Как создать эффективный план управления рисками для ваших проектов
Опубликовано: 2022-05-07Хорошо продуманный план управления рисками поможет вашему проекту добиться успеха.
Адель, менеджер проектов, всегда искала способы доказать свою ценность, демонстрируя свои способности справляться со сложными проектами. Однажды она взялась за проект, которого избегало бы большинство менеджеров. Проект был сложным и включал несколько факторов риска; многое могло пойти не так, но потенциальная награда была высока. Адель была достаточно уверена в себе, чтобы составить план управления стратегическими рисками, и поэтому ей это удалось.
Каждый день люди в бизнесе рискуют. Иногда эти риски окупаются, иногда нет. Но что отличает успешных рискованных людей, таких как Адель, от тех, кто терпит неудачу, так это их готовность к планированию управления рисками.
Как и Адель, если вы являетесь менеджером проекта, который занимается сложными проектами и хочет снизить все потенциальные риски, создание плана управления рисками проекта — это то, что вам нужно.
Отсутствие стратегии управления рисками — верный путь к катастрофе, но в то же время ее создание может показаться сложной задачей. Вот почему мы составили пять простых шагов, которые помогут вам составить план управления рисками. Мы объясняем, как эти шаги предотвращают возникновение потенциальных проблем в первую очередь. Но сначала давайте изучим основы планирования управления рисками.
Что такое план управления рисками?
План управления рисками описывает шаги по выявлению, анализу, оценке и реагированию на риски. Он также включает стратегии мониторинга рисков и минимизации их влияния на проекты с целью максимизации положительных результатов проекта.
| Ключевые компоненты плана управления рисками проекта | |
|---|---|
| История рисков проекта | Это включает описание проекта, его цели и список всех вовлеченных заинтересованных сторон. |
| Методология | Сюда входит описание используемого процесса управления рисками, а также инструментов и методов, которые должны применяться в ходе этого процесса. |
| Структура разбивки рисков | Это включает в себя разбивку всех рисков проекта по типам, таким как технические, финансовые или организационные. |
| Категории риска | Сюда входит подробное описание всех существующих категорий риска, таких как высокий, средний или низкий. |
| Матрица оценки рисков | Это включает в себя таблицу, в которой перечислены все потенциальные факторы риска, их влияние и вероятность возникновения. |
| План реагирования на риски | Это включает описание действий, которые должны быть предприняты при возникновении события риска, например, предотвращение, смягчение или передача. |
| Роли и обязанности | Сюда входит список лиц, ответственных за выполнение различных задач, связанных с управлением рисками. |
Почему у вас должен быть план управления рисками?
Нет проекта без риска. Заранее продумывая и планируя риски, вы признаете, что они существуют и должны быть устранены. С хорошо продуманным планом управления рисками вы можете избежать или смягчить потенциальные проблемы, прежде чем они станут непреодолимыми препятствиями.
Внедрение надлежащих планов управления рисками и принятие мер, необходимых для снижения рисков, гарантируют, что ваши проекты будут идти по плану и достигать поставленных целей. Вот почему многие рекрутеры, нанимая менеджеров проектов, подчеркивают способность управлять проектными рисками и считают это одним из самых важных навыков кандидата.
Хорошо составленный план управления рисками проекта помогает:
- Следите за проектами и планируйте
- Избегайте дорогостоящих сюрпризов
- Снижайте риски до того, как они превратятся в большие проблемы
- Облегчить общение между членами команды
- Защитите репутацию вашей компании
К настоящему времени стало ясно, что план управления рисками является важной частью любого проекта. Вы не можете контролировать рынок, погоду или конкурентов, но всегда можете принять необходимые меры предосторожности для управления рисками. Ниже у нас есть пять простых шагов для создания эффективного плана реагирования на риски для ваших проектов.
1. Определите риски и создайте реестр рисков
Первый шаг — определить все риски, которые потенциально могут повлиять на цели вашего проекта. Выявление рисков на ранних стадиях жизненного цикла проекта помогает предпринять правильные шаги для смягчения потенциальных проблем.
Освойте этот шаг, проведя мозговой штурм со своей командой; анализ предыдущих проектов; и проведение тщательного анализа ваших сильных и слабых сторон, возможностей и угроз, известного как SWOT-анализ.
Общие риски для выявления в вашем проекте:
- Задержки или несоблюдение сроков: это может произойти по разным причинам, например, из-за недооценки объема необходимой работы, проблем с поставщиками или других внешних факторов.
- Расползание масштаба: это когда объем проекта расширяется, и вы добавляете все больше и больше функций или задач. Может возникнуть соблазн продолжить работу, но расширение масштабов может быстро привести к перерасходу средств и времени.
- Перерасход средств: это может быть вызвано непредвиденными затратами (например, более высокими, чем ожидалось, ценами на материалы) или расползанием объема (когда объем проекта выходит за пределы первоначально согласованного).
- Непредвиденные проблемы с технологией или оборудованием: это может быть что угодно, от аппаратных сбоев до проблем совместимости программного обеспечения.
Когда у вас есть «выявленные риски», добавьте их в реестр рисков. Реестр рисков — это документ, в котором перечислены все риски, их потенциальное влияние и вероятность их возникновения. Это жизненно важный инструмент, который помогает отслеживать все риски и их статус.
2. Анализировать риски и оценивать их влияние
Оценка рисков является важным шагом в процессе управления рисками. После того, как вы идентифицировали и добавили все риски в реестр рисков, пришло время начать анализ рисков. Для каждого риска необходимо проанализировать влияние и вероятность.
Воздействие — это потенциальные финансовые или операционные убытки, которые могут возникнуть в случае реализации риска, а вероятность — это вероятность того, что риск действительно возникнет. Оцените как воздействие, так и вероятность по такой шкале, как низкая, средняя или высокая. Это поможет вам определить риски, которые необходимо расставить по приоритетам.
Несколько способов оценить влияние и вероятность риска:
- Используйте матрицу рисков: этот инструмент помогает визуализировать риски и их потенциальное влияние на проект.
- Используйте оценку вероятности и воздействия: это включает оценку вероятности возникновения каждого риска и его потенциального воздействия в случае его возникновения.
- Используйте метод Дельфи: этот метод включает в себя получение информации о рисках и их потенциальном влиянии от группы экспертов.
- Используйте инструмент ранжирования рисков. Этот инструмент ранжирует риски на основе их воздействия и вероятности, используя такие шкалы, как низкий, средний и высокий.
3. Определите, как справляться с рисками
Теперь, когда вы знаете потенциальное влияние и вероятность каждого риска, определите, как с ними бороться. В зависимости от риска и его серьезности вы можете разработать стратегию снижения риска, передать риск другой стороне или принять риск. Самое главное — понять, каковы риски и что вы можете сделать, чтобы смягчить их.
Некоторые распространенные способы борьбы с рисками:
- Передача риска: это когда вы передаете риск другой стороне, например страховой компании. Это может быть сделано для финансовых рисков (например, перерасход средств), операционных рисков или проблем с технологией.
- Примите риск: это когда вы решаете, что потенциальное воздействие риска приемлемо, и не предпринимаете никаких действий для его смягчения. Это следует делать только после тщательного рассмотрения и не следует использовать легкомысленно.
- Избегайте риска: это когда вы предпринимаете шаги, чтобы полностью избежать риска. Например, если существует риск кражи данных, вы устанавливаете программное обеспечение безопасности для защиты своей сети.
Убедитесь, что вы выбрали метод, который дополняет риски вашего проекта и помогает достичь желаемого результата. Поступая таким образом, вы можете держать риски проекта под контролем и свести к минимуму вероятность любых нежелательных неожиданностей.
4. Разработайте реальный план устранения рисков
После того, как вы определили правильный способ борьбы с рисками, вам необходимо разработать план их устранения. Этот план должен быть реалистичным, достижимым и адаптированным к вашему конкретному проекту.
Он должен включать временную шкалу, чтобы вы могли отслеживать ход выполнения шагов по смягчению последствий. Крайне важно помнить, что некоторые риски невозможно полностью устранить; ими можно управлять только для минимизации воздействия до определенного уровня.
Матиас Альгрен, основатель и генеральный директор Website Rating, рассказал Capterra о важности наличия работоспособного плана управления рисками и поделился своей точкой зрения.
Что следует учитывать при создании плана управления рисками:
- Установите четкую цель: план должен иметь четкую цель, чтобы все участники понимали, для чего он предназначен.
- Определите, кто отвечает за каждую задачу: убедитесь, что вы определили, кто отвечает за каждую задачу в плане. Это поможет обеспечить своевременное выполнение задач.
- Назначьте крайние сроки: назначьте крайние сроки для каждой задачи в плане, чтобы все не отставали и не отвлекались.
- Создайте план коммуникации: убедитесь, что у вас есть план информирования членов команды и заинтересованных сторон о рисках и способах их устранения.
5. Регулярно отслеживайте и анализируйте риски
Поскольку управление рисками — это непрерывный процесс, очень важно постоянно отслеживать и анализировать риски. Это поможет обеспечить адекватное устранение рисков и эффективность плана.
Также важно обновлять план управления рисками по мере появления новых рисков или принятия мер по их снижению. Внимательно следя за рисками, вы можете гарантировать, что ваши проекты будут идти по плану.
Некоторые проверенные способы регулярного мониторинга и анализа рисков:
- Запланируйте регулярные встречи: запланируйте регулярные встречи с командой проекта, чтобы обсудить риски и способы их устранения.
- Регулярно общайтесь с заинтересованными сторонами: это поможет убедиться, что все осведомлены о рисках и способах их устранения.
- Проверяйте риски на каждом этапе проекта: это поможет обеспечить эффективное устранение рисков и выполнение планов.
- Используйте программное обеспечение для управления рисками : используйте его для выявления и оценки рисков на ранних стадиях проектного цикла, создания подробных планов по снижению рисков, а также постоянного мониторинга и анализа рисков.
Обеспечьте успех благодаря планированию рисков проекта, ориентированному на результат
Составление плана управления рисками является важным шагом в любом проекте. Риски, от кибератак до неожиданных финансовых потерь, могут стать серьезным препятствием для преодоления.
Однако с ориентированным на результат подходом вы можете получить полное представление о рисках, связанных с вашим проектом, и составить эффективный план их устранения.
Если вы изо всех сил пытаетесь справиться с рисками своего проекта или сталкиваетесь с новыми, которые, кажется, невозможно преодолеть, вышеупомянутые «простые в реализации» шаги могут помочь вам добиться успеха.
Хотите быть в курсе последних событий в области управления проектами? Ознакомьтесь с этими ресурсами Capterra:
- Как управлять рисками: руководство для менеджеров проектов
- 4 стратегии управления рисками для успешного выполнения проекта
- Будущее управления проектами — за гибридным
- Как построить правильный стек управления проектами для вашего бизнеса
Методология опроса
Capterra провела исследование эмоционального интеллекта на рабочем месте в декабре 2021 года среди 528 специалистов из США, которые управляют проектами в своем малом и среднем бизнесе. Респондентов проверяли по статусу занятости (полный рабочий день), размеру бизнеса (от 2 до 500 сотрудников) и участию в управлении проектами (чрезвычайно вовлеченный).