Экономьте деньги, перезаключив контракты на программное обеспечение вашего бизнеса

Малые предприятия могут пересмотреть свои текущие контракты «Программное обеспечение как услуга» (SaaS) и пересмотреть условия, чтобы сэкономить деньги в свете кризиса COVID-19.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта статья предназначена для информирования наших читателей о проблемах, связанных с бизнесом в Соединенных Штатах. Он никоим образом не предназначен для предоставления юридических консультаций или одобрения определенного курса действий. Чтобы получить консультацию по вашей конкретной ситуации, обратитесь к юристу.

Для свадебного и портретного фотографа Аланы Линденфельд решение о пересмотре контрактов SaaS далось легко. Вспышка COVID-19 остановила нормальные бизнес-процессы, и компании Lindenfeld пришлось сократить расходы, чтобы остаться на плаву.

«Мне пришлось понизить версию некоторых программ, чтобы сократить расходы в то время, когда по закону мне не разрешалось снимать какие-либо сессии или свадьбы», — сказал Линденфельд.

Она смогла сэкономить деньги на своих подписках Adobe и Pixieset, связавшись с обоими поставщиками, и призвала другие малые предприятия сделать то же самое:

Малые предприятия могут пересмотреть контракты SaaS, чтобы сэкономить деньги во время экономического спада. По данным Gartner, 36% предприятий уже вели или планируют вести переговоры о новых условиях с поставщиками и вендорами (полное исследование доступно для клиентов).

Вот разбивка того, как вы можете сделать то же самое, и как работает процесс повторного согласования.

5 шагов для пересмотра ваших контрактов на программное обеспечение.

1. Переоцените свои потребности в программном обеспечении

COVID-19 изменил способ работы предприятий, заставив многих быстро перейти от культуры работы в офисе к удаленной. Потребности этих предприятий в программном обеспечении также изменились.

Гирдхари Саран, руководитель отдела маркетинга SurveySense, понял, что пришло время пересмотреть контракты на программное обеспечение после подсчета убытков, вызванных COVID-19:

Чтобы начать этот процесс, Саран и его команда составили список всех активных подписок на программное обеспечение и разделили их на три категории:

1. Необходимо продолжить : программное обеспечение, которое имеет решающее значение для их бизнес-процессов, даже если поставщик не предлагает скидку.
2. Может выжить без : эти ежемесячные подписки приятны, но не абсолютно необходимы.
3. Новые потребности : эта категория возникла в результате перехода компании на удаленную работу и нуждается в программном обеспечении для облегчения удаленного сотрудничества и общения с другими членами команды и клиентами.

2. Прочтите свой контракт, включая мелкий шрифт

После того, как вы определите контракты, которые хотите пересмотреть, важно прочитать контракт и понять его условия, прежде чем обращаться к поставщику программного обеспечения.

Мария Вероника Саладино, корпоративный юрист, в настоящее время помогающая компаниям с пересмотром контрактов на программное обеспечение, предлагает компаниям ответить на следующие вопросы о программном обеспечении, которое они определили для пересмотра на первом этапе:

• Что в настоящее время предусматривает действующий контракт?
• При каких условиях договор считается расторгнутым?
• Есть ли в контракте пункт о пересмотре условий в случае кризиса или экономического спада?
• Что в действующем контракте будет считаться нарушением?
• Какие действия предпримет продавец, если вы не сможете произвести оплату?
• Есть ли оговорка о форс-мажоре, которая освобождает вас от договора в случае обстоятельств, не зависящих от вас (например, пандемии)?

Что такое форс-мажор?

Оговорка о форс-мажоре освобождает стороны от договора в случае возникновения обстоятельств, не зависящих от сторон, которые могут сделать неразумным или невозможным ожидать от стороны выполнения договорных обязательств.

Эти обстоятельства могут включать войну, стихийные бедствия, забастовки или неожиданное законодательство и, как правило, пандемии.

По данным Gartner, 18% организаций уже применили положения контракта о форс-мажоре из-за COVID-19, а 37% рассматривают это (полное исследование доступно для клиентов).

Решение применить оговорку о форс-мажоре не следует воспринимать легкомысленно, и вам следует подумать, как это повлияет на ваши долгосрочные отношения с поставщиком.

«Недостаток попытки спровоцировать форс-мажор заключается в том, что вы можете отравить отношения с этим поставщиком, которые хотите иметь на долгие годы», — сказал Эрик Тэлли из Columbia Law в интервью Gartner (полное исследование доступно для клиентов).

Оговорки о форс-мажоре предназначены для защиты бизнеса, но также могут повредить отношениям с поставщиками. Прежде чем ссылаться на этот пункт, вам следует обратиться за советом со стороны.

3. Узнайте, что ваш провайдер SaaS уже делает для обслуживания клиентов

Прежде чем связаться с поставщиками программного обеспечения, Линденфельд изучила, что эти поставщики уже делают для клиентов:

«Я слышал от некоторых других фотографов, что они [Adobe Suite] предлагали несколько месяцев бесплатно или зачислили их на ваш счет, поэтому я знал, чего ожидать».

Многие поставщики SaaS уже предоставляют бесплатный или льготный доступ к инструментам, помогающим компаниям оставаться на плаву.

Например, HubSpot предлагает свой пакет для малого бизнеса по сниженной цене и увеличивая лимиты для существующих клиентов, а Adzooma предлагает всю свою платформу бесплатно до 1 июня 2020 года.

Эти поставщики SaaS и многие другие уже предлагают бесплатный доступ или доступ со скидкой к своим платформам, чтобы повторить идею «Мы вместе» и продемонстрировать свою поддержку деловому сообществу.

4. Решите, что вы хотите получить от повторных переговоров

Знайте, что вы хотите получить от переговоров, прежде чем обращаться к поставщику программного обеспечения. Нил Эндрю, основатель PPC Protect, сказал:

Некоторым предприятиям может понадобиться или они захотят расторгнуть свой контракт, в то время как другие стремятся приостановить или отсрочить платежи, применить скидки, уменьшить функциональность, чтобы сэкономить деньги, или временно увеличить функциональность, чтобы удовлетворить новые потребности своего бизнеса.

Подумайте, что вы хотите получить от повторных переговоров и на чем вы готовы пойти на компромисс. Некоторые поставщики SaaS могут не захотеть полностью расторгать контракт, но могут снизить стоимость вашей подписки за счет уменьшения функциональности или количества лицензий.

«Поставщики SaaS скорее будут уверены в том, что они получают хоть какой-то денежный поток, чем вообще не будут получать денежный поток», — сказал Эндрю. «Хорошие поставщики SaaS будут стремиться обеспечить ценные долгосрочные отношения, предлагая максимально возможную помощь».

5. Будьте откровенны и чутки, имейте запасной план

Компании должны быть прозрачными в отношении своего финансового положения и проявлять чуткость по отношению к поставщикам программного обеспечения.

«Мы сочувствуем нашим клиентам и никогда не хотим, чтобы они чувствовали себя выше своих сил», — сказал Джош Сандерс, руководитель проекта в Alpha Bravo Development. «Если бизнес описывает, как его бизнес страдает, что-то можно решить».

Гирдхари Саран обратился к поставщику CRM своей компании и четко объяснил их финансовое положение: их оплата за использование платформы теперь была финансовым бременем в свете потери доходов из-за COVID-19. В результате им удалось заключить сделку.

Будьте откровенны в разговоре с поставщиком программного обеспечения, но не забывайте также проявлять чуткость. Это стрессовое время для всех.

Шон Макдермотт, основатель RedMonocle и Windward Consulting Group, хотел напомнить предприятиям, что поставщики программного обеспечения в настоящее время также испытывают трудности:

Поставщики SaaS сильно зависят от дохода от подписки, и хотя они могут быть не в состоянии полностью отказаться от контракта, они могут захотеть помочь клиентам найти разумное решение. Если нет, рассмотрите альтернативные программные решения.

Саран имел положительный опыт достижения взаимовыгодного решения с помощью своей CRM-платформы, но не смог найти аналогичное решение со своими поставщиками программного обеспечения для видеоконференций и веб-семинаров.

До COVID-19 его компания оплачивала план на 100 человек. По мере того, как команды перешли на удаленную работу, потребность в дистанционном общении возросла. Саран хотела временно обновить свой план, чтобы принять до 500 посетителей, но не могла позволить себе увеличение расходов. Он безуспешно пытался договориться с вендором, но в итоге перешел на альтернативное, сопоставимое решение с меньшей стоимостью и повышенной функциональностью.

«Функции можно заменить, а хорошее обслуживание клиентов невозможно», — сказал Итан Тауб, основатель Goalry, который также выбрал альтернативные решения после того, как компания отказалась пойти на компромисс по условиям контракта.

Пересмотр контрактов на программное обеспечение во время кризисов может помочь малым предприятиям сэкономить деньги

Сокращение расходов во время кризиса может помочь малым предприятиям остаться на плаву и избежать увольнений, и одно из мест, на которое предприятия могут обратить внимание, — это их контракты SaaS.

COVID-19 создал уникальную нагрузку для каждой отрасли, сделав гибкость между предприятиями необходимостью, чтобы пережить этот экономический шторм. Работайте вместе, чтобы найти взаимовыгодные решения, и помните о проблемах других компаний.

ПРИМЕЧАНИЕ. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами и не предназначены для одобрения или рекомендаций.