Руководство Target Internet по управлению проектами для маркетологов

Управление проектами — это высокоэффективный инструмент для выполнения маркетинговой работы, от рекламных кампаний и SEO до контента в социальных сетях и продвижения по службе.

Это руководство расскажет вам, как управлять проектами в маркетинговом контексте, либо как способ завершения крупных проектов, либо как инструмент для планирования рутинной работы, такой как сообщения в социальных сетях и статьи в блогах.

Наша цель состоит в том, чтобы вы лучше поняли, что такое управление проектами и как маркетологи вроде нас могут его использовать.

Что такое управление проектами?

На самом базовом уровне управление проектами — это управляемый подход к выполнению работы. Вы не просто выполняете задачи; вы работаете над ними в рамках запланированного и контролируемого процесса.

Хотя существует множество различных подходов к управлению проектами, в большинстве случаев используются некоторые общие компоненты:

• Результаты: это ощутимые результаты, которые принесет проект. В проекте разработки веб-сайта новый веб-дизайн может быть основным результатом. В проекте по маркетингу в социальных сетях результатами могут быть посты в Instagram. Некоторые проекты также имеют вторичные результаты, такие как данные кампании.
• Задачи: каждый проект состоит из нескольких задач, каждая из которых назначается ответственному члену команды или подгруппе.
• Заинтересованные стороны: все участники проекта являются заинтересованными сторонами. Это включает в себя всех людей в команде проекта, а также других, таких как клиенты, инсайдеры высшего уровня и клиенты, которые в конечном итоге будут нацелены на маркетинговые активы, предоставленные в рамках проекта.
• Методология: набор правил управления проектом.

Короче говоря, проект должен давать определенные результаты, которые можно разбить на задачи. Задачи назначаются людям из проектной группы, которые должны выполнять работу в рамках управляемого процесса.

Управление маркетинговыми проектами на практике

Управление проектами используется для реализации всех видов маркетинговых проектов, в том числе:

• Разработка сайта
• Контент-маркетинг
• Маркетинг в области СМИ
• SEO
• КПП
• Видеореклама
• Разработка приложений
• Рекламная рассылка
• PR-кампании

Независимо от конкретной выполняемой работы, управление проектами обычно сосредоточено вокруг программного обеспечения для управления проектами. Это цифровая платформа, на которой заинтересованные стороны могут управлять своими задачами до завершения, а старшие заинтересованные стороны могут отслеживать общий ход проекта.

Каждый член команды должен иметь возможность доступа к программному обеспечению, используя свои собственные учетные данные для входа. Войдя в систему, они могут видеть задачи, которые были назначены им. Они могут загружать файлы и комментарии к задачам и изменять статус задач, чтобы отразить, были ли они инициированы, завершены или задержаны каким-либо «блокировщиком».

Старшие заинтересованные стороны также могут назначать задачи членам команды и устанавливать сроки их выполнения. (В некоторых командах всем заинтересованным сторонам предоставляется разрешение на это.)

В любом проекте полезно иметь члена команды, выступающего в роли менеджера проекта. Этот человек отвечает за помощь всей команде в успешном использовании процесса управления проектом и программного обеспечения. Некоторые методологии управления проектами также требуют, чтобы менеджер проекта выполнял дополнительные обязанности, такие как проведение регулярных собраний команды (иногда называемых «схватками») и помощь другим заинтересованным сторонам в поиске решений для блокировщиков.

Этапы проекта

Маркетинговый проект обычно проходит через интуитивно понятный ряд этапов:

1. Подать мяч
2. Планирование
3. Доставка
4. Выйти
5. Анализ

Подать мяч

Фаза, которую мы называем стартовой , — это начало проекта. В этот момент маркетинговая команда встречается с заинтересованным лицом, которое заказывает работу, чтобы обсудить детали проекта. Стороны придут к соглашению по некоторым принципиальным деталям проекта, в том числе:

• Каковы результаты проекта?
• Каковы базовые бюджеты времени и затрат для проекта?
• На какую максимальную сумму проект может превысить свой базовый бюджет времени и затрат?

Когда все ключевые заинтересованные стороны проекта довольны условиями, можно заключить контракт или неформальное соглашение о начале проекта.

Планирование

Во время планирования проекта все члены команды, играющие стратегическую роль, собираются вместе, чтобы решить, как будут достигнуты результаты проекта. Хотя процесс планирования варьируется от проекта к проекту, обычно включаются следующие элементы:

• Установка вех. Вехи — это ключевые вехи на пути к завершению проекта. Например, в проекте рекламной видеокампании вехами могут быть «завершение раскадровки» и «завершение съемок». Для каждой вехи установлен крайний срок, чтобы помочь проекту не сбиться с пути.
• Выявление рисков проекта. В управлении проектами «риск» — это возможное внешнее событие, которое может положительно или отрицательно повлиять на результаты проекта. Выявление основных рисков проекта во время планирования проекта гарантирует, что команда готова извлечь выгоду из возможностей или реагировать на угрозы во время проекта.
• Разделение проекта на задачи. Это отдельные части работы, необходимые для достижения результатов проекта. На этом этапе также важно определить зависимости, когда выполнение одной задачи зависит от выполнения другой задачи заранее.
• Постановка задач и ответственность. Каждая задача должна быть назначена члену команды (или подгруппы), который будет нести ответственность за ее выполнение. В некоторых случаях старшим заинтересованным сторонам также может быть предоставлено право собственности на результаты проекта.

Доставка

После планирования проекта команда может приступить к реализации проекта. Каждый член команды должен использовать платформу управления проектами для управления своими задачами на этом этапе.

Управление проектом поддерживает команду несколькими способами на этапе реализации, в том числе:

• Управление задачами. На протяжении всего проекта каждый член команды отвечает за обновление своих собственных задач в рамках платформы управления проектом. Обычно это включает в себя загрузку файлов, изменение статусов задач и информирование руководителя проекта о любых блокировщиках, которые мешают выполнению задач. Если на этапе доставки выявляются новые требования, создаются новые задачи, которые назначаются члену группы.
• Отслеживание прогресса. Большинство платформ управления проектами включают визуальные инструменты для отслеживания хода выполнения проекта, такие как диаграммы Ганта и диаграммы сжигания. Эти ресурсы помогают заинтересованным сторонам оценить, насколько хорошо команда справляется со своими задачами относительно временного бюджета проекта. Старшие заинтересованные стороны, в частности, будут тщательно следить за ходом проекта на протяжении всего этапа реализации, чтобы определить, остаются ли достижимыми запланированные бюджеты времени и затрат для проекта.
• Файловое хранилище. В зависимости от характера работы команды платформа управления проектами может использоваться для хранения проектной работы, например документов, содержащих копии для использования в контент-маркетинге. Легкий доступ к платформе управления проектами для всей проектной группы может помочь предотвратить потерю важной работы.

Управление проектом на этапе реализации будет успешным только в том случае, если каждый член команды будет участвовать в процессе и выполнять такие обязанности, как обновление статуса своих задач. Важно донести это до членов команды. В команде также должен быть знающий человек, который поможет любому, кто борется с процессом управления проектом или программным обеспечением.

Выйти

Когда вся проектная работа завершена, старшие заинтересованные стороны, включая клиента или внутреннего заказчика, могут встретиться, чтобы обсудить результаты проекта. Если все стороны удовлетворены тем, что результаты проекта были достигнуты в соответствии с планом, проект можно считать завершенным, и заинтересованные стороны могут дать свое согласие .

Перед этой фазой некоторые проектные группы будут использовать инструменты, встроенные в их программное обеспечение для управления проектами, для создания отчетов и документации. Это может быть эффективным способом объяснить клиенту проделанную работу.

Анализ

Некоторые маркетинговые проекты заканчиваются подписанием.

Другие завершаются этапом анализа . Это может быть что угодно: от анализа данных веб-сайта после проекта редизайна сайта до анализа настроений клиентов после рекламной кампании на телевидении.

Анализ можно понимать как мост между текущим проектом и будущими проектами. Результаты этого этапа могут быть использованы при планировании совместимых проектов в будущем, помогая команде более эффективно планировать и оптимизировать свои процессы.

Некоторые проектные группы также анализируют свой опыт управления проектом во время проекта. Это помогает выявить проблемы, с которыми люди столкнулись при использовании подхода к управлению проектами, которые можно исправить перед началом следующего проекта.

Как использовать управление проектами для выполнения рутинной маркетинговой работы

Поэтапный подход к управлению проектами, который мы только что обсудили, лучше всего подходит для реализации ограниченных по времени маркетинговых проектов среднего и высокого уровня сложности.

Если ваша работа носит более рутинный характер — например, если вам нужно публиковать определенное количество сообщений в социальных сетях каждую неделю — это также может быть выполнено с помощью управления проектами. Просто нужно использовать немного другой подход.

Для рутинной маркетинговой работы мы рекомендуем использовать решение для управления проектами с системой в стиле канбан для управления вашим контентом, например, Trello. В системе канбан каждая задача представлена ​​карточкой, которую можно перемещать из одного столбца в другой для отображения ее статуса. В рабочем процессе социального контента у вас могут быть столбцы с заголовками «Идеи», «Текст», «Текст и фото», «Текст и фото подписаны» и «Запланировано/опубликовано». По мере добавления новых компонентов в черновик сообщения его карточку можно перемещать, пока сообщение не будет опубликовано. Этот подход одновременно позволяет команде планировать социальный контент, работать над контентом и управлять продвижением каждого поста как мини-проекта.

Вот видеоурок, показывающий, как инструменты управления проектами можно использовать для рутинной маркетинговой работы:

Какой инструмент управления проектами мне следует использовать?

Почти все управление проектами осуществляется в цифровом формате с использованием программного обеспечения для управления проектами. Это программное обеспечение обеспечивает инфраструктуру для выбранного подхода группы.

Мы советуем изучить несколько популярных платформ управления проектами, прежде чем выбрать одну из них. Команда Target Internet имеет хороший опыт работы со следующими вариантами:

Асана

Asana — это фантастический инструмент для управления задачами и проектами с прекрасно доступным пользовательским интерфейсом, который упрощает работу над задачами и их назначение товарищам по команде. Это также инструмент управления проектами, который мы используем для управления нашим контент-маркетингом, включая нашу работу над этой статьей!

Asana — это особенно доступное решение для управления проектами, предлагающее как премиальный пакет по бюджетной цене, так и довольно полную бесплатную версию.

Трелло

Этот оригинальный инструмент позволяет вам управлять своей работой с помощью системы карточек, досок и списков.

Trello особенно хорошо подходит для управления такими элементами контента, как статьи в блогах или публикации в социальных сетях, посредством рабочего процесса.

Командная работа

Teamwork — это фантастически многофункциональное решение для управления проектами с набором дополнительных дополнений, включая чат, CRM и офисные функции. Интерфейс Teamwork, возможно, менее доступен, чем у Asana или Trello, но он более чем компенсирует это своими огромными возможностями.

JIRA

JIRA, любимая разработчиками во всем мире, является идеальным инструментом управления проектами для команд, использующих методологию гибкой работы.

Другие популярные программы для управления проектами включают Basecamp, Nifty и Monday.com.

Каковы преимущества использования управления проектами в маркетинговой работе?

Использование управления проектами может принести множество преимуществ маркетинговым командам и специалистам. К основным преимуществам относятся:

• Сотрудничество. Большинство маркетинговых проектов требуют участия нескольких заинтересованных сторон, будь то специалисты, такие как SEO-специалисты, участники PPC-заявок и руководители социальных сетей, или клиенты, которым необходимо отслеживать ход проекта и давать согласие. Программное обеспечение для управления проектами может стать общим рабочим пространством, где происходит и записывается сотрудничество.
• Отслеживание сложных проектов. Когда вы работаете над маркетинговым проектом, состоящим из множества различных компонентов, бывает сложно уследить за каждой важной деталью. Управление проектами может обеспечить всесторонний обзор задач проекта, включая то, были ли они выполнены вовремя.
• Производительность. Некоторые члены команды работают более надежно и продуктивно, работая в процессе, управляемом проектом. Существует несколько потенциальных причин, по которым управление проектами может повысить производительность, в том числе эффективный доступ к информации о задачах и сроках, а также эффект отображения всех открытых и завершенных задач в представлении группы.
• Воспроизводимость. Начало работы с управлением проектами занимает немного времени, но как только вы настроитесь, вы обнаружите, что многие проекты включают в себя аналогичный процесс управления проектами. В долгосрочной перспективе в большинстве проектов можно будет использовать те же настройки программного обеспечения и процессы, что и в предыдущем проекте, что сэкономит время и силы.

Несомненно, есть и недостатки в управлении проектами. Принятие процесса может разочаровать или даже оттолкнуть некоторых членов команды. Существует также риск того, что слишком большое внимание к мелким деталям управления проектом может отвлечь внимание от продуктивной работы над проектом.

Ключ в том, чтобы найти правильный баланс между использованием неоспоримых преимуществ управления проектами и предоставлением вашей команде достаточного пространства для работы. Если вы сможете добиться этого баланса, ваши проекты будут пожинать плоды.