Как вернуть контроль над своим временем

Вы менеджер или супервайзер, которому необходимо регулярно заботиться о планировании рабочего времени сотрудников, помимо организации своего собственного времени? Ознакомьтесь с нашим руководством по планированию рабочего времени сотрудников и попробуйте наши бесплатные шаблоны расписаний, которые помогут вам планировать и планировать рабочее время сотрудников на ежедневной, еженедельной, двухнедельной, ежемесячной или годовой основе. Совет № 3: Используйте Сэнди Родригез предлагает решение, которое поможет вам взять под контроль как действия, которые необходимо выполнить, так и те, которые вы хотите выполнить и от которых вы в восторге: бумажный ежедневник карманного размера с полной пустой страницей на каждый день. год:

«Каждый раз, когда мне нужно или я хочу заняться чем-то, я записываю это. Будь то выполнение поручений, звонок другу, участие в собрании, мытье посуды или поход в кино, все в порядке.

Я записываю дни рождения и важные даты на соответствующих страницах; поэтому мне не нужны социальные сети, чтобы предупредить меня».

Если что-то нужно сделать к определенной дате, я добавлю заблаговременные напоминания.

Если платеж должен быть произведен до 10-го числа каждого месяца, я напишу это на странице, предназначенной для 10-го числа, но я также напишу «счет должен быть оплачен до 10-го числа» на предыдущей странице, например, для 8-й.

Когда это имеет смысл, я разбиваю действия на управляемые части.

Вместо того, чтобы писать «файловые налоги» на одной странице, я разделяю это на такие шаги, как «назначить встречу с составителем», «отследить квитанции» и т. д., каждый на отдельной странице.

Я планирую занятия, которые мне нравятся, на будние дни. Это позволяет избежать ловушки сохранения того, что приносит вам счастье только на выходные, и помогает вам жить каждый день в полной мере.

Моя техника требует, чтобы все поместилось в одну книгу. Когда вы просматриваете все свои встречи и мероприятия, вы чувствуете себя востребованными и продуктивными, а вычеркивание пунктов из списка вознаграждает.

Эта система предотвращает стресс.

Я не беспокоюсь о вещах, которые должны произойти, поскольку все они записаны и легко доступны. Поскольку мне не нужно прилагать усилий, чтобы запомнить эту информацию, я могу полностью выбросить из головы любую деятельность, которой нет под рукой. Это создает больше пространства для творчества и отдыха».

Совет № 4: Поймите, как вы проводите время на работе

«Первое, что я рекомендую сделать, — это оценить время, записав, что вы делаете каждую минуту дня в течение недели», — говорит Амалия Шаффер, совладелица Systematic Excellence Consulting и сертифицированный консультант, в чьи обязанности входит помощь владельцам бизнеса в повышении эффективности в их бизнес и личная жизнь:

«Это утомительно, но как только мы узнаем, на что тратим наше время, мы можем оценить, что может измениться».

Катина Монтанос также объясняет, почему понимание того, где вы проводите время, важно для восстановления контроля над своим временем на работе, особенно с точки зрения времени, которое вы можете тратить на отвлекающие факторы:

«Я думаю, что очень важно честно говорить о своем стиле работы. Большинство людей на самом деле не понимают, сколько времени они ежедневно тратят на эти раздражители или отвлекающие факторы.

Итак, если вы часто отвлекаетесь или отвлекаетесь, но не знаете, почему, я предлагаю провести небольшой эксперимент на себе.

Будь то один день или целая неделя, следите за тем, как вы на самом деле тратите свое время в течение рабочего дня.

Как часто вы проверяете свой телефон, работая за компьютером?

Сколько раз вы делаете «перерывы» на кухне?

Ни одно из этих действий не обязательно плохо само по себе, но понимание того, как выглядит ваш день, — это первый шаг к переменам.

Оттуда вы можете проанализировать свои самые большие виновники времени и внести небольшие изменения, чтобы изменить свою рабочую среду, например, оставить свой телефон в другой комнате или выделить определенное время дня, чтобы сделать перерыв на перекус.

Все сводится к тому, чтобы оставаться гибким и честным с самим собой».

Совет № 5: поймите, сколько у вас свободного времени

Катина Монтанос также подчеркивает, почему важно понимать, как вы проводите свободное время:

«Мой совет номер 1, как взять под контроль свое свободное время, похож на мою рекомендацию выше — очень, очень четко определите, как вы проводите свое время прямо сейчас .

Вы можете быть удивлены, обнаружив, что у вас гораздо больше времени, чем вы думаете, но вы тратите его на то, что истощает, а не наполняет.

После четкого понимания того, как выглядит ваше время, составьте список занятий, которые действительно принесут вам радость — возможно, тех, которыми вы не занимались с детства, например рисование или танцы. Выделяйте небольшое количество времени каждую неделю, чтобы поэкспериментировать с этими практиками, чтобы превратить их в привычку».

Совет № 6. Пересмотрите и пересмотрите свой текущий рабочий график

Kelly Harris Perin . Келли Харрис Перин . Она предлагает вам подумать о том, как вы планируете свое рабочее время сейчас, чтобы наладить рабочий процесс в будущем: «Я рекомендую сделать шаг назад от тетриса, распечатать пустой еженедельный календарь и потратить некоторое время на то, чтобы набросать ваш «идеальный, но реальный» недельный поток. Начните с рабочего времени:

Какое для вас разумное время начала и окончания?

Вы хотите тренироваться несколько раз в неделю в обеденное время или вам нужно уходить с 15 до 16 часов каждый день, чтобы поиграть со своими детьми, когда они закончат школу?

Каков ваш идеальный порядок встреч — много подряд или все разрозненно?

Вам нужно сэкономить время для такой серьезной работы, как написание текстов или анализ данных?

Возможно, вы еще не приблизились к своему идеальному, но реальному еженедельному потоку, но, помня об этом, вы со временем сможете приблизиться к нему».

Совет № 7: Всегда начинайте рабочий день с правильных задач

Рэй Зинн , самый продолжительный генеральный директор Кремниевой долины, автор книг Tough Things First и Zen of Zinn, а также основатель и бывший генеральный директор Micrel Semiconductor, сказал нам, что хитрость, позволяющая не торопиться с работой, заключается в том, чтобы работать над более сложными задачами в самом начале. день:

«Мой совет номер один, чтобы вернуть себе рабочее время, — всегда сначала делать сложные вещи. Поступая таким образом, вы сначала очищаете самые большие валуны и задаете тон более продуктивному дню.

Вы также учитесь дисциплине, которая строится сама по себе, позволяя вам становиться все более и более опытным в задачах, которые вы, вероятно, раньше ненавидели. Когда вы научитесь любить то, что раньше ненавидели, вы будете возвращать себе все больше и больше времени и становитесь гораздо более продуктивным, чем вы думали.

Эта единственная стратегия позволила мне управлять Micrel Semiconductor в течение 37 лет, из которых 36 лет были прибыльными».

Совет № 8: Отдохните от цифровых устройств

Цифровые устройства — печально известные пожиратели времени, и мы часто обращаемся к ним, потому что нам скучно. Но скука может быть возможностью для восстановления вашего времени, а не неприятностью, как объяснила Мануш Зомороди в своей книге « «Скука — это ворота к блужданию ума, которое помогает нашему мозгу создавать новые связи, которые могут решить все, от планирования ужина до прорыва в борьбе с глобальным потеплением».

Чтобы получить больше времени, чтобы «скучать» и контролировать использование цифровых устройств, она пишет о 7 проблемах, с которыми вы можете справиться:

1. Понаблюдайте за собой — в этом задании вы должны стремиться отслеживать и понимать свои цифровые привычки, чтобы в первую очередь увидеть, как вы используете свои цифровые устройства.
2. Держите свои устройства вне досягаемости во время движения — в этом задании вы должны держать свой телефон вне поля зрения, когда вы идете, едете или иным образом находитесь в пути.
3. День без фотографий — в этом челлендже вы должны воздержаться от фотосъемки.
4. Удалите это приложение — в этом задании вы должны взять одно приложение, без которого вы не можете жить, и просто удалить его.
5. Возьмите фальшивый отпуск, т. е. «факацию» — в этом задании вы должны отключиться от всех коммуникационных приложений и систем, находясь в офисе.
6. Обратите внимание на что-то еще — в этом задании вы должны приложить усилия, чтобы заметить что-то помимо вашего телефона, что интересно в вашем окружении.
7. Скучное и блестящее испытание — в этом испытании, являющемся кульминацией предыдущих испытаний, вы должны использовать новообретенную «скуку», вызванную минимальным использованием ваших цифровых устройств, чтобы лучше понять свою жизнь и соответственно поставить цели.

Совет № 9: Перестаньте постоянно проверять свой почтовый ящик

По словам экспертов, приведенных в нашем исследовании 2020 года о времени, затрачиваемом на выполнение повторяющихся задач, люди тратят 28% своего рабочего времени на управление электронной почтой. В общей сложности это приводит к тому, что вы тратите от 1,5 до 2,5 часов на чтение и ответы на электронные письма.

Более того, исследования и эксперты, подобные тем, которых мы привели в нашей статистике, связанной с трудоголизмом, показывают, что нам трудно сопротивляться желанию проверить электронную почту даже после работы. Возьмем в качестве примера сотрудников из Великобритании:

• 57% проверяют электронную почту по выходным
• 30% проверяют электронную почту в течение ночи
• 23% проверяют электронную почту во время отпуска
• 20% проверяют электронную почту в постели
• 16% не могут есть, не проверив электронную почту

В качестве решения вернуть контроль над временем Фрэнк Бак предлагает структурированный подход к работе с электронной почтой:

«Отключите уведомления по электронной почте. Несколько раз в течение дня обрабатывайте каждое письмо одним пакетом. Пустой почтовый ящик не только возможен, но и необходим для достижения душевного спокойствия. Мы учим людей, как относиться к нам. Если мы будем отвечать на каждый вопрос немедленно, мы научим людей ждать до последней минуты, и мы бросим все, чтобы выполнить их просьбу».

Совет № 10: Расставляйте приоритеты для своих потребностей с помощью интуитивного планирования

Antoinette Beauchamp begins to explain how you can implement Intuitive Scheduling, a productivity technique she invented, in order to prioritize your free time. Антуанетт Бошан начинает объяснять, как вы можете реализовать Интуитивное планирование, метод повышения производительности, который она изобрела, чтобы расставить приоритеты в своем свободном времени.

Согласно определению, интуитивное планирование — это «ориентированная на сердце методология, при которой вы планируете свои дни в соответствии с тем, что принесет вам наибольшую радость и легкость — это идет рука об руку с подключением к себе, чтобы понять, каковы ваши личные потребности. и профессионально».

Вот как Антуанетта иллюстрирует это:

«Если вы устали, позвольте себе отдохнуть. Если вы знаете, что вам нужно есть 5 раз в день, всегда держите поблизости перекус. Если вы знаете, что выгораете от совещаний, то планируйте их подальше друг от друга.

Начните с инвентаризации своего дня и обратите внимание на то, как определенные привычки и распорядок влияют на вас. Благодаря этим интуитивным знаниям вы можете манипулировать своим расписанием и корректировать его в соответствии со своими уникальными потребностями — и оно может меняться каждый день!

Давая себе разрешение переключаться и плыть по течению интуитивно, вы также даете себе больше пространства для поиска мотивации, обретения уверенности и улучшения своей версии продуктивности.

Итак, чтобы контролировать свое свободное время, нужно прислушиваться к своей интуиции и давать себе пространство. Вот почему интуитивное планирование так вдохновляет. Это вернет вам силы, когда дело доходит до вашего свободного времени и того, как вы хотите его провести.

Расставляя приоритеты в своих потребностях и в том, что ваша интуиция говорит вам лучше всего в данный момент, она поддерживает большее благо, перемещая энергию вокруг вас.

То, что нам всем нужно прямо сейчас!»

Совет № 11: попросите помощи у других

Мелисса Кеплер , тренер по сильным сторонам в Capital Humans, где она фокусируется на помощи людям в достижении личностного роста, предлагает еще один интересный подход, который должен помочь вам добиться успеха в расстановке приоритетов в собственных потребностях. Просто замаскируйте свои собственные потребности под просьбы других, чтобы они казались непреодолимыми:

«Я обнаружил, что люди часто проводят молчаливое умственное различие между просьбами, сделанными к ним *другими *, и просьбами, которые они делают сами *.

Запросы от других людей — дедлайн от вашего босса или две дюжины кексов на распродаже выпечки — кажутся не подлежащими обсуждению.

Просьбы от себя — больше спать, или потратить немного времени на рисование, или на самом деле пойти на пробежку — кажутся фальшивыми и малоприоритетными.

Мой совет, если это резонирует с вами, состоит в том, чтобы взломать свой мозг, попросив кого-то другого дать вам запрос, но они должны действительно иметь это в виду.

Если ваша лучшая подруга умоляет вас ради *ее* пойти с ней на поздний завтрак, чтобы наверстать упущенное, это уже не то, что вы можете игнорировать. Это запрос от кого-то другого.

Если ваш босс *настаивает*, чтобы вы взяли выходной, чтобы перезарядиться перед началом большого проекта, вы не можете этого отрицать. Это не эгоистично — это необходимо!»

Совет № 12: научитесь говорить «нет»

«Чтобы жить с благими намерениями, мы должны научиться искусству говорить нет!» , объясняет Уоррен Вонг , основатель блога и автор, чья миссия состоит в том, чтобы вдохновить и научить 1 миллион человек взять свою жизнь под контроль и делать то, что они любят:

«Во время сборов на работу, жонглирования супругом и детьми, мы забываем, что в нашей жизни главное. Мы теряем контроль над своим здоровьем, отношениями и начинаем чувствовать себя потерянными в повседневной рутине.

Наши самые ценные ресурсы – это время и энергия. Будьте очень осторожны с обоими!

Если есть человек, который отнимает у вас время и энергию, избегайте его или вежливо отклоните его приглашение.

Если есть работа, которая истощает вашу молодость и психическое здоровье, возможно, пришло время начать поиск работы.

Если вы абсолютно ненавидите ту книгу, которую читаете, то пришло время сказать «нет» и найти другую.

Говорить «нет» просто, но мощно. Это требует 1 части мужества, 1 части самосознания и 1 части любви к себе».

Э. Мари Холл также предлагает потратить время на то, чтобы решить, каким типам запросов и задач следует сказать «нет»:

«Составьте список задач, которые можно исключить и/или обозначить.

И, если вы не думаете, что это возможно, спросите себя: «Если бы от этого зависела моя жизнь, мог бы я отпустить?»

Скорее всего, ответ будет ДА. И от этого ДЕЙСТВИТЕЛЬНО зависит качество вашей жизни, так что начните с самоконтроля!»

В качестве еще одного решения, позволяющего легче сказать «нет», Линелл Росс предлагает просто планировать свою работу в большем масштабе:

«Расставляйте приоритеты каждый день, работая в обратном направлении от ваших конечных целей. Посмотрите на свои более крупные цели, а затем разбейте месяцы, недели и дни на этапы действий с крайними сроками. Как только вы поймете, что вам нужно делать, вы будете намного лучше говорить «нет» людям, которые перебивают вас или просят сделать что-то для них».

Совет № 13: боритесь со своими привычками к многозадачности

Когда дело доходит до проблемы многозадачности (т. е. переключения контекста), требующей много времени, Меган Самрелл советует бороться с ней, определяя временные блоки для своей деятельности:

«Когда вы научитесь создавать правильный тип шрифтовых блоков в течение дня, чтобы свести к минимуму переключение контекста, это откроет двери для огромной свободы времени!»

Чтобы еще больше помочь вам избежать многозадачности, Сандра Главан советует вам определить приоритетные задачи и сосредоточиться на них в первую очередь:

«Единственный способ контролировать свое время — это каждый день писать обновленный список приоритетов. У нас могут быть сотни задач, которые нам нужно выполнить, но чтобы начать их эффективно решать, нам всегда нужно сначала сосредоточиться на приоритетах.

Вывод

Taking back control of your time may seem like a challenge, due to a constant string of interruptions, distractions, and other problems that come your way to stop you from carrying out your day as you intended.

Но если вы потратите дополнительное время на то, чтобы запланировать все, что вы хотите сделать, от рабочих задач до досуга, переосмыслите то, что вы считаете приоритетными задачами, а также приложите дополнительные усилия, чтобы расставить приоритеты в своих собственных потребностях, вы добьетесь значительного прогресса в достижении цели. проводите свое время на работе и после работы так, как лучше для вас.