Ключ к успешной удаленной работе: стратегическое и осознанное общение

Поскольку пандемия коронавируса вынудила компании и сотрудников перейти на удаленную работу, как менеджеры, так и их команды начинают понимать, насколько радикальным изменением является удаленная работа на полный рабочий день.

Многие компании годами разрешают сотрудникам работать удаленно, и многие сотрудники привыкли работать из дома один или два раза в неделю. К сожалению, эти методы не приближаются к моделированию работы на дому в масштабах всей компании на полный рабочий день.

Большинство тех, кто не знаком с удаленной работой на полный рабочий день, склонны рассматривать организацию и общение как главные проблемы. Вы можете найти множество контента в Интернете, который дает советы о том, как оставаться организованным и мотивированным при работе из дома, и количество статей, обсуждающих эффективное использование Zoom, Slack и других инструментов общения на рабочем месте, резко возросло.

Эти проблемы кажутся большими, и с ними нужно считаться, но люди часто упускают из виду менее очевидные и часто более фундаментальные изменения, которые им необходимо внести, чтобы эффективно работать из дома.

Помимо рутинных вопросов и переноса совещаний на видеоконференции, многие люди полагают, что с функциональной точки зрения мало что изменится в их роли при удаленной работе. Если команды выполняют большую часть своей работы за компьютером и проводят одни и те же еженедельные встречи в своих календарях, почему они могут ожидать, что их существующая стратегия перестанет быть эффективной?

Хотя это зависит от роли к роли, это предположение, как правило, неверно: для успешной и эффективной удаленной работы требуется больше, чем мотивированная команда и перенос обычных деловых встреч на видеоконференции.

В таких областях, как маркетинг и дизайн, удаленная работа часто требует более фундаментального переосмысления того, как члены команды общаются и организуют свою повседневную жизнь, поскольку результаты более абстрактны и субъективны.

Руководство Zen для удаленных групп в социальных сетях

Учить больше

Более глубокие проблемы, связанные с удаленной работой

По мере того, как люди переходят на удаленную работу, потребовалось много корректировок. Но вот некоторые из постоянных проблем, которые вызывают долгосрочные проблемы с рабочим процессом, если их не решить:

Узкие места производительности  

Преимущества открытого и специального общения обычно воспринимаются как должное, пока вы не начнете работать удаленно.

В первую неделю вне офиса многие люди начинают замечать небольшие узкие места, возникающие в их работе — проблемы, которые обычно решаются с помощью быстрого разговора, но теперь требуют обмена сообщениями в Slack или даже планирования короткого звонка.

Со временем эти узкие места могут привести к фрагментарному и менее продуктивному рабочему дню. Но большую озабоченность вызывает то, что они неизбежно приводят к увеличению сделанных предположений.

Поскольку у работников меньше возможностей для получения разъяснений и достижения группового консенсуса, необходимо делать больше предположений, когда речь идет о неоднозначных задачах, которые не являются достаточно важными, чтобы оправдать общение. Таким образом, связанность результатов, в которых участвуют несколько человек, может начать немного страдать, что подводит нас к следующей проблеме:

Когда дело доходит до инициатив или проектов, которые охватывают более длительный период времени, становится намного сложнее согласовать ожидания между членами команды, когда у них нет возможности взаимодействовать и выравнивать вне запланированных встреч.

Трудности в согласовании ожиданий  

Согласование ожиданий разных команд всегда было одной из самых сложных задач при управлении кросс-функциональным проектом. Когда вы работаете удаленно, трудности, присущие кросс-функциональным проектам, могут распространяться и на вашу собственную команду!

Например, UX-райтер и UX-дизайнер обычно работают в полной гармонии, но удаленная работа может привести к тому, что UX-райтер начертит микрокопию, которая не так хорошо согласуется с дизайном продукта, как это обычно бывает.

Один нерешенный вопрос или одно-единственное предположение могут сорвать результаты и привести к замешательству или разочарованию внутри команды, когда все кусочки головоломки не подходят друг к другу так хорошо, как они привыкли.

Даже если уровни мотивации и усилий останутся прежними или увеличатся, эти проблемы не исчезнут — они требуют большего изменения в том, как отдельные лица и команды общаются и структурируют свою повседневную работу.

Очевидно, что спектр этих проблем зависит от характера роли и отрасли. Тем не менее, есть много команд и некоторые организации в целом (например, Zapier), которые могут процветать в условиях удаленной работы в масштабах всей компании, даже если они работают в условиях, в которых другие компании испытывают трудности.

Чему мы можем научиться у этих организаций и их культуры? Как эти компании преодолевают трудности удаленной работы?

Сосредоточьте свою работу на внимательном и стратегическом общении

Когда мы смотрим на такую ​​компанию, как Zapier, которая уже много лет успешно внедряет удаленную работу в масштабах всей компании, мы видим, что общение является основой их корпоративной культуры. Они даже опубликовали целую электронную книгу о том, как они управляют коммуникацией как почти 100% удаленная рабочая сила, ее стоит прочитать.

Компании и команды, которые эффективно переходят на удаленную работу, обычно делают общение центральным компонентом своей культуры. Кроме того, они стратегически и осознанно общаются, и они сосредотачивают свои процессы и рабочие процессы на общении. Как вы можете сделать то же самое?

Организация и приоритизация задач

Удаленная работа означает, что вам придется гораздо более внимательно относиться к тому, как вы строите свой рабочий день. Задачи, которые имеют большую неопределенность и движущиеся части, должны быть проработаны до встреч с соответствующими членами команды, чтобы вы могли задать важные вопросы и провести продуктивные беседы.

Это также означает, что при организации и расстановке приоритетов в своей работе необходимо уделять больше внимания другим, поскольку всем важно строить свою повседневную жизнь вокруг важных коммуникаций, чтобы можно было избежать узких мест.

Организация и определение приоритетов встреч

Крайне важно быть внимательным и стратегически важным во время встреч, предвидя проблемы и моменты двусмысленности заранее, чтобы вы могли получить разъяснения, которые вам нужны, чтобы свести к минимуму сделанные предположения. Всем знакомо чувство, когда покидаешь собрание с большим количеством вопросов, чем было на нем. Такие собрания могут сорвать проекты, особенно когда все работают удаленно.

Для повторяющихся задач и еженедельных синхронизаций ожидайте недопонимания и икоты на начальном этапе. Некоторые процессы, в которых участвуют несколько человек, могут идеально перейти на удаленную работу, а другие — нет.

Когда дела идут не так хорошо, как ожидалось, определите области, которые привели к проблемам или двусмысленности, и внесите изменения, чтобы вы и ваша команда в конечном итоге нашли идеальный ритм, продолжительность и структуру общения, которые позволили бы всем выполнить.

Вынос

В конце концов, почти неизбежно, что людям, работающим из дома, придется обращаться за разъяснениями в неструктурированной форме. Количество сообщений, отправляемых в Slack и других инструментах повышения производительности труда, будет стремительно расти, но постепенно будет снижаться по мере того, как люди привыкают к удаленной работе.

Хотя это может показаться неэффективным и утомительным, никогда не будет ошибкой отправить кому-нибудь мгновенное сообщение, если вам нужно что-то уточнить. Если вы взвешиваете, стоит ли спрашивать, возможно, да!

Суждения о том, где вы можете делать предположения, а где нет, — это то, что команды будут разрабатывать намного быстрее при удаленной работе. Если и есть положительная сторона принудительного эксперимента с удаленной работой в масштабах всей компании, прежде чем мы вернемся в офис после пандемии, так это то, что нам всем придется научиться тому, как стать лучше и более осознанными коммуникаторами.