Коммуникация, сотрудничество, координация: 3 C, которыми руководствуются успешные кросс-функциональные команды

Для создания продукта следующего поколения требуется широкий спектр навыков, взглядов и опыта.

Многие компании зависят от прочных межфункциональных отношений в команде, чтобы создать продукт, который действительно ценен для их клиентов. Домофон не исключение.

Что такое кросс-функциональная команда?

Фраза «кросс-функциональная» чаще всего используется для описания команды, состоящей из людей с разными функциями или навыками.

Например, в Intercom наши команды по продуктам включают в себя дизайнеров, программистов и менеджеров по продуктам — уникальные роли, работающие вместе как единое целое. Или вы можете слышать термин, используемый, когда команды из разных частей бизнеса работают вместе над большим проектом, таким как запуск нового продукта или выпуск.

Фраза «кросс-функциональная» чаще всего используется для описания команды, состоящей из людей с разными функциями или навыками.

«Чтобы организации были по-настоящему эффективными, каждая команда должна считать себя работающей все время кросс-функционально, а не только над проектом за проектом»

В обеих этих ситуациях руководитель программы или продукта берет на себя инициативу, действуя как своего рода проводник, следя за тем, чтобы все инструменты были в гармонии, и гарантируя, что каждый знает свою роль, сроки и цель.

Но как быть, когда нет большого проекта или цели, над которой нужно работать, и нет дирижера, который бы задавал тон? По большей части команды и функции возвращаются к работе в изоляции, перемежающейся специальными чатами Slack, электронными письмами, встречами за чашкой кофе и странными презентациями в масштабах всей компании.

Однако можно работать более кросс-функционально на повседневной основе.

Реальность такова, что для того, чтобы организации были по-настоящему эффективными, каждая команда должна постоянно рассматривать себя как кросс-функциональную, а не только над проектом за проектом. Для этого требуется всеобъемлющая структура для рассмотрения того, как команды взаимодействуют друг с другом — мы на собственном горьком опыте убедились, насколько это важно.

Почему для нас важна межфункциональная командная работа

Как команда Product Education, мы создаем справочную документацию, видеоролики, веб-семинары и сообщения для обучения наших клиентов. Это означает тесное сотрудничество почти со всеми командами в нашей компании, от групп по продуктам до групп поддержки клиентов и отделов продаж.

Большая часть нашей работы в значительной степени зависит от информации, полученной от других функций, и ее успех зависит от того, будут ли другие команды делиться и использовать контент, который мы создаем — хорошие межфункциональные практики необходимы.

Сосредоточение внимания на ежедневном кросс-функциональном совершенстве дает три универсальных преимущества:

1. Это делает вашу работу более эффективной , не позволяя изолированным коллегам работать над одними и теми же задачами, работать не над теми задачами или работать с устаревшей информацией.
2. Это помогает решить или избежать проблем , потому что у нас либо есть необходимая информация, либо мы точно знаем, где ее найти.
3. Это помогает нам принимать более обоснованные решения , учитывая более широкий контекст приоритетов, планов и проблем других команд.

Когда кросс-функциональные практики выходят из строя, это приводит к рассогласованию, различным интерпретациям и неоднозначным результатам. Итак, как вы можете создать отличные ежедневные практики для вашей кросс-функциональной команды?

Три C межфункциональной командной работы

Работа с несколькими командами одновременно может привести к пределу ваших возможностей. В команде Product Education нам нужен был способ справляться — и смягчать — лихорадочные периоды высокой межфункциональной активности. В течение этих периодов десятки движущихся частей должны быть собраны вместе за короткий промежуток времени.

Чтобы справиться с этими сложными периодами, мы разработали базовую структуру, которая поможет нам получить представление о том, как мы работаем с другими командами, и, в конечном итоге, масштабировать их. Однако мы быстро поняли, что эти принципы можно широко применять ко всей межфункциональной работе, а не только к периоду занятости.

Чтобы создать структуру, мы разделили кросс-функциональные действия на три взаимосвязанных действия:

• Коммуникация : Команды должны иметь возможность эффективно разговаривать, задавать вопросы, давать ответы, предоставлять контекст и давать рекомендации друг другу.
• Сотрудничество : командам нужны согласованные методы и общие инструменты для работы над общими задачами.
• Координация : командам нужна видимость прогресса и направления друг друга.

Каждое из этих действий является неотъемлемой частью эффективной межфункциональной командной работы. Конечно, общение, совместная работа и координация не являются полностью отдельными видами деятельности, но такое построение вашей работы внесет ясность и поможет вам понять и улучшить ваши процессы с другими командами.

Усовершенствуйте свою кросс-функциональную игру

Чтобы определить, что ваша команда делает, а что нет, составьте список всех способов, которыми вы в настоящее время работаете с другими командами, и к какому из трех пунктов относится каждое действие. Вот несколько примеров того, как различать эти виды деятельности:

• Коммуникация: встречи, презентации, электронная почта и сообщения.
• Сотрудничество: создание контента с другими командами или совместная работа над групповыми проектами.
• Координация: текущие межкомандные процессы, такие как отслеживание ошибок через репозиторий GitHub или обновление доски Trello, которая отслеживает ход проекта.

Сопоставляя эти процессы, вы сможете визуализировать, сколько вы работаете с другими командами, с какими командами вы работаете чаще всего и какие типы работы вы выполняете с каждой командой.

«Изложение ваших текущих межфункциональных практик позволяет вам начать формировать свои лучшие идеи»

Вы также начнете находить связи — и пробелы — в том, как вы работаете с другими командами, и найдете способы улучшить свои процессы.

Изложение ваших текущих межфункциональных практик позволяет вам начать формировать свои лучшие идеи. Когда вы собираете идеи, вы должны разделить их на общение, сотрудничество и координацию, чтобы лучше увидеть их влияние.

У вас, вероятно, будет много идей, поэтому сократите свой список, определите лучшие и разделите их на две части: большое влияние и быстрые победы. Как бы вам ни хотелось реализовать каждую приличную идею, будьте реалистами. Попросите каждого члена команды выбрать одну или две идеи с большим влиянием и быстрые победы.

После проведения сеанса идей вы обнаружите, что существуют четкие и простые способы повысить ваши межфункциональные возможности — ценность, которую вы получите от проведения этих сеансов, будет в 10 раз больше времени, чем они занимают.

Ваша команда может уменьшить масштаб обычных еженедельных задач, получить целостное представление о команде и создать новые способы работы, которые могут принести пользу всей вашей организации как немедленно, так и в долгосрочной перспективе.

Если у вас возникли проблемы с началом работы, вот несколько эффективных кросс-функциональных идей:

• Создайте документ «Как работать с нашей командой» . Это будет иметь множество преимуществ, а также поможет другим командам успешно работать с вами и понять ваши процессы, а также станет ценным ресурсом для новых сотрудников вашей команды ( общение ).
• Проводите кросс-групповые сессии по конкретным темам . Позвольте вашим различным командам проводить сеансы обмена информацией, чтобы они могли сотрудничать и обучать друг друга ( совместная работа ).
• Создайте командный отчет для других команд . Это простой способ улучшить видимость вашей работы для других команд ( координация ).
• Если ваша команда получает много специальных запросов, формализуйте процесс обработки запросов . Это позволит вам лучше организовать и расставить приоритеты по запросам, которые вы получаете от других команд ( координация ).

Проведя сессию идей, вы обнаружите, что существуют четкие и простые способы резко повысить ваши межфункциональные возможности. Ценность, которую вы можете получить от запуска сеансов, будет в 10 раз больше времени, необходимого для их запуска. Ваша команда может уменьшить масштаб обычных еженедельных задач, получить целостное представление о команде и создать новые способы работы, которые могут принести пользу всей вашей организации как немедленно, так и в долгосрочной перспективе.

Бросьте вызов статус-кво

Создание отличных кросс-функциональных процессов — это улица с двусторонним движением: для постоянного воздействия на ваши усилия должны отвечать взаимностью все команды, с которыми вы работаете. Конечно, вы можете контролировать только то, что делает ваша команда. Но если вы начнете с изучения своей работы и будете искать новые способы общения, сотрудничества и координации, вы сможете облегчить работу других команд с вами, и наоборот. Кроме того, со временем вы повысите общее влияние вашей команды в компании.

Критически следите за своими кросс-функциональными процессами — не делайте что-то только потому, что так делали раньше. Сломайте стереотипы, попробуйте что-то новое и бросьте вызов статусу-кво. Возможно, вы найдете новые способы улучшить совместную работу команд. Если вы сможете внедрить новые межфункциональные методы, которые работают, другие команды последуют вашему примеру.