Как настроить платежную ведомость малого бизнеса

Существует очень мало (если вообще есть) места для человеческой ошибки в расчете заработной платы. Неоплачиваемые сотрудники — это недовольные сотрудники, а неоплачиваемая Служба внутренних доходов (IRS) может быть совершенно пугающей.

В то время как у крупных предприятий может быть целый отдел, посвященный услугам по расчету заработной платы, или передача ответственности по расчету заработной платы третьей стороне, владельцы малого бизнеса обычно имеют меньше ресурсов.

Если у вас есть небольшой бизнес и у вас нет бюджета для аутсорсинга поставщику услуг по расчету заработной платы, вы не одиноки. Согласно налоговому обзору Национальной федерации независимого бизнеса за 2021 год ^[1] , 54% малых предприятий не используют стороннего поставщика услуг по расчету заработной платы.

Хотя внутреннее управление процессом начисления заработной платы возможно, оно сопряжено с определенными трудностями. В этой статье мы расскажем о шагах, которые вы должны предпринять при настройке расчета заработной платы для вашего малого бизнеса, о том, как смягчить общие проблемы и о том, как программное обеспечение для расчета заработной платы для малого бизнеса может помочь уменьшить наиболее обременительные аспекты обработки заработной платы.

3 шага, чтобы наладить начисление заработной платы и обеспечить бесперебойную работу вашего малого бизнеса

Настройка расчета заработной платы в конечном итоге представляет собой сочетание управления персоналом и навигации по налоговым формам. Некоторые части настройки платежной ведомости ^[2] могут показаться очевидными, в то время как другие могут быть не такими интуитивными. Вот три основных шага, которые необходимо предпринять, чтобы заложить основу для управления начислением заработной платы.

1. Получите необходимые документы от ваших сотрудников

Отлаженная система начисления заработной платы зависит от получения от ваших сотрудников необходимых документов для составления налоговой декларации: оформление документов и начисление заработной платы идут рука об руку. Чтобы получить правильные документы от ваших сотрудников, вы должны сначала узнать, что они за работники.

Здесь все может быть сложно.

↛ Задача : правильно определить своих сотрудников, чтобы избежать ошибочной классификации.

При приеме на работу сотрудников важно знать, какими они будут. Будут ли они считаться штатными работниками или наемными работниками? Это важно, потому что от этого будет зависеть, как вы будете платить им и уплачивать налоги с заработной платы.

Иногда неправильная классификация сотрудников делается намеренно, чтобы компания могла избежать оплаты сверхурочных или компенсации работникам. Это может привести к штрафам для вашего бизнеса.

Однако чаще ошибочная классификация сотрудников является случайностью.

Как этого избежать:

IRS предлагает задать себе вопрос: «Насколько я могу контролировать работника как бизнес?» Как правило, больший контроль над работником означает, что он скорее является полноценным работником, чем подрядчиком.

Если вы говорите человеку, где и как выполнять его работу, если вы продолжаете удерживать его после выполнения определенной работы и если вы даете ему льготы, вы, вероятно, имеете дело с наемным работником, а не с подрядчиком.

Если человек приходит и уходит в зависимости от работы, может выполнять работу любым способом, который считает нужным, и несет ответственность за свои собственные выгоды, то он, вероятно, является подрядчиком. Если вы все еще не уверены, проконсультируйтесь со своим юрисконсультом или отправьте форму SS-8 в IRS, чтобы получить их заключение.

2. Документируйте свою политику оплаты

Подумайте о том, чтобы поговорить с юристом или обратиться за помощью к юридическому веб-сайту для документирования соглашений об оплате и политик.

Как владелец малого бизнеса, каждый, кого вы нанимаете, должен иметь четкое представление о том, сколько им платят, когда им платят, как им платят (например, прямым депозитом, наличными или чеком) и льготы для сотрудников, связанные с работой. Как и в большинстве юридических документов, лучше иметь задокументированную политику оплаты и не нуждаться в ней, чем нуждаться в ней, но не иметь ее.

У вас должна быть копия этого документа вместе с подробной информацией об условиях найма, политике и других кадровых вопросах, подписанная и хранящаяся в надежном месте.

↛ Задача: защита документов и соблюдение законов о конфиденциальности данных

Если у вас есть сотрудники, подрядчики и сотрудники из разных штатов, у вас будет много документов и форм, которые нужно отслеживать и хранить.

Поскольку эти документы содержат конфиденциальные и личные данные (например, номера социального страхования), вам необходимо обеспечить их безопасное хранение — физические документы в запертом шкафу для документов, а цифровые документы — в защищенной программной системе.

Это важно, потому что вы хотите, чтобы сотрудники доверяли вам свою информацию, а также это закон. Несоблюдение Закона США о честных и точных кредитных сделках (Закон FACT) ^[3] и Закона о достоверной кредитной отчетности (FCRA) ^[4] или GDPR Европейского Союза может привести к серьезным штрафам.

Как этого избежать:

Чтобы обеспечить безопасность цифровых файлов, политик и личных данных ваших сотрудников, рассмотрите возможность инвестирования в программное обеспечение для управления документами с функциями, которые предназначены для обеспечения безопасности документов и помогут вам обеспечить соблюдение законов о конфиденциальности данных, касающихся ваших сотрудников.

Эти функции включают централизованное расположение всех отделов для хранения данных, уменьшение разрозненности между отделами, автоматизацию повторяющихся задач и упрощение процессов сканирования, хранения, поиска и архивирования документов.

3. Инвестируйте в программное обеспечение, которое поможет вам управлять процессом расчета заработной платы.

Ничто так не снизит моральный дух сотрудников, как одна-две просроченных зарплаты. Программное обеспечение для расчета заработной платы может помочь упростить процесс расчета заработной платы, свести к минимуму возможность ошибки, безопасно хранить записи о заработной плате и упростить уплату налогов с заработной платы.

Если у вас есть сотрудники, работающие полный рабочий день, подрядчики и сотрудники в разных штатах, программное обеспечение для расчета заработной платы может помочь снять часть стресса, сохраняя записи организованными и безопасными, а также автоматизируя расчеты и депозиты. Конечно, это зависит от выбора лучшего программного обеспечения для расчета заработной платы для нужд вашего бизнеса.

↛ Задача: выбор программного обеспечения для расчета заработной платы

Оптимизированный процесс расчета заработной платы также может дать вашему бизнесу пространство для роста. В тематическом исследовании расчета заработной платы стартап VYRL сообщил, что инвестиции в систему расчета заработной платы позволили им быстрее платить своим сотрудникам и подрядчикам, систематизировать свои документы и дали им возможность предлагать более конкурентоспособные пакеты льгот для сотрудников. В конечном итоге это помогло им начать развивать свой бизнес.

Но покупка системы начисления заработной платы может быть сложной задачей с таким количеством вариантов. Сравнение различных систем и функций может легко стать ошеломляющим. Вы можете подумать про себя: «Правильно ли я принимаю решение?» и беспокоиться о том, что вы выбрали неправильно.

Как этого избежать:

При покупке программного обеспечения для расчета заработной платы (или любого другого типа программного обеспечения) убедитесь, что вы всегда помните о своей первоначальной проблеме, чтобы помочь вам расставить приоритеты, какие функции важны для вас.

Некоторые важные особенности программного обеспечения для расчета заработной платы, о которых следует помнить, включают:

• Прямой депозит
• Налоговая декларация (налог на заработную плату, налог Medicare и т. д.)
• Управление соответствием
• Самообслуживание сотрудников (ESS)
• Интеграция учета и учета рабочего времени

Имейте в виду, что программное обеспечение для расчета заработной платы предлагает ряд функций, от базовых функций расчета заработной платы до более сложных. Никогда не помешает «примерить» программное обеспечение, воспользовавшись пробными предложениями, чтобы убедиться, что оно подходит для вашей компании, и провести пробные прогоны системы перед официальным запуском.

Избавьтесь от стресса, связанного с расчетом заработной платы

Расчет заработной платы может легко стать ошеломляющим со всеми его движущимися частями и высокими ставками. Но наличие правильной документации с самого начала, надежной и организованной системы хранения документов для расчета заработной платы и подходящего программного обеспечения для вашего бизнеса может значительно упростить этот процесс.

Если вы не знаете, с чего начать, подумайте о том, чтобы пройти викторину Capterra, которая поможет вам сузить некоторые варианты.

Источники

1. Налоговое обследование Национальной федерации независимого бизнеса за 2021 год, Исследовательский центр NFIB
2. Найм и управление сотрудниками, Администрация малого бизнеса США
3. Закон о честных и точных кредитных сделках, Федеральная торговая комиссия
4. Краткое изложение прав в соответствии с Законом о достоверной кредитной отчетности, Федеральный реестр