Руководство по программному обеспечению для сервисных компаний для франчайзинга

Для франшиз, которые находятся в движении — тех, которые предоставляют услуги на местах, посещая коммерческие или жилые объекты клиентов — программное обеспечение для планирования обслуживающей компании является важной частью их бизнес-операций.

Правильные инструменты могут помочь этим франшизам работать более эффективно и прибыльно. Но чем отличается среда франшизы? Какие конкретные решения нужны сервисным франшизам и как все это работает?

Мы ответим на эти и другие вопросы в этом руководстве по программному обеспечению для сервисных компаний.

Что такое программное обеспечение для планирования сервисной компании?

В данном случае речь идет об обслуживающих предприятиях, которые «выезжают на дом». Другими словами, они посещают места своих клиентов, чтобы выполнить свои услуги.

Подумайте о предприятиях выездного обслуживания, таких как грузчики, уборщики дома и в офисе, компании по вывозу мусора, монтажные компании и другие поставщики подобных услуг.

Для этих компаний их программные инструменты должны иметь функции, учитывающие выполнение работы в полевых условиях. У задания есть определенное время в календаре, место, где будет выполняться работа, рабочий заказ с подробной информацией о работе, которую необходимо выполнить, и другие необходимые бизнес-функции. Программное обеспечение сервисной компании для планирования учитывает все эти потребности и предоставляет этим конкретным предприятиям необходимые им инструменты.

Разница с франшизами

В случае с франшизами все еще сложнее. Отдельным франшизам нужен доступ к нужным инструментам. Сама франшиза может потребовать, чтобы все эти места соединялись друг с другом. Они могут сделать это, чтобы предложить постоянный уровень обслуживания на протяжении всей франшизы.

Программное обеспечение сервисной компании для планирования франшизы предоставит отдельным точкам необходимую функциональность. Это также может дать франчайзеру представление обо всем бизнесе. Подробнее об этом ниже.

Особенности, которые имеют значение

Для этого конкретного вида бизнеса у них есть потребности, которые учитывают тип бизнеса, которым они занимаются. Программное обеспечение для планирования услуг сервисной компании имеет функции, отвечающие этим конкретным потребностям.

Локальное или централизованное онлайн-бронирование

Все чаще клиенты требуют такого удобства, которое позволяет им записаться на прием или рассчитать свое время. Они могут предпочесть сделать это, не разговаривая с администратором или продавцом. Инструменты онлайн-бронирования предлагают такой уровень удобства для клиентов, а также экономят время компаний.

Для сервисных франшиз у них есть варианты, когда дело доходит до их инструментов онлайн-бронирования. Каждое место может иметь свою собственную локальную систему бронирования, или франшиза может предлагать вариант централизованного бронирования. При локализованном решении отдельные местоположения будут нести ответственность за установку своей доступности в системе бронирования. Они также могут частично нести ответственность за привлечение трафика на свою страницу бронирования для преобразования вакансий в своем календаре.

При централизованном бронировании франчайзер может предложить отдельным местам удобство, не беспокоясь о функциях бронирования. Веб-сайт франшизы предлагает единый централизованный инструмент бронирования и назначает работу соответствующему местоположению франчайзи. На самом деле, для многих сервисных франшиз это основная функция продаж. Когда франшиза пользуется большой известностью и обслуживает большую территорию (например, по всему штату или по всей стране), отдельные филиалы выигрывают от того, что им не нужно заниматься администрированием бронирования вакансий. Централизованный механизм бронирования помещает работу прямо в их календарь, предлагая удобство для клиента и большую ценность для оператора франчайзингового местоположения.

Планирование

Не только местоположение, но и каждый отдельный технический специалист или команда нуждаются в прозрачности своего ежедневного графика. Программное обеспечение для планирования сервисной компании может предложить всей компании понимание ежедневного графика. Он может выделять места, детали работ и техников, которые будут их выполнять.

Например, компания по вывозу мусора имеет пять грузовиков на дороге из одной зоны обслуживания. Каждое из ежедневных заданий будет в расписании. Каждый водитель сможет видеть свою индивидуальную работу на своих мобильных устройствах. Они также могут входить и уходить с работы по прибытии и по завершении работы. Таким образом, график обновляется, а компания и клиенты информируются. И не требует дополнительной связи между офисом и грузовиками.

«Система упростила работу компании и то, как мы определяем цены по регионам, — говорит управляющий партнер Jiffy Junk Адам Батлер. «Встроенное сопоставление адресов также уменьшило количество ошибок при вводе служебного адреса. Здорово, что мы можем быстро и эффективно заказывать заказы в графике и отправлять их прямо на iPad в грузовиках».

Заказы на работу

Служебная работа — это больше, чем просто встреча в календаре. Для сервисных компаний необходимо подробно изложить особенности работы вместе с любыми соответствующими примечаниями, относящимися к этой работе. Большинство сервисных компаний используют шаблонный заказ на работу в качестве отправной точки для этих работ.

В рабочем задании есть все детали, необходимые техническому специалисту для выполнения работы. Например, в рабочем задании клининговой компании может быть указано, какие помещения в доме клиента нуждаются в уборке. Он также может включать специальные инструкции для каждого из них. Или рабочий заказ компании по установке окон может включать в себя необходимые инструменты и материалы для выполнения работы, например, точные размеры стекла, защиту от атмосферных воздействий или любые другие детали, связанные с работой.

Оптимизация маршрута

Для сервисных компаний с большим количеством грузовиков на дорогах, особенно выполняющих несколько работ в день, оптимизация маршрута может сэкономить много времени и денег.

Оптимизация маршрута – это функция, которая поможет планировать дневные задания в зависимости от времени и местоположения, чтобы сократить время в пути. Такие факторы, как трафик, а также время, необходимое для выполнения каждой работы. Например, у вас может быть техник или команда, которая работает быстрее остальных. Без оптимизации маршрута вы можете давать этим командам больше заданий в день, максимально раскрывая их потенциал.

Благодаря оптимизации маршрута обслуживающие компании могут сократить время, необходимое для планирования рабочего дня и перехода с работы на работу, что приводит к значительной экономии времени и топлива.

Транзакционные текстовые сообщения и подтверждения встреч

Когда работа забронирована, когда прибывает бригада и когда работа завершена, техническим специалистам целесообразно информировать клиента, а также головной офис. Вместо того, чтобы требовать от технических специалистов отправки сообщений, когда они находятся в полевых условиях, программное обеспечение для планирования сервисной компании может отправлять автоматические текстовые сообщения при изменении статуса задания.

Например, когда движущийся грузовик прибывает к клиенту, чтобы начать загрузку грузовика. Они могут обновить свой статус заказа на работу и отправить текстовое сообщение непосредственно клиенту, чтобы сообщить, что грузовик прибыл. То же самое можно сделать, когда работа завершена. Опытные компании также могут предложить клиентам оставить отзыв, когда услуга будет завершена, или, при необходимости, назначить следующую встречу.

Выставление счетов

В дополнение к уведомлению клиентов о статусе работы, программное обеспечение для планирования обслуживающей компании может генерировать счета, когда работа завершена, и отправлять их по электронной почте клиенту. Автоматическая отправка счетов таким образом может сэкономить время на администрирование, а также помочь компаниям быстрее получать платежи.

Цифровые счета-фактуры, отправленные по электронной почте, могут включать несколько вариантов оплаты, которые предоставляют клиенту удобство выбора. И они дают компании возможность собирать оплату безболезненно и профессионально. Программное обеспечение сервисной компании для планирования также может интегрироваться с инструментами выставления счетов и учета, такими как Quickbooks. Они могут автоматически синхронизировать данные между обоими программными инструментами, чтобы записи были согласованными в масштабах всей компании.

«Нам нравится, что это удобно для наших клиентов, но лучше всего это сокращает время, необходимое для оплаты счетов», — говорит Крис Аконли, главный операционный директор Men In Kilts. «Чем проще для клиентов, тем лучше для наших франчайзи и технических специалистов в этой области. Нам заплатили еще до того, как мы покинули рабочее место».

Платежи

Прием платежей в полевых условиях — самый быстрый способ для компаний получить оплату. Программное обеспечение для планирования сервисной компании может предложить клиентам несколько вариантов оплаты, включая прием оплаты на месте. Часто это означает интеграцию со сторонним платежным инструментом. Тем не менее, для клиента он работает как единая и последовательная часть программного пакета.

Статистика и отслеживание

Для компаний любого размера отслеживание их результатов и производительности является ключевой частью наблюдения за их успехом и ростом. Программное обеспечение сервисной компании может очень помочь в этой области. Это стало возможным, потому что все бизнес-операции находятся в одном месте.

Программные средства могут отслеживать рабочие места в каждом месте, на грузовик или технический специалист, а также многие другие ключевые бизнес-показатели. Наличие такого точного сбора данных дает компаниям информацию, которая может использоваться для оперативных изменений, способствующих росту.

Возможности мультилокации и инструменты франчайзера

Как упоминалось выше, инструменты планирования сервисных компаний для франшиз имеют некоторые ключевые отличия. Франчайзеры получают доступ к перечисленным выше инструментам, а также к инструментам отчетности, которые дают им представление о компании в целом.

Отслеживание эффективности каждого местоположения — это только часть преимущества. Еще одна ключевая особенность — возможность легко запускать новые локации. Программное обеспечение сервисной компании для планирования франшиз должно быть разработано таким образом, чтобы расти и масштабироваться вместе с франшизой. Это должно упростить «включение» новых местоположений, предлагая одинаковый уровень обслуживания для каждого места.

Программное обеспечение для управления франшизой Vonigo для сервисных компаний может делать все, что здесь перечислено, и даже больше. Независимо от того, выбираете ли вы локальное или централизованное бронирование, инструменты Vonigo можно настроить в соответствии с уникальными потребностями франшизы услуг. Это также позволяет легко расширяться на новые места.

«По нашим оценкам, механизм онлайн-бронирования Vonigo сэкономил нам почти 90% затрат на бронирование вакансий по сравнению с тем, если бы нам приходилось обрабатывать те же самые заказы через нашу службу поддержки клиентов», — говорит соучредитель Velofix Борис Мартин. «Vonigo может централизовать параметры того, как наша организация работает, выглядит и чувствует себя. Затем это также позволяет нам настраивать и создавать уникальные экземпляры на уровне магазина/франшизы. Что невероятно уникально и мощно. Это позволяет нам настраивать операционные функции, такие как зоны, предлагаемые услуги, распределение времени и т. д., чтобы максимизировать эффективность и прибыль для каждой франшизы».

Узнайте больше о программном обеспечении для планирования сервисной компании для франшиз

Хотите узнать, как программное обеспечение для планирования сервисных услуг может помочь вашей компании расти? Независимо от того, ведете ли вы бизнес с одним или несколькими офисами, или даже если у вас уже есть крупная франшиза, набор программных инструментов Vonigo можно настроить в соответствии с вашими потребностями.

Чтобы узнать больше, закажите бесплатную частную демонстрацию Vonigo.