5 задач, чтобы максимизировать использование ваших стажеров по планированию мероприятий

Большинство стажеров боятся стереотипного опыта доставки кофе и изготовления копий.

Мало того, что эти задачи бесполезны с точки зрения профессионального развития, они также оставят ваших стажеров незаинтересованными и немотивированными.

Ваша программа стажировки по планированию мероприятий должна произвести неизгладимое впечатление на ваших участников, использовать сильные стороны участников и максимально повысить производительность на вашем рабочем месте.

Эта часть поможет вашему бизнесу по планированию мероприятий или команде по проведению мероприятий определить и использовать сильные стороны ваших стажеров. Как только вы это сделаете, вы сможете назначать необходимые задачи нужному стажеру, чтобы обеспечить максимальную эффективность и принести пользу вашему бизнесу.

Найдите сильные стороны своих стажеров

Ваши стажеры прибыли, но готовы ли они приступить к работе? Слишком часто многие компании дают своим стажерам общие задания, не принимая во внимание их интересы и сильные стороны. Такой подход может привести к снижению производительности вашего бизнеса и снижению морального духа стажеров.

Вместо этого выясните сильные и слабые стороны ваших стажеров и соответствующим образом распределите задачи. У некоторых стажеров есть сила для ввода данных / электронных таблиц, некоторые склонны к общению, а другие склонны к творчеству.

По прибытии используйте тест Strengthsfinder, чтобы определить интересы, сильные и слабые стороны ваших стажеров. Почему здесь? Почему они прошли именно эту стажировку в вашей команде по планированию мероприятий или бизнесе?

Как только вы все это поймете, вы сможете сразу приступить к назначению каждой задачи, которая повысит их эффективность.

Максимально используйте своих стажеров с помощью этих пяти задач

Следующие задачи дадут вашим стажерам полезные навыки, которые они смогут использовать после окончания стажировки, а также максимально повысить продуктивность вашего класса стажеров для вашего бизнеса или команды по планированию мероприятий.

1. Размещение в социальных сетях

Работа с социальными сетями при планировании мероприятий имеет неоценимое значение.

Для поддержания и/или увеличения числа участников необходимы последовательная стратегия публикации и ее выполнение. В то время как большинство молодых людей привносят большой опыт работы в социальных сетях, они часто не готовы управлять всей социальной стратегией.

Однако это не означает, что они не могут помочь вам реализовать вашу существующую стратегию. Стажеры могут размещать ссылки и другие материалы о ваших мероприятиях в ваших учетных записях (ссылки для регистрации, рекламные видеоролики, сообщения в блогах и т. д.), публиковать твиты во время событий и планировать будущие публикации.

Убедитесь, что у вас есть четкие правила бренда, которым должны следовать ваши стажеры. Ознакомьтесь с руководящими принципами политики Shift Communications в отношении социальных сетей при составлении собственного.

2. Управление мероприятием

Что может быть лучше для ваших стажеров, чтобы узнать, что нужно для проведения мероприятия, чем работа над самим мероприятием? Попросите своих стажеров помочь за столами различных мероприятий (регистрация, VIP-зоны и т. д.), пройдитесь по залу мероприятия, чтобы дать указания и раздать информацию о мероприятии, а также помочь с организацией мероприятия.

Разные задачи на мероприятиях требуют разных навыков, и это прекрасная возможность проявить сильные стороны стажеров. Вот несколько идей для стажеров, если в вашей команде по бизнесу/мероприятию несколько стажеров:

• Стажеры, ориентированные на детали/данные: хорошо подходят для регистрационных столов.
• Социально настроенные стажеры: хорошо подходят для прогулок по залу и направления.
• Артистически настроенные стажеры: хорошо подходят для организации и оформления мероприятий.

Важно обучить стажеров тонкостям вашего мероприятия, любому программному обеспечению, которое они будут использовать (включая программное обеспечение для регистрации, инструменты для регистрации и приложения для мероприятий), и дать им ответы на наиболее вероятные вопросы, которые они могут получить от участников. . И не забывайте акцентировать внимание стажеров на важности обращения за помощью к опытным сотрудникам.

Во время мероприятия ваш штатный персонал мероприятия должен проводить плановые проверки ваших стажеров, чтобы убедиться, что все идет гладко. Независимо от того, насколько они квалифицированы, большинству стажеров не хватает опыта опытных сотрудников, и им необходимо руководствоваться в процессе.

3. Написание постов в блог о мероприятиях и другого базового контента

Не все молодые люди подходят для этой задачи. Написание лучше всего подходит для творческих стажеров, которые могут предоставить много легко усваиваемого контента, который поможет вашему блогу привлечь подписчиков, а ваше мероприятие привлечь больше посетителей.

Вот несколько примеров тем блога для ваших стажеров:

• Главные XX причин посетить мероприятие XX
• XX уроков, которые вы можете извлечь из нашего мероприятия
• Лучшие XX спикеры на предыдущих XX мероприятиях

Дайте своим стажерам некоторую творческую свободу при написании постов в блоге, но не позволяйте им разгуляться. Четко определите фокус блога и укажите свои цели для их содержания. Лучший способ сделать это — предоставить руководство по стилю, в котором перечислены ваши ожидания для каждого поста в блоге.

4. Сбор данных опросов после мероприятия

Эта задача хорошо подходит для стажеров, разбирающихся в данных, которые любят электронные таблицы и чаще думают левым полушарием мозга. Сбор данных не требует особого руководства, кроме объяснения системы и предоставления стажеру возможности работать с ней.

Попросите вашего стажера вводить данные и преобразовывать их в диаграммы в Excel или составлять отчеты на основе ваших данных. Как и в случае любой стажерской задачи, один из членов вашей команды должен регулярно проверять работу стажера. Помните, что стажировка — это опыт обучения, и что не каждый момент будет повышать производительность.

Если ваш стажер по работе с данными проявляет интерес, но не обладает ноу-хау, когда дело доходит до работы с большими объемами данных в электронных таблицах, запланируйте начальную сессию обучения и дайте ему несколько руководств, на которые он может ссылаться.

5. Собираем подарочные наборы для участников мероприятия

Собирать сувенирные наборы — идеальная задача для стажеров. Они могут собрать футболки, блокноты и фирменные зарядные устройства для телефонов, пока вы следите за тем, чтобы все движущиеся элементы мероприятия были собраны вместе.

Перед тем, как передать это задание, составьте контрольный список всех предметов, которые входят в каждую сумку для вашего стажера. Это довольно простое задание, которое вы можете поручить практически любому стажеру, и вы будете рады, что справились с ним по мере приближения события!

Другие ресурсы по управлению событиями

Capterra не только может помочь вам с вашими стажерами по планированию мероприятий, но мы также специализируемся на технологиях проведения мероприятий, программном обеспечении и передовом опыте в блоге управления мероприятиями Capterra.

Если вам понравилась эта статья и вы хотите узнать обо всем, что нового в организации мероприятий и других статьях в нашем блоге:

• 3 стратегии событийного маркетинга для привлечения миллениалов
• 5 метрик, которые определят рентабельность вашего мероприятия
• 3 совета по продуктивности для занятых организаторов мероприятий