Искусство обращать внимание: умнее общаться в удаленных командах

Я начинаю свой рабочий день с приветствия бессознательных людей, которых я никогда не встречал.

Затем я вступаю в бой с роботом.

То есть в Convert мы общаемся немного по-другому.

Здесь мы полностью удаленная команда, работающая практически по гибкому графику. Мы находимся в 9 разных странах и работаем в 11 часовых поясах.

И тем не менее — мы знаем друг друга. И мы умеем общаться. «Войдя» 3 месяца назад в свой первый день, я был поражен, обнаружив, насколько хорошо, слаженно и с сочувствием работает команда.

Вот так все работает.

• Как роботы напоминают нам о том, что мы должны общаться как люди.
• Как мы «смиренно хвастаемся» и делимся своими «промахами».
• Инструменты, которые мы используем для работы «под открытым небом» — даже если в разных часовых поясах и за ноутбуками.

СЛАБЫЙ

Все и их матери, подписавшиеся на Tech Crunch, используют Slack — и не зря.

Это гладко, это эффективно, это легко организовать. Мобильное приложение работает хорошо. Даже небольшие гудящие уведомления в целом звучат приятно.

Если бы у Convert был традиционный офис, то slack был бы нашим конференц-залом, кухней, конференц-залом и доской объявлений. Вот как мы используем его, чтобы «онлайн» ощущался как «лично».

Боты:

Слэкбот:

Наш слэкбот, как ни странно, играет роль чирлидера, маршала и комика.

Я никогда не могу отследить, что именно вызывает его, но я могу разбить командные подсказки на несколько категорий: для смеха и для миссии.

В последней категории у нас есть большое правило: гендерно нейтральный язык.

Convert имеет специальную политику осознанного бизнеса, которая многогранна и постоянно развивается. Но большая часть этого — гендерная нейтральность, которая лежит в основе нашего процесса найма, нашей социальной миссии и нашего языка.

Поэтому slackbot дает нам «мягкие» напоминания, если мы что-то облажались.

(Под «нас» я в основном подразумеваю «себя». Slackbot в основном мягко напоминает мне, когда я облажаюсь).

Набрав «чувак», «бро» или «ребята», вы получите быстрое «вы имели в виду банду?» или «ты имел в виду друзей?» — или несколько других гендерно-нейтральных предложений. Со всем, что в последнее время, я стал врожденно знакомым.

Другие триггеры более забавны (читай: в значительной степени полагаются на гифки). «Черт» вызывает ответы GIF — обычно те, в которых люди ранены. «Онлайн» вызывает гифки людей, которые одеваются или приступают к работе, а иногда, по необъяснимым причинам, недоверчивый взгляд Чувака.

«Погода» и «жарко» вызывают больше дерзости:

Теперь я знаю, что это просто похоже на шутки.

И вы можете задаться вопросом: «Что такого инновационного в боте, который слишком полагается на юмор гифок?»

Но, честно говоря, это не просто шутки. И мне потребовалось несколько месяцев, чтобы понять, как мы на самом деле программируем slackbot.

Мы используем slackbot, чтобы показать, что мы слушаем друг друга . Как способ показать, что мы обращаем внимание.

Когда slackbot предложил обращаться к команде «вы все» — я пожаловался.

Slackbot не забыл (или, по крайней мере, Деннис, который запрограммировал команду, не забыл).

А потом, когда я пожаловался, что «y'all» — неправильная форма множественного числа, slackbot адаптировался.

Когда конвертеры заболевают, slackbot присоединяется к чуткому человеческому хору:

И когда конвертеры празднуют друг друга, slackbot празднует вместе с ними. (Иногда способами, которые, по общему признанию, немного странными).

В итоге: мы используем slackbot тонким, не обсуждаемым, но важным способом. Это робот, который напоминает нам о том, что нужно взаимодействовать человеческим образом.

Эй Тако:

Так что я люблю HeyTaco! bot по двум причинам: 1) мне нравится выигрывать. 2) Я люблю тако.

Если вы не знакомы: «Hey Taco» — это slackbot, который позволяет вам давать товарищу по команде «реквизит» с помощью простой команды «@» и смайликов.

(Что, я знаю, звучит немного нелепо, когда вы печатаете это).

Но вот почему это круто: это побуждает вас поддерживать друг друга. Становится установленным протоколом для того, чтобы сказать: «Привет, ты проделал потрясающую работу». И это делает фразу «привет, ты проделал потрясающую работу» легкой и привычной.

Всякий раз, когда кто-то бросает вам тако, бот Hey Taco предупреждает вас сообщением. Кроме того, он связывает вас с таблицей лидеров вашей команды, что просто весело.
(Даже если ты на моем месте и на 8 месте).

Hey Taco также позволяет вам «обменять» тако на командные награды, которые вы можете настроить. Но настоящие награды не являются осязаемыми. Это создание культуры позитива и поощрения с помощью небольших поздравлений.

И через тако.

Каналы:

Наименее практичные каналы в Convert slack, как правило, являются наиболее важными.

Они являются человеческой основой для нашей преимущественно цифровой коммуникации.

#all_watercooler:

В Convert мы работаем по системе холакратии, что означает, что мы работаем автономно. Мы владеем нашими «сферами». Там нет реального процесса утверждения или чрезмерной переписки.

Теоретически это означает, что я могу, если захочу, сидеть за своим столом и делать свою работу, публиковать свои статьи, завершать свои задачи и взаимодействовать в течение дня абсолютно ни с кем.

Но я не знаю. Потому что это скучно.

И конвертеры не скучны.

И поскольку мы не скучные — нам нравится разговаривать друг с другом. Мы делаем это в кулере для воды.

Я обычно присылаю фотографии из путешествий. Другие люди присылают фотографии своих детей. Или еда. Или курс, который они берут. Или походы, или странные настройки ноутбука, или шикарные Airbnb, или еще еда.

И, честно говоря, это большая победа для корпоративной культуры, потому что она заставляет меня с нетерпением ждать входа в Slack. Большие красные уведомления не просто пугают — это обновления от друзей.

#all_fuckups:

Я обнаружил, что в Convert лажи, которые мы разделяем, принимают несколько разных форм. Иногда это «обычная жизнь» (например, я провел 4 часа в DMV). Иногда это настоящие «я не был хорош в своей работе».

Я до сих пор не умею делиться своими хулиганами.

В удаленной команде: вы должны преодолеть это.

Канал fuckups делает это проще.

В основном потому, что приятно видеть ошибки людей открыто. И отрадно видеть, что на них никто не останавливается.
Вас никто не осуждает. Вы не получаете «сообщение», «отстранение» или «проблемы».
Обычно вы просто получаете смайлики.

(И еще немного дерзости от slackbot)

#all_humblebrag:

А то у нас есть канал наоборот!

Здесь мы хвастаемся сами:

Мы хвастаемся для компании:

И мы хвастаемся друг перед другом.

Делятся гифками, тако и сердечками.

И, честно говоря, это просто приятное, поздравительное место для тусовки. Всякий раз, когда я вижу новые уведомления от этого канала — я очень взволнован. И я очень горжусь некоторыми достижениями моих коллег.

В каждой компании должно быть такое пространство.

Как на счет тебя?

Спроси себя…

• Как мы можем автоматизировать по-человечески? Внимательно? Что мы можем «встроить», чтобы показать, что «я внимательно слушаю».
• Чем занимается наша компания? Как мы можем усилить это в том, как мы общаемся?
• Как мы напоминаем себе давать положительный отзыв? И как мы побуждаем себя признать свои ошибки?
• Где наше пространство, чтобы поговорить как люди, а не только как коллеги?

АСАНА

Мои первые несколько недель в Convert почти каждый ответ на каждый вопрос был: Асана.

• Эй, я могу получить доступ к WordPress? Спросите Диего в Асане.
• Где я могу найти сообщения в блоге в режиме редактирования? Контент-канал в Asana.
• На какой странице была копия, которую вы хотели, чтобы я просмотрела? Я назначил его тебе, в Асане.
• Что мне нужно сделать до встречи? *раздраженно вздыхает* Просто проверь Асану, хорошо?

Если вы не знакомы с Asana, это программное обеспечение для управления проектами. Строительные блоки — это доски, проекты и задачи. Смысл всех этих вещей в том, что вы можете делать заметки с делами — назначать их людям, указывать сроки выполнения, оставлять комментарии, добавлять любимые задачи, организовывать их по темам и получать. ваш. действовать. вместе.

Мы используем Asana практически для любой задачи, которая занимает больше минуты. Если ты скажешь мне что-то сделать в Slack — я, честно говоря, забуду. Если вы поместите его в Asana — я увижу большой уродливый красный срок, уставившийся на меня, и я начну двигаться.

Пятничные обновления:

Поэтому каждую пятницу Асана дает мне небольшое напоминание:

Это делает пару вещей.

1. Это заставляет мой мозг думать: «О боже. Что я делал на этой неделе?» Затем я вынужден задуматься — иногда с гордостью, иногда с паникой — и серьезно оценить свой прогресс.
2. Это напоминает мне о том, что я работаю не в изоляции. Что люди зависят от того, как продвигаются мои проекты. И мне, вероятно, следует держать их в курсе.

Пятничные обновления хороши тем, что они общедоступны. Вы можете подписаться, чтобы видеть обновления от кого угодно. И почти каждый может видеть обновления для вас. Это хороший корпоративный 10-секундный ответ на вопрос: «Как прошла ваша неделя?»

Но помимо этого они создают культуру подотчетности — не только публично, но и лично. Они заставляют вас праздновать собственный прогресс и преодолевать собственные препятствия.

И они позволяют вам оглянуться на то, чего вы достигли, или на то, что съело слишком много вашего времени.

Встречи заметки:

Если я хочу увидеть, о чем мы договорились, во время любой встречи, в любой момент, уходящий в прошлое, — я могу найти это в Асане.

И под «рассветом времени» я подразумеваю «9 месяцев назад, когда мы запустили всю эту систему».

Тем не менее — структура еженедельных совещаний, повестки дня и заметки — все это прекрасно работает и легко отслеживается в заданном проекте Asana.

Согласно нашей модели холакратии — мы стандартизировали «тактические» и «управленческие» встречи. Если вы знакомы с холакратией — вы знаете, что она очень структурирована. Есть проверка, есть чек-листы, есть метрики. Есть повестка дня, чтобы установить. И есть надлежащий порядок, в котором все это нужно делать, чтобы собрание прошло гладко.

Это много, чтобы отслеживать. К счастью, Asana более или менее делает это за нас.

Как на счет тебя?

Спроси себя…

Где ваше место для «без ерунды, делайте все по делу»? Как вы используете это, чтобы держать себя на задании?

Что поддерживает ваши встречи в нужном русле? А кто записывает ваши встречи? Где они живут? Легко ли они доступны?

С ГОЛОСАМИ И ЛИЦАМИ

Так что мы не в одном месте — и не все гифки, отправленные через Slack, могут компенсировать это.

Но мы чувствуем, что подходим довольно близко, когда находим время поговорить.

Я провел много времени, работая удаленно. Я заметил одну вещь, которую мы делаем по-разному? Люди держат свои веб-камеры включенными, если только качество их интернета не является исключительно плохим. Если вы попадете на любую из наших встреч, вы увидите людей в коворкингах, или в машинах, или в кафе, или с их террас. Я принял звонок из палатки. Видимость важнее формальности.

Другие вещи, которые мы делаем по-другому, это…

Приятель звонит:

Полное раскрытие: я никогда не звонил приятелям правильно.

Потому что я всегда опережала время.

Оказывается, ваши коллеги интересны. Звонки с друзьями — это назначенный нам шанс раз в месяц поговорить о чем угодно, кроме работы. В результате я теперь кое-что знаю о поездах через сельскую Канаду, дизайне интерьера для людей с ограниченными возможностями и чаепитии. Но, что более важно, я знаю, кто мои коллеги и что их волнует.

Приятельские звонки увеличиваются чаще для новых участников. Так вы лучше и быстрее узнаете команду — и вам будет удобнее обращаться с вопросами. Они также являются хорошей практикой для посвященного Convert искусства навигации по часовым поясам и обучения тому, как ваш календарь хорошо сочетается с чужим.

Победы и неудачи:

Каждую неделю у нас есть 30-минутная встреча под названием «Поделитесь своими победами и несчастьями» (я знаю, что это не самое креативное название). В реальной жизни он действует более или менее как канал «скромный хвастовство/fuckups». Или, например, общекомандный звонок приятеля. По сути, мы сидим и говорим один за другим: что у нас получилось на этой неделе хорошо, а что плохо.

Иногда.

Иногда мы просто заканчиваем тем, что говорим о вещах.

В том же духе, что и наши каналы: это пространство, где люди делятся рабочими или жизненными вещами. Но важная часть заключается в том, что вы видите, как люди сочувствуют и реагируют на ваши победы и поражения в более или менее «реальной жизни».

Как на счет тебя?

Спроси себя…

• Что мы можем сделать, чтобы моя удаленная команда чувствовала себя менее изолированной?
• Видим ли мы ценность в том, чтобы посвятить несколько рабочих часов перерыву в работе?

Так в чем же большая идея?

Так что это было много.

Множество инструментов, процессов и правил.

Но, честно говоря, инструменты и процессы не имеют значения.

В Convert эти вещи работают только потому, что мы работаем с ними.

Slackbot, говорящий вам «он надеется, что вы почувствуете себя лучше», был бы довольно паршивым, если бы ваши коллеги тоже не вмешались. #Watercooler работает, потому что мы делимся. Asana работает, потому что мы рассылаем «лайки» и достаточно прозрачны, чтобы предоставлять обновления.

Инструменты хороши ровно настолько, насколько хороши команды, которые их используют. Но когда у вас есть отличная команда, использующая отличные инструменты — вот тогда вы действительно можете что-то построить.