5 признаков того, что ваш бизнес готов обновить свое бухгалтерское решение

Устаревшее бухгалтерское программное обеспечение стоит вам времени и денег? Обратите внимание на эти пять красных флажков.

К тому времени, когда вы читаете это, вы уже пережили ежегодный кошмар налогового сезона (надеюсь). Поздравляем! Теперь вы можете побаловать себя хорошим лимонадом за хорошо выполненную работу и начать спать без страха перед налоговой службой, преследующей вас во сне.

Был ли это ваш первый налоговый кошмар или ваш ежегодный приступ беспокойства, связанного с налоговым сезоном, я готов поспорить, что несовершенное или устаревшее программное обеспечение для бухгалтерского учета было большой частью ваших бед.

Ирэн Вакслер, дипломированный бухгалтер и бизнес-консультант из Массачусетса, говорит, что одна из самых больших ошибок, которую, по ее мнению, совершают владельцы малого бизнеса, заключается в том, что они «не принимают все допустимые отчисления, потому что они не инвестируют в надлежащую систему бухгалтерского учета».

Однако пропущенные отчисления — это только один из признаков того, что ваша несовершенная система учета стоит вам времени и денег.

Вакслер добавил, что многие проблемы малого бизнеса «могут быть легко решены с помощью облачной системы учета с автоматизированными банковскими потоками и банковскими правилами».

Разве это не звучит намного приятнее, чем рвать на себе волосы?

5 красных флажков, говорящих о том, что ваше бухгалтерское программное обеспечение нуждается в обновлении

В этой статье мы рассмотрим пять предупреждающих признаков того, что вашему бизнесу необходимо обновить систему учета, а также полезные советы о том, как современные технологии учета могут помочь.

1. Вы тратите больше времени на бухгалтерское ПО, чем на свой бизнес

Предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание:

• Вы работаете по ночам и в выходные дни, чтобы справиться с основными бухгалтерскими задачами.
• Большая часть вашего времени, затрачиваемого на бухгалтерские обязанности, связана с вводом данных.
• Основные бухгалтерские задачи, такие как начисление заработной платы и выставление счетов, отвлекают вас от развития вашего бизнеса.

Почему это проблема: программное обеспечение для бухгалтерского учета (и вообще почти все программное обеспечение для бизнеса) должно быть разработано так, чтобы Поэтому, если ваш бухгалтерский инструмент не возвращает вам время, которое вы можете использовать для развития своего бизнеса, он не выполняет свою работу.

Справедливости ради, если ваш бухгалтерский учет хоть немного сложен из-за большого количества транзакций и клиентов, ваши проблемы могут быть связаны как с персоналом, так и с недостаточным программным обеспечением. В этом случае вам нужно спросить себя, что вы предпочитаете: тратить десять часов в неделю на ведение собственного бухгалтерского учета или платить профессионалу несколько сотен долларов в месяц за его ведение, чтобы вы могли вернуть это время.

Чем может помочь новое бухгалтерское программное обеспечение: бухгалтерское программное обеспечение текущего поколения может сэкономить ваше время множеством способов: от сканирования квитанций для управления расходами до автоматизации рутинных процессов, таких как выставление счетов и ведение бухгалтерского учета. Если вы вручную рассчитывали заработную плату, вы, вероятно, тратите часы каждую неделю, чтобы сделать это. Использование программного обеспечения для бухгалтерского учета с интегрированной платежной ведомостью может изменить жизнь.

Говоря об интеграции, это ваш ключ к индивидуальной экономии времени. Зарекомендовавшие себя продукты для бухгалтерского учета установили отношения с сотнями разработчиков приложений, что позволяет вам подключать все, от вашей CRM до системы точек продаж, к вашей системе учета. Это экономит время, сокращая количество кликов между приложениями и извлекая данные для вас.

Например, исследование Intuit (которое было опубликовано на QuickBooks Connect в ноябре 2018 г.) показывает, что каждый пользователь QuickBooks Online экономит около Человеку свойственно устанавливать рутину, а затем придерживаться того, что мы знаем, поэтому лучший способ узнать, что вы упустили, — это продемонстрировать популярный инструмент бухгалтерского учета и спросить представителя поставщика, как он может сэкономить ваше время.

2. Ваш бухгалтерский инструмент больше не обновляется

Предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание:

• Ваша бухгалтерская программа регулярно дает сбой.
• Хакеры взломали вашу бухгалтерскую программу.
• Ваше бухгалтерское программное обеспечение потеряло функциональность при обновлении операционной системы.

Почему это проблема: будь то из-за того, что ваше программное обеспечение для бухгалтерского учета имеет открытый исходный код и больше не поддерживается, или из-за того, что оно было распространено компанией, которая больше не занимается бизнесом, использование программного обеспечения, которое не обновляется, означает не только потерю последние функции, речь идет о защите ваших данных и данных ваших клиентов.

Вы можете сказать: «Мне не нужно новейшее бухгалтерское программное обеспечение, потому что мне не нужен искусственный интеллект, виртуальные бухгалтеры и автономные дроны, доставляющие мои налоговые документы в IRS».

Прежде всего: вы никогда не должны пытаться доставить что-либо в федеральное здание с помощью дрона. Во-вторых: самый большой риск неподдерживаемого программного обеспечения заключается в его уязвимости для взлома, подобно распахнутой настежь задней двери, качающейся на ветру. Вы хотите объяснить своим клиентам, что их банковская информация просочилась, потому что вы не хотели освобождать место в своих операционных расходах для обновления бухгалтерского программного обеспечения?

Чем может помочь новое программное обеспечение для бухгалтерского учета: если в вашем бизнесе установлена ​​современная, обновленная система бухгалтерского учета, вы можете спать спокойно по ночам, зная, что ваши данные и данные ваших клиентов в надежных руках. В дополнение к безопасности данных также обязательно, чтобы ваш бухгалтерский инструмент обновлялся ежегодно (по крайней мере ), чтобы отражать изменяющееся налоговое законодательство.

Если ваша система не обновлялась, скажем, после принятия Закона о сокращении налогов и занятости в конце 2017 года, вы можете упустить многочисленные вычеты и налоговые льготы, потому что ваше программное обеспечение не знает, как их искать. Или, что еще хуже, вы можете делать вычеты, которые ваше устаревшее программное обеспечение все еще считает активными (например, расходы на развлечения), и помечать себя для проверки IRS.

3. Ваша бухгалтерская программа не работает на мобильных устройствах

Предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание:

• У вашей бухгалтерской программы нет собственных приложений для iOS или Android.
• Ваше бухгалтерское программное обеспечение имеет ограниченную функциональность на мобильных устройствах.
• Ваше бухгалтерское программное обеспечение работает на вашем мобильном устройстве, но не имеет жизненно важных функций.

Почему это проблема: около десяти лет назад возможность доступа к своему бухгалтерскому ПО на планшете и смартфоне была редкой и экстравагантной роскошью, как возможность играть в аркадные игры в спортивном пабе во время полета по пересеченной местности. С тех пор многое изменилось.

В 2019 году, с распространением мобильных устройств и распределенных команд, мобильный доступ является обязательным для руководителей бизнеса.

Если вам нужно заехать в офис в полночь в пятницу, чтобы решить проблему со счетом клиента, действительно ли ваше бухгалтерское программное обеспечение служит вам или вы работаете на него? Вы также хотите убедиться, что ваш инструмент бухгалтерского учета работает на устройствах iOS так же хорошо, как и на Android, чтобы все, кому это необходимо, могли его использовать и что он рассчитан на будущее.

Как может помочь новое бухгалтерское программное обеспечение: функциональные возможности Android и iOS теперь являются стандартными для популярных бухгалтерских инструментов, таких как QuickBooks и Wave Accounting (два первых в нашем списке самых популярных на момент написания этой статьи), что позволяет вам легко выполнять бухгалтерские задачи с в поезде или автобусе, как с настольного компьютера на работе.

Как бизнес-лидер, вы знаете, как редко бывает пять часов подряд, когда вы можете просто сидеть за своим столом и просматривать финансовые отчеты или подводить бухгалтерские книги. Но если вы сможете сделать это на ходу в аэропорту или сидя на диване в субботу днем, вы будете в большей степени настроены на финансовое благополучие своего бизнеса.

4. Ваша бухгалтерская программа не интегрируется ни с одним новым приложением

Предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание:

• У вас есть отдельные приложения для таких задач, как выставление счетов или управление расходами, но они не интегрируются с вашим основным инструментом учета, поэтому вам приходится часами утомительно вводить данные.
• Ваше программное обеспечение для бухгалтерского учета раньше интегрировалось с некоторыми из ваших приложений, но оно не обновлялось с тех пор, как приложения были обновлены, поэтому они больше не работают вместе.
• Ваше бухгалтерское программное обеспечение интегрируется с очень небольшим списком приложений, что вынуждает вас использовать приложения, которые вам не нравятся.

Почему это проблема: всем нравится работать по-разному, и у каждого есть свои любимые инструменты для решения разных задач. Вы должны решить, какие бухгалтерские инструменты и приложения вы используете, а не оставлять это решение на усмотрение вашего программного обеспечения для бухгалтерского учета.

Если ваше программное обеспечение не интегрируется с новыми приложениями, это означает, что его разработчики пренебрегают обновлением системы или не сотрудничают с другими разработчиками. Ни одна из этих причин не является хорошим предзнаменованием для полезности системы.

Как новое программное обеспечение для бухгалтерского учета может помочь: QuickBooks и Xero (два из пяти ведущих поставщиков в нашем списке «20 самых популярных бухгалтерских программ») интегрируются более чем с 500 приложениями. Это означает, что как бы вы ни хотели отслеживать расходы, отправлять счета, принимать платежи или делать почти все, что связано с вашим бизнес-бухгалтерией и финансами, эти системы готовы работать с вами, а не заставлять вас делать что-то по-своему.

Скажем, вы унаследовали инструмент для выставления счетов от своего предыдущего делового партнера, но он вам никогда не нравился? С вашим новым настраиваемым программным обеспечением для бухгалтерского учета вы можете отправиться на рынок приложений и просмотреть широкий выбор приложений для выставления счетов, прочитать обзоры, попробовать их и найти то, которое работает с вашей системой и делает вашу жизнь проще.

5. В вашей бухгалтерской программе почти нет функций автоматизации

Предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание:

• Вы вручную отправляете ежемесячные счета одним и тем же клиентам, хотя изменений немного.
• Вы управляете расходами, подсчитывая выцветшие бумажные квитанции.
• В конце каждого месяца вы тратите несколько часов на сверку своей банковской выписки с бухгалтерской программой.

Почему это проблема: автоматизация, которая когда-то была предметом научной фантастики и фэнтези, теперь является обычной частью ведения бизнеса в современном мире. И если вы не используете программное обеспечение для бухгалтерского учета с функциями автоматизации, вы тратите массу времени, которое можно было бы лучше потратить на развитие своего бизнеса.

Еще одна проблема с задачами ручного учета заключается в том, что вы более склонны к ошибкам, чем программное обеспечение. Автоматизация гарантирует, что пока у вас есть чистые данные, система никогда не совершит ошибку. С другой стороны, когда вы печатаете свой 50-й счет в 2 часа ночи, вы, скорее всего, допустите ошибку.

Чем может помочь новое программное обеспечение для бухгалтерского учета: современное программное обеспечение для бухгалтерского учета может сократить ввод данных в таких задачах, как выставление счетов, начисление заработной платы, управление расходами и выверка банковских счетов.

Посмотрите это видео-пошаговое руководство по функциям автоматизации QuickBooks Online:

«Передовые методы бухгалтерского учета и автоматизация в QuickBooks Online» (Источник)

Вместо того, чтобы рыться в грудах счетов и квитанций, вы настраиваете автоматизированные процессы и дважды проверяете цифры в конце каждого месяца, чтобы убедиться, что все соответствует действительности. Таким образом, вы можете тратить свое время на управление своим бизнесом, а не становиться специалистом по вводу данных.

Что мешает вам обновить бухгалтерское решение? Есть ли проблема, которая удерживает вас от обновления вашей системы учета, о которой я не говорил в этой статье? Расходы? Паралич по анализам? Капризный бухгалтер, который отказывается работать с чем-либо, кроме системы с открытым исходным кодом, которую их шурин запрограммировал в начале 90-х в рамках проекта местного колледжа? Что бы ни мешало вам перейти на что-то, что облегчило бы жизнь вам и вашей команде, я хочу услышать об этом; свяжитесь со мной в Твиттере @AndrewJosConrad. Тем временем обязательно следите за нашим блогом по бухгалтерскому учету и финансам, где вы найдете советы обо всем, от будущего технологий бухгалтерского учета до лучших подкастов о финансовых технологиях, из которых вы можете извлечь уроки.