15 лучших инструментов управления ресурсами для вашей организации

Чтобы управлять бизнесом или проектом, вам нужно не только управлять качеством работы по ее завершении; вы также должны учитывать другие факторы, влияющие на него, такие как финансовые ресурсы, запасы, человеческие навыки, производство, ресурсы или информационные технологии (ИТ) и природные ресурсы. То, как вы планируете, организуете и управляете ресурсами в своей команде или организации, оказывает значительное влияние на успех проекта. Таким образом, управление ресурсами важнее, чем когда-либо, чтобы реально изменить ситуацию на рабочем месте.

Если вы плохо знакомы с концепцией управления ресурсами , вы можете легко запутаться и ошибиться из-за многих терминов, таких как планирование, распределение, планирование ресурсов и используемых методов и методов. Кроме того, вопрос о том, какой инструмент использовать для управления ресурсами , также является головной болью для бизнеса.

Поэтому в этой статье я кратко расскажу о концепции технического управления и представлю вам 15 лучших инструментов управления ресурсами для управления вашей командой .

Что такое управление ресурсами?

Управление ресурсами - это деятельность, при которой предприятия эффективно управляют различными ресурсами внутри компании. Эти ресурсы могут быть нематериальными, такими как производительность труда, время, и материальными, такими как оборудование, машины, материалы и финансы.

Управление ресурсами тесно связано с планированием, поэтому подходящие ресурсы выделяются для соответствующих задач. Кроме того, управление ресурсами включает в себя планирование и составление бюджета для людей, проектов, оборудования и расходных материалов.

Хотя управление ресурсами часто применяется к управлению проектами, его также можно применять ко многим другим областям управления бизнесом. В целом малым предприятиям необходимо обратить внимание на управление ресурсами в нескольких областях, в том числе:

• Финансы: может ли компания по-прежнему покрывать текущие расходы или позволить себе инвестировать в новое оборудование или обучение сотрудников?

• Персонал: Компания наняла нужных людей? Нужно ли компании нанимать больше людей, если появятся новые клиенты, и какие навыки потребуются этим людям?

• Рабочие места и производство: Достаточно ли оборудованы рабочие места и производственные помещения? Легко ли управлять рабочим пространством?

• Оборудование: Есть ли набор инструментов, необходимый для работы? Высоки ли затраты на техническое обслуживание и ремонт машины?

• Технологии: какие технологии нужны бизнесу, чтобы максимизировать свой потенциал и сэкономить финансовые ресурсы, чтобы перераспределить их для финансирования того, чего не хватает?

При использовании в целях управления проектами управление ресурсами часто применяется для выравнивания и сглаживания.

Выравнивание ресурсов — это способ избежать переизбытка или чрезмерного запаса, поддерживая запас ресурсов на среднем уровне. В настоящее время существует специализированное программное обеспечение, которое может помочь определить среднее значение, на которое могут ссылаться предприятия. Выравнивание ресурсов также используется в ссылках на время, необходимое для завершения проекта. С балансом времени дата начала и дата окончания будут скорректированы в соответствии с доступными ресурсами. Однако выравнивание ресурсов может увеличить продолжительность проекта.

Сглаживание ресурсов — это метод планирования, направленный на соблюдение сроков. Целью сглаживания ресурсов является непрерывное использование ресурсов с течением времени.

Короче говоря, управление ресурсами — это педагогика, обеспечивающая разумное и эффективное использование компанией своих ресурсов и материалов.

Статьи по Теме

• 12+ лучших бесплатных инструментов исследования рынка
• 10+ шпионских инструментов Shopify
• 13 лучших сайтов с бесплатным стоковым видео
• 15+ лучших инструментов онлайн-опросов для вашего бизнеса

Почему управление ресурсами важно?

Управление ресурсами считается частью управления проектами, помогая руководителю проекта понять все о прогрессе, оборудовании, затратах и ​​т. д. Табу в бизнесе — расточительство. Таким образом, управление ресурсами фокусируется в основном на эффективности. Как только вы узнаете, что вам нужно сделать, чтобы сделать проект успешным, вы сможете организовать их эффективное использование.

Для некоторых компаний оптимальная эффективность настолько важна, что в них есть один человек, специализирующийся на управлении ресурсами, известный только как менеджер ресурсов. В то время как менеджеры проектов несут ответственность за создание и назначение задач для завершения проектов, менеджеры ресурсов несут ответственность за выделение необходимых ресурсов для обеспечения успеха проекта и достижения наиболее оптимального эффекта.

Есть некоторые преимущества управления ресурсами:

• Избегайте непредвиденных проблем: Зная свои ресурсы и планируя их использование, вы можете исправить дыры или проблемы до того, как они возникнут.
• Предотвращение истощения: Эффективное управление ресурсами позволяет вам не оставаться в одиночестве или чрезмерно зависеть от ресурсов, лучше понимая рабочую нагрузку вашей команды.
• Обеспечьте подстраховку: у большинства неудачных проектов сегодня одна причина — нехватка ресурсов. Управление ресурсами и планирование показывают, что вы сделали все лучше всего с тем, что у вас есть под рукой.
• Повышение прозрачности: другие группы могут получать информацию о вашей команде и организовывать ее соответствующим образом, если ваша группа максимально загружена или доступна для использования в неиспользуемых проектах.
• Эффективное измерение: с высоким уровнем понимания того, что требуется для контроля и реализации многообещающего предприятия, вы сможете эффективно организовать и оценить рентабельность инвестиций.

15 лучших способов управления ресурсами для вашей организации

1. План переключения

Toggl Plan — это инструмент планирования и управления ресурсами с красивым и простым в использовании интерфейсом. Хотя это может показаться простым, оно обладает мощными функциями, которые позволяют любому руководителю проекта правильно планировать ресурсы и управлять ими. Некоторые специальные функции Toggl Plan включают распределение ресурсов, интуитивно понятное перетаскивание, распределение времени для интеллектуальных бронирований и отчеты.

Кроме того, Toggl Plan также позволяет пользователям импортировать задачи из многих сторонних приложений, таких как Trello или Github. По сравнению с другими инструментами, Toggl Plan имеет множество интеграций, которые позволяют командам общаться и сотрудничать. Он подходит как для небольших, так и для крупных компаний. План Toggl предоставляется с бесплатным планом, который позволит пользователям добавлять в группу пять участников. Для команд, которым нужно больше участников, премиальный план начинается с 8 долларов в месяц на пользователя.

2. Мавенлинк

Mavenlink — это инструмент управления проектами, который позволяет пользователям управлять ресурсами. Он включает в себя все стандартные функции планирования ресурсов, такие как распределение ресурсов, быстрое редактирование и т. д. Кроме того, он также предоставляет функции прогнозирования в реальном времени. Самая особенная вещь, когда дело доходит до Mavenlink, — это инструмент формирования ресурсов. Эта специальная функция позволяет пользователям определять необходимые ресурсы в течение рабочей недели и автоматически распределять задачи по доступным позициям.

Mavenlink также интегрирован с общим доступом к файлам, управлением задачами, расписаниями и отчетами. Кроме того, у Mavenlink есть функции API, которые можно интегрировать с другими службами или с индивидуальными решениями. Стоимость начала использования Mavenlink составляет 19 долларов США в месяц для команды до 5 человек.

3. 10 000 футов

10,000ft — это инструмент, помогающий предприятиям управлять ресурсами и отслеживать время, чтобы снизить вероятность непредвиденных инцидентов на рабочем месте. Вы можете использовать его, чтобы получить полный контроль над своими ресурсами, сократить время на поиск доступных ресурсов и прогнозировать будущие рабочие нагрузки.

В дополнение к планированию проектов, проекты в стиле Ганта, 10 000 футов также интегрированы с расписаниями, балансировкой бюджета для проектов и упрощенным управлением временем. 10,000ft предлагает бесплатную пробную версию на 30 дней. После этого цены начинаются от 150 долларов в месяц за базовый пакет.

4. Урожай

Harvest — это инструмент отслеживания времени проекта, который позволяет командам преобразовывать расписания в подробные отчеты. Harvest обычно используется в приложениях для iOS и Android. Он также используется в трекерах рабочего времени и расширениях Chrome и Safari.

Используя Harvest, вы можете планировать свою команду и отслеживать их рабочую нагрузку. Собранные данные помогут вам улучшить формулы оценки и графики работы. Затем табели учета рабочего времени можно превратить в подробные отчеты, которые позволяют менеджерам отслеживать производительность сотрудников, сверхурочную работу и отслеживать ход выполнения проектов. С помощью Harvest эксперты могут создавать счета с привязкой к времени и отправлять их клиентам прямо из приложения. Harvest поставляется с несколькими интеграциями, такими как управление проектами, бухгалтерский учет, сделки по отслеживанию запросов, CRM и расчеты производительности.

У Harvest также есть 30-дневная бесплатная пробная версия; в следующем месяце пользователи начнут использовать от 12 долларов за пользователя в месяц.

5. Гантик

Ganttic — это программное обеспечение для планирования ресурсов, которое помогает пользователям отслеживать задачи, проекты и ресурсы. Вы можете управлять своими сотрудниками в представлении календаря, чтобы контролировать рабочую нагрузку, расписания и расписания. Вы также можете отслеживать проекты, просматривая диаграммы Ганта, размещая задачи, добавляя ссылки между ними и периодически размещая проекты.

Кроме того, создание отчетов и их экспорт в формате CSV или PDF также является интересной функцией этого инструмента. Вы также можете настроить автоматические отчеты для получения ежедневных, еженедельных или ежемесячных обновлений.

Ganttic предоставляет вам 14-дневную бесплатную пробную версию для десяти ресурсов. Затем рассчитываются сборы, начиная с 25 долларов США в месяц для 20 ресурсов.

6. Элапсит

Elapseit — это инструмент, созданный для обеспечения безопасного и полного взаимодействия с пользователем при распределении корпоративных ресурсов и управлении ими. Elapseit прост, интуитивно понятен и обладает творческой функциональностью. Некоторые важные используемые функции: планирование ресурсов, отслеживание времени, управление отпусками, выставление счетов, юридические документы и т. д.

Elapset — лучший выбор для всех компаний, от малого и среднего до крупного бизнеса, и он идеально подходит для всех типов проектов. В настоящее время у Elapseit есть бесплатная пробная версия, включающая все функции. Когда пользователи начнут использовать, цена будет около 5 долларов за пользователя в месяц.

7. Гуру ресурсов

Resource Guru — одно из старейших программ для управления ресурсами на рынке. Тем не менее, он по-прежнему очень популярен среди агентств и компаний, работающих со многими клиентами. Resource Guru предоставляет такие функции, как фильтрация, проверка доступности групп, распределение ресурсов, создание отчетов, поддержка часовых поясов и т. д.

Resource Guru также позволяет пользователям управлять оплачиваемыми отпусками и больничными, чтобы менеджеры проектов могли лучше видеть доступные ресурсы. У каждого пользователя Resource Guru будет своя панель инструментов. Resource Guru также предотвращает неравномерное распределение ресурсов, устанавливая доступность каждого ресурса и используя списки ожидания. Он также поддерживает так много менеджеров проектов, которые могут использовать его одновременно, не дожидаясь и не соревнуясь, чья очередь. Resource Guru также предлагает 30-дневную бесплатную пробную версию. Когда пробная версия заканчивается, ее цена составляет 2,50 доллара США за пользователя в месяц.

8. Ранн

Runn — это современный инструмент для планирования, управления мощностями и потребностями. Он также имеет встроенные функции тайм-менеджмента и прогнозирования, которые помогают менеджерам удаленно управлять группами. Runn использует интерфейс Planner, который дает пользователям возможность просматривать все проекты и человеческие ресурсы в вашей организации, позволяя выявлять и прогнозировать риски перегрузки и быстро избегать конфликтов, связанных с ресурсами, рабочей силой и временем.

По сравнению с другими инструментами управления ресурсами, Runn также может делать понятные финансовые прогнозы и соответствующие ключевые показатели эффективности для отслеживания прибыли вашей компании, эффективности проекта, перерасхода средств и фактического отклонения от плана. Это приложение имеет встроенное отслеживание времени, поэтому вы можете лучше понять, сколько времени вы потратили, чем планировали.

В настоящее время Runn позволяет пользователям использовать его бесплатно до 1 июля 2021 года. По истечении бесплатного времени Runn будет взимать 10 или 30 долларов США с человека за каждый пакет, который выбирают клиенты.

9. Понедельник.com

Если вам нужен инструмент управления задачами, который без проблем работает с вашими бизнес-командами, Monday.com станет заметным выбором. Это программное обеспечение для управления заданиями имеет более визуально ориентированное программное обеспечение для повышения производительности, которое позволяет руководителям проектов делегировать задачи и подробно отслеживать каждый шаг, который предпринимают члены команды.

Кроме того, вы можете создавать списки дел, обмениваться файлами и общаться с коллегами. Это программное обеспечение для управления заданиями предоставляет довольно подробные представления о проектах, позволяя вам редактировать важные детали, такие как статус владельца, приоритет и продолжительность проекта. Более того, имеется встроенная функция чата, которая позволит вам обсуждать задачи и обновлять ежедневные задачи с каждым членом команды.

10. Поплавок

Float — это программное обеспечение для управления ресурсами для агентств, студий и компаний. Обычно он предоставляет простые функции управления персоналом. Его функция планирования персонала позволяет пользователям управлять заказами, визуализировать рабочую нагрузку команды и назначать задачи.

Благодаря отличным функциям управления командой Float руководители проектов могут быстро находить доступные человеческие ресурсы, управлять подрядчиками и находить сотрудников с их карточками. Еще одна интересная вещь заключается в том, что вы можете получить доступ к Float через приложение для iPhone. Float позволяет вам попробовать его бесплатно в течение 30 дней. Платный пакет начинается от $5/человек/месяц.

11. Савиом

Saviom — ведущий эксперт в области программного обеспечения, помогающего повысить эффективность проектов. Некоторые ресурсы в модулях управления ресурсами Saviom помогают многим предприятиям в управлении ресурсами, например, модуль интеллектуального планирования ресурсов, который помогает преодолеть дисбаланс в работе, модуль планирования ресурсов для мониторинга и планирования ресурсов при их обслуживании и т. д. Вы также можете синхронизировать ресурсы и ресурсы. расписание проектов в вашем бизнесе с помощью системы управления ресурсами Saviom. Saviom также интегрирует хранилище навыков, которое позволяет легко профилировать ресурсы, находить и комбинировать будущие навыки работы.

Saviom установит индивидуальные многоуровневые цены, такие как инструменты Saviom, лицензии и облегчения. Он работает на основе доступа на основе ролей и обеспечивает полный контроль над данными, которые будут принадлежать вам.

12. Планировщик электронных ресурсов

eResource Scheduler — это инструмент планирования ресурсов, который предоставляет как облачную, так и локальную версии с простой в использовании конфигурацией. Он имеет такие функции, как панель инструментов, которая выделяет важную информацию на одном экране, и множество определяемых пользователем полей, которые позволяют вам собирать полную информацию о ваших проектах.

Планировщик eResource также предоставляет такие функции, как диаграммы, планирование, представления ресурсов, проекты, роли и пользователей. Планировщик eResource также предоставляет возможность планирования как на уровне проекта, так и на уровне задачи. Еще одной важной особенностью eResource Scheduler является расписание и финансовый модуль. Эта функция помогает пользователям завершать проекты по стоимости и коэффициенту оплаты и прогнозным отчетам. eResource Scheduler предоставляет пользователям 14-дневную бесплатную пробную версию вируса. Когда бесплатное время истечет, цена будет $5/ресурс/месяц.

13. Пеймо

По сути, Paymo — это программное обеспечение для управления ресурсами, которое может помочь вам значительно сократить время бронирования. Вы можете отслеживать текущую и оставшуюся рабочую нагрузку вашей команды, количество праздников и бюджеты проектов на единой временной шкале. Paymo настраивается автоматически на основе данных задачи, которые вы ввели ранее. С Paymo все члены команды имеют доступ к своим расписаниям, чтобы видеть, что им нужно сделать.

Кроме того, Paymo был интегрирован с приложениями для повышения производительности и выставления счетов, такими как Slack, Google Calendar и Adobe CC, для поддержки управления всей командой. После бесплатной пробной версии пользователи выберут два платных пакета Paymo по цене от 11,95 долларов за пользователя в месяц.

14. Кларизен

Clarizen — это инструмент, сочетающий в себе качественное управление проектами и командную работу. Это единственное решение, обеспечивающее четко определенную и легко различимую структуру работы. Clarizen обеспечивает централизацию и совместное использование ресурсов, разработку стратегий и объединение людей для достижения общей цели. Clarizen также позволяет пользователям работать с гибким, интуитивно понятным интерфейсом, подходящим для их стиля работы. Пользователи также могут создавать автоматизированные и повторяющиеся процессы с помощью рабочего процесса Clarizen и функции быстрых предупреждений.

15. Планировщик узлов

Hub Planner — это мощная система управления персоналом со множеством полезных функций управления ресурсами. Hub Planner имеет множество различных представлений по ресурсам, командам или проектам. В дополнение к управлению ресурсами Hub Planner также имеет другие функции, такие как интегрированные расписания с мощными процессами утверждения, информационные панели и инструменты динамической отчетности. Вы можете полностью настроить график, платежеспособность и прибыль с первого взгляда.

Самое замечательное в Hub Planner — это то, что вы будете формировать дорожную карту продукта и даже финансировать новые функции. Вы можете дополнительно настроить или удалить расширения продукта, чтобы расширить функциональные возможности или отключить функции, которые вам не нужны. Hub Planner начинается с 7 долларов США за пользователя в месяц после 60-дневной бесплатной пробной версии.

Лучшие практики и методы управления ресурсами

Вот несколько полезных методов и практик, которые вы должны применять для эффективного управления своими ресурсами:

1. Поймите, каких ресурсов не хватает, и сосредоточьтесь на них

Отсутствие ресурсов сделает невозможным детальное планирование и сорвать реализацию проекта. Этот случай, как правило, можно использовать по правилу 80/20. Правило 80/20 интерпретируется как 80% эффекта (или ограничения ресурса), происходящего от 20% ресурса. Вам нужно сосредоточиться на ограниченных ресурсах и планировать их доступность.

2. Согласуйте общий подход к расстановке приоритетов в работе над общими ресурсами.

Вы должны создать стандартный процесс выставления оценок/оценки, который лежит в основе принятия объективных решений. Непреднамеренный надзор за работой может привести к тому, что вы недооцените свои способности и задержите выполнение работ. Помните, что люди, которые чрезмерно привязаны, могут легко привести к проблемам с качеством.

3. Понимать различные способы работы в разных организациях и с разными ресурсами.

Вы можете извлечь выгоду из разных типов работы и даже разных групп внутри организации, если у вас есть определенный метод их согласования. Убедитесь, что инструменты и методы выбраны надлежащим образом и эффективны. Более стандартизированная сводка может предоставить метрики, необходимые для целостного представления вашей организации. Это позволит вашей организации правильно планировать, управлять и распределять работу.

4. Управление ресурсами — это непрерывный процесс

Вы должны понимать, что конфликты, возникающие из-за неожиданных событий и изменений, случаются часто и неизбежно. Давайте работать вместе, чтобы разрешить конфликты ресурсов на основе непосредственных приоритетов и более низких приоритетов, которые на самом деле не нужны.

5. Управляйте задачами и ресурсами, используя множество деталей

Вы должны планировать работу, управлять задачами и подробно отчитываться о времени, чтобы вам было легко управлять. Однако не все задания должны использовать один и тот же уровень детализации. Узнайте конкретные стандарты для каждой ситуации. Работа по планированию обычно является наиболее подробной, а отчетность по времени может упростить процесс до большей степени точности. При назначении ресурсов на работу долгосрочные задачи следует выполнять на высоком уровне, а краткосрочные задачи следует понимать так, чтобы их можно было детально спланировать.

Дальнейшие чтения

• 33+ лучших веб-сайтов и приложений для сравнения цен
• 19+ лучших конструкторов целевых страниц
• Топ 20+ лучших приложений для редактирования фотографий
• 10+ генераторов условий

Заключительные слова

Управление ресурсами может показаться сложным, но на самом деле несложно понять его суть и инструменты для бесперебойной работы. Управление ресурсами должно быть важной частью процесса управления групповым проектом, чтобы вы могли использовать нужные ресурсы в нужное время и предвидеть возможные проблемы в будущем. Работая с инструментом управления ресурсами, вы можете сэкономить много времени и усилий. Надеемся, что с 15 инструментами управления ресурсами для управления вашей командой , которые я представил выше, ваши предприятия найдут мощную технологию поддержки, которая поможет вам выполнять проекты максимально удобно и правильно.