Разработайте план эффективности команды за четыре простых шага (шаблоны включены)

Компании нередко сталкиваются с проблемами производительности, которые влияют на общий результат. Чаще всего эти проблемы могут быть связаны с плохой работой команды или отсутствием надлежащего руководства. А планы повышения производительности команды — это надежный способ решения и устранения любых проблем, с которыми сталкивается команда.

Ниже приведены некоторые рекомендации по составлению надежного плана производительности, которому может следовать любая команда, независимо от отрасли, в которой вы работаете. Мы также поделимся полезными ресурсами, дополнительными шаблонами и материалами для чтения.

Шаг 1. Узнайте о планах повышения эффективности

Планы производительности (или планы повышения производительности) — это документы, созданные с целью улучшения работы отдельного человека, команды или компании. Они составляются и излагаются руководителями групп/супервайзерами/менеджерами и часто передаются в отдел кадров для оценки.

В качестве средства улучшения рабочего процесса планы производительности являются инструментом, помогающим отдельным лицам и командам преодолевать повторяющиеся проблемы. Они определяют цели, которые необходимо достичь, чтобы человек (или команда) мог решить определенные проблемы или чтобы средний работник мог получить повышение.

Что такое план работы команды?

Когда дело доходит до планов производительности для отдельных лиц, цель их довольно проста — у сотрудника есть возможности для совершенствования и развития своих навыков. Вместе с ними их менеджер может составить план областей, над которыми они могут работать, в каком направлении двигаться и необходимых уровнях производительности.

Но когда дело доходит до команд, планы производительности основаны на коллективных целях и уровнях производительности, которых они должны достичь вместе. Это более полезно, когда вы заинтересованы в измерении уровня результатов отдела в целом, а не в оценке влияния каждого отдельного сотрудника.

Зачем нужен план работы команды?

План эффективности команды может творить чудеса как на индивидуальном уровне, так и на уровне компании.

Это поможет вам определить конкретные проблемные области в группе, желаемый уровень улучшения и изложить рекомендации, которые облегчат команде достижение целей. Это пошаговая программа, которая позволяет людям полностью раскрыть свой потенциал, работая над достижением командных целей. И, как результат, повышение производительности команды способствует более эффективному выполнению проектов компании.

Когда использовать план эффективности команды?

Есть несколько причин, по которым вам может понадобиться или вы захотите составить план работы команды. Приведенные ниже причины можно рассматривать как жизнеспособную основу для плана повышения производительности, если они влияют на результат всей команды и угрожают поставить проект под угрозу более чем один раз.

• Команда испытывает трудности с соблюдением сроков;
• У членов команды возникают проблемы с передачей информации друг другу, что тормозит их рабочий процесс;
• Отсутствует внутренняя организация;
• Члены команды кажутся дисфункциональными и испытывают недостаток в профессиональном общении.
• Команда кажется потерянной и неуверенной в том, как их результаты влияют на общие цели компании.

Конечно, могут быть и другие причины, по которым команды демонстрируют более низкие результаты. Важно признать их и их влияние на общую картину. А с надлежащей системой управления персоналом вы сможете гораздо быстрее прийти к исходной проблеме.

Шаг 2. Используйте три ключевых фактора для создания успешного плана

Фактор № 1: Создание правильных условий

Прежде чем начать, важно проверить условия, в которых работают сотрудники. Это делается для того, чтобы избежать предположений о том, что команда показывает более низкую производительность из-за своих ошибок, когда на самом деле на нее влияют внешние факторы. Итак, прежде всего, убедитесь, что с вашей стороны все в порядке.

Например:

• У вашей команды возникают проблемы с соблюдением сроков более одного раза? Попытайтесь выяснить, возможно, вы стремились удовлетворить нереалистичные требования клиента. И в результате сотрудникам просто сложно успевать. Это не проблема внутри команды, а внешний фактор, к которому им нужно адаптироваться.
• Команда кажется тусклой или немотивированной? Убедитесь, что цели компании четко определены, и они знают, что от них ожидается, прежде чем вы решите оценить их работу.

Как говорится: начни со своего двора. Прежде чем двигаться дальше, убедитесь, что вы сделали все возможное, чтобы предоставить команде все необходимые ресурсы и условия. Вот несколько способов, которыми вы можете помочь команде со своей стороны:

• 8 способов повысить производительность сотрудников
• Как отслеживать продуктивность команды
• Как получить и оставаться мотивированным

Фактор № 2: Элементы, из которых состоит план эффективности

Приступая к составлению плана производительности, вы должны убедиться, что он охватывает несколько аспектов. Без них не только будет сложнее его написать, но и вы не получите точных данных, когда придут результаты.

Планы производительности команды могут включать (но не ограничиваться) некоторые из следующих аспектов:

Видение команды

В этом разделе вы описываете видение, цели и миссию команды на основе целей компании. Определите, что нужно улучшить команде и как это отразится на компании в целом.

Определенные цели и задачи

Как только вы определились с видением, вы хотите перейти к целям и задачам.

Цели — это результат, к которому вы стремитесь.

Цели — это конкретные действия, которые вы намерены предпринять для достижения этих целей.

Думайте об этом как о пирамиде: видение находится наверху, а цели расположены внизу, представленные в более мелких, но все же обобщенных утверждениях. В то время как цели находятся внизу, как конкретные крошечные шаги, которые осязаемы и измеримы.

Например: Ваша цель — повысить прозрачность внутри команды.

• Цель состоит в том, чтобы отправлять отчеты в конце каждого дня.
• Целями будут:
  • Отслеживайте время на каждой задаче;
  • Сформулировать отчет к 16:00;
  • Отправьте отчет до 17:00.

Когда вы работаете над постановкой целей и задач, тесно сотрудничайте со всей командой. Они знают все тонкости своей работы, и именно они могут дать вам наилучшие оценки: сколько времени нужно выполнить задачу, какая формулировка задачи им больше подходит, как они общаются на ежедневной основе и т. д. .

С их помощью вы сможете составить подробный и точный план производительности, который даст наилучшие результаты.

Определенные ключевые показатели эффективности (KPI)

Записав цели, вы можете приступить к определению KPI. KPI — это измеримое значение, которое позволяет узнать, насколько успешно была достигнута цель. И благодаря этому вы можете отслеживать и изменять цели команды по мере необходимости.

Например:

Чтобы увидеть, можете ли вы улучшить прозрачность команды, вы решаете поручить им отправку отчетов о работе до 17:00. Однако вы начинаете замечать, что не все отчеты поступают вовремя. Некоторые сотрудники работают сверхурочно и не заканчивают свои задачи на день к 17:00, в то время как другие забывают отслеживать свои задачи в течение дня. В свете этой новой разработки ваша цель KPI изменится с:

KPI 1: Отправка отчетов о работе до 17:00.

К:

KPI 1: Отправляйте отчеты о выполненных задачах до 17:00 и добавляйте примечания о незавершенных задачах.

Чтобы отслеживать все ваши KPI и цели, лучше всего представить их на своего рода панели инструментов. Существуют различные инструменты для их создания, но если вы не можете себе позволить такие расходы в данный момент, вы можете выбрать график или диаграмму. Просто имейте в виду, что информационная панель должна отображать данные четко и с минимальным количеством графики, чтобы ее можно было легко прочитать.

Срок достижения цели

Каждому плану производительности нужны установленные временные рамки. Это может быть месяц, три-шесть месяцев или даже год.

Даже на этом этапе вы можете попросить свою команду помочь вам определить временные рамки для определенных аспектов плана. В конце концов, они лучше всех знают, сколько времени занимают те или иные задачи и процессы. Например, сколько тикетов QA может сделать за час или сколько исследований и информационно-разъяснительной работы проводит маркетинговая команда, чтобы найти надежные веб-сайты.

Наряду с их вкладом становится легче формировать более точные и надежные временные рамки вплоть до ежедневных задач.

Ожидания и наблюдения менеджера

Еще один важный аспект, который должен быть в плане производительности – ваши собственные ожидания. Вы можете записать прогнозы на основе имеющейся у вас информации. Таким образом, через некоторое время вы сможете сравнить ожидания и конечные результаты, чтобы увидеть, прогрессирует ли команда или есть еще возможности для улучшения.

Кроме того, всегда полезно дополнять план производительности наблюдениями по ходу работы. Выявление любых деталей, которые повышают или снижают производительность команды, станет бесценным ресурсом для окончательного анализа. Может быть, они решили работать сверхурочно, чтобы уложиться в срок, или устроили импровизированную встречу, на которой они, например, обдумывали решение, которое ускорит их работу.

И невозможно не подчеркнуть, как мотивирует всю команду сообщать им, что вы внимательно следите за их прогрессом. Мы обсудим это подробнее в разделе управления планом производительности.

Фактор № 3: Консультации по человеческим ресурсам

Стоит отметить, что отдел кадров должен знать, что вы работаете над планом эффективности с самого начала. Они могут дать больше информации о том, является ли это лучшим планом действий или другой метод лучше подходит команде.

И после того, как вы создадите черновик плана работы команды и будете им довольны, не забудьте еще раз проконсультироваться с отделом кадров. Они должны дать документу краткое изложение, чтобы убедиться, что все в порядке — что нет нереалистичных целей или переизбытка целей и т. д.

В конце концов, повышение производительности не должно происходить за счет благополучия сотрудника.

Шаг 3: Напишите план производительности в 6 простых пунктах

Теперь, когда мы рассмотрели все аспекты, которые вы можете включить в свой план производительности, конечный продукт должен выглядеть примерно так:

1. Сообщите HR и высшему руководству, что вы хотите составить план работы команды, и обсудите его необходимость и причины.
2. Поговорите с командой о проблемах, с которыми они сталкиваются, и о видении улучшений.
3. Ставьте цели и задачи на основе видения улучшений
4. Определяем и согласовываем KPI
5. Согласуйте способы мониторинга, проверки и предоставления обратной связи
6. Попросите HR оценить план производительности, прежде чем завершить его

Как документ, план производительности может быть написан разными способами. Не существует единственного «правильного» способа, и простой поиск в Google подтвердит это. При этом форма ниже является примером одного плана производительности.

Скачать шаблон плана производительности в формате .PDF

Скачать шаблон плана производительности в формате .DOCX

Шаг 4. Управляйте и контролируйте эффективность команды

Во время реализации плана производительности мониторинг команды сводится к отслеживанию хода выполнения плана, внесению своевременных изменений и поддержанию связи с ними. Однако, чтобы управлять ими должным образом, вам нужно будет охватить больше земли.

1. Будьте прозрачными

Планы повышения производительности несколько печально известны, поскольку они делают официальной неэффективность отдельного человека (или, в нашем случае, команды). Многие сотрудники увидят в этом «последний шанс» перед увольнением, и это сильно их напрягает. В результате они не видят в плане производительности того, чем он является на самом деле: способом повысить производительность и удержать хороших сотрудников в компании.

Менеджеры должны четко разъяснить это сообщение: ничья голова не лежит на плахе, и план производительности должен помочь вам работать вместе над достижением конкретных целей.

2. Будьте своевременны с обратной связью и обзорами

Четко установите время и методы, когда вы будете предоставлять обратную связь и обновления команде. Обязательно соблюдайте график, указанный в плане производительности. Хотя еженедельные и ежемесячные проверки кажутся регулярными, нет ничего плохого в том, чтобы делать их раз в две недели или даже в некоторых случаях ежедневно.

Со временем вы почувствуете рабочий процесс и темп команды. Это поможет вам оценить, как часто они нуждаются в вас, чтобы проверить их. В качестве бонуса, когда команда увидит, что вы серьезно относитесь к плану производительности, она поддержит идею о том, что обе стороны работают вместе для достижения общей цели.

3. Предоставьте ресурсы

Как уже упоминалось в шаблоне плана производительности, вы можете помочь команде прогрессировать, предоставив ей много ресурсов. Особенно, если некоторые сотрудники нуждаются в дополнительном обучении, чтобы догнать других.

Существует несколько способов предоставления ресурсов и возможностей для обучения:

• Онлайн-курсы
• Корпоративные семинары (от коллег)
• Архив соответствующей литературы (вы можете использовать такие инструменты, как G-Drive или Dropbox), который находится в сети и доступен для всех
• Сотрудничество с другими, опытными членами команды

4. Общайтесь четко

Прежде чем приступить к реализации плана производительности

Убедитесь, что команда знает, что план повышения производительности служит руководством. Самый большой страх сотрудников заключается в том, что их работа может оказаться под угрозой, если они не превзойдут друг друга.

Это может поставить под угрозу командную работу в целом или усилить напряженность.

Во время выполнения плана производительности

Когда вы отслеживаете ход выполнения плана производительности, самым важным сообщением будет обратная связь, которую вы предоставляете. Чтобы убедиться, что ваши комментарии относительно работы команды хорошо поняты, помните следующее:

1. Дайте обратную связь вовремя

Команде нужна такая стабильность, когда они выполняют план производительности. Своевременные встречи, будь то в видеочате, по телефону или лично, имеют большое значение для доверия команды. Старайтесь не делать комментарии, которые выходят за рамки вашего обычного времени обратной связи — подождите до следующей встречи. В таких случаях предсказуемость хороша.

2. Сделайте обратную связь регулярной

Снова и снова доказано, что регулярная обратная связь повышает производительность труда сотрудников. Планирование их слишком мало и далеко друг от друга дает людям меньше возможностей вовремя исправить определенные ошибки.

Отметьте в своем расписании конкретное время, когда вы будете отчитываться перед командой, и постарайтесь придерживаться его как можно лучше. Кроме того, это не всегда должна быть встреча. Вы можете отправлять письменные отчеты, общаться в чате один на один или делать короткие видеозвонки. Поговорите с командой и узнайте, какой формат им больше всего подходит. Некоторым лучше, когда обратная связь не происходит лично, в то время как другие, вероятно, будут процветать в ходе обсуждения.

3. Будьте жесткими, но справедливыми

Если вам нужно сообщить плохие новости или вы заметили, что команда допустила большую ошибку, воздержитесь от осуждения или немедленного обсуждения ошибки. Спросите команду об их взгляде на ситуацию, так как это может помочь вам получить новую информацию.

И после того, как вы обсудите возникшую проблему, предложите четкие и действенные шаги по ее решению. А еще лучше — провести мозговой штурм с сотрудниками и вместе прийти к решению. Короче говоря, команда должна знать серьезность своих ошибок и неудач, но они также должны осознавать, что вы здесь не для того, чтобы похоронить их глубже. Вы здесь, чтобы помочь им учиться на своих ошибках.

4. Будьте конкретны

Старайтесь не уходить по касательной. Долгие встречи или страницы с отчетами — это утомительно. Старайтесь быть кратким и обращаться к очень конкретным вещам. В одной из своих статей об обратной связи Harvard Business Review процитировал исследование, доказывающее, что соотношение 5 к 1 является ключом к успешной и продуктивной обратной связи.

Это означает, что на каждый отрицательный комментарий приходится пять положительных.

Этот метод заставляет сотрудников меньше сосредотачиваться на том, чтобы ругать себя и других за ошибки, и больше на решении проблемы.

5. Будьте доступны для помощи

И последнее, но не менее важное в контрольном списке плана повышения производительности – доступность менеджера. Ваша работа не заканчивается, когда план повышения производительности написан, одобрен и подписан всеми.

Работа распространяется на постоянный мониторинг прогресса команды, отслеживание их результатов и регулярное предоставление комментариев и отзывов. Но даже при всем этом вам не стоит беспокоиться о плане производительности 24/7. Установите определенные часы, в которые члены команды могут связаться с вами для разговора. Таким образом, они могут вовремя сообщить вам, если возникнут какие-либо проблемы, и вы не будете получать электронные письма и звонки в нерабочее время.

Будьте готовы к посредничеству, взаимодействию с HR при необходимости и предоставлению всех необходимых данных по запросу.

В заключение

Планы повышения производительности команды включают совершенно новый набор правил и соображений по сравнению с индивидуальными планами. Они могут различаться по форме, поскольку они должны освещать проблемы конкретной команды и области улучшения, в зависимости от отрасли и собственного видения и миссии компании. Эти планы составляются для решения задач команды в целом, но никогда не игнорируют каждого отдельного члена. В этой статье мы выделили наиболее важные аспекты, на которые следует обратить внимание, и предоставили пример плана производительности для общей идеи. В обсуждениях с генеральным директором и отделом кадров, а также после того, как мы создадим его для себя, должно быть очень легко.