Как (повторно) расставить приоритеты для ваших задач

Легко впасть в стресс в суетливом мире, где списки дел, кажется, становятся только длиннее, а жонглирование всеми задачами похоже на экстремальный спорт.

Хорошо, что не все задачи одинаковы — некоторые задачи более равны, чем другие. Задумывались ли вы о своих приоритетах? Какие ваши задачи равнее других? Хороший способ стать менее перегруженным — просто расставить приоритеты. Также неплохо разделить свои приоритеты на категории – работа, здоровье, личная жизнь и т. д.

В этой статье мы сосредоточимся на рабочих приоритетах и ​​на том, как расставить приоритеты задач; мы также рассмотрим признаки того, что вам может потребоваться изменить приоритеты, и как это сделать.

Разница между приоритетами и целями

Прежде чем мы углубимся в детали (повторной) расстановки приоритетов, нам нужно прояснить различие между целью и приоритетом, поскольку они часто используются взаимозаменяемо. Они идут рука об руку, но это две разные вещи.

Цели — это конкретные вещи, которых вы хотите достичь, тогда как приоритеты — это то, что важно для вас и чему вы посвящаете большую часть своего времени.

Например, если ваша цель — сдать сложный экзамен, вероятно, вашим приоритетом является учеба. Если ваша цель — получить повышение на работе, вашим приоритетом будет усердная работа, чтобы выполнить все требования. Если цель состоит в том, чтобы увеличить продажи, приоритетом может быть запуск нового продукта или разработка новой стратегии с отделом продаж.

Как расставить приоритеты 101

Не всегда легко установить приоритет одной задачи над другой, особенно если важны обе задачи. А когда задействовано несколько задач, это может стать довольно ошеломляющим.
Вот несколько советов, которые помогут вам правильно расставить приоритеты с меньшим стрессом.

Составьте основной список дел

Возьмите лист бумаги/откройте пустой документ и составьте список всех ваших задач, больших и малых. Соберите все свои небольшие задачи, нацарапанные на случайных листах бумаги, написанные в приложении «Заметки» на вашем телефоне, сделанные на скриншотах или отмеченные в вашем планировщике. Это проще, когда у вас есть все задачи перед вами, в одном главном списке дел.

После того, как вы все запишете, посмотрите на свой большой список дел и медленно и вдумчиво начните над ним работать. Разбейте его на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели. Выберите несколько самых важных задач на месяц и разбейте их на более мелкие части для еженедельных и ежедневных дел. Кроме того, существует множество видов шаблонов списков дел, если вы хотите сделать процесс быстрее и проще.

Держите список на видном месте

После того, как вы составили свой список (списки), разместите их на видном месте — желательно где-нибудь перед собой, чтобы вы могли часто их просматривать. Вы можете прикрепить их к своему ноутбуку или стене перед вашим столом, как более скучный двоюродный брат доски визуализации.

Наличие вашего списка дел в поле вашего зрения будет держать вас сосредоточенным и мотивированным, чтобы вычеркнуть дела как можно скорее.

Делайте только одно дело за раз

Я знаю, что это может быть заманчиво, но не делайте несколько дел одновременно. Вы не сможете сделать больше за меньшее время — у вас просто останется несколько незавершенных задач. Гораздо эффективнее работать над одной задачей за раз, закончить ее полностью, а затем перейти к следующей.

Подумайте о том, что действительно важно для вас

Не всегда очевидно, какие задачи следует расставить по приоритетам. Чтобы овладеть искусством расстановки приоритетов, вам нужно заняться самоанализом. Чтобы посмотреть на вещи в перспективе, часто полезно спросить себя: что самое важное из того, что я могу сделать сегодня, сделает завтра лучше?

Что быстрее всего приведет меня к цели?

Каков вероятный результат, если (не) сделать это приоритетом?

Какие задачи срочные?

Что я и только я могу сделать хорошо, что будет иметь значение?

Каковы мои самые ценные действия?

Знайте свой естественный ритм

Помните о своем естественном ритме и о том, когда ваше внимание находится на пике. Когда вы чувствуете себя лучше всего? Вы замечали, что особенно продуктивны в определенное время дня? Вы работаете наиболее эффективно утром, днем ​​или ночью?

Каким бы ни был ваш ответ, именно тогда вы должны выполнить самые важные задачи дня.

Стратегически перекрещивайте задачи

Вы знаете те дни, когда, несмотря на вашу тяжелую работу, кажется, что вы ничего не делаете? Если ваш список становится слишком большим, выполните несколько быстрых и простых задач, чтобы дать вам чувство выполненного долга и немного вдохновения, чтобы продолжить.

Будьте открыты для изменений

Будьте гибкими и открытыми для изменения приоритетов, если появится новая информация. Также нормально, если ваши приоритеты со временем меняются. Есть определенные признаки, которые сообщают вам, что вам, возможно, придется остановиться и переосмыслить свой план — продолжайте читать, чтобы узнать, что они собой представляют.

Признаки, которым нужно пересмотреть приоритеты

«Когда что-то идет не так, не соглашайтесь с ними». - Элвис Пресли

Иногда мудрость заключается в том, чтобы знать, когда сдаться и развернуться. Нелегко отказаться от того, на что вы потратили время, усилия и деньги; однако тратить еще больше времени, усилий и денег не на то дело еще хуже. Вот некоторые из признаков, которым вам нужно пересмотреть приоритеты:

• Вы много работаете, но чувствуете, что ничего не успеваете;
• Вы чувствуете себя неорганизованным и рассеянным;
• Ваши повседневные дела напрягают и/или вызывают только негативные эмоции;
• Вы долго над чем-то работали, а результатов нет;
• Вам трудно перестать работать, а развлечения кажутся вам рутиной.

Методы (повторной) расстановки приоритетов

Независимо от того, занимаетесь ли вы расстановкой приоритетов впервые или решили изменить приоритеты своих задач, существуют определенные методы, которые могут вам помочь. Вот некоторые из самых простых и популярных.

метод ABCDE

Возьмите свой основной список дел из начала этого сообщения в блоге. Рядом с каждой задачей напишите одну из следующих букв:

А – задачи с наивысшим приоритетом. Они самые важные, и они либо будут иметь самые большие последствия, если вы их не выполните, либо самую большую награду, если вы их выполните.
У вас может быть до трех задач категории А, и вам также необходимо расставить приоритеты — пометьте их как А1, А2 и А3.

Б – задачи важные, но не такие, как А; награды и негативные последствия меньше. Задачи B следует выполнять, когда выполнены все задачи A.

C – приятные задачи. Если их не выполнять, последствий не будет. Вы не измените мир, выполняя задачи С, но вы можете их выполнять, если у вас еще остались время и силы после задач А и Б.

D – D означает делегат. Это задачи, которые может выполнить кто-то другой, поэтому вы можете сосредоточиться на задачах класса А.

Е – Е как Ликвидировать. E-задачи — это те, которые не важны и не должны занимать место в вашем списке дел.

Метод Айви Ли

В 1918 году Чарльз М. Шваб, президент Bethlehem Steel Corporation, был невероятно успешным бизнесменом — он был одним из самых богатых людей в мире.

Решив повысить эффективность своей команды и сделать все лучше и быстрее, он нанял Айви Ли, известного консультанта по продуктивности. Ли попросил у каждого из руководителей компании по 15 минут, когда объяснил им следующий метод.

1. В конце каждого рабочего дня записывайте 6 задач, которые вам нужно выполнить завтра. Заданий может быть меньше 6, но не больше.
2. Расположите их в порядке их истинной важности. Вы можете использовать дополнительные показатели, такие как финансовая стоимость, чтобы определить их порядок.
3. Придя на работу, сосредоточьтесь на первой задаче. Работайте до тех пор, пока задание не будет выполнено, затем переходите ко второму.
4. Таким же образом проработайте остальную часть списка. Если вам не удастся выполнить их все, перенесите незавершенные задачи в список на завтра.
5. Повторить.

Результаты были настолько удовлетворительными, что Ли получил шестизначную сумму (в сегодняшних деньгах).

Основное преимущество этого метода заключается в том, что он облегчает запуск (что часто является самой сложной частью). Это снижает усталость от принятия решений — это мешает вам иметь слишком много дел на тарелке и переутомляться. Это также заставляет вас целенаправленно расходовать свое время и энергию, что, вероятно, является причиной того, что это так просто, но эффективно.

MIT (наиболее важные задачи)

Не все согласны с Айви Ли — некоторые считают, что 6 задач каждый день — это слишком много и что не стоит выбирать более 3-х ежедневных приоритетов.

Стратегия MIT основана на предпосылке, что у всех нас есть ограниченное время и энергия на каждый день, поэтому мы должны выбрать до трех MIT (наиболее важных задач), которым мы посвятим наш день. MIT — это критически важные задачи, которые будут иметь наибольшее значение и продвинут вас дальше всего в достижении ваших целей. Если вы сомневаетесь, подумайте, какая задача вызывает у вас наибольший дискомфорт и тревогу — вероятно, та задача, которой вы боитесь больше всего, должна быть выполнена в первую очередь.

Вам следует выполнять 2–3 MIT в начале рабочего дня, когда ваш разум еще свеж и сосредоточен. Если вы подозреваете, что закончите их раньше, вы можете добавить пару приятных дел — что-то, что было бы неплохо закончить, но не так важно.

Приоритизация одной задачи

Если дела пойдут плохо, вам, возможно, придется еще более безжалостно сократить свой список дел. Это может быть краткосрочным решением для одних и хорошим повседневным вариантом для других, в зависимости от типа работы, которую вы выполняете.

По сути, вы выбираете одну большую задачу или тему, связанную с несколькими задачами, и сосредотачиваетесь на ней весь день. Например, мой приоритет в течение рабочего дня — написание сообщения в блоге. Это единственное, на чем я сосредотачиваюсь, но это включает в себя несколько связанных задач, таких как исследование, непосредственное написание (что по иронии судьбы занимает наименьшее количество времени) и редактирование.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра. Он был пятизвездным генералом Второй мировой войны, 34-м президентом США и основателем DARPA и NASA (среди прочего), так что я думаю, можно с уверенностью сказать, что он был довольно продуктивным парнем.

Матрица Эйзенхауэра заставляет вас разделять задачи в зависимости от их важности и срочности.

• Важные и срочные – задачи, которые следует выполнить в первую очередь.
• Важные, но не срочные – задачи, которые следует запланировать на потом. В эту категорию могут попадать такие вещи, как осуществление или создание долгосрочной бизнес-стратегии.
• Срочные, но не важные — задачи, которые вы должны делегировать, чтобы вы могли сосредоточиться на самых важных задачах. В этом контексте «не важно» означает, что это не обязательно должно быть сделано вами, это может сделать и кто-то другой. Примерами таких задач могут быть ответы на определенные электронные письма, загрузка сообщений в блог или планирование встреч.
• Неважные и несрочные — задачи, которые стоит вычеркнуть из списка дел.

Иногда бывает трудно определить между срочностью и важностью. Срочные задачи зависят от времени, а важные способствуют достижению наших долгосрочных целей и миссии.

Принцип Парето

Однажды, прогуливаясь по своему саду, итальянский экономист Вильфредо Парето заметил, что 20% его растений гороха дают 80% урожая гороха. Это привело к большему количеству выводов – во многих отраслях и компаниях 20% наиболее продуктивной части отвечают за 80% производства. 20% населения владеет 80% богатства. 20% клиентов приносят 80% дохода.

Позже это стало известно как принцип Парето. Как говорится, 20% наших действий приносят 80% наших результатов. Это означает, что выяснить, какие 20% ваших задач приносят 80% результатов, и сосредоточиться на них — отличный метод расстановки приоритетов. Если вы не уверены, какие из них составляют ваши 20%, попробуйте выяснить, какие из ваших задач имеют наибольшее значение и в наибольшей степени способствуют достижению ваших целей.

Метод MoSCoW

Прежде чем вы спросите – нет, это не связано со столицей России. Это аббревиатура MSCW (должен, должен, мог бы, будет) с двумя добавленными «о» для облегчения произношения.

Это популярный метод управления требованиями. Делит их на 4 категории:

• M (must have) – не подлежащие обсуждению требования, без которых проект провалится.
• S (должно быть) — важные вещи, которые не являются обязательными, но добавляют большую ценность.
• C (мог бы иметь) – требования, которые желательны, но не необходимы; если их не учитывать, они не окажут никакого влияния.
• W (не будет) – не приоритет; их было бы неплохо включить в будущем.

Вывод

Овладение искусством (повторной) расстановки приоритетов важно в современном мире, где границы между бизнесом и личной жизнью часто размыты, а болезни, вызванные стрессом, обостряются с каждым днем. Если вам абсолютно необходимо напрягаться, важно знать, что не все задачи заслуживают стресса, и именно для этого существует расстановка приоритетов. Возьмите свой основной список дел и начните думать о том, что действительно важно для вас.