4 шага для построения эффективного процесса управления рисками проекта

Независимо от того, насколько вы опытны в качестве менеджера проекта или насколько хорошо вы планируете задачи проекта, все равно что-то может пойти не так. Есть некоторые риски, которых вы не можете полностью избежать или управлять ими. И это в дополнение к вашей основной работе по поддержанию проектов на пути к достижению целей.

Итак, как вы справляетесь с неожиданными рисками проекта? Планирование рисков – это решение.

Планирование рисков является ключом к успеху проекта. Вы не можете остановить каждую проблему, но вы можете подготовиться к ней заранее, чтобы не нарушить график вашего проекта.

Если вы не знаете, с чего начать управление рисками проекта, вы попали по адресу. В этом блоге мы перечисляем четыре шага по настройке эффективного процесса управления рисками, которые помогут обеспечить выполнение ваших проектов вовремя и с максимальной эффективностью. Но сначала давайте изучим основы!

Что такое процесс управления рисками и зачем он нужен?

Процесс управления рисками является важным этапом в управлении проектами. Это помогает выявить потенциальные риски и разработать план их устранения до того, как они вызовут какие-либо серьезные проблемы и возможный провал проекта.

Этот процесс обычно включает идентификацию риска, оценку, реагирование, мониторинг и отчетность. Для большинства проектов процесс управления рисками помогает справиться с тремя типами рисков: техническими, организационными и внешними.

• Технические риски: это риски, связанные с технологией, используемой в вашем проекте. К ним могут относиться сбои в проектировании или строительстве, проблемы с программным или аппаратным обеспечением или проблемы с безопасностью данных.
• Организационные риски : эти риски возникают внутри вашей компании; например, когда член проектной группы увольняется или когда у вашего бизнеса нет достаточных средств.
• Внешние риски. Эти риски исходят извне вашей организации. Некоторыми примерами являются стихийные бедствия, колебания рынка, экономическая нестабильность и пандемии.

Чтобы ваши проекты работали хорошо и соответствовали поставленным целям, важно иметь стратегию управления рисками. Это поможет вам избежать или уменьшить любое негативное влияние, которое могут иметь риски.

Каждый проект связан с некоторыми рисками. Важно понимать и выявлять риски, которые могут повлиять на ваш проект, и предпринимать шаги по управлению ими и их снижению до того, как они станут слишком большими, чтобы с ними справиться. Существует множество различных способов выявления рисков, но лучше всего использовать метод, который подходит для вашего проекта.

Вот некоторые методы выявления рисков для определения и оценки потенциальных рисков проекта:

• Проводите сеансы мозгового штурма. Соберитесь с командой проекта и соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы обсудить сценарии риска. Таким образом, все находятся на одной странице и понимают, что может пойти не так с проектом. Если потенциальный риск материализуется, в большинстве случаев вы уже придумали план его устранения.
• Используйте матрицу рисков. Это инструмент, который оценивает вероятность (низкая, средняя, ​​высокая) и влияние (низкая, средняя, ​​высокая) каждого риска, чтобы помочь вам сосредоточиться на наиболее вероятных проблемах и спланировать действия по снижению риска.
• Ведение реестра рисков. Записывая информацию о каждом риске (например, его описание, потенциальное влияние и вероятность), реестр рисков помогает отслеживать, какие угрозы были выявлены и какие действия были предприняты для их смягчения.
• Проведите SWOT-анализ . Оценив сильные и слабые стороны, возможности и угрозы вашего проекта, вы сможете учесть все возможные риски, которые могут возникнуть, и спланировать шаги по их предотвращению или уменьшению.
• Используйте причинно-следственную диаграмму. Оценивая причины и следствия каждого вероятного риска, вы можете определить потенциальные проблемы проекта, которые иначе вы бы не рассмотрели.

После того, как вы определили все возможные риски, пришло время оценить, как они могут повлиять на ваш проект. Этот шаг называется анализом рисков, и он помогает выяснить, какие угрозы проекта должны быть приоритетными и какие действия следует предпринять. Это включает в себя понимание последствий каждого события потенциального риска.

Качественный анализ рисков и количественный анализ рисков

---

Качественный анализ рисков — это субъективный процесс, который помогает оценить кризисы проекта по шкале вероятности и воздействия. Он используется для приоритизации рисков проекта и часто используется, когда доступно мало данных о рисках или угрозы трудно поддаются количественной оценке.

Количественный анализ рисков в значительной степени зависит от данных и часто используется, когда риски легко определить количественно. Обычно его проводят эксперты для принятия решений о реагировании на проектные риски. Этот подход к анализу рисков присваивает численные значения вероятности и воздействия, а затем использует математические модели для расчета общего риска проекта.

Вот четыре способа точной оценки рисков:

1. Матрица вероятности риска и воздействия: эта матрица помогает определить приоритеты рисков, оценивая вероятность их возникновения и ущерб, который они могут нанести вашему проекту.
2. Ранжирование рисков: этот метод ранжирует риски в соответствии с их серьезностью, поэтому вы можете сначала сосредоточиться на наиболее важных проблемах проекта.
3. Тепловая карта рисков: на этой карте визуализируются риски, которые с наибольшей вероятностью могут негативно повлиять на ваш проект.
4. Структура разбивки рисков: это поможет вам разбить риски на категории и подкатегории, чтобы вы могли лучше понять и оценить их.

После выявления и оценки рисков следующим шагом является создание плана реагирования для их снижения. Четкий, подробный план реагирования определит потенциальные риски и определит, как с каждым из них следует обращаться. Также будет определено, кто несет ответственность за каждый этап процесса реагирования. Таким образом, все участники знают свою роль и могут быстро принять меры.

На изображении ниже показаны советы по использованию плана реагирования для эффективного управления событиями риска:

Процесс управления рисками не является задачей «поставил и забыл», поэтому вы должны регулярно отслеживать его. Последний шаг этого процесса — убедиться, что вы знаете обо всех выявленных уязвимостях проекта и контролируете их. Это включает в себя реализацию мер по снижению рисков, отслеживание и отчетность о статусе риска, а также предотвращение дальнейших угроз.

Регулярный мониторинг и контроль рисков помогает выполнять план реагирования в соответствии с планом. Это также обеспечивает учет любых новых рисков и контроль над существующими.

Давайте обсудим несколько мер по мониторингу и контролю рисков:

• Проведите анализ тенденций. Выявляйте закономерности или тенденции в данных о рисках и определяйте любые потенциальные опасности, которые могли быть упущены.
• Проводить аудит рисков. Оцените общую эффективность вашего процесса управления рисками и определите области улучшения.
• Используйте моделирование рисков. Протестируйте различные сценарии рисков проекта (например, что произойдет, если поставщик не сможет поставить критический компонент) и проверьте, как они влияют на результат вашего проекта.
• Внедрите план управления рисками. Смягчите любые неопределенности проекта, которые могут возникнуть.
• Настройте контроль рисков. По мере продвижения проекта корректируйте меры по управлению рисками, такие как увеличение или уменьшение частоты мониторинга, в зависимости от изменений в ландшафте рисков проекта.

Соберите все вместе, чтобы сделать ваши проекты безопасными

Лучший способ предотвратить превращение проектных рисков в реальные проблемы — это хорошо отлаженный процесс управления рисками. Шаги, которые мы обсудили, могут помочь уменьшить вероятность неприятных сюрпризов в дорожной карте вашего проекта. Они также могут гарантировать, что ваш проект не свернется с намеченного пути и принесет ожидаемые результаты. Так что вперед, внедряйте процесс управления рисками и празднуйте успех проекта!