12 советов, как построить и улучшить управление временем в команде

Хотя существуют сотни статей и публикаций по тайм-менеджменту, многие из них касаются человека. И хотя мы можем улучшить то, как мы отслеживаем время для себя, это не обязательно означает, что мы будем работать так же хорошо, когда от нас требуется отслеживать время в команде. Это требует немного другого мышления и подхода.

Чтобы помочь вам понять, как отслеживать и управлять временем в команде, или если вы просто хотите стать лучше, вот несколько советов, которые помогут вам начать.

Почему тайм-менеджмент важен в команде?

Во-первых, мы должны кратко рассмотреть, как правильное управление командой помогает общему рабочему процессу и отношениям между командами.

Снижает стресс

Эксперты часто предупреждают, что плохое управление временем на самом деле приводит к стрессу. И дело не только в срыве сроков или сверхурочной работе.

Когда люди плохо распоряжаются своим временем и не могут расставить приоритеты в своих задачах, это неизбежно приводит к ощущению перегруженности. Перегруженность вызывает нервозность, боязнь пропустить важную информацию или задачи, подслушать или неправильно прочитать ситуации и т. д. Вместе они могут заставить мозг человека перейти в «режим паники» и либо совершать ошибки, либо падать под давлением.

И внутри команды разные люди по-разному реагируют на стресс, вызванный неправильным управлением временем. Это может создать межкомандный конфликт, поскольку человек А может обвинить человека Б в том, что он слишком расслаблен, или человек Б может обвинить человека А в том, что он слишком невротичен.

Таким образом, хорошее управление временем на командном уровне может значительно улучшить динамику команды и облегчить часть рабочего стресса, с которым они сталкиваются ежедневно.

Держит всех в курсе

Прозрачность является огромной проблемой даже сегодня. Даже со всеми приложениями и сервисами, разработанными, чтобы помочь нам отслеживать, что каждый делает в любой момент, мы по-прежнему в основном в неведении, когда дело доходит до части работы наших коллег. А общение по ходу выполнения задачи жизненно необходимо для здоровья команды и, конечно же, самого проекта.

Одним из преимуществ формирования привычки командного управления временем является повышение прозрачности. Когда все отслеживают, над чем они работают и что находится на тарелке их коллег, расстановка приоритетов становится проще. В групповом чате меньше понуканий и тыканий, чтобы сообщить о прогрессе, и, конечно, меньше встреч.

Пусть все знают, как продвигается проект

Как только команда начнет коллективно отслеживать свое время, вы сможете начать более четко видеть общую картину с течением времени. Становится проще следить за ходом проекта, а кроме того, избавляет от необходимости спрашивать, как дела. Гораздо проще создавать отчеты и проводить встречи.

Члены команды начнут понимать, как их тайм-менеджмент отражается на проекте в целом. Их коллеги также смогут увидеть это и своевременно решить любые проблемы.

Улучшает сотрудничество

Люди более склонны помогать друг другу, когда они находятся в одной пресловутой лодке. Когда команда отслеживает свое время и учится управлять им вместе, они с большей вероятностью поделятся своими советами и поддержат друг друга, когда случаются ошибки.

Пока вы формируете здоровую учебную среду, ваша команда станет намного лучше благодаря обучению управлению временем.

Как улучшить тайм-менеджмент на рабочем месте

1. Отслеживайте время, чтобы увидеть, где вы находитесь

Вы можете начать улучшать тайм-менеджмент вашей команды, заставив их отслеживать время индивидуально. Каждый должен начать нести ответственность за свои затраты времени, прежде чем он действительно сможет внести свой вклад в тайм-менеджмент всей команды.

Например, в Clockify — приложении для управления временем для команд, менеджер команды может настраивать проекты и важные вехи для их выполнения. С этого момента, когда каждый член команды отслеживает время, потраченное на задачи, которые способствуют достижению каждой вехи, таймер будет отражать это.

Чтобы увидеть, как Clockify может обеспечить хорошо задокументированный прогресс проекта, вы можете перейти сюда. Он входит в пошаговую настройку рабочего пространства вашей команды, проекта и отчета о ходе работы, когда дело доходит до управления временем.

Также желательно отслеживать время в течение двух недель или даже месяца, чтобы узнать о привычках вашей команды отслеживать время и о том, как они проводят свое время. Это также единственный способ получить более подробную информацию о том, как каждый участник предпочитает распоряжаться своим временем, и как это отражает всю команду. Из этих собранных данных вы можете начать вносить изменения и улучшения.

2. Сделайте обзор рабочей нагрузки

В качестве второго шага полезно ознакомиться с тем, что каждый член команды должен делать в рамках своей должностной инструкции. Сколько у них второстепенных задач, на какие из них они тратят больше всего времени, а на выполнение каких уходит меньше всего времени. Дополнительные задачи, которые включают рабочую нагрузку, но часто упускаются из виду:

• предоставление обратной связи,
• обучение новых сотрудников,
• проведение презентаций,
• организация встреч,
• общение с клиентом,
• электронная почта и т. д.

Начните с обрезки жира в этих областях. Если и вы, и сотрудник заметите, что некоторые неважные задачи занимают больше времени, чем необходимо, просто исключите их.

Возьмем, к примеру, собрания.

Часто вы посещаете собрания, тема которых не волнует по крайней мере треть присутствующих. Их время и энергия тратятся на прослушивание данных и разговоров, которые их не касаются. То же самое касается цепочек электронной почты или обсуждений в чатах.

Наконец, несмотря на то, что совместная работа является преимуществом высокоэффективных команд, следите за членами команды, которые начинают выполнять больше чужой работы. Если они тратят весь день на тушение небольших пожаров, а затем выполняют свою работу сверхурочно, возникает большой дисбаланс в рабочей нагрузке, и его необходимо устранить как можно скорее.

3. Поговорите со своей командой

В продолжение предыдущего пункта: чем больше вы общаетесь с командой, тем легче будет определить, какие аспекты тайм-менеджмента вам нужно изучить. Вот некоторые вещи, на которых следует сосредоточиться:

• Проверьте, каковы их обычные задачи и какие части их работы могут быть утомительными и утомительными;
• Спросите их, когда они чувствуют себя наиболее/наименее продуктивными;
• Поговорите о отвлекающих факторах и определите наиболее распространенные для команды;
• Вместе придумать стратегии, которые подходят их рабочему процессу и подходу;
• Встречайтесь с ними время от времени, чтобы спросить, как изменилось их управление временем, или проводите ежемесячные опросы;
• Позвольте членам команды подходить к управлению своим временем аналитически, без микроменеджмента — пока они контролируют свой прогресс в обучении, результаты будут намного лучше.

Так как команды отличаются от отдела к отделу, их проблемы и любимые офисные мозоли будут различаться. Важно найти точки соприкосновения и дать им понять, что они будут играть активную роль в обучении тому, как лучше управлять временем. Не просто получить информативный раздаточный материал от HR, который они неизбежно засунут в ящик стола и забудут о нем.

4. Не сосредотачивайтесь только на управлении рабочим временем

Еще один полезный способ научиться лучше управлять временем в команде — включить управление личным временем. Сообщите команде, что улучшение привычек на работе — это хорошая практика, которая может пригодиться им в личной жизни.

Тренер по продуктивности Мэтт Ист предложил самый простой способ убедить людей в преимуществах тайм-менеджмента и направить их на путь совершенствования. Он считает, что ответы всего на десять вопросов могут заставить людей задуматься о том, как они расставляют приоритеты в отношении своего времени и задач . Если у вас есть возможность, сделайте раздаточный материал с этими вопросами, и пусть команда обдумает их в течение дня или двух. Затем обсудите их ответы, чтобы лучше понять приоритеты друг друга и то, как вы можете идти навстречу друг другу, когда дело доходит до управления временем в команде.

1. Если бы я мог добиться чего-то одного сегодня, что бы это было?
2. Что будет вторым по важности?
3. Что будет третьим по важности?
4. Что остается сделать после этих трех вещей?
5. Какие задачи я могу делегировать другим?
6. Какие другие задачи, над которыми работают другие, требуют моего внимания?
7. Какие действия сегодня приблизят меня к моим целям?
8. Какое единственное дело, которое я мог бы выполнить, чтобы чувствовать себя продуктивным и счастливым в конце дня?
9. Как мне снизить уровень стресса сегодня?
10. Какие отношения в моей жизни сегодня требуют большей части моей энергии? (рабочие отношения, семья, друзья, романтический партнер и т. д.)

В то время как некоторые вопросы довольно просты, другие нет. Скорее, они дают хорошее представление о том, как люди тратят свою энергию, что, в свою очередь, влияет на их отношения со временем и расстановку приоритетов. Когда кто-то проводит все утро, споря со своей второй половинкой, скорее всего, он будет слишком истощен, чтобы сосредоточиться на отношениях сотрудничества с коллегами.

Знание того, как расходовать эмоциональную энергию, также помогает в тайм-менеджменте.

5. Воздержитесь от утомительных задач

Если возможно, постарайтесь исключить утомительные задачи.

В бывшей компании, где я работал, была привычка назначать двух младших членов команды для ведения заметок во время совещания. Потом мы должны были сравнить эти записи и написать единый отчет, который раздадим всем, кто был на собрании. Как нам объяснили, это было сделано для того, чтобы обеспечить охват всей информации.

Тем не менее, все, что ему удалось сделать, это удвоить работу: мы сравнивали заметки, затем мой коллега присылал мне свои пункты списка по электронной почте, я добавлял то, что отсутствовало (или наоборот), а затем я форматировал это и отправлял. всем.

Только через час мы смогли продолжить нашу обычную работу.

Мы оба были бы заняты задачей, которую мог бы выполнить один человек, с дополнительными ненужными шагами.

Итак, когда дело доходит до таких задач, как написание отчетов, ведение заметок, регистрация, исследование, опрос и другие — если вы не можете избавиться от этого, упростите. Как можно больше, как можно чаще. Потому что чем дольше сотрудники заняты второстепенными, неважными задачами, тем дольше они отвлекаются от того, чем они действительно должны заниматься.

6. Инновации

В статье Harvard Business Review на тему управления коллективным временем автор Лесли Перлоу предложила глубокую идею об инновациях с помощью методов тайм-менеджмента. Она рассказала о проверенных практиках многих компаний, которые предложили перерыв, чтобы посмотреть, как это повлияет на ход проекта и рабочий процесс в целом.

В компаниях, которые страдали от культуры «всегда на связи», сотрудники ценили выходные, чтобы перезарядиться и посвятить немного времени своей личной жизни. Это помогло людям снять стресс.

Компании с командами, которые, как правило, выполняли задачи вовремя и с минимальными проблемами, рассматривали это время как награду за тяжелую работу. В их случае они увидели в этом признание своих усилий.

А в компаниях, команды которых были перегружены совещаниями, отвлекающими факторами внутри команды (и вне ее), сотрудники могли уединиться за пределами шумного офиса. Им стало легче выполнять задания или наверстывать упущенное.

Новшество введения выходного днем ​​или утром в будний день может быть выгодным как для сотрудников, так и для руководителей. Команды могут научиться лучше сотрудничать, а также управлять своим временем в эти перерывы. Вы можете сделать то же самое, например, предложив ранний конец рабочего дня в пятницу, чтобы повысить производительность, которая обычно падает перед выходными. Или в среду, которая приходится на середину недели и кажется самым длинным днем.

7. Повысьте осведомленность о сроках

Сроки никто не любит. Это факт.

Однако, если подумать, мы все согласны со сроками в тот момент, когда мы их устанавливаем. Есть ощущение, что у нас все еще есть все под контролем, и мы можем это сделать. В тот момент, когда мы начинаем ненавидеть сроки, они неизбежно приближаются, а мы не делаем большую часть запланированного.

Так что можно с уверенностью сказать, что наше отношение к дедлайнам зависит от того, насколько мы о них осведомлены.

Что вы можете сделать, чтобы помочь своей команде лучше управлять своими приоритетами, так это держать постоянное видимое напоминание о прогрессе проекта и сроках. Конечно, ничто из этого не должно быть навязчивым и пугающим. Скорее информативный график на настенном экране или простой трекер вех, написанный на доске.

Сделайте людей более осведомленными об их временных рамках и ограничениях таким образом. Цифровые канбан-доски и трекеры легко игнорировать, если людям нужен доступ к ним со своих компьютеров. Но если они постоянно присутствуют на стене рядом, сроки с меньшей вероятностью «подкрадутся» к кому-либо.

8. Предложите помощь

Эксперты McKinsey высказали интересную точку зрения: в настоящее время управление временем является не столько индивидуальной проблемой, сколько институциональной. Они также отмечают, что люди, которые считали себя отличными тайм-менеджерами, говорили, что их очень поддерживают в планировании и распределении времени.

Они привели пример помощника по административным вопросам, который помогал генеральному директору в составлении расписания, задавая правильные вопросы: встречались ли они с определенными клиентами, должны ли они более регулярно связываться с другой компанией, правильно ли установлены определенные приоритеты в соответствии с текущие цели компании и так далее.

В меньшем масштабе менеджер может сделать то же самое для своей команды. Они могут встретиться с командой и посмотреть, на что можно перенаправить свои усилия и время. Со временем приоритеты будут меняться. Возможно, разработку веб-сайта нового инструмента можно отложить, потому что новые потенциальные заинтересованные стороны хотели бы видеть более полную версию инструмента. Или бета-тестирование показало, что реальная база пользователей — это не компании среднего размера, а фрилансеры, поэтому необходимо будет пересмотреть маркетинговую стратегию.

Измените свое мышление с индивидуального отслеживания времени на то, которое отражает проект, продукт и усилия команды. Менеджеры могут позволить себе роскошь видеть более широкую картину, и именно поэтому они должны направлять команду во время изменений и помогать им лучше управлять своим временем.

9. Установите несколько общих правил

Как и в любой команде, люди будут сотрудничать, но также и конфликтовать. Они будут раздражать друг друга и находить недостатки и недовольство в чужой работе. Подобные разочарования могут привести к ситуациям, которые могут повредить тому, как они распределяют время и расставляют приоритеты. Такие вещи, как личное отвлечение, плохая коммуникация задач и обратная связь, отсутствие прозрачности… Все это может привести к тому, что команда начнет трещать по швам, одно разочарование за раз.

И хотя вы можете позволить им сгладить свои привычки с течением времени, чтобы коллеги действительно начали управлять своим временем в команде, им нужен набор согласованных правил, которые обеспечат их душевное спокойствие.

Строгий этикет общения

Введите систематизированный способ обсуждения вопросов проекта, задач и прогресса. Например:

• Если что-то нужно решить в течение следующих 24 часов, отправьте электронное письмо.
• Если что-то потребует вашего внимания в течение следующего часа или двух, отправьте сообщение в чат.
• Если вопрос срочный и не может ждать, отправьте текстовое сообщение или позвоните.

Слишком много времени тратится на обсуждение неважных вещей по электронной почте или когда срочные задачи упускаются из виду из-за того, что чат человека постоянно пингуется с разных сторон. Таким образом, у каждого уведомления есть установленные временные рамки, которые позволяют получателю узнать, следует ли ему обратиться к нему сейчас или можно подождать.

Это устраняет помехи и отвлекающие факторы.

Коды на бесперебойное рабочее время

Большую часть времени сотрудникам требуется сосредоточенность, непрерывное время. Если не часами напролет, то в определенных ситуациях.

Например, агент по обслуживанию клиентов может обратиться к руководителю отдела маркетинга, чтобы спросить о функции, о которой спрашивает пользователь. Однако, если руководитель отдела маркетинга в настоящее время пишет важное электронное письмо, он рискует показаться грубым, когда откажет представителю службы поддержки. Или одному разработчику нужна обратная связь об ошибке в коде, а другой пытается исправить свои собственные проблемы, которые они обнаружили.

В таких случаях полезно иметь универсальный код «не беспокоить». Это может быть что угодно — от красных стикеров на экране компьютера до настоящих табличек «Не беспокоить» на их столах. Команде просто нужно согласовать код и уважать установленные им границы.

10. Сократите количество импровизированных встреч

Не каждое решение или вопрос нуждается в переговорной и часах обсуждения. Слишком большое количество совещаний в неделю может вывести из равновесия командное управление временем. Особенно, когда менеджер созывает встречу из-за неожиданной вещи, которая только что возникла.

Итак, когда и как на самом деле вам следует провести собрание?

После достижения определенного рубежа/крайнего срока

Это делается для того, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути, или если необходимо внести какие-либо изменения. Однако, если вы хотите оставить отзыв о прогрессе, достигнутом командой на данный момент, делайте это либо очень кратко, либо сохраните его для электронных писем или личных встреч с участниками.

Составьте график и придерживайтесь его

У каждой встречи должна быть повестка дня с основными пунктами для рассмотрения и любыми последующими вопросами или обсуждениями.

Выделите время перед каждой встречей, чтобы создать маркированный список тем и отправить их по электронной почте всей команде. Таким образом, каждый будет проинформирован о теме встречи и сможет соответствующим образом подготовиться.

Оптимизируйте разговор

Не позволяйте людям сорвать тему спорами, разногласиями или беззаботной болтовней. Мозговой штурм — это нормально, если собрание предназначено именно для него. Сосредоточьтесь на теме встречи, и это

Своевременно анонсируйте встречи

Незапланированные встречи могут стать причиной потери внимания у любого сотрудника. В один момент они сидят за своим столом, работают, а в следующий момент от них требуется переключить свое внимание на совершенно новую вещь. И время, необходимое им, чтобы вернуться к своей первоначальной задаче, может привести к тому, что известно в Agile-разработке как «издержки переключения». Это сильно влияет на производительность, и в результате усилия по тайм-менеджменту терпят неудачу.

11. Используйте проверенные методы и приемы

В настоящее время мы все охотимся за лучшими стратегиями, которые помогут нам научиться лучше управлять временем. И хотя большинство из них имеет дело с отдельными людьми, два самых известных метода можно применять и к более крупным группам. Вот как матрица Эйзенхауэра и блокировка времени могут быть применены к командному развитию.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это признанный метод управления временем, который помогает повысить производительность и эффективность за счет обучения правильной расстановке приоритетов. Не все задачи одинаково важны и неотложны. И этот метод доказывает, что правильно расставленные задачи могут сэкономить много времени и энергии.

Хотя матрица часто упоминается как средство индивидуального управления временем, она прекрасно адаптируется к командам.

Он признает четыре категории:

1. Важные и срочные задачи – завтрашний дедлайн
2. Важные, но не срочные задачи — написание отчета о проделанной работе на следующую неделю
3. Неважные и срочные задачи — назначение встречи на следующей неделе, которую менеджер просит в ближайшие пять минут, и
4. Неважные и несрочные задачи — очистка папки от старых файлов

Для более четкого обзора матрица часто представлена ​​в четырех квадрантах, например:

Так, например, служба поддержки клиентов может создать матрицу Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Следуя приведенным ниже схемам, вы сможете относительно легко сформулировать матрицу своей команды. И, если возможно, лучшим подходом было бы проведение мозгового штурма, на котором все члены команды могли бы участвовать в создании матрицы. Помните, что когда сотрудникам предоставляется больше свободы действий в их коллективном управлении временем, они с большей вероятностью будут следовать и учиться быстрее.

Блокировка времени

Блокировка времени — вторая высокоэффективная техника тайм-менеджмента.

Если вы планируете свой день (или неделю) заранее, это помогает поддерживать работу в течение дня. Когда вы ставите задачи на день на бумаге, вы затем записываете, сколько времени займет каждая задача. Затем вы записываете эти задачи в расписание и таким образом создаете временные блоки.

Как только вы начнете работать по временным блокам, суть в том, чтобы придерживаться отведенного времени и избегать просачивания задач в другие временные интервалы. Таким образом, вы гарантируете, что сосредоточитесь на чем-то одном, и не будете полностью забывать об определенных задачах. На самом деле это эффективный инструмент для предотвращения сверхурочной работы.

И настроить день блокировки по времени очень просто, особенно для команд. Например, вы можете подключить расширение Clockify к своему календарю Google, и как только появится временной интервал, вы просто запустите таймер и начнете. Вам не нужно покидать вкладку браузера или открывать совершенно новое приложение.

Попробуйте адаптировать эту технику к коллективному тайм-менеджменту, установив временные блоки для важных задач, которые необходимо выполнить в этот день. Члены команды могут отмечать эти задачи по мере их завершения, и к концу дня у вас будет четкий обзор.

Это также хороший способ выявить проблемы с тайм-менеджментом в индивидуальном порядке, прежде чем они начнут влиять на команду в более широком масштабе.

12. Представьте инструменты управления временем команды

Теперь мы не можем забывать, что тайм-менеджмент также требует некоторой помощи извне. Приложения, платформы, сервисы и программное обеспечение — все для помощи отдельным лицам и командам. Они также используются для анализа, улучшения и даже в качестве ярлыков, исключающих второстепенные задачи.

Вот некоторые из наших любимых:

Часы

Здесь мы можем быть предвзятыми, но Clockify действительно многогранный инструмент. Хотя это в основном средство отслеживания времени, оно также может помочь вам в оценке работы, создании отчетов о ходе проекта, отслеживании того, кто что делает, и выявлении потерянного времени.

Он быстро становится правой рукой любого менеджера и команды, стремящихся улучшить свое управление временем.

Понятие

Notion — это платформа с обширным списком функций, которая работает как несколько инструментов в одном. Это архив документов, доска управления проектами, платформа для обзора задач, встроенный чат, вики и многое другое. Это очень универсальное рабочее пространство, которое может заменить множество инструментов, выполняющих одну функцию.

Когда вся ваша информация и прогресс хранятся в одном месте, нет необходимости тратить время на просмотр различных приложений.

Дудл

Как планировщик встреч, Doodle может сделать жизнь каждого проще. Нет необходимости в длинных цепочках электронной почты или ожидании ответа людей на сообщения чата. Приложение позволяет вам назначить встречу и возможное время для нее, и когда вы пересылаете ссылку, каждый в команде может выбрать, какое время им подходит больше всего.

Wisemapping

Мы обсудили, как собраниям могут понадобиться отчеты о вещах, которые обсуждались, что часто приводит к тому, что кто-то в команде тратит время на их ввод вместо того, чтобы выполнять свои задачи. Ну, такие инструменты, как Wise Mapping , устраняют необходимость в этом. Это бесплатный инструмент с открытым исходным кодом, который позволяет вам проводить мозговой штурм идей и проводить встречи из вашего веб-браузера, и любой, у кого есть ссылка для приглашения, может присоединиться. Затем карта ума может быть отправлена ​​​​всем участникам встречи.

Устранение дополнительной утомительной работы — это большой плюс для тайм-менеджмента, к тому же такие инструменты гарантируют, что все участники собрания будут участвовать в обсуждениях.

Выдра.ai

Поскольку встречи также были важной частью наших обсуждений по управлению временем, такие инструменты, как аудиозаписывающие устройства, могут дополнительно сэкономить время. Otter.ai позволяет записывать любое аудио (будь то вся встреча, отзыв или инструкции) и транскрибировать его в документ за считанные минуты. Таким образом, вы можете не только делиться самим звуком, но и диктовать, что вам нужно передать, и получать автоматически написанную форму на другом конце. Инструмент также интегрирован с Zoom , поэтому вы даже можете записывать видеозвонки.

Вывод

Управление временем команды сосредоточено в основном на поиске способов расстановки приоритетов для более крупных целей, четкого общения и предотвращения пробелов в рабочем процессе, вызванных чрезмерно сложными системами. Чтобы заставить команды совместно работать над улучшением своего тайм-менеджмента, нужно помочь им освоить эти жизненно важные навыки. Вовлечение их в процесс на каждом этапе также поможет им стать более восприимчивыми к новым методам и инструментам, которые вы планируете внедрить.