получаете больше панических и полных вопросов электронных писем от вашего VA, чем от своих клиентов, какой смысл нанимать кого-то?

В процессе собеседования попробуйте спросить о том, как кандидат справлялся с непредвиденными ситуациями раньше, и попросите его привести конкретный пример того, как он справлялся с этим.

Верный

Как было сказано выше, одним из основных преимуществ наличия VA является наличие кого-то, кто растет, чтобы понимать ваши ритмы и предвидеть ваши потребности. Очевидно, что это может быть достигнуто только путем заключения контракта с одним и тем же лицом в течение разумного периода времени.

Хотя лояльность иногда бывает трудно оценить в процессе собеседования, один из способов — взглянуть на их образование и опыт работы. Если кажется, что они остаются на одном месте какое-то время, это, как правило, хороший знак. Вы также можете спросить, каковы их планы на будущее, на что они надеются в своей карьере, и подумать, сможете ли вы поддержать путь, на который они надеются.

Это приводит к, пожалуй, самому важному элементу в воспитании лояльных сотрудников: нужно хорошо с ними обращаться! Убедитесь, что вы хорошо общаетесь, спрашиваете их мнение, внимательно выслушиваете их мнение, давайте им управляемую рабочую нагрузку и дайте им возможность расти в областях, которые им интересны. Продвигайте их, когда они этого заслуживают, и дайте им лидерство. возможности по мере их роста. Когда ваши виртуальные активы чувствуют, что вы заботитесь о них как о людях и что вы заинтересованы в том, чтобы они преуспели в своей карьере и в жизни, они с гораздо большей вероятностью останутся с вами и сделают все возможное в своей работе для вас. .

Профессиональный

Не забывайте — вы не будете единственным, кто будет взаимодействовать с вашим виртуальным помощником. Вам нужен кто-то, на кого вы можете положиться, чтобы общаться с потенциальными клиентами и коллегами, хорошо размышляя о вашей работе.

Убедитесь, что все их общение с вами на протяжении всего процесса найма демонстрирует профессионализм, как по тону, так и с точки зрения грамматики и владения языком. И, возможно, выполните быстрый поиск в Google, чтобы убедиться, что нет никаких явных красных флажков, которые немедленно появляются для них где-то в Интернете, которые потенциальные клиенты могут обнаружить после того, как немного познакомятся с ними.

Сильный коммуникатор

Виртуальное общение может быть сложным.

Когда это единственное средство взаимодействия между вами и вашим помощником, а также вашим помощником и вашими клиентами/потенциальными клиентами/сотрудниками, вам нужно убедиться, что у вас есть кто-то, кто может ловко с этим справиться.

Будьте особенно бдительны в процессе найма, чтобы следить за недопониманием, которое может сигнализировать о разочаровании в будущем, а также за вводящими в заблуждение тоном или языком. Как и в случае с приведенной выше характеристикой, помните, что этот человек часто будет действовать как (виртуальное) лицо вашего бизнеса, поэтому вы должны убедиться, что все и каждый способ, которым он общается, является чем-то, что вы с радостью приписываете своему агентство или бизнес.

Надежный

Для многих предпринимателей и владельцев агентств самое страшное в привлечении VA — это отказ от единоличного контроля над каждой деталью своей деятельности и доверие кому-то другому, чтобы он справился с теми же стандартами. Это вполне понятно — ваше агентство — это, в конце концов, ваша мечта и ваш ребенок.

К счастью, когда вы наймете подходящего человека в свою команду, вы обнаружите, что качество предложений вашего агентства не только не изменится, но даже повысится. В конце концов, две руки лучше, чем одна, и как только ваша работа будет разделена на более управляемые части, каждой отдельной задаче, наконец, можно будет уделить внимание, которого она заслуживает.

То есть до тех пор, пока вы получаете надежный VA.

Надежность может быть сложно оценить в процессе найма, но, как правило, если они преуспевают в других областях (ориентированность на детали, профессионализм), у вас хорошее начало. Назначение кандидатам мини-проекта с датой и временем выполнения также помогает просеять кучу. Но, наконец, вы можете нанять сотрудников на 1-3 месяца испытательного срока, чтобы действительно понять, являются ли они теми, кому вы хотите вложиться в работу и инвестировать в нее на более долгосрочной основе.

восторженный

Индустрия цифрового маркетинга полна интересных личностей, сотрудничества и инноваций. И по этой причине есть много молодых новичков, которые стремятся пробиться и оставить свой след. Если вы сможете найти одного из этих людей, вы можете рассчитывать на того, кто сделает все возможное, чтобы выйти за рамки служебного долга.

Восторженные сотрудники внимательно прислушиваются к идеям других, усваивают их, а затем добавляют свои собственные положительные разработки. У них есть цель и стремление выявлять ошибки и вмешиваться, вносить новшества в статус-кво и улучшать каждую область, с которой они соприкасаются. Другими словами, это человек, которого вы хотите видеть в своей команде.

Высоко квалифицированный

Возможно, самое очевидное, что нужно искать в потенциальном помощнике, — это тот, кто действительно хорош в работе, которую вы от него просите. Как и на любом собеседовании, вы захотите обсудить детали (и, если применимо, просмотреть примеры) прошлого образования и/или опыта работы соискателя.

Убедитесь, что вы даете какое-то задание в процессе собеседования. Опора исключительно на примеры из прошлого заявителя может ввести в заблуждение, поскольку он мог работать с одноклассниками или коллегами над созданием конечного продукта. Дав соискателю небольшое задание, вы получите более точное представление об его индивидуальном мастерстве.

Восприимчив к обратной связи

У каждого есть место для роста, и особенно по мере того, как вы и ваш виртуальный помощник привыкаете к ритму друг друга, часто вам придется предоставлять своему виртуальному помощнику как положительные отзывы, так и конструктивную критику.

Лучший VA — это тот, кто достаточно скромен и уверен в себе, чтобы принять вашу критику и превратить ее в профессиональный рост. Вам не нужен ни тот, кто поддается первому шепоту негатива, ни тот, у кого такое эго, что он игнорирует любой намек на то, что у других могут быть лучшие идеи для их работы. Ни один из этих кандидатов не собирается работать в качестве долгосрочного сотрудника.

Опять же, лучший способ проверить это — дать задание в процессе подачи заявки. Обсудите с кандидатом работу после ее завершения и отметьте их реакцию на ваши отзывы, как положительные, так и отрицательные.

Есть вещи, которые вы можете сделать и на этой арене. Деннис Ю отметил, что презентация и получение обратной связи сильно зависят от культуры, и по этой причине лучше быть настолько позитивным, насколько это возможно, даже предлагая критику. Он выступает за «бутерброд с комплиментами», который состоит из того, что вы начинаете с положительных моментов, вносите изменения, которые вы хотели бы видеть, а затем снова заканчиваете похвалой за их работу.

Найм лучших виртуальных помощников

Возможно, самым важным элементом поиска качественных виртуальных активов является тщательный процесс найма. Чтобы узнать больше о том, как Деннис Ю организовал процесс найма своей команды VA, ознакомьтесь с этим постом.

Хотя наем VA может сначала показаться процессом отказа от контроля, вместо этого его следует рассматривать как расширяющий возможности опыт. С помощью компетентного VA вы и ваше агентство будете более целенаправленными, более организованными, более рациональными и более умелыми в работе и коммуникациях, которые вы производите.

И с вашими новыми знаниями, полученными выше, вы можете быть уверены, что это агентство 2.0, наделенное полномочиями VA, находится в пределах вашей досягаемости.