Как завоевать доверие на удаленном рабочем месте

Недавний опрос Gartner Inc. показал, что в 2020 году поразительные 88% компаний по всему миру призвали своих сотрудников перейти из офиса на работу из дома. И с таким важным шагом нам нужно будет заново научиться общаться и строить доверительные отношения теперь, когда мы больше не делим физическое пространство. Ожидается, что пострадают подотчетность и производительность.

Если руководители хотят, чтобы их бизнес процветал, а мы, как сотрудники, хотим продолжать работать в меру своих возможностей, нам придется приложить совместные усилия для укрепления доверия к этим новым цифровым офисам. В Clockify мы решили изучить этот преображенный ландшафт и найти правильные советы, которые помогут вам создать надежное и подключенное удаленное рабочее место.

Важность доверия

Не вдаваясь в подробности, доверие, естественно, является жизненно важной частью головоломки для любого владельца компании, который хочет добиться успеха. Кто-то может возразить, что для удаленных работников это даже важнее, потому что его труднее достичь. Просто установив прочные доверительные отношения между сотрудниками, менеджерами и генеральным директором, вы получите:

• Больше довольных сотрудников;
• большая производительность;
• Надежность и ответственность за свою работу;
• Меньший оборот;
• Лучшее качество работы;
• Офисная динамика, которая толкает компанию вперед.

И хотя установить доверие сложнее, когда вы находитесь в разных частях мира или часовых поясах, это не значит, что это недостижимо. Это просто требует немного больше усилий.

Реальность доверия к удаленной рабочей силе

В целях исследования мы связались с как можно большим количеством удаленных сотрудников, менеджеров и генеральных директоров, чтобы они поразмышляли над темой укрепления доверия.

Вот что говорили некоторые из них:

« Это может звучать глупо, но я мама, и я думаю, что это дало мне сверхспособности. Я часто руководствуюсь своей интуицией, и мне нравится иметь несколько звонков и другую переписку с моими потенциальными сотрудниками, прежде чем нанимать их. Моя команда сильна и растет, но даже наше последнее пополнение было невероятным преимуществом; когда мы болтали, это было похоже на разговор с другом, мы говорили о делах, но разговор также перешел на личные вещи, и я чувствовал, что знаю ее много лет, ей было комфортно открываться мне, и обычно, когда разговор идет таким образом, я знаю это будет хорошая подгонка. Они достаточно доверяют мне, чтобы быть откровенными со мной, и я чту их тем же. ”

– Лаура Лайк, генеральный директор lauralike.com

« Существует тонкая грань между отслеживанием прогресса и микроуправлением. Я видел, как многие менеджеры путают одно с другим. Мне посчастливилось быть наставником великих менеджеров в начале моей карьеры. Благодаря их вкладу мне удалось избежать случайного микроуправления. Как только отслеживание прогресса становится микроуправлением, оно приводит к обратному результату. Это закончится тем, что ваши коллеги почувствуют, что вы им не доверяете. ”

– Уилл Уорд, генеральный директор, штаб-квартира Translation Equipment.

« Часто методы укрепления доверия, особенно при удаленной работе, ориентированы на лидерство. К сожалению, это может работать и в обратную сторону. Например, если команда чувствует, что «старший брат» всегда наблюдает, всегда задает вопросы, это заставит сотрудников чувствовать, что их оценивают на каждом шагу. Вместо этого держите линии связи открытыми — задавайте вопросы, выслушивайте опасения и работайте над тем, чтобы команда чувствовала поддержку, единодушие и единство. Способность команды работать вместе основана на доверии и общении. ”

– Эшли Стерлинг, операционный директор The Loop Marketing

« Переход на удаленку означает, что разговоры в коридоре и взаимодействие в кофейне не происходят, вы не можете легко увидеть все невербальные очереди, которые мы традиционно получали из офисной среды. Такие вещи, как «вы, кажется, напряжены», «вы весь день заперты в конференц-зале для совещаний».
Сегодня нам нужно следить за тем, как активно работают наши коллеги, а это невозможно сделать на сфокусированном собрании; это не на повестке дня. Я обнаружил, что личное общение рано или поздно (в зависимости от того, как я знаю, что человек работает) и просто проверка его помогает. Пожалуйста, не звоните по поводу проекта. Держите это в секрете, и люди откроются. “

– Тим Линч, Lynch Insights

« Были случаи, когда я что-то обещал, например рекомендацию о том, как решить конкретную проблему в проекте, к определенной дате, а затем не мог выполнить это по какой-либо причине. В таких случаях я обязательно возвращаюсь к человеку, ожидающему информацию, и объясняю, почему я не могу уложиться в дату, о которой мы договорились. Это не всегда легкий разговор, но, по крайней мере, я открыт, честен и прозрачен в отношении работы. Я думаю, что хуже всего то, когда сроки приходят и уходят, и никто даже не удосуживается сказать вам, что они пропустят его, поэтому я стараюсь избегать этого. ”

– Элизабет Харринг, директор Girls Guide to Project Management.

Это лишь некоторые ответы в море писем, которые мы получили. Но среди всех них мы увидели несколько общих тем:

1. Ответственность и надежность
2. Коммуникация
3. Наставничество, а не микроменеджмент

Как удаленные работники, мы должны иметь возможность полагаться друг на друга именно потому, что это сложнее. Как мы скоро увидим, это требует большой решимости и усилий, но результаты неизмеримы.

Трудности в построении доверия

Конечно, путь к надежности не обходится без препятствий. Эти три кажутся наиболее распространенными среди удаленных сотрудников:

1. Компания не знает, какой метод использовать для укрепления доверия
2. Различия в характерах сотрудников
3. Рабочее давление, связанное с удаленной работой

Компания не знает, какой метод использовать для укрепления доверия

Джон Хилл, генеральный директор Energists , делится повторяющейся проблемой, которую он заметил:

« Главная ошибка, которую я видел, заключается в том, что лидеры полагаются на чувство товарищества в социальной сфере, чтобы построить доверие между коллегами, или пытаются навязать эти отношения с помощью «веселых» упражнений по построению команды. Конечно, помогает, когда члены команды ладят, но это другой вид доверия. ”

Хилл продолжает:

« Я думаю, что у всех нас были коллеги, которым мы доверяли как друзьям, но по какой-то причине не обязательно доверяли на рабочем месте. Лучший способ укрепить доверие в команде — настроить каждого члена на успех и обозначить четкие сроки, цели и процессы. По мере того, как команда будет успешно работать вместе, между ними естественным образом возникнет доверие. ”

Не все одинаково реагируют на используемые вами методы. Некоторые люди находят неформальное общение со своими коллегами способом укрепить доверие. Для других это своевременное появление и соблюдение сроков. Удаленные рабочие пространства особенно сложны, когда речь идет о поиске правильного метода укрепления доверия.

Что вы можете сделать, так это получить как можно больше информации для себя — читать статьи, советы других владельцев бизнеса, но самое главное — спрашивать мнение сотрудников. Именно потому, что мы все разные, лучше всего они разделяют то, что, по их мнению, является надежным шлейфом в человеке. Затем найдите метод, который будет включать их, демонстрирующие эти черты.

Несколько примеров:

• Получите хороший тайм-трекер, чтобы отмечать приходы и уходы, и практикуйте прозрачность;
• Неформальные видеозвонки в виде цифровых «повседневных пятниц» и онлайн-тимбилдинга;
• Обсуждение более крупных направлений проекта и решений с сотрудниками и т. д.

Различия в характерах сотрудников

Как и в физическом офисе, не все будут ладить друг с другом. Некоторые люди заведут хорошие дружеские отношения, а некоторые будут относиться к своим коллегам просто так. И все прекрасно. Чтобы люди действительно доверяли вам, лучше уважать их желания и личные границы.

Сотрудник не хочет заниматься йогой через Zoom ? Не делай их.

Другой говорит, что виртуальный офис слишком серьезен? Обсудите организацию своего рода онлайн-тимбилдинга.

Познакомьтесь со своими сотрудниками, прежде чем пробовать какую-либо стратегию укрепления доверия. Вы сможете лучше оценить, какие конкретные стратегии построения доверия будут работать.

Кроме того, пусть HR всегда будет в их распоряжении. Несмотря на то, что им не обязательно находиться в одном физическом пространстве и легче игнорировать друг друга, конфликтующие коллеги могут испортить общую атмосферу. Не говоря уже о замедлении рабочего процесса.

Рабочее давление, связанное с удаленной работой

Известно, что удаленные работники имеют более размытую грань между работой и свободным временем. Большую часть времени они будут работать дольше или иметь более случайный график, особенно если они работают из дома. Они часто чувствуют давление необходимости больше работать, чтобы проявить себя, пренебрегая своей личной жизнью. Это само по себе является основным фактором выгорания. Многие менеджеры и генеральные директора ошибочно полагают, что работать из дома проще и доступнее для сотрудников. Это абсолютно неправильно.

Если вы хотите завоевать доверие сотрудников, вам следует:

• Сообщите им, что у них фиксированный рабочий день, и они практически не работают сверхурочно;
• Относитесь с пониманием к личным выходным дням;
• Установите реалистичные сроки.

Теперь давайте подробнее рассмотрим реальные решения. Ниже приведены наши советы, основанные на ответах и ​​исследованиях наших корреспондентов.

Укрепление доверия на разных уровнях

Укрепление доверия в качестве товарища по команде / коллеги

Проявите инициативу, но будьте ненавязчивы

Под проявлением инициативы мы подразумеваем начало разговора, задавание вопросов и комментирование, когда другие могут отступить. Если у вас есть опасения по поводу проекта или сроков, и вы знаете, что другие могут думать так же, выскажите свое мнение. Однако имейте в виду, что некоторым такое действие может показаться слишком напористым, если вы делаете это слишком часто. Никто не любит хвастовства, и вы не хотите, чтобы вас считали противником или кем-то, кто хочет быть боссом, когда босса нет рядом.

Слушайте больше – будьте наблюдательны

Делайте все возможное, чтобы научиться быть более наблюдательным и осознавать свое рабочее окружение. Хотя вы не делите одно и то же физическое пространство со своими коллегами или товарищами по команде, вы делитесь цифровым пространством. И поддержка важна, когда мы работаем удаленно/из дома.

Обратите внимание на то, когда люди наиболее активны в разных чатах, когда они отправляют электронные письма, а для тех, кто действительно хочет перейти к сути дела, какие коллеги больше всего общаются друг с другом. Потому что клики будут формироваться естественным образом, и это полезная информация, когда вы хотите обратиться к некоторым из них неформально. Это поможет вам легче растопить лед.

Постарайтесь быть немного случайным

Говоря о неформальной обстановке, сделайте все возможное, чтобы быть немного непринужденной со своими коллегами. Мы признаем, что интроверсия может быть большой помехой на рабочем месте, и что умение работать с людьми не обязательно должно быть требованием при приеме на работу. Однако некоторая степень вежливости и неформальности может помочь вам быстрее завоевать доверие.

Ведь вы должны быть больше, чем просто имя и аватар на чьем-то экране. Выделитесь из остального офиса: будь то ваши увлечения, вкус к музыке или кино или личная жизнь. Потому что то, что вы делитесь своей личностью, придает больший вес рабочим отношениям и помогает другим лучше общаться с вами.

Уважайте границы других и создавайте свои собственные

Мы все можем согласиться с тем, что нет ничего более ценного, чем когда наши товарищи по команде уважают наши границы. Будь то отправка нам электронных писем или текстовых сообщений после работы или возможность выразить разочарование по поводу последней встречи.

Если ваши коллеги четко установили правила рабочего общения, уважайте их выбор и расписание, несмотря ни на что. А если таковых нет, спросите напрямую. Простой: « Привет, скажи, есть ли у тебя какие-то установленные границы для рабочего общения? ” может иметь большое значение. Или говоря: « Эй, если я случайно перешагну через какие-то границы, не стесняйтесь, дайте мне знать. ” покажет другим, что вы уважаете их личное пространство и заслуживаете доверия.

Границы также означают уважение чьего-либо статуса доступности в чате!

Источник изображения: Microsoft Teams

Точно так же будьте открыты со своими собственными границами. Представьте их такими, какие они есть: средство для поддержания баланса между работой и личной жизнью, а не какие-то драконовские законы, которым все должны следовать, иначе. Вы также не хотите отталкивать людей, слишком строго относясь к своему времени.

Поддержите

Мы часто видим объявления в групповых чатах: кто-то женился, родился ребенок, купил новую машину, переехал на новое место и т. д. И люди обычно отвечают смайликами или пишут поздравления.

Вы должны быть готовы сделать то же самое, так как хороших новостей в наши дни может быть мало. И, если возможно, отправьте им прямое сообщение и поздравьте их один на один, или спросите больше деталей (все в хорошем вкусе, конечно). В лучшем случае — это зажжет разговор, который приведет к улучшению отношений. В худшем случае вы отправили коллеге чуть более персонализированное поздравительное сообщение. Это беспроигрышный вариант!

Будьте открыты для обучения и задавайте вопросы

Есть несколько лучших способов укрепить доверие, чем признавать ошибки и учиться у своих коллег. Когда вы не боитесь показывать свои недостатки и открыто извлекаете из них уроки, это показывает другим, что вы откровенны в своей работе. Как?

Если у вас возникли проблемы с выполнением задачи, и в вашей команде есть кто-то, кто мог бы помочь, у вас есть два варианта: признать, что вы застряли, несмотря на первоначальное смущение, и попросить о помощи — или — молчите, думая, что вы будете казаться некомпетентен, и попробуй прорваться в одиночку. Скорее всего, в первом случае задание будет выполнено в срок с некоторой помощью, а ваш коллега будет чувствовать себя более уверенно, а ваша честность и открытость будут спокойнее.

Во втором случае вы рискуете отодвинуть сроки, выполнить работу некачественно, а когда они узнают, ваши коллеги могут заклеймить вас как человека, который слишком горд, чтобы просить о помощи за счет группы.

Общаться, общаться, общаться

У одного из наших корреспондентов, Джейка Мидора из Mobile Text Alerts, был отличный пример:

«У меня была ситуация на бывшей работе, когда мы с коллегой постоянно скучали друг по другу. Поэтому я спросил, есть ли у нее полчаса свободного времени в течение недели, чтобы мы могли поговорить. На собрании я просто спросил ее, могу ли я что-то сделать в своей работе, чтобы облегчить ее работу или лучше поддержать ее в том, что она делает. (Я был копирайтером, а она — менеджером по маркетинговым процессам, поэтому мы тесно сотрудничали.) Простое признание того, что я, возможно, в чем-то ее подвожу, заставило ее чувствовать себя комфортно, говоря честно. И к концу встречи мы поняли, что оба беспокоились о своей работе и что у другого человека не было никаких проблем. С того дня у нас сложились очень хорошие рабочие отношения и даже что-то вроде офисной дружбы».

Как показывает отчет Меадора, открытое общение может иметь большое значение для укрепления доверия. Если у вас есть какие-то сомнения или проблемы с коллегами, лучше прямо обсудить их, чем жить с предположениями и предположениями.

Укрепление доверия в качестве руководителя/менеджера команды

Справедливая доля приведенных выше советов может быть применена и к тимлидам/менеджерам. В основе построения доверия лежит словесное общение и язык тела. И когда эти каналы перекрыты (как при удаленной работе), вам нужно вкладывать больше времени и энергии, чтобы добиться того же эффекта с помощью цифровых каналов.

Поддерживать совместное решение проблем

Привлекайте людей к совместной работе над решением, как только возникает проблема.
Обычно первое, что они склонны сделать, это выяснить, кто несет ответственность за это, хотя часто зная, что информация не помогает решить проблему. Это только вызовет недоверие у участников группы. Так что ты можешь сделать?

Организуйте сеанс мозгового штурма посредством видеозвонка или в чате. Ведите встречу, чтобы убедиться, что все сосредоточены на поиске решения, а не на человеке, допустившем ошибку. Это помогает искоренить так распространенное указание пальцем. Вместо этого вы приучаете их доверять процессу и тому, что они могут решить проблему, работая вместе.

Будьте своевременны во всем

Как лидер команды или менеджер, ваш лучший способ заставить членов команды доверять вам — это приходить вовремя. Будь то встречи, электронные письма, отзывы и так далее. Если они могут рассчитывать на вашу пунктуальность, это открывает перед ними возможность доверять и другим путям: вашему общему суждению, принятию решений,…

Существуют различные методы тайм-менеджмента, которые вы можете изучить и передать своим командам.

Чаще давайте обратную связь и делайте ее конструктивной

Сотрудникам нужна обратная связь. Это то, что заставляет их двигаться вперед, даже если они не чувствуют себя готовыми к выполнению задачи. В частности, удаленные работники, поскольку у них нет возможности увидеть вас лично и оценить вашу реакцию на них. Им больше, чем кому-либо другому, нужна поддержка, чтобы оставаться продуктивными и счастливыми.

Регулярная обратная связь укрепляет доверие к вашему присутствию и справедливое суждение об их рабочей этике. Более того, они могут быть уверены, что вы поручитесь за них, когда они поднимут вопрос о повышении или если у них возникнут проблемы с самой работой.

Например, член команды знает, что есть записи о том, что он был продуктивным и внес вклад в команду с хорошими результатами. Когда они попадают в трудную ситуацию (например, заболевают, пропускают работу из-за чрезвычайной ситуации или просто переживают череду плохих дней, влияющих на их психическое здоровье), они могут быть уверены, что вы поймете, что это не их лень. Потому что они доверяют вам и процессу обратной связи, чтобы знать, что их трудовая этика не ошибочно оценена.

Вступайте только тогда, когда вам нужно

Доверие также означает знание того, что сотрудники могут самостоятельно решать, что лучше всего подходит для их рабочего процесса, и веру в их суждения. Это та часть, где, в свою очередь, менеджеры и руководители команд должны завоевать доверие других.

Первый шаг в практике — медленно, но верно начать отказываться от контроля. Оставьте им некоторые низкоуровневые решения, объясните им, как общаться, и позвольте им самим решать будущие проблемы (если только им не требуется посредничество отдела кадров). Члены команды должны работать самостоятельно. Они заметят, что вы им доверяете, и сделают все возможное, чтобы поддерживать это доверие.

Примите, что полного доверия никогда не будет

У другого нашего корреспондента, Ванессы Фан из Cardinal Education , была очень проницательная мысль:

«Мы можем принять менталитет «доверяй, но проверяй». Поверьте, что у ваших сотрудников есть потенциал, они компетентны и трудолюбивы. Проверяйте их работу, выборочно проверяя, редактируя и оставляя отзывы, чтобы помочь им стать лучше. Сотрудникам требуется время, чтобы завоевать доверие и авторитет в компании. В противном случае опыт спорный, и мы устраняем суть наставничества. На каждом уровне у нас должна быть регулярная система проверки, например обзор производительности, чтобы конкретно обсуждать прогресс».

Что мы можем узнать из заявления Фана, так это то, что измерение производительности также является формой укрепления доверия. Вот почему нет ничего постыдного в отслеживании времени, затраченного сотрудниками на задачи, или выявлении потерянного времени. Полная прозрачность означает уверенность в том, что каждый сделает свою часть ответственно. Например, приложение «Табель учета рабочего времени» — отличный способ обеспечить подотчетность членов команды.

Поощряйте открытое общение

Наконец, позвольте доверию строиться органично, поощряя людей высказывать свое мнение. Если у них есть какие-либо сомнения в используемых ими инструментах, рабочем процессе, отзывах или чем-то совершенно другом, пусть они выскажут свое мнение. Как это помогает укрепить доверие?

Например, вы можете ежемесячно проводить анонимный опрос, проверяя удовлетворенность сотрудников. Вы также можете запросить подписанные опросы, гарантируя, что вся информация, поступающая к вам, останется конфиденциальной.

Конечно, вы должны просить, чтобы их мнения и отзывы были разумными и конструктивными, а не просто наносили прямой удар по компании.

Кроме того, один из наших электронных корреспондентов, Ришав Канал, генеральный директор inPerson , поделился интересным методом, используемым в его компании:

«Виртуальные рабочие сессии и виртуальные игровые вечера помогают укрепить доверие и связь с удаленными сотрудниками. Наша команда проводит 2 виртуальных рабочих сессии в неделю, на которых члены команды могут принять участие в зум-звонке и ощутить атмосферу офиса и возможности откинуться на спинку стула, чтобы предложить группе идею. Повестка дня не определена, и есть место для творческих идей, которые могут течь туда-сюда».

Укрепление доверия в качестве работодателя / генерального директора

Иметь более строгий процесс найма

Проконсультируйтесь со своим представителем отдела кадров о том, какой метод вы можете использовать для проверки благонадежности кандидата. Интервью может содержать вымышленные ситуации (или использовать те, через которые уже прошла ваша компания) и спрашивать, что они будут делать.

Спрашивайте мнения и мысли как можно чаще

Как мы уже упоминали для менеджеров и руководителей групп, очень важно, чтобы вы запрашивали обратную связь как у них, так и у других сотрудников. Когда генеральный директор продолжает увеличивать собственный темп, это заставляет других чувствовать, что их счастье не имеет значения. Люди должны быть услышаны, а их отзывы реализованы, если вы хотите, чтобы они доверяли не только вам, но и компании в целом.

Без такого доверия более вероятны текучесть кадров и общее недовольство. Не говоря уже о том, что удаленным сотрудникам легче участвовать в более личных беседах, где они могут выразить свое недоверие и поддержать друг друга при возможном уходе из компании.

Предоставление надежных и интуитивно понятных инструментов на рабочем месте

Антон Конопилов, генеральный директор Palma Violets Loans , сказал следующее, когда мы спросили об укреплении доверия:

«Я знаю, что моя команда надежна, потому что я хорошо ими управляю. Обеспечение вашей команды цифровыми системами, необходимыми для удаленной работы, обеспечит эффективность команды.

Хороший менеджмент является одним из ключевых способов создания атмосферы доверия. Чтобы доказать свое лидерство, снабдите их первоклассными инструментами, которые облегчат их работу. Вот лишь некоторые из них:

• Многофункциональный трекер рабочего времени сотрудников, помогающий им оставаться ответственными и продуктивными;
• Инструмент управления взаимоотношениями с клиентами для вашей команды по продажам и маркетингу;
• HR-платформы, чтобы предоставить вашему отделу кадров доступ к дополнительной информации, а вашим сотрудникам — возможность познакомиться друг с другом и т. д.

Конечно, само собой разумеется, что лучше всего найти инструменты, которые доступны по цене, но не полностью бесплатны. Сотрудники замечают, когда генеральный директор использует бесплатные платформы, и часто бесплатные планы не масштабируются для более крупных компаний, что только усложняет их работу. Скупость также порождает недоверие. Это формирует мнение, что вы на самом деле не заботитесь о том, чтобы помочь своим сотрудникам работать лучше.

Используйте планы производительности

Планы производительности сотрудников могут показать, что вы заинтересованы в прогрессе сотрудников, а не считаете их расходным материалом. Мы живем в эпоху, когда страх перед расходным материалом становится сильнее с каждым днем. Технологии постоянно напоминают нам, что нас всех можно легко заменить, а наша работа устареет.

Как и в случае с конструктивной обратной связью, регулярно проводимые планы эффективности приносят пользу как вам, так и сотрудникам. Они знают, что вы присутствуете, и помнят об их улучшении, в то время как вы получаете больше информации о том, насколько хорошо они работают, и где вы можете внести свой вклад (проводя онлайн-семинары, курсы, наставничество и т. д.).

У нас есть несколько практических советов по составлению планов производительности и тому, как заставить их работать:

• Все о планах повышения производительности
• Разработайте план эффективности команды в четыре этапа (плюс шаблоны)

В заключение

Доверять друг другу нелегко в личной жизни, не говоря уже о работе, когда на карту поставлены наши средства к существованию и карьерная репутация. Однако практика открытого общения, проявление уязвимости, заботы и готовности признавать ошибки и публично учиться на них уже имеют большое значение. Как мы видели, доверие — это больше, чем своевременное выполнение задач, особенно удаленно, когда вы видите своих коллег по фотографиям их профилей и словам на экране. Изучение друг друга, помощь и знание того, что мы являемся частью чего-то большего, чем мы сами, обязательно преодолеют любое физическое расстояние.