Полное руководство по написанию технических документов

Согласно отчету о предпочтениях контента за 2022 год, 55% респондентов указали, что официальные документы являются наиболее ценным контентом для покупателей на самых ранних этапах процесса покупки. Поскольку закупки технологий B2B становятся все более продолжительными и сложными, лица, принимающие решения, больше, чем когда-либо, полагаются на контент, который предоставляет им факты и исследования, а не на рекламу.

Сегодняшний технический документ находится на грани между распространением информации и маркетингом, выступая в качестве инструмента обучения и привлечения потенциальных клиентов для технологических компаний. Технический документ — это не техническое описание и не рекламный инструмент вашего продукта. Это объемный контент, написанный для того, чтобы рассказать потенциальным клиентам историю о проблеме отрасли и ее решении.

Технический документ — это больше, чем просто тематическое исследование или список функций и преимуществ. Он помогает компаниям укрепить авторитет и доверие своей целевой аудитории и продемонстрировать свой опыт. Здесь мы собрали подробное техническое руководство, в котором рассказывается все, что вам нужно знать об этой мощной маркетинговой технике.

Что такое технический документ?

Общее определение технического документа — это документ, в котором объясняется бизнес-проблема и технологическое решение этой проблемы. В первую очередь это инструмент маркетинга B2B, этот тип официального документа направлен на то, чтобы сделать иногда сложные идеи, распространенные в мире высоких технологий, понятными для тех, кто не является экспертом в этой области.

Хорошо написанный официальный документ предназначен для тех, кому поручено найти решения, а также для лиц, принимающих решения, которые держат в руках финансовые средства. В качестве контента от вершины до середины воронки официальный документ выполняет функцию генератора потенциальных клиентов и обеспечения их воспитания.

Технический документ не включает в себя:

• Коммерческое предложение
• Список функций
• Объяснение того, как работает ваш продукт
• Практическое руководство по замене существующего решения потенциального клиента своим собственным.

Думайте о техническом документе как о мини-учебнике по конкретной бизнес-проблеме и одному или нескольким способам ее решения. В конце вы можете представить идею, что ваш продукт — это одно из решений.

Насколько длинным должен быть официальный документ?

Бизнес-информационный документ — это инструмент для более глубокого изучения предпочитаемой вами темы. Вы хотите, чтобы он был достаточно длинным, чтобы предоставить всю наиболее ценную информацию из вашего исследования в официальном документе, но не настолько длинным, чтобы люди не хотели читать его полностью.

В среднем ваш официальный документ должен содержать от 2500 до 5000 слов. Официальные документы носят более образовательный характер, поэтому ваши выводы будут подкреплены исследованиями и подтверждающими фактами, которые могут увеличить количество слов. Если вы подробно объясняете сложный процесс или продукт, ваш технический документ, скорее всего, будет более длинным.

Прежде чем писать официальный документ, определитесь со своей целевой аудиторией. Если вы пишете для исполнительной аудитории, сделайте статью короче и постарайтесь изложить любую сложную информацию более простыми словами. Как правило, руководители, читающие вашу статью, могут быть заняты и предпочитают просматривать ее.

Ваша статья может быть длиннее, если вы пишете для технической аудитории. Постарайтесь ограничить его объемом до 15 страниц.

Когда вы пишете на интересную тему, которая вызывает у вас страсть, возможно, вам захочется включить каждую деталь вашего исследования. Если ваш технический документ превышает 15 страниц, подумайте о том, чтобы разделить его на конкретные темы. Напишите отдельную статью по каждому ключевому вопросу.

Преимущества технических документов

В лучшем случае технический документ устанавливает интеллектуальное лидерство и авторитет вашего бизнеса в отрасли. Разрабатывая официальный документ, вы не только создаете возможность получить информацию о потенциальном клиенте для последующих действий, но также делаете контент доступным для обмена между отделами закупок и в качестве ресурса для объяснения проблем и решений для нетехнических членов команды. .

Основное преимущество предложения технического документа заключается в том, что аудитория выбирает сама. Незаинтересованная сторона вряд ли загрузит вашу статью, поэтому вы можете быть уверены, что информация, которую вы получите, исходит от тех, кто заинтересован в покупке. Имея это в виду, очень важно стремиться к правильной аудитории. Не создавайте официальный документ, который пытается понравиться всем. Сузьте круг поиска до вашего идеального клиента.

Поскольку официальные документы стали популярным маркетинговым инструментом, многие потенциальные клиенты достаточно сообразительны, чтобы понять, что вы будете собирать их информацию. Однако сейчас не время идти на жесткие продажи. Используйте данные для привлечения потенциальных клиентов и позвольте покупателям совершать путешествие в своем собственном темпе.

Как написать технический документ

Типичный формат технического документа составляет от шести до 12 страниц, включая титульный лист. Что-то более короткое вряд ли сможет передать достаточно соответствующей информации. Все, что длиннее, может ошеломить читателя.

Если ваш официальный документ превышает отметку в двенадцать страниц, возможно, вам придется разбить тему на более мелкие части и разработать отдельный документ для каждой.

Начните составлять план технического документа, зная, что он должен включать в себя, используя этот базовый шаблон, который поможет вам при написании.

1. Создайте титульную страницу

Первая страница вашего официального документа — это титульная страница. Он содержит заголовок в привлекательном дизайне, подзаголовок, а также название и логотип вашей компании. Если третья сторона спонсирует официальный документ вместе с вами, это имя и логотип также должны появиться.

2. Напишите введение/аннотацию/резюме.

Содержание технического документа начинается на второй странице с введения, реферата или краткого изложения темы.

Ваше введение должно состоять из одного абзаца и включать в себя:

• Краткое изложение цели статьи
• Краткое объяснение проблемы
• Обзор потенциальных решений

Пусть этот раздел будет коротким. Введение – это то место, где вы вызываете у потенциальных клиентов желание прочитать больше. Вы хотите, чтобы они просто почувствовали вкус того, что внутри. Считайте это тизером остальной части вашей истории.

3. Объясните бизнес-проблему

Технический документ рассказывает историю бизнес-проблемы и ее решения. Формулируя бизнес-проблему, вы даете потенциальным клиентам понять, что понимаете их бизнес и отрасль.

Изложите бизнес-задачу в двух-трех абзацах. Используйте короткие абзацы и лаконичный язык, чтобы информация была читабельной. Обязательно укажите справочную информацию, например, о том, где может возникнуть проблема или как она влияет на бизнес.

В этом разделе покажите влияние проблемы на бизнес в виде потери производительности, доходов, отходов и других бизнес-показателей. Не бойтесь вдаваться в подробности, но старайтесь избегать отраслевого или технического жаргона. Эта статья должна быть адресована читателям с различными уровнями технических знаний.

4. Проиллюстрируйте дизайн продукта

Не вдаваясь в подробности вашего продукта, покажите, как можно разработать новую технологию или процесс для решения бизнес-проблемы. Поговорите о том, как работает продукт в целом, а затем начните применять его к бизнес-задаче, которую вы проиллюстрировали.

5. Представьте решение

В этом разделе технический документ предлагает решение проблемы, но не уделяйте слишком много внимания вашему продукту заранее. Вместо этого разберите проблему на части и покажите, как ее можно решить с помощью правильных бизнес-инструментов.

Не превращая это в коммерческое предложение, вы можете подробно рассказать о том, как работает ваше решение. Упомяните, почему ваша компания разработала этот продукт. Примените свой продукт к проблеме в форме тематического исследования или создайте наглядное представление того, как ваше предложение экономит время или повышает производительность.

Затем начните объяснять ваш конкретный продукт и то, чем он работает лучше или отличается от других решений. Включите информацию об увеличении доходов и ожидаемой рентабельности инвестиций.

6. Напишите заключение и призыв к действию

В заключении вы заворачиваете все в аккуратный бантик.

Ваш вывод должен:

• Коротко о проблеме бизнеса
• Подведите итог, как ваш продукт решает проблему
• Предоставьте призыв к действию, чтобы направить лида к следующему шагу на пути покупателя.

Ваш технический документ не должен существовать в вакууме. Разработайте все необходимое для продвижения потенциальных клиентов от верхней части воронки до нижней. Возможно, вашим следующим шагом станет рассылка электронных писем, которая продолжает предоставлять небольшие знания об отрасли, предлагает контактную информацию или просто показывает, что дверь открыта, когда лид готов.

Сложные технические продукты никогда не предназначались для продажи путем холодных звонков, и почти никогда вам не удастся завершить одну из таких продаж после одной презентации. Умные маркетологи и продавцы понимают, что требуется время, чтобы обучить лидов, предоставить информацию, не подталкивая к продаже, и позволить лиду прийти к вам.

Лиды, которые приходят к вам, — это мотивированные покупатели, которые с большей вероятностью завершатся продажей, а также удовлетворительными долгосрочными отношениями, при которых возможны будущие продажи.

Как и вступление, заключение должно быть кратким. Ограничьте это кратким изложением официального документа. Только треть вашего контента должна быть включена во введение и резюме.

Какой контент важно включить в технический документ?

Есть несколько способов поддержать вашу историю и эффективно помочь вашему официальному документу, в том числе:

• Статистика
• Тематические исследования
• Кавычки
• Ссылки и источники для получения дополнительной информации

Статистика

Подкрепите свои выводы статистикой, чтобы упростить представление проблемы/решения. Статистика с авторитетных ресурсов придаст вашей дискуссии авторитетность и объективность. Отраслевые аналитики, независимые организации, правительственные учреждения и эксперты в этой области являются отличными источниками статистики.

Всегда указывайте источник вашей информации, чтобы повысить свой авторитет и избежать проблем с авторскими правами.

Тематические исследования

Используйте тематические исследования, чтобы проиллюстрировать, как ваш продукт или решение помогли другому клиенту. Тематические исследования — это легко воспринимаемые истории о том, как и почему ваше решение важно и полезно. Они более убедительны, чем просто список статистических данных или инструкций.

Кавычки

Цитаты влиятельных лиц отрасли и лидеров мнений добавят человеческий голос в ваш официальный документ. Вы также можете предоставить цитаты руководства вашей компании.

Ресурсы

Наконец, предоставьте список полезных ссылок или источников, чтобы ваши читатели могли копнуть глубже, если захотят. Некоторые из них могут быть ресурсами, которые вы использовали для статистики или тематических исследований. Другие могут быть ссылками на отраслевые или торговые веб-сайты, книги об отрасли и новостные статьи.

4 совета по разработке технических документов

Самый важный совет: технический документ не следует использовать в качестве тактики прямых продаж. Вы повышаете осведомленность, а не продаете, поэтому будьте осторожны и вдумчивы в процессе разработки.

1. Найдите свою цель

Перед первым черновиком определите цель вашего официального документа. Обсудите концепцию с ключевыми заинтересованными сторонами вашей компании. Чтобы сузить темы, обратите внимание на анализ данных и тенденции исследовательской отрасли. Спросите продавцов, работающих с клиентами, о вопросах, которые они получают во время общения с потенциальными клиентами. Используйте инструмент для создания тем.

2. Эффективно распространяйте тему

После того, как вы определились со своей целью, вам необходимо эффективно донести ее до всех участников. Если у вас есть несколько заинтересованных сторон и экспертов в данной области, создайте синопсис, чтобы все поняли цель и тему статьи. Сейчас настало время всем высказать возражения или попросить об изменениях.

3. Будьте методичны при написании

Берите белую бумагу по частям. Это сложный проект, поэтому разбейте его на части. Прежде чем приступить к написанию, сделайте домашнее задание, потому что чем больше времени вы потратите на планирование и подготовку, тем быстрее будет готова работа.

Кроме того, не стремитесь к совершенству с первой попытки. Делайте все возможное и сглаживайте неровности в будущих проектах. Создайте блоки непрерывного времени, чтобы сосредоточиться на письме и устранить отвлекающие факторы, которые могут привести к ошибкам и замедлить вашу работу.

4. Тщательно пересмотрите

Попросите оставить отзыв о ваших черновиках. Имеет ли контент смысл? Язык подходящий? Вы используете слишком много жаргона или слишком много сокращений?

Когда вы приблизитесь к окончательному варианту, обязательно вычитайте также каждую строчку. Ничто так не отпугивает потенциальных клиентов, как контент, наполненный ошибками.

Еще несколько полезных советов, на которые стоит обратить внимание:

• Знайте свою аудиторию: обратите внимание на своих покупателей и разработайте статью так, чтобы она отвечала на конкретные вопросы. Кто является лицами, принимающими решения, и другими ключевыми заинтересованными сторонами в компании потенциального клиента?
• Будьте краткими: не перегружайте статью историей или другим содержанием. Используйте ровно столько, чтобы придать контекст и подготовить почву.
• Будьте честны: представление честной и полезной информации более эффективно, чем гипербола, для привлечения потенциальных клиентов дальше по воронке продаж.

Как распространять и продвигать свой технический документ

Маркетинговые официальные документы подразумевают их таргетинг на нужную аудиторию. Для этого воспользуйтесь всеми доступными вам каналами в рамках вашей стратегии распространения контента.

• Разместите его на своем веб-сайте за целевой страницей.
• Предложите это по электронной почте в рамках рекламной кампании.
• Продвигайте его через свою страницу в социальных сетях.
• Предложите его через сторонний сайт
• Перепрофилируйте его части в виде сообщений в блогах и побудите людей прочитать всю статью.
• Добавьте его в раздел ресурсов вашего сайта.
• Размещайте рекламу в своем блоге и в социальных сетях.
• Опубликуйте тему своего технического документа в LinkedIn и добавьте ссылку на полную версию документа.
• Отмечайте влиятельных лиц в своих публикациях и поощряйте их делиться

Как только ваш официальный документ будет опубликован, измерьте соответствующие показатели. Если вы не измеряете, вы не сможете определить эффективность. Измеряйте по каналам, чтобы узнать, находитесь ли вы в нужном месте, и соберите данные о тех, кто скачивает ваш технический документ. Попросите людей заполнить форму, прежде чем они смогут скачать технический документ, чтобы упростить учет потенциальных клиентов.

Запрашивайте информацию и создавайте призывы к действию (CTA), которые помогут вам продвинуть потенциальных клиентов дальше в их пути в зависимости от их места в воронке продаж.

Видео по-прежнему остается популярной формой контент-маркетинга: 78% контент-маркетологов отмечают, что видеоконтент обеспечивает им более высокую рентабельность инвестиций. Привлеките более широкую аудиторию, создав сопутствующие видеоролики к вашему официальному документу.

Делайте более короткие видеоролики, подчеркивающие ключевые выводы из официального документа. Или сделайте полную видеоверсию технического документа и предложите людям скачать или купить его на вашем веб-сайте в качестве альтернативы.

Наконец, как только вы начнете продвигать свой технический документ, предложите своему отделу продаж одностраничный краткий обзор. Таким образом, если это возникнет во время презентации, ваша команда будет готова ответить на вопросы или указать потенциальному клиенту правильное направление.

Станьте авторитетом с нашими услугами по написанию официальных документов

Технические документы — это мощные маркетинговые инструменты, позволяющие продемонстрировать ваш продукт, отраслевой опыт и надежность. Хорошо написанный официальный документ генерирует потенциальных клиентов, которые нужно развивать, и формирует список потенциальных клиентов и клиентов.

Сформулируйте сложную бизнес-проблему, обсудите решения, а затем покажите, как ваш продукт отвечает этим бизнес-потребностям. Дайте вашим потенциальным покупателям то, что им нужно, чтобы поддержать их выбор среди других заинтересованных сторон. Позволяя лиду прийти к вам, вы увеличиваете свои шансы конвертировать его в клиента.

Если у вас есть отличная идея для официального документа, а время на его написание ограничено, Compose.ly может вам помочь. Воспользуйтесь нашими услугами по написанию официальных документов, чтобы получить профессиональный, хорошо продуманный официальный документ, который подчеркнет ваш опыт и одновременно продвигает ваш продукт или услугу как лучшее решение. Запросите образец сегодня.