Лучшие методы отслеживания продуктивности команды

Продуктивность команды измеряет, сколько качественной работы команда может выполнить за определенное время, например за месяц. Будет ли команда продуктивной, зависит от ряда факторов, таких как уровень производительности каждого сотрудника, а также их навыки. Кроме того, общение в команде, рабочая среда и уровень мотивации также оказывают глубокое влияние на производительность команды.

В этой статье мы рассмотрим некоторые практические методы, которые вы можете использовать для отслеживания продуктивности вашей команды. Более того, мы поделимся с вами несколькими реальными примерами того, как те или иные команды измеряют свою эффективность.

Истинное значение производительности для вашей команды

Стоит отметить, что продуктивность команды не будет включать одни и те же качества в разных компаниях и даже в разных командах. Поэтому, если вы работодатель или руководитель, подумайте о ключевых параметрах продуктивности вашей компании или команды. Вот несколько вопросов, которые вы можете задать себе:

• Какие товары или услуги предлагает ваша компания?
• Какой вид деятельности вы можете назвать продуктивным?
• Существует ли квота продаж или производства, которую должна выполнить команда?
• Каковы самые важные цели в каждой команде?

Как только вы определите важнейшие показатели, помогающие создать продуктивную команду, вам будет легче отслеживать ее эффективность. Отслеживая продуктивность команды, менеджеры лучше поймут, есть ли в команде менее эффективные сотрудники. В этом случае лидеры должны найти правильное решение для этих работников, которое может включать:

• обеспечение работников дополнительным обучением,
• перевод сотрудников в другую команду или
• увольнение работника.

Восемь методов отслеживания продуктивности команды

Одним из способов измерения возможностей команды является использование показателей производительности. Вот некоторые из наиболее распространенных показателей для мониторинга производительности.

Соотношение запланированное к выполненному

Метрика отношения запланированных к выполненным учитывает процент завершенных задач по сравнению с назначенными . Итак, при использовании этого метода вы просматриваете заданный список задач и анализируете, сколько из этих заданий выполнила команда. Таким образом, вы сможете больше узнать о способности команды точно выполнить рабочую нагрузку.

Вы можете использовать соотношение запланированного к выполненному при работе в спринтах . В этом случае в начале спринта следует задокументировать объем работы, который команда планирует выполнить за спринт. Затем, в конце спринта, вы должны сравнить, сколько работы выполнила команда, с нагрузкой , которая была запланирована в начале.

Говоря о спринтах, стоит отметить, что соотношение запланированного к выполненному весьма полезно для команд и владельцев продукта. Этот показатель показывает, насколько привержены работе члены команды, а также их возможности. Так, например, команда берет на себя 30 PBI (элемент бэклога продукта — «отдельный элемент работы»), а выполняет только 10. Это означает, что спринт не был успешным, потому что было выполнено только около 30% задач. .

Теперь мы рассмотрим еще один пример отношения запланированного к выполнению, чтобы показать вам разницу между высоким и низким соотношением. Допустим, команда должна выполнить 20 задач в месяц. Если членам команды удается выполнить 18 задач за определенное время, их отношение запланированного к выполненному составляет 90%, и это здорово. С другой стороны, если членам команды удается выполнить только 10 задач после этого периода, отношение запланированного к выполненному составляет 50%, что является низким показателем.

Что делать, если коэффициент ниже, чем должен быть? У руководителей групп есть несколько вариантов:

• Нанять больше членов команды, чтобы закончить всю работу вовремя.
• Уменьшение объема работы, которую команда должна выполнить в месяц.
• Пересматриваем процесс планирования и вносим коррективы.

Низкое соотношение запланированного к выполненному означает, что процесс планирования неэффективен или что члены команды не обладают подходящими навыками для выполнения задач.

Время цикла

Метрика времени цикла отслеживает среднее время, необходимое для завершения продукта или предоставления услуги. Правила просты: более короткое время цикла означает более высокий уровень производительности команды.

Например, в команде разработчиков этот метод охватывает количество времени, необходимое команде от первой фиксации функции (отправной точки) до последней фазы, которой является развертывание. Или, для работников колл-центра, время цикла будет составлять от момента, когда они ответят на звонок, до момента, когда они закончат разговор.

Существует простая формула для расчета времени цикла. Вы должны разделить чистое производственное время на количество произведенных единиц . Чистое производственное время (NPT) — это количество времени, в течение которого команда должна закончить продукт. Будьте уверены, что будет какое-то время простоя (время для совещаний, обеденных перерывов и т. д.). Вычтите эти часы из общего времени, которое сотрудники проводят на работе.

Например, в ресторане быстрого питания команда работает по 9 часов в день. Когда мы вычтем время простоя, мы получим 8 часов 15 минут (495 минут), что является нашим NPT. Работники должны сделать 45 бутербродов в течение дня.

Время цикла = Чистое время производства ÷ количество произведенных единиц

Время цикла = 495 ÷ 45

Время цикла = 11

У этой команды есть 11 минут, чтобы приготовить один бутерброд. Конечно, если членам команды удастся приготовить бутерброд за 9 минут (меньше среднего времени цикла), это повысит их продуктивность.

Одним из преимуществ использования времени цикла является то, что руководители групп могут узнать, хорошо ли работает процесс планирования. Кроме того, эта метрика дает менеджерам лучшее представление о том, как члены команды выполняют свою работу и насколько они эффективны, как должны быть.

Сбежавшие дефекты

Этот метод отслеживает ошибки, допущенные командой за заданное время. Команды разработчиков обычно используют эту метрику, когда хотят проанализировать, сколько ошибок они пропустили во время проекта. Таким образом, если ваша команда разработчиков создает приложение, метрика скрытых дефектов поможет им вовремя найти ошибки, прежде чем ваше приложение станет общедоступным. Эти ошибки могут быть связаны с проблемами взаимодействия с пользователем, проблемами с производительностью или ошибками приложений.

Есть также коэффициент ускользания дефекта . Вы можете рассчитать этот показатель, просмотрев количество дефектов, обнаруженных командой на этапе подготовки, а затем сравнив это число с этапом производства.

Итак, что означают более высокие и более низкие коэффициенты ускользания дефектов? Более высокий показатель свидетельствует о наличии проблем с процессами тестирования или с инструментами автоматизированного тестирования, которые использует команда. Более низкий показатель является признаком качественного программного обеспечения и того, что процессы тестирования работают хорошо.

Помимо разработчиков, другие команды могут узнать об их продуктивности с устраненными дефектами. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, этот метод может оценить ошибки, такие как жалобы клиентов или неудачные платные кампании в социальных сетях.

Доход на одного сотрудника

Показатель дохода на одного сотрудника в основном применяется к отделам продаж и маркетинга. Цель этого метода — узнать, насколько продуктивно члены команды получают доход.

Когда дело доходит до метода расчета дохода на одного работника, есть формула, которой вы должны следовать.

Вам нужно разделить общий доход (производимый всей командой) на количество членов команды. Так, например, если в компании 40 человек, а общий доход составляет 5 миллионов долларов в год, доход на одного сотрудника будет:

5 000 000 долларов США ÷ 40 = 125 000 долларов США

Таким образом, $125.000 на одного работника в год. Если вы решите отслеживать производительность команды с помощью метода дохода на одного сотрудника, убедитесь, что более высокий доход на одного сотрудника означает, что ваша команда более эффективна.

Эта метрика пригодится, когда вы хотите сравнить две компании, работающие в одной отрасли. Таким образом, чтобы узнать, какая компания более эффективна, можно оценить их доход на одного сотрудника. Так, например, маркетинговая компания А имеет доход в размере 500 000 долларов США и 20 сотрудников. Доход на одного работника составляет:

500 000 долларов США ÷ 20 = 25 000 долларов США

Маркетинговая компания B имеет доход в размере 520 000 долларов США и 25 сотрудников. Доход на одного работника здесь:

520 000 долларов США ÷ 25 = 20 800 долларов США

Таким образом, компания A более продуктивна , чем компания B. Несмотря на то, что компания B генерирует немного больший доход и имеет больше сотрудников, компания A имеет более высокий доход на одного работника.

Трекер времени

Помимо этих показателей производительности, вы также можете попробовать счетчик времени для измерения эффективности команды, независимо от ее типа.

Вот как запись времени дает вам больше информации о продуктивности команды. Когда члены команды ежедневно регистрируют свое рабочее время, менеджеры могут просматривать, кто в настоящее время выполняет какие задачи и как продвигается проект. Некоторые приложения для отслеживания времени, такие как Clockify, предоставляют вам визуальную разбивку недели команды.

Еще одна удобная опция — панель инструментов Team. Здесь вы можете увидеть, какие проекты наиболее активны. Поскольку каждый цвет на панели инструментов представляет каждый проект, вы сможете выяснить, тратит ли ваша команда достаточно или слишком много времени на конкретные проекты в течение недели. Кроме того, вы можете просмотреть общее количество часов, отслеженных командой.

Кроме того, если вы хотите узнать больше об отдельных членах команды, вы можете сделать это, заглянув в раздел активности команды под диаграммой. Таким образом, вы будете точно знать, сколько времени каждый сотрудник потратил на какие проекты и чем он сейчас занимается. Вы даже можете изменить порядок этих двух разделов на панели управления командой, чтобы активность команды отображалась в верхней части страницы. Просто нажмите на значок «Закрепить вверху», который вы можете увидеть на скриншоте ниже.

Пример раздела командной активности

В разделе активности команды вы также можете отфильтровать данные по общему времени отслеживания, что удобно, когда вы хотите увидеть, кто отследил больше всего часов. С другой стороны, вы можете фильтровать по последним действиям, если вам нужно узнать, кто работает в данный момент.

Учет корректировок в работе

Когда мы думаем о производительности в целом, мы обычно имеем в виду идеальный рабочий процесс без каких-либо ошибок. Но, чтобы не допустить ошибок, очень важно обращать внимание на детали и вносить изменения, когда это необходимо. Более того, очень важно сотрудничать с другими командами в компании.

Сюзанна Веселинович — менеджер по обеспечению качества в Clockify. Она говорит, что когда дело доходит до команды QA, их рабочий распорядок часто включает в себя множество корректировок, над которыми члены команды работают в соответствии с командой разработчиков. Вот что Сюзанна называет ключевыми признаками продуктивности команды:

« Доска отслеживания ошибок и ее внешний вид многое говорят нам о производительности. Если столбцы QA «чистые», это означает, что задачи были выполнены эффективно. Кроме того, еще одним хорошим показателем производительности является качество фичи, которая отправляется в производство. ”

Сюзана добавляет, что требуется множество этапов тестирования, во время которых они сообщают о различных ошибках, чтобы гарантировать качество функций.

Отслеживание удовлетворенности клиентов

Некоторые команды не поддерживают прямой контакт с заказчиками или клиентами из-за характера своей работы. Но для других, таких как группы поддержки клиентов, поддержание хороших профессиональных отношений с клиентами является наиболее важной частью работы.

Когда дело доходит до производительности групп поддержки клиентов, одним из способов измерения эффективности команды является проверка отзывов клиентов. Таким образом, команда может больше узнать об общей удовлетворенности клиентов.

Еще один практический метод отслеживания продуктивности команды — использование инструментов отчетности. Елена Лукич, агент службы поддержки Clockify, говорит, что эти отчеты ценны тем, что они показывают количество решенных заявок и количество ответов, а также скорость ответа команды. Помимо этого, вот что команда поддержки клиентов использует для измерения производительности команды:

«Мы также можем пересмотреть наши командные ставки за последний месяц. Командные ставки рассчитываются в зависимости от количества билетов и количества хороших и плохих отзывов».

Анализ правильных показателей

Что касается отделов продаж, их рабочие задачи обычно включают общение с клиентами по электронной почте и встречи. Таким образом, продавцы могут правильно представить товары или услуги клиентам.

Итак, что важно при отслеживании продуктивности команды в продажах? Никола Нескович, директор по продажам Clockify, говорит, что наиболее важными показателями являются:

• количество встреч, запланированных командой,
• количество встреч, которые провела команда, и
• доход, полученный от проведенных встреч.

Никола добавляет, что этот доход зависит от конверсий, которые сделала команда. Например, когда клиент переходит с бесплатного плана на платный или с базового плана на премиум-план.

Вывод

Разные команды выполняют разные задачи внутри компании. Таким образом, нет смысла отслеживать продуктивность команды разработчиков программного обеспечения так же, как вы измеряете эффективность команды маркетинга. Поэтому важно прояснить ключевые качества, которые делают конкретную команду продуктивной. Затем вы можете попробовать некоторые из методов, которые мы включили в эту статью. Эти показатели значительно упрощают процесс отслеживания продуктивности команды. Мы также надеемся, что вас вдохновят наши коллеги, которые поделились своими уникальными способами проверки эффективности команды.