3 способа, которыми агентства могут избежать расползания масштаба и как справиться с этим, если оно возникнет

Вам кажется, что вы эффективно управляете своими проектами, но масштабы все равно увеличиваются. Что делать, если вы не получаете столько прибыли, сколько должны, или имеете дело с недовольными клиентами?

Если ваши проекты выходят из-под контроля из-за того, что клиенты запрашивают дополнительную работу, или, возможно, проекты требуют больше работы, чем вы изначально думали, репутация вашего агентства может оказаться под угрозой, особенно если вы изо всех сил пытаетесь уложиться в сроки.

Итак, что такое расползание масштаба и как с ним можно успешно справляться?

В сегодняшней статье вы узнаете, что такое расползание масштаба, как его предотвратить и управлять им, а также найдете примеры расползания масштаба в конкретных агентствах.

Что такое расширение масштаба?

Расползание масштаба, также известное как синдром кухонной раковины или расползание требований, связано с управлением проектом и изменениями в проекте, что приводит к расширению первоначальных целей.

При недооценке расползания масштаба важно учитывать, что входит в масштаб проекта. Объем проекта включает в себя процесс планирования, в том числе:

• Конкретные цели
• Результаты, которые необходимо завершить
• Вехи и сроки для каждого результата
• Стоимость проекта
• Члены команды, выполняющие каждую задачу
• Требуются внешние ресурсы

Все, что происходит за рамками проекта, может привести к его расползанию.

По данным PMI, почти 50% проектов сталкиваются с расползанием масштабов, в то время как почти 40% агентств из-за этого превышают свой проектный бюджет.

Расширение масштаба может включать незначительные изменения, такие как небольшие изменения и корректировки со стороны клиента, что приводит к дополнительной работе, нарушению сроков и проектам, занимающим больше времени, чем требуется. Если модификации не приводят к дополнительным рабочим часам или расходам, то это не расширение масштаба.

К основным причинам расширения масштабов деятельности агентств относятся:

• Клиенты не понимают важности своей роли при создании брифа
• Клиенты не понимают сложности масштаба проекта
• Агентство недооценивает сложность проекта
• Отсутствие клиентского соглашения.
• Неожиданные проблемы возникают на стороне клиента, что приводит к внесению изменений в проект
• Масштаб проекта точно не определен
• Плохая коммуникация между членами команды и клиентом
• Отсутствие взаимодействия с клиентом
• Обратная связь о вехах/результатах задерживается
• Неправильное управление временем со стороны агентства
• Отсутствие приоритетов
• Агентство не понимает, почему вносятся новые запросы/изменения

Как расширение охвата влияет на ваше агентство

Когда возникает расползание масштаба, ваши общие оценки стоимости проекта должны быть переработаны, и ваша прибыль, вероятно, пострадает. Дополнительная работа, часы и ресурсы требуют дополнительного финансирования из вашего бюджета, поскольку стоимость проекта начинает расти.

Если вы рассчитали определенное количество часов для проекта, то дополнительные часы съедят время, которое вы запланировали для других клиентских проектов.

Дополнительные часы проекта также могут означать, что вы добавляете к счету больше оплачиваемых часов, что, вероятно, не понравится вашему клиенту.

Несоблюдение сроков из-за расширения масштабов может привести к неудовлетворенным клиентам и нанести ущерб репутации вашего агентства.

Примеры расширения сферы деятельности агентства

Сценарий 1

Цифровое агентство берет на себя проект по разработке флаера и выполняет первую веху вовремя.

Клиент просит внести изменения в флаер. Вносятся изменения, и клиент запрашивает дальнейшие изменения вне брифа проекта. Эти изменения требуют дополнительного времени и кадровых ресурсов вне согласованного контракта.

Сценарий 2

Агентство веб-дизайна, работающее над новым веб-сайтом для клиента, переходит к реализации нового дизайна, но понимает, что платформа, которую использует клиент, должна быть исправлена, прежде чем дизайн можно будет запустить (например, CMS устарела или не работает должным образом). из-за конфликтов тем или плагинов). Это приводит к дополнительным затратам времени и ресурсов.

Расползание масштаба разочаровывает, но это также естественное явление, особенно когда изменения происходят из-за обстоятельств, не зависящих от клиента. Но если расширение масштабов происходит часто и вызывает сбои в работе вашего агентства, вам необходимо определить, как избежать и справиться с этим, как только оно возникнет.

Как агентства могут избежать/предотвратить расширение сферы охвата?

Знание того, как предотвратить расползание масштаба, позволит вам избежать задержек в работе над проектом, гарантируя, что ваше агентство будет получать прибыль, выполнять работу вовремя и радовать своих клиентов.

Вот несколько способов избежать расширения области видимости:

1. Предоставьте документ о содержании проекта

В четко определенном документе о содержании проекта должно быть перечислено все, что подробно описано на этапе планирования, включая четкое краткое описание, результаты, этапы, затраты, сроки, ресурсы и задачи:

В этом документе также должны быть указаны сценарии, которые считаются выходящими за рамки первоначального проекта, и то, как агентство будет управлять этими новыми запросами.

Клиентам также рекомендуется подписать агентский договор, чтобы документально подтвердить, что обе стороны согласны с объемом проекта.

Если выдвигаются дополнительные требования, выходящие за рамки документа о содержании проекта, ваше агентство может напомнить клиенту, что дополнительные часы оплачиваются и потребуют больше времени.

2. Управляйте ожиданиями

Будьте откровенны со своими клиентами, прежде чем начать проект. Задайте как можно больше вопросов, чтобы получить полное представление о проекте. Если вы чувствуете, что проект займет больше времени, чем требует клиент, важно сообщить ему об этом, прежде чем приступать к работе.

Пример
Внештатный менеджер цифровых проектов Сюзанна Хаворт столкнулась с расползанием масштабов, когда работала над проектом веб-дизайна, управляемым двумя агентствами.

Первоначальный проект казался простым. Сюзанна занималась дизайном интерфейса веб-сайта, а другое агентство занималось серверной частью. Однако другое агентство не учло создание нового внешнего интерфейса поверх устаревшего кода, что потребовало дополнительных усилий и времени для внесения новых изменений.

Результатом стала задержка сроков на два месяца, недовольный клиент и демотивированная команда, ни в чем не было вины агентства или клиента.

Хаворт признал, что в этом случае агентство должно было изначально определить зависимости проекта от третьих сторон и то, как они могут повлиять на объем проекта. Это планирование рисков можно обсудить с клиентом, чтобы он понял, какое влияние на проект может оказать участие третьих лиц.

3. Эффективно управляйте сроками

Расставьте приоритеты в рабочей нагрузке вашей команды, чтобы обеспечить соблюдение этапов и сроков. Всегда будут аспекты, которые вы хотите добавить, но придерживайтесь объема проекта при выполнении задач.

Хорошее управление командой имеет важное значение при соблюдении сроков, поэтому отслеживайте ход выполнения задачи и создавайте контрольные точки для выполнения небольших задач, чтобы все соблюдали график. Использование программного обеспечения для управления проектами поможет вам отслеживать членов команды и ход выполнения каждого проекта, например Trello или Wrike:

Пример
Jawfish Digital внутренне отслеживает все для данного проекта, даже если это не почасовой проект:

Агентство также знает свои затраты на внешние ресурсы, такие как оплата контрактных писателей или графических дизайнеров. Понимая, сколько времени занимают аналогичные прошлые проекты, Jawfish Digital может предоставить точную цену и по-прежнему получать прибыль, избегая расширения масштабов.

Как агентства могут справляться с расползанием масштаба, если и когда оно наступает?

Управление расползанием масштаба жизненно важно для своевременного завершения проекта и получения прибыли. Существует несколько способов управления расползанием области:

Спросите клиентов, хотят ли они смету изменений

Важно учитывать тип проекта и выбирать метод расчета, учитывающий масштаб проекта. Если вы точно рассчитали свои прогнозы (и заполнили документ по содержанию проекта), вы сможете выполнить дополнительную работу/часы в рамках бюджета проекта.

Например, если вы используете метод выставления счетов, основанный на использовании ресурсов и времени, важно обсудить изменения с вашим клиентом, если это потребуется. Таким образом, они знают, что дополнительные изменения требуют дополнительного времени и работы и оплачиваются отдельно.

Поговорите со своей командой

Проект, в котором наблюдается расползание масштаба, вероятно, вызовет много головной боли у вашей команды. Инструктаж вашей команды, чтобы они точно знали, что происходит, и помощь им в снятии стресса улучшит мотивацию. Не обвиняйте других или клиента. Все ситуации с расползанием масштаба — это возможности для обучения, которые помогут вам избежать подобных сценариев в будущем.

Поговорите со своим клиентом

Общайтесь с вашим клиентом на каждом этапе проекта. Покажите им прогресс, которого вы достигли, и сообщите им о любых возникающих проблемах. Успех агентства зависит от прозрачности работы с клиентами, чтобы повысить доверие и убедиться, что они довольны завершенным проектом.

Предотвращение и управление расползанием области

Избежать расползания масштаба всегда будет непросто. Проекты естественным образом меняются в ходе их выполнения, и возникают неожиданные проблемы.

Однако использование стратегий для предотвращения этого, таких как учет проблем в стоимости проекта или предоставление документа о содержании проекта, позволит вам эффективно управлять расползанием объема, если оно возникнет.

Научиться предотвращать расползание масштаба и управлять им — это лишь один из аспектов построения успешного агентства. Чтобы узнать больше о способах развития вашего агентства, подпишитесь на демонстрацию Instapage Enterprise здесь.