Шаблоны отчетов о продажах: ежедневно, еженедельно и ежемесячно

Опубликовано: 2019-02-08

Итак, вас попросили написать отчет о продажах, и вы, вероятно, задаетесь вопросом: «Отчеты о продажах? С чего мне вообще начать?»

Не волнуйтесь, мы здесь, чтобы помочь. Отчеты о продажах имеют решающее значение для того, чтобы показать вам и вашей организации, выполняются ли квоты, как работает ваша команда, а также помогают направлять усилия вашей команды по продажам в будущем.

Целых 48% неэффективных организаций имеют несуществующие или неформальные процессы продаж (управление продажами B2B). Эффективные процессы отчетности о продажах помогут вашей организации повысить производительность и ускорить рост числа клиентов. Вот почему мы создали этот блог с удобными шаблонами отчетов, чтобы помочь вашей команде продавать больше, лучше, быстрее и, возможно, даже сильнее.

Получите фундаментальное руководство по лидогенерации. СКАЧАТЬ бесплатно сегодня!

Отчет о продажах 2

«Отчетность является наиболее важным фактором, когда речь идет о том, чтобы ваша команда несла ответственность за свои усилия на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе. Вы должны убедиться, что прилагаете усилия для достижения желаемых результатов. Ожидать результатов без ответственности — безумие».

Тодд Робертс

Директор по продажам , Вендаста

Как написать отчет о продажах за шесть простых шагов

В следующих двух разделах я опишу шесть простых шагов, которые помогут вам разбить процесс отчетности о продажах. Эти шесть шагов проведут вас через выбор аудитории, сбор метрик, составление отчетов за временные рамки, использование графики и, наконец, добавление контекста.

Шаг 1: Знайте свою репортажную аудиторию

Прежде всего: важно знать, для кого вы пишете свой отчет. Менеджерам по продажам нужна иная информация, чем новым продавцам, чтобы принимать правильные решения. Подумайте, кто будет читать этот отчет о продажах.

Какая информация для них наиболее важна?

Например, кто-то на старшей руководящей должности, скорее всего, захочет увидеть цифры, относящиеся к стоимости его инвестиций, по сравнению с измеримыми результатами его отдела продаж. Напротив, менеджер по продажам, отчитывающийся перед своим отделом продаж, может захотеть сосредоточиться на прогрессе в выполнении ваших прогнозов и продуктивности команды.

Продавцы также могут извлечь выгоду из составления собственных отчетов. Регулярные отчеты могут помочь продавцам уточнить свои предложения, сосредоточить свои усилия на личных и командных целях и отслеживать свои доходы.

Знание того, кто будет читать ваш отчет, поможет вам сосредоточиться на информации, которая способствует их роли. Выясните, что ваш читатель хочет от вас, и доставьте это!

Шаг 2: Соберите соответствующие показатели продаж

Теперь, когда вы определили свою аудиторию, вы можете сосредоточиться на сборе самой полезной информации — как качественной, так и количественной. В конце концов, отчетность не заканчивается после того, как вы засветили несколько цифр. Представление качественной информации помогает контекстуализировать и усиливать тенденции и результаты, независимо от того, хорошие они или плохие.

Если вы никогда раньше не отслеживали продажи или только начинаете, начните с того, что спросите себя, чего вы пытаетесь достичь. Отслеживание показателей продаж поможет вам ответить на важные вопросы, такие как:

Насколько вы близки к закрытию конкретной сделки?
На каких этапах находятся определенные клиенты?
Откуда приходят ваши неквалифицированные лиды?
Как вывести клиентов из пайплайна?
Какие продавцы работают лучше всего? Какие отстают?

Таблицы Google и Microsoft Excel — отличные инструменты для начинающих, желающих научиться систематизировать данные о продажах. Но, если вы не мастер электронных таблиц, система информационных панелей — идеальный инструмент для создания отчетов о продажах.

Настройка информационной панели, безусловно, даст вам полезные отчетные данные, такие как:

Горячие лиды
На каком этапе процесса находятся ваши потенциальные клиенты
Перспективы в вашем трубопроводе
Звонки сделаны
Встречи забронированы
Письма отправлены

...и многое другое.

Отчетность по продажам 3

Хотите узнать, как упростить не только отчетность? Узнайте, как можно автоматизировать весь процесс продаж с помощью автоматизированной панели управления продажами.

Нажмите здесь, чтобы узнать, как автоматизировать процесс продаж!

Кроме того, помните, что цель отчета — создать исчерпывающую картину того, что происходит в определенный момент времени, и помочь вам понять, что должно произойти в будущем. Выбранная вами информация должна быть тесно связана с результатами деятельности, ежедневными продажами и ключевыми показателями эффективности (KPI).

Рекомендуемая литература: Как добавить цифровизацию к вашим традиционным медиа-продажам

Шаг 3. Выберите период времени для отчетности

Вам захочется впихнуть все — не надо.

Меньше - больше.

Установление временных рамок поможет вам выбрать правильную информацию для отчета и позволит легко сравнивать период с периодом.

Ваш отчет должен быть сосредоточен на целях, которые вы пытаетесь достичь, и цифрах, которые непосредственно к ним относятся. Например, если ваша цель состоит в том, чтобы повысить ценность ваших существующих клиентов, вы можете увеличить время общения с существующими клиентами во время еженедельных звонков.

Шаг 4: Используйте графику и иллюстрации

Включение графики, такой как гистограммы и линейные графики, может упростить объемную информацию и с первого взгляда показать изменения с течением времени. Вы не хотите усыплять свою аудиторию, и почти никто не хочет слишком долго смотреть на электронную таблицу — независимо от того, насколько полезными они могут быть. Информация, которую вы представляете, не всегда общеизвестна, поэтому важно сделать ее краткой и удобоваримой.

Грамотно составленная диаграмма может иметь решающее значение в том, как ваши продавцы изменят свои действия в будущем. Столбчатая диаграмма может помочь вам проиллюстрировать целевое и фактическое достижение, а круговая диаграмма может продемонстрировать вклад каждого продукта в общие продажи.

Добавьте в отчет полезные иллюстрации, и при представлении цифр не возникнет путаницы. Кроме того, всем нравится видеть эти линии, идущие вверх и вправо! ?

Отчетность по продажам 4

Шаг 5: Избавьтесь от беспорядка

Проанализируйте свой отчет и удалите ненужную информацию. Нет причин делиться информацией с людьми, которым она не нужна и которые не будут ею пользоваться. Ваша аудитория должна почувствовать, что вы дали ей оценку после прочтения вашего отчета, поэтому убедитесь, что ее легко просмотреть и извлечь наиболее важную информацию.

Шаг 6: добавьте контекст к вашим данным

Представление ваших данных в электронной таблице необходимо, но добавление контекста к вашим числам — это то, что действительно привлечет чье-то внимание. Например, если коэффициент конверсии лидов снизился по сравнению с предыдущим месяцем, важно использовать возможность обсудить качество поступающих лидов или причины, по которым приходящие лиды не закрываются.

Подключите данные к производительности.

Показать цифры — это одно, но объяснение того, почему эти цифры имеют решающее значение для повседневных целей, приведет к более информативному отчету и более прибыльным результатам в будущем. Ваши цифры — это основа, но вы должны нарисовать четкую картину общей производительности, какие области страдают и что вы можете улучшить.

Рекомендуемая литература: Proof of Performance: доказательство окупаемости инвестиций в маркетинг для ваших местных бизнес-клиентов

3 типа шаблонов отчетов о продажах:

Некоторые метрики и данные не всегда подходят для определенных временных рамок, поэтому важно знать разные периоды времени.

Ежедневная отчетность о продажах

Чтобы составить ежедневный отчет о продажах, выберите информацию, относящуюся к ежедневному прогрессу. Например, вы, вероятно, не будете включать в свой ежедневный отчет сведения о закрытии предприятия, так как чаще всего это число будет равно нулю, добавляя ненужный беспорядок в ваш отчет, а вместо этого включите данные о лидах, которые пришли в этот день.

«Драйвер № 1 для вашей команды по продажам — это соответствие между компенсацией и поведением, которое вам нужно, чтобы команда ежедневно достигала своих целей», — Дуг Кэмпбелл, вице-президент по доходам.

Несколько критериев, которые вы должны учитывать при составлении отчетов:

Время разговора
Звонки сделаны
Встречи забронированы
Письма отправлены
Качество лидов

Нажмите здесь, чтобы ознакомиться с различными шаблонами ежедневных отчетов о продажах!

Еженедельная отчетность по продажам

Еженедельные отчеты помогают отслеживать и измерять вашу производительность по неделям, позволяя вам видеть тенденции с течением времени, не дожидаясь появления ежемесячных отчетов. Менеджеры будут смотреть на тактику продаж, успехи, победы на этой неделе, а также на то, кто лидирует в продажах и почему.

Вот некоторые критерии, по которым вы захотите сообщить:

Еженедельный доход
Количество новых клиентов, привлеченных на этой неделе
Сравнение показателей с предыдущей неделей.
На каком этапе находятся клиенты в процессе разработки

Нажмите здесь, чтобы получить доступ к шаблону еженедельного отчета о продажах!

Ежемесячная отчетность по продажам

Ежемесячный отчет о продажах предназначен для предоставления более широкой картины эффективности продаж и представления о том, чего ожидать в оставшейся части квартала. Ежемесячная отчетность может быть соревновательным временем, особенно при определении того, кто ближе всего к концу месяца.

Важными критериями для отчета являются:

количество закрытых сделок
количество контрактов на руках
количество замыканий на месте
как заставить людей двигаться по трубопроводу.

Нажмите здесь, чтобы просмотреть различные шаблоны ежемесячных отчетов о продажах!

Рекомендуемая литература: Как продавать цифровую рекламу с помощью Snapshot Report

Вывод

Ну вот! Это шесть простых шагов, чтобы начать отчет о продажах. Подводя итог, вы должны знать свою аудиторию, собирать информацию, выбирать временные рамки, использовать четкие иллюстрации, быть краткими и не забывать добавлять контекст. Не откладывайте дальше — сядьте прямо сейчас и просто начните! Взгляните на примеры отчетов, в том числе в этом блоге, чтобы получить некоторые идеи для создания собственного. Я призываю вас настроить себе информационную панель и начать создавать отчеты о продажах уже сегодня. Это только упростит вашу жизнь к лучшему и поможет не сбиться с пути.