6 шагов для успешных переговоров по контракту на программное обеспечение

Соберите важную информацию о поставщике и создайте команду для защиты ваших потребностей в программном обеспечении.

Ваша компания выбрала новое программное обеспечение, и теперь пришло время заключить контракт. Это, казалось бы, простое обсуждение может решить или разрушить всю сделку, а также определить, насколько полезным окажется программное обеспечение для вашего бизнеса.

Поставщики программного обеспечения хотят, чтобы их инструмент работал на вас, но у них также есть квалифицированные команды, обученные максимизировать сделки в их пользу. Подойдите к столу, чтобы вести переговоры как профессионал: Gartner рекомендует эти советы по подготовке для оптимальных переговоров по контракту на программное обеспечение, чтобы получить наилучшую возможную сделку. Мы также обобщили ключевые действия, которые необходимо предпринять на каждом этапе ( полный отчет доступен клиентам Gartner ) .

1. Соберите переговорную команду

Поставщик приглашает за стол переговоров свою самую сильную команду, поэтому вам нужно собрать свою команду, чтобы сосредоточиться на конкретных аспектах сделки. Члены этой команды будут зависеть от размера и ресурсов вашего бизнеса — в таблице ниже показаны различные основные области и аспекты, которые необходимо учитывать для каждой основной области:

Используйте эту таблицу в качестве контрольного списка для членов вашей команды. Конечно, не в каждой компании есть отдельные лица для каждой из этих основных областей — если это так, выберите наиболее подходящих членов команды, которые возьмут на себя несколько обязанностей.

2. Сбор комиссий и скрытых расходов

Вы, вероятно, заплатите больше, чем цена, указанная на веб-сайте вашего любимого программного обеспечения, и, если вы не спросите, продавцы не предложат подробный обзор фактических цен. Чтобы начать переговоры с точной оценкой затрат, заранее задайте вопросы об этих аспектах ценообразования:

Чтобы получить наиболее точную информацию о затратах, вам потребуется более глубоко изучить показатели ценообразования на программное обеспечение. В зависимости от вашей конкретной бизнес-структуры определенные методы ценообразования поставщиков могут быть «беспроигрышными». Например, компания, которая быстро нанимает новых сотрудников, может получить больше отдачи от своих денег с моделью подписки на программное обеспечение, которая позволяет неограниченное количество пользователей по установленной цене.

Обязательно ознакомьтесь с компромиссами для каждого метода ценообразования программного обеспечения, чтобы избежать переплаты ( полный отчет доступен клиентам Gartner ) :

3. Разберитесь с вашими Условиями

Условия и положения (T&C) вашего соглашения о программном обеспечении описывают риски и выгоды, связанные с контрактом. Каждый поставщик программного обеспечения включает разные термины, поэтому проще составить собственный контрольный список элементов, которые необходимы для вашего бизнеса.

Эти условия будут меняться в зависимости от метода развертывания — устанавливаете ли вы программное обеспечение у себя или используете его через веб-браузер.

Вот примеры условий, типичных для обоих типов развертывания программного обеспечения:

4. Раскройте мотивы поставщиков, чтобы получить рычаги влияния

Поставщик, скорее всего, соберет информацию о пределах вашего бюджета, о том, как будет оплачиваться программное обеспечение, кто из руководителей одобрит сделку и кто примет окончательное решение.

Это дает поставщику больше деталей, чтобы использовать сделку в свою пользу, но вы можете задавать вопросы, чтобы раскрыть мотивы поставщиков, чтобы убедиться, что у вас такое же преимущество.

Рассмотрите такие вопросы, как:

• Как вам платят — прямые комиссионные или оклад и комиссионные?
• Получаете ли вы бонусы в течение года? Когда вы получите самый большой бонус?
• Получаете ли вы более высокую компенсацию за одни продукты и услуги, чем за другие — какие именно и как работает программа поощрения компенсаций?

Собрав эту информацию, посмотрите, могут ли эти факторы дать вам большее преимущество:

Рассмотрим конец финансового года. Есть ли у вас поставщики, подталкивающие вас к заключению сделки в ближайшее время? Команды по продажам обычно агрессивны, но они усиливают давление ближе к концу финансового года своей компании, как и вы.

Всегда лучше перенести обсуждение программного обеспечения на конец финансового квартала или года, чтобы использовать срочность поставщика для заключения более выгодной сделки — специальные цены и скидки легче получить, когда отделу продаж действительно нужно заключить окончательную сделку квартала или года. год.

Ваш поставщик — стартап? Стремительный рост облачного программного обеспечения породил сотни небольших начинающих поставщиков программного обеспечения, которые могут предложить более гибкие условия и контракты, чем их более крупные корпоративные конкуренты. Более гибкий стартап-вендор может идеально соответствовать вашим потребностям в функциональности и бюджету.

Этот стартап также может готовиться к привлечению финансирования — в этом случае поставщик захочет увеличить количество клиентов и выручку перед раундом финансирования серии, что дает вашей компании преимущество для заключения более выгодной сделки.

В зависимости от размера и типа компании-разработчика программного обеспечения вы можете найти информацию о финансировании, приобретении и инвесторе на Crunchbase, чтобы использовать ее во время переговоров.

5. Используйте шаблон оценки, чтобы определить лучшие варианты

Используйте критерии, перечисленные в таблице ниже, чтобы сопоставить несколько лучших вариантов программного обеспечения друг с другом — таким образом вы будете точно знать, насколько вы должны инвестировать в сделку или можете ли вы отказаться.

Оцените критерии от 1 до 5 и придайте важным соображениям больший вес при определении победителей. Используйте столько или меньше из них, сколько необходимо для ваших вариантов поставщика:

• Цены
  • Лицензионные сборы
  • Стоимость настройки и внедрения
  • Счета за обслуживание
  • Стоимость обучения
• Необходимые (и желательно иметь) функции и функции
• Эксплуатационные требования (совместимость и мобильность)
• Интеграции
• Возможности поддержки и обучения
• Условия и положения (T&Cs) риски

СКАЧАТЬ

6. Будьте готовы уйти

После оценки каждого поставщика, ознакомления с положениями и условиями и понимания ставок как для поставщика, так и для вашей компании, вы знаете, можете ли вы позволить себе отказаться от других жизнеспособных вариантов.

Ваш список требований и действительных альтернатив дает вам возможность отказаться от переговоров с поставщиками с более низкими баллами, если они не продвигаются в благоприятном направлении. Если вы отказываетесь от переговоров, найдите время, чтобы перезагрузить свою команду:

• Переформулируйте свои ожидания
• Улучшите свою тактику ведения переговоров
• Определите, действительно ли стоит использовать следующий лучший вариант программного обеспечения.

Из каждого обсуждения вы узнаете, как лучше использовать свои исследования и как лучше всего отвечать на сложные вопросы и тактику от поставщиков.

Соберите лучшие ресурсы для переговоров о программном обеспечении

Убедитесь, что ваша компания готова к самому важному разговору в жизни вашего программного обеспечения. Подводя итог, соберите свою команду переговорщиков, разберитесь со скрытыми затратами и приемлемыми условиями контракта, а затем разработайте эффективный план игры, который окажет давление на поставщика.

Если вы получаете преимущество в процессе, вам следует проанализировать отзывы реальных пользователей и запланировать несколько демонстраций программного обеспечения, а затем выполнить эти шаги с самого начала, чтобы вы могли адаптировать свой план переговоров к каждому поставщику.