4 совета по обновлению программного обеспечения для оптимизации вашей технологии
Опубликовано: 2022-05-07
Используйте период продления, чтобы изучить рынок программного обеспечения и открыть для себя новые функции для своего бизнеса.
Срок подписки на программное обеспечение почти истек. Вы продлеваете эту подписку, не оглядываясь на рынок в поисках лучших вариантов? Даже если вы довольны системой, продление — это возможность подтвердить, что у вас самое лучшее программное обеспечение.
Опрос покупателей программного обеспечения по всему миру, проведенный Gartner в 2020 году, показывает, сколько компаний подходят к процессу продления подписки. Мы проанализировали эти результаты, чтобы сформулировать четыре четких действия, которые необходимо предпринять, когда заканчивается контракт на программное обеспечение. (Полный отчет доступен клиентам Gartner)
Относитесь к каждому обновлению как к поиску нового программного обеспечения
Более 80% респондентов подробно или поверхностно изучают альтернативы, независимо от того, удовлетворены ли они своим текущим программным обеспечением или нет.
Не обновляйте свое текущее программное обеспечение, не изучив новые возможности. Может быть разумно просто продлить подписку, но вы можете упустить новую ценную функциональность, появившуюся недавно.
Обратите внимание на признаки, указывающие на то, что вам нужно найти новое программное обеспечение — если хотя бы один из них подходит, вам нужно пересмотреть свои возможности на рынке программного обеспечения.
Подавляющее большинство компаний используют каждый период продления как возможность ознакомиться с другими системами, просто чтобы узнать, не предлагают ли конкуренты что-то новое, что могло бы повысить ценность их бизнеса. Почти половина опрошенных компаний (45%) проводят тщательную оценку программного обеспечения перед обновлением.
Итак, что вы должны искать? Если у вас есть какие-либо серьезные претензии к текущей системе, начните с нее — как технические проблемы, так и проблемы безопасности часто являются основными причинами для рассмотрения других вариантов.
Помимо этого, подумайте, подходит ли ваша компания к одной из следующих распространенных ситуаций:
- Возврат инвестиций (ROI) для программного обеспечения не соответствует вашим ожиданиям.
- Вы столкнулись с бизнес-проблемами, такими как использование единого входа для нескольких пользователей или сложные рабочие процессы, которые замедляют проекты.
Наконец, ваш нынешний поставщик, возможно, поделился новыми возможностями или вы узнали о них от коллег. Любая из этих причин является веской причиной для оценки новых вариантов, поэтому дайте себе два-три месяца на изучение.
Расставьте приоритеты функций для «правильного размера» и экономии денег
В нормальных экономических условиях 64% респондентов указали, что они понизили или расторгли как минимум одно соглашение о подписке.
Если большинство предприятий оценивают новое программное обеспечение в течение каждого периода продления, что именно они делают? Большинство, как правило, добавляют функции или расширяют услуги. Но для многих цель — получить тот же функционал за меньшие деньги.
Таким образом, когда вы рассматриваете новые функции, используйте этот шанс, чтобы рассмотреть, какие функции вашего программного обеспечения действительно способствуют достижению ваших целей в этой новой бизнес-среде, и определите, какие функции вам сейчас могут не понадобиться.
Поставщики программного обеспечения в конечном итоге хотят сохранить ваш бизнес как можно дольше, поэтому у них есть мотивация продемонстрировать ценность ваших отношений и предоставить определенный набор функций, которые вам нужны, даже если вы платите меньше.
Разбейте функции на обязательные , ценные и необязательные сегменты. Попросите поставщика показать вам, как могут измениться цены, если некоторые дополнительные функции будут удалены.
Продление также является отличным временем, чтобы пересмотреть свои потребности в поддержке — примерно через год с новым программным обеспечением вы сможете сократить свои расходы на услуги поддержки по мере того, как ваша команда будет набираться опыта. Спросите, есть ли у поставщика план поддержки, который лучше всего подходит для вас.
Воспользуйтесь нашей статьей о передовых методах завершения покупки программного обеспечения, чтобы загрузить шаблон, который позволяет перечислить и оценить эти функции, а затем узнать, как оценить реальную стоимость программного обеспечения по мере приближения даты продления.
Можно избегать длительных обязательств
Пятьдесят пять процентов покупателей заключают контракты сроком только на один год или менее.
Раньше, когда программное обеспечение устанавливалось только на локальные компьютеры, заключение многолетнего контракта имело смысл. Переход на другую систему может занять месяцы, чтобы начать работу, но сегодняшнее облачное программное обеспечение предоставляет покупателям больше возможностей.
Продукты «программное обеспечение как услуга» (SaaS) предлагают более привлекательный вариант для малых и средних компаний — они дешевле в использовании по подписке, а гибкость означает, что вы можете получить доступ к системе с любого устройства с помощью веб-браузера. Это значительно упрощает переключение между несколькими различными системами.
Каждый поставщик будет иметь свою собственную политику в отношении продолжительности контракта и часто предлагает более дешевый пакет для обязательств сроком не менее года, поэтому убедитесь, что понимаете свои варианты.
Перед продлением просмотрите свой текущий контракт на программное обеспечение, чтобы понять обязательства вашей компании при расторжении. Вы должны увидеть некоторые общие предложения:
- Прекращение по причине или по причине : «По соображениям удобства» означает, что вы можете прекратить действие по любой причине, а «по причине» означает, что вы можете прекратить действие только в случае нарушения поставщиком соглашения.
- Плата за досрочное расторжение : поставщики часто включают сборы и другие штрафы за досрочное расторжение контракта, которые компенсируют затраты поставщика в связи с потерей клиента.
- Требования после расторжения: при досрочном расторжении соглашения о программном обеспечении у вас могут быть некоторые обязательства. Например, в договоре должно быть указано, как собирать и удалять все ваши данные из системы.
Ознакомьтесь с пунктами о расторжении контракта. Если вы удовлетворены продуктом после одного соглашения, вы можете заключить более долгосрочный контракт. Более короткие контракты могут стоить дороже, но они дают вам возможность быстро менять программное обеспечение.
Не соглашайтесь на далеко не идеальную систему
Семьсот двадцать шесть респондентов (52%) указали, что они продлили по крайней мере один договор подписки, хотя он их не удовлетворил.
Более половины опрошенных компаний продлили подписку на программное обеспечение, которое им даже не понравилось. В различных ситуациях ваша текущая, но далеко не идеальная система может стать наиболее подходящим выбором.
Но вам не нужно соглашаться на «неидеальное». Начать изучение более чем 750 категорий программного обеспечения Capterra — отличный первый шаг. Каждый профиль продукта включает в себя общие рейтинги с баллами за простоту использования, обслуживание клиентов, функции и соотношение цены и качества, а также подробные отзывы пользователей, чтобы значительно сократить время, необходимое для выбора вариантов.
Начните свое исследование заранее. В последний год действия вашего контракта на подписку назначьте регулярные встречи группы оценки программного обеспечения, состоящей из ваших ключевых заинтересованных лиц в компании, чтобы определить:
- Болевые точки существующей системы
- Альтернативные системы с аналогичным функционалом
Это поможет вам понять ваши варианты до времени продления. Ознакомьтесь с первым шагом в наших советах по успешному проведению переговоров о программном обеспечении — на эти встречи должны быть приглашены те же люди, которые вам нужны для переговорной группы.
Как претворить этот совет в жизнь
Время продления — отличная возможность проверить различные системы. Но если вас устраивает текущее программное обеспечение, проще всего его обновить. Используйте эти советы в качестве руководства для любой ситуации:
- Если вы решите остаться с вашей текущей системой : Подумайте, какие функции или службы вы можете позволить себе удалить, чтобы «подобрать размер». Правильный размер Оптимизация программного обеспечения — это процесс удаления или добавления функциональности для оптимизации системы в соответствии с потребностями вашего бизнеса и бюджетом. систему и сэкономить деньги. Ознакомьтесь с нашими 6 шагами для успешных переговоров по контракту на программное обеспечение.
- Если вы решите найти другую систему : через год после окончания вашего контракта соберите коллег и сотрудников, чтобы понять болевые точки пользователей с текущей системой. Затем проведите исследование, чтобы определить альтернативы, которые могут устранить эти болевые точки. Ознакомьтесь с нашими 3 действенными способами получить одобрение на новое программное обеспечение.