Как оставаться сосредоточенным на работе в мире, полном отвлекающих факторов

Я слышу, как дети играют снаружи и говорят о мороженом. Должен ли я пойти за мороженым до или после обеда? Точно сказать не могу. Подождите, где я был? О, я должен написать новую статью. Это так странно, как твой разум может отвлечься в мгновение ока. Теперь такие случайные мысли во время работы могут перенаправить ваше внимание и сделать вас менее продуктивными. Но оставайтесь с нами, мы покажем вам, как улучшить концентрацию и не отвлекаться.

В этой статье мы обсудим:

• каковы наиболее распространенные отвлекающие факторы на рабочем месте,
• почему трудно игнорировать отвлекающие факторы, и
• как удерживать внимание и избегать этих отвлекающих факторов, как внешних, так и внутренних.

Каковы наиболее распространенные отвлекающие факторы на рабочем месте?

Независимо от того, выполняете ли вы свою работу в офисе или дома, отвлекающих факторов на рабочем месте обычно трудно избежать. Итак, каковы наиболее распространенные источники отвлечения внимания?

Согласно исследованию The Economist Intelligence Unit и Dropbox « В поисках потерянного фокуса », вот что, по мнению удаленных и штатных сотрудников, является их главным отвлекающим фактором:

• личные беседы с коллегами: 34%,
• чтение и ответы на электронные письма: 29%,
• офисные отвлекающие факторы (звонки телефонов, болтливые коллеги): 23%,
• их мысли блуждают: 23%,
• встречи (личные и виртуальные): 21%,
• технические трудности: 20%,
• нерабочая и личная деятельность: 11%.

Как видите, некоторые из этих отвлекающих факторов исходят от других сотрудников. Кроме того, отвлекающие факторы могут возникать из-за некоторых связанных с работой действий, которые могут занимать много времени, таких как проверка электронной почты и посещение совещаний. В общем, есть два вида отвлекающих факторов:

1. Внешние : они исходят не из вашего ума, а из окружающего вас мира. Например, ваши коллеги заходят, телефонные звонки, электронные письма, уведомления, социальные сети, встречи, визуальные отвлекающие факторы и технические проблемы.
2. Внутренние : это отвлечения от вашего ума, такие как болезнь, личные проблемы, с которыми вы столкнулись, или даже мысли о том, что вы предпочли бы делать вместо работы.

Почему трудно бороться с отвлекающими факторами?

Даже когда мы пытаемся их избежать, отвлекающие факторы случаются. Но почему мы не можем просто игнорировать их?

Когда дело доходит до некоторых случаев внешних отвлекающих факторов, это происходит потому, что наш мозг любит их. В этой статье Дэвид Рок, автор книги « Ваш мозг на работе », объясняет, почему наш мозг реагирует именно так:

« Мозг любит знать, что происходит в социальной среде, и для нашего выживания невероятно важно знать, что происходит в обществе. Будь то кто-то, проходящий мимо вашего стола, или кто-то, кто отправляет электронное письмо, мы не можем не проверить, кто этот человек, с ним все в порядке? Это коленный рефлекс».

Хотя вашему мозгу нравятся такие перерывы в работе, ваше внимание может страдать, когда вас прерывают.

Говоря о внутренних отвлечениях, одним из наиболее распространенных видов является блуждание ума. Обычно это происходит, когда нам скучно или мы устали, и нам не хочется делать то, что мы должны делать в данный момент.

Как говорит нейробиолог Амиши Джа в своем выступлении на TedTalk, причина, по которой наш разум так часто блуждает, заключается в том, что наш разум может легко путешествовать во времени. Она использует музыкальный плеер как метафору нашего разума.

« Мы можем перемотать разум в прошлое, чтобы подумать о событиях, которые уже произошли. Или мы можем отправиться в будущее, чтобы спланировать следующее, что мы хотим сделать. И мы очень часто попадаем в этот мысленный способ путешествия во времени в прошлое или будущее, часто даже не осознавая этого».

Когда наш разум блуждает бессознательно, мы делаем ошибки, упускаем информацию или с трудом принимаем решения. Амиши подчеркивает, что противоположностью блуждающего ума является внимательный ум. Это когда мы обращаем внимание на настоящий момент.

Вернемся к метафоре музыкального проигрывателя. Нам нужно нажать кнопку «Воспроизвести», чтобы сосредоточиться на том, чем мы сейчас занимаемся. Итак, в следующем разделе мы рассмотрим несколько ценных советов о том, как не давать мозгу двигаться вперед или назад и оставаться сосредоточенным на работе.

Как сохранять концентрацию и избегать любых отвлекающих факторов

Опрос Калифорнийского университета в Ирвине показывает, что вам нужно 23 минуты, чтобы восстановить концентрацию после того, как вы отвлеклись. Чтобы свести к минимуму время, необходимое для перефокусировки, мы собрали несколько полезных советов, которые помогут вам справиться с отвлекающими факторами.

Повысьте ответственность, поделившись своим расписанием

В дни, когда у вас плотный график и вам нужно закончить какие-то сложные задачи, последнее, что вы хотите, это чтобы вас отвлекали. Так что, если коллеги заглянут к вам в офис, вероятно, не будет хорошей идеей.

Чтобы ваши коллеги знали, когда вы будете заняты в течение недели, не забудьте поделиться с ними своим расписанием. Например, вы можете создать ежедневный или недельный план в таблицах Google и отправить им ссылку. Если вы работаете удаленно, вот несколько идей о том, как составить график удаленной работы.

Кроме того, вы можете использовать Clockify для ввода всех ваших еженедельных задач и использования представления календаря. Эта функция поможет вам получить более четкое представление о вашем еженедельном плане. Кроме того, ваши коллеги могут просто выбрать ваше имя из списка, чтобы просмотреть ваше расписание, как вы можете видеть ниже.

Если ваши коллеги заметят, что у вас много дел, они будут более понимающими. При этом вы сможете выполнять все задания вовремя.

Теперь, если вы работаете из дома, члены вашей семьи могут прерывать вас, но решение остается тем же. Сообщите им о вашем рабочем времени и о том, когда вы будете недоступны для чатов в течение недели. Вы можете распечатать свой план и прикрепить его на видное место в доме.

Запланируйте время для работы в Интернете

Как часто вы просматриваете Интернет и каналы социальных сетей во время короткого перерыва? И как часто этот короткий перерыв превращается в гораздо более длительный? Скажем прямо, такая ситуация случается довольно регулярно.

Заставить себя снова переключиться на работу может быть сложной задачей. Кэл Ньюпорт, автор книги « Глубокая работа», говорит, что это потому, что наш мозг жаждет отвлечься. Вот идея, которую он предлагает:

«Вместо того, чтобы планировать случайные перерывы от отвлекающих факторов, чтобы вы могли сосредоточиться, вы должны вместо этого запланировать случайные перерывы от концентрации, чтобы отвлечься ».

В соответствии с идеей Ньюпорта, вы должны выделить время для отвлечения внимания, то есть для просмотра веб-сайтов. Конечно, это подразумевает, если вам не нужен интернет для рабочих задач. Однако, если вам нужно использовать Интернет для работы, вы должны найти приложение, которое блокирует определенные веб-сайты, такие как социальные сети, новости и тому подобное. Таким образом, будут заблокированы только выбранные вами сайты.

Затем, пока вы работаете, ваше внимание должно быть направлено на задачи. В одной из статей Forbes Ньюпорт утверждает, что эта рутина « помогает вашему разуму привыкнуть к скуке и быть всегда свободным от новых стимулов ». Кроме того, вы сможете более эффективно выполнять свои задания.

Держите телефон подальше во время работы

Ваш телефон гудит, вы сразу же берете трубку. Сообщения, уведомления и подобные звуки наверняка могут отвлечь ваше внимание.

Чтобы не отвлекаться и избежать подобных шумов, держите телефон вне досягаемости во время работы. Просто оставьте его в другой комнате или в ящике стола.

При необходимости вы можете проверять свой телефон раз в час на случай, если вам нужно перезвонить кому-то или ответить на сообщение.

Используйте наушники, чтобы заблокировать любой фоновый шум

Громко разговаривают коллеги, звонят телефоны или лают собаки на улице. Даже когда вы пытаетесь не обращать внимания на фоновые шумы, вы можете легко потерять ход мыслей.

Самый удобный способ решить эту проблему — использовать наушники. Если возможно, купите себе пару с шумоподавлением.

Затем выберите то, что вам больше подходит: прослушивание подкастов, звуков белого шума или любимой радиостанции. Когда дело доходит до музыки, имейте в виду, что она может повлиять на вашу продуктивность как положительно, так и отрицательно. Так что будьте изобретательны, пробуйте разные жанры, и вы найдете то, что подходит вам лучше всего. По моему опыту, музыка бесчисленное количество раз помогала мне восстановить концентрацию на работе.

Убедитесь, что ваше рабочее пространство организовано

Мы говорили о звуковых отвлекающих факторах, но как насчет визуальных? Например, вы работаете из дома, а любимая книга у вас на столе. Скорее всего, у вас возникнет соблазн прочитать страницу или две. Или в офисе, если вы разложите важные документы по всему столу, это будет отвлекать вас, и вы можете их потерять.

Даже если вы считаете, что можете найти все, что вам нужно, в своем творческом хаосе, возможно, вы начнете реорганизовывать, как только прочитаете следующее предложение. Согласно статье в Harvard Business Review, ученые из Института неврологии Принстонского университета обнаружили, что, когда мы постоянно смотрим на беспорядок вокруг нас, наша способность сосредоточиться снижается. Кроме того, когда участники исследования убирали беспорядок на своих рабочих местах, они с большей вероятностью восстанавливали свое внимание и повышали производительность.

Как только вы убедитесь, что ваша рабочая обстановка чиста и вокруг вас нет ненужных личных вещей, вам будет легче сосредоточиться.

Сосредоточьтесь на чем-то одном

Вы склонны к многозадачности? Привычка переключаться между задачами и проектами выглядит так, как будто мы справляемся с двумя или более задачами одновременно. В большинстве случаев многозадачность только запутает нас и не сделает более продуктивными.

Вместо того, чтобы заниматься несколькими делами одновременно, постарайтесь сосредоточиться на чем-то одном. Поступая так, вы будете думать только об этой задаче: о том, как ее выполнить, какие ресурсы или инструменты вам нужны и к какому сроку. Таким образом, ваша концентрация тоже улучшится. Даже если вы отвлекаетесь на внешний мир при выполнении одной задачи, вам будет легче перенаправить этот фокус, чем при многозадачности.

Освежите свой разум, двигая телом

Когда вы устали, вполне вероятно, что вы не сможете сосредоточиться. В таких ситуациях вы тоже можете легко отвлечься.

Как отмечает Дэвид Рок в вышеупомянутой статье, « нам нужно успокоить мозг в целом, чтобы иметь возможность замечать тихие озарения ». Поэтому всякий раз, когда вам трудно сосредоточиться, прогуляйтесь или займитесь чем-нибудь, что вам понравится. Рок утверждает, что освежение ума не только улучшает концентрацию, но и помогает лучше принимать решения.

В статье для Entrepreneur Марисса Викарио, тренер по здоровому образу жизни, рассказывает о еще одном преимуществе движения тела. Во время ходьбы вы активируете свои митохондрии, часть ваших клеток, отвечающую за уровень вашей энергии. Плюс прогулка на свежем воздухе стимулирует приток крови к мозгу. Таким образом, вы сможете перенаправить свое внимание после перерыва.

Держите поблизости блокнот для записи личных мыслей

Вы выполняете важное дело и вдруг вспоминаете, что нужно сходить к банкомату или позвонить маме после работы. Бьюсь об заклад, это звучит знакомо.

Теперь, чтобы предотвратить дальнейшее блуждание ума, обязательно держите поблизости блокнот и сразу же записывайте эти личные мысли. Таким образом, вы избавитесь от этих мыслей и сможете продолжить свою работу. Таким образом, вместо того, чтобы думать о своем ближайшем будущем, вы сосредоточите свое внимание на настоящем моменте. Кроме того, у вас будет напоминание о личных делах, которые нужно выполнить после работы.

Вывод

Вы отвлеклись, читая эту статью? Надеюсь, не слишком много раз. Хотя вы не сможете избежать всех отвлекающих факторов, которые встречаются на вашем пути, вы можете научиться предотвращать некоторые из них. Например, если вы поделитесь своим расписанием с коллегами, они будут знать, когда вы будете заняты, и не будут вас прерывать. Наряду с этим мы рассмотрели несколько других советов, которые помогут вам сохранить или восстановить концентрацию после того, как вы отвлеклись. Включив эти приемы в свою повседневную рабочую рутину, развлечения станут более терпимыми.