Что такое заказ на продажу? И почему вас это должно волновать?

В бизнесе, особенно в B2B (бизнес для бизнеса), возможно, вы все когда-либо слышали о заказе на продажу . Однако, вы действительно понимаете об этом? Ну, не многие люди могут точно сказать « ДА ».

Многие люди могут понимать заказ на продажу в некоторых аспектах, но иногда принимают их за другие подобные документы, такие как заказ на покупку (PO) и счет-фактуру. Корень этого в том, что у них нет глубокого понимания Заказа на продажу.

Итак, что же такое заказ на продажу? Как отличить его от других документов? И нужно ли это в бизнес-процессе? Все будет ясно объяснено в этой статье!

Что такое заказ на продажу?

Заказ на продажу или SO — популярный термин в мире бизнеса. Он широко используется многими сторонами, такими как оптовики, розничные торговцы, производители и поставщики.

Заказ на продажу — это документ, созданный продавцами для подтверждения транзакции, заказанной покупателями. Этот заказ на продажу, который впоследствии будет отправлен покупателям, обычно включает информацию о количестве товаров или услуг, их качестве и ценах.

С другой стороны, заказ на продажу также можно понимать как внутренний документ, составленный самими продавцами (иногда называемыми поставщиками) и сохраненный как запись в компании. В заказах на продажу вам будет предоставлена ​​информация о дате и месте доставки продукции, способе оплаты счета и много другой информации, связанной с регулированием и логистикой каждой сделки. Следовательно, это эффективный инструмент для магазина, чтобы быть в курсе последних цифр заказа, который они выполняют.

Заказ на продажу, заказ на покупку и счет-фактура: в чем разница?

В бизнесе существуют не только заказы на продажу, но и заказы на покупку и счета-фактуры. Три из них очень похожи в некоторых аспектах, из-за чего некоторые люди, особенно первокурсники, принимают их друг за друга.

Теперь давайте посмотрим на этот раздел, чтобы узнать различия между ними и легко их распознать.

Заказ клиента

Как упоминалось выше, заказ на продажу — это документ, созданный, чтобы помочь продавцам и покупателям подтвердить все в транзакции, от качества продукта до способов доставки, и позволить продавцам отслеживать свои заказы.

Когда вы покупаете продукт или услугу, вам будет доставлен заказ на продажу, чтобы подтвердить, что обе продавцы правильно понимают ваше желание. Следовательно, все происходит в точном направлении.

Заказ на покупку

Заказ на покупку, или PO, представляет собой список товаров или услуг покупателей, который затем отправляется продавцам. Он состоит из сведений о товарах или услугах, которые они хотят купить у продавцов.

Этот вид заказа используется в начале процесса покупки, когда покупатели хотят начать разговор с продавцами о том, что они хотят получить.

Счет

Счет-фактура — это документ, который создается продавцами. Он отправляется покупателям, которые уже приобрели их товары или услуги и получили их в полном объеме. В счете-фактуре покупателям будет предоставлена ​​сумма денег, которую они должны заплатить за то, что они получили, и попросят их оплатить счет.

По своему назначению продавцы высылают инвойс только тогда, когда все товары или услуги уже поступили к покупателям.

Заказ на продажу против заказа на покупку

Сходства

• Включите список продуктов или услуг для транзакции
• Заставлять продавца и покупателя подчиняться информации там, когда она принята получателем.
• Обычно используется в транзакции B2B (бизнес для бизнеса).

Отличия

Заказ на продажу и счет-фактура

Сходства

• Прислали продавцы
• Содержит подробную информацию о заказе
• Доставляется, когда покупатели получают товары

Отличия

Заказ на покупку и счет-фактура

Сходства

• Включите подробную информацию о транзакции, такую ​​как название товаров или услуг, количество и цена.
• Используется бухгалтерами или бухгалтерией для точного расчета закупок и продаж для ведения учета.
• Содержит адреса продавцов и покупателей

Отличия

Важность заказа на продажу

Следите за инвентарем

Для продавцов, таких как продавцы, продавцы или поставщики, заказ на продажу играет важную роль, помогая им легко отслеживать запасы. Поскольку в каждом заказе на продажу количество, тип, название и качество продуктов отображаются прозрачно, продавец будет знать подробности о продуктах на складе, продуктах в предыдущей транзакции, а также о продуктах, которые необходимо купить. больше через пару минут.

Убедитесь, что каждая сторона соблюдает условия сделки

Если продавцы принимают заказ на покупку, это означает, что сделка между ними и покупателями становится юридически обязательной. В результате, если вы чувствуете, что какие-то термины в заказах на поставку запутаны или неясны, самое время обратиться за консультацией к своему юрисконсульту. Они помогут вам пролить свет на ваше решение подписывать или нет. При подписании вы должны сохранить свой заказ на продажу в записи, так как это будет эффективным инструментом, чтобы убедиться, что вы можете завершить транзакцию, как в соглашении.

Снизить риск существенного искажения

Существенное искажение — это ошибка, вызванная неточностью составления финансовой отчетности, которая оказывает большее влияние на финансовые решения, поскольку ее часто считают первоисточником. Таким образом, любое существенное искажение в финансовой отчетности может привести к неблагоприятным последствиям для компании.

Например, при ошибке в ведомости конечных запасов прибыль будет рассчитана неправильно из-за этой ошибки. Этот случай становится еще более серьезным, когда ваш бизнес проходит аудит. Вас могут обвинить в мошенничестве.

По этой причине заказ на продажу является неотъемлемой частью любой сделки. Он будет записывать всю необходимую информацию во время каждой продажи, так что вы можете быть уверены, что вероятность существенного искажения значительно снизится.

Как выглядит процесс заказа на продажу

Фактически, бизнес-процесс часто начинается с покупателя, когда клиенты создают запрос предложения (RFQ) и отправляют его продавцу или поставщику. Поставщик, получив RFQ от клиента, отправит ему предложение.

С помощью предложения покупатели рассмотрят цену продуктов или услуг, и, если она будет доступной, заказ на покупку будет отправлен обратно продавцу. После этого продавец внимательно прочитает заказ на покупку. В случае, если они принимают заказ на покупку, заказ на продажу будет создан на основе информации в заказе на покупку. Этот заказ на продажу помогает как покупателю, так и продавцу подтвердить, что будет связано с их транзакцией.

Далее продавцы будут производить или собирать все необходимые продукты и услуги, как в заказах на продажу, упаковывать заказ и отправлять его по адресу клиента. Когда клиент получает продукты, часто при отправке полных продуктов, покупателям будет отправлен счет-фактура с просьбой об оплате.

Если проблем нет, клиенты оплачивают счет в соответствии с тем, что указано в счете, и транзакция завершается успешно.

Как видно из приведенного выше бизнес-процесса, заказ на продажу является центральным компонентом, который отвечает за четкое понимание всех заинтересованных сторон, участвующих в транзакции. Это, следовательно, снижает процент возможных ошибок при продаже из-за отсутствия подробной информации.

Пример заказа на продажу

Джеймс — менеджер крупной компании. Он отвечает за распространение продуктов, что является важной миссией, поскольку гарантирует, что продукты, отправляемые клиентам, будут такими же совершенными, как и на складе. Это также помогает ему оттачивать свое преимущество: пунктуацию и концентрацию, которыми он пользуется ежедневно.

В своей работе ему часто приходится иметь дело с многочисленными крупными заказами, чтобы всегда помнить, что он должен все выполнять тщательно, так как его маленькая ошибка может привести к большим неприятностям для компании.

Недавно его компания только что получила большой заказ по высокой цене, поэтому ему нужно быть осторожнее, чем когда-либо. При получении заказа на продажу от отдела продаж, в том числе полного требований клиента, Джеймс поделится им со своими партнерами по команде.

После этого заказ на продажу будет доставлен команде склада. Там люди будут собирать продукцию по документу, который им прислал Джеймс. Собрав товары в достаточном количестве, люди положат все эти продукты на поддоны и передадут их команде по упаковке.

Главной и единственной задачей отдела упаковки является обеспечение надежной защиты продукта в процессе транспортировки. Для этого продукты обычно помещают в герметичные коробки, чтобы противостоять ударам. Кроме того, он используется в качестве средства доставки товаров. Его также можно использовать в маркетинговых целях, поскольку вполне возможно добавлять в пакеты некоторые маркетинговые материалы.

Конечно, когда все эти шаги будут выполнены, эти продукты будут отправлены обратно на поддоны рядом с погрузочной площадкой. И они будут доставлены по адресу заказчика на следующий день.

Однако все происходит не по плану: покупатели хотят что-то изменить и присылают поправку к покупке. К счастью, в его компании используются электронные документы, поэтому эту поправку он отправляет своим коллегам сразу. Они также реагируют на случай сразу после получения документа, и заказ может быть отправлен своевременно.

Вывод

Короче говоря, можно отрицать, что заказ на продажу является важнейшим элементом бизнес-процесса. Понимая просто, это документ с миссией подтвердить информацию, которую они уже согласовали друг с другом.

С помощью заказов на продажу вы можете эффективно управлять своими запасами, следить за тем, чтобы другие не могли нарушить договор, и предотвращать случаи существенного искажения.