Как создать график удаленной работы (с шаблонами)

В тот момент, когда я пишу это предложение, около полудня, я уже в середине рабочего дня. Я работаю из дома, и каждый день придерживаюсь почти одного и того же рабочего распорядка. Итак, мой рабочий день начинается около 8 или 9 утра, поэтому я заканчиваю около 16 или 17 часов. И когда дело доходит до таких серьезных рабочих задач, как написание этого поста в блоге, я предпочитаю заниматься этими заданиями в утренние часы и до обеденного перерыва.

Теперь, если вы также являетесь удаленным работником, убедитесь, что добавление структуры в ваши рабочие дни очень помогает. С правильным графиком удаленной работы, который соответствует вашим потребностям, вы с большей вероятностью выполните все свои задачи вовремя. В этой статье мы рассмотрим:

• факторы, которые вы должны иметь в виду при составлении расписания,
• ценные советы о том, как создать эффективное удаленное расписание, и
• шаблоны для сотрудников с гибким и с фиксированным графиком.

На что обратить внимание перед составлением расписания

Как только вы составите план своей удаленной работы, у вас будет более четкое представление о том, сколько времени вам нужно для повседневных задач и как расставить приоритеты для наиболее важных. Таким образом, вы будете более реалистично оценивать, что вы можете сделать в течение дня. Кроме того, вы сможете уделить время семье и друзьям, что улучшит баланс между работой и личной жизнью.

Вот что вы должны спросить себя, прежде чем начинать составлять график удаленной работы:

В какое время вы работаете лучше всего?

Некоторые люди процветают в утренние часы, в то время как другие процветают в вечерние часы. Это совершенно нормально, потому что мы не все одинаковы. Наши внутренние часы работают по-разному, поэтому у некоторых из нас продуктивность падает после обеда, а у некоторых утром.

Если вы можете переставить свои задачи по своему усмотрению, всегда принимайте во внимание этот фактор. Например, если вы легко встаете по утрам, чувствуете себя отдохнувшим и готовым к работе, используйте это время для выполнения самых важных дел. Как только ваш уровень энергии начнет снижаться около 14 или 15 часов, займитесь менее важными задачами. Это же правило относится и к тем, кто любит спать и начинать рабочий день немного позже. Если вы не утренний жаворонок, не считайте себя обязанным вставать очень рано только потому, что некоторые успешные бизнесмены предлагают это сделать. Следуйте своему собственному ритму, и вы добьетесь лучших результатов.

Где вы работаете лучше всего?

Если вам легче сосредоточиться на своих задачах, работая из дома, то и там вы будете более продуктивны. В этом случае решите, где будет располагаться ваш домашний офис. Идеально было бы иметь целую комнату для этой цели. Но, если такой возможности нет, то выбирайте тихий уголок комнаты. Если вам нужна дополнительная информация об оборудовании для вашего домашнего офиса, у нас есть блог о вещах, которые вам понадобятся при работе из дома.

С другой стороны, если вы социальный бабочка и вам не нравится работать в одиночку, вы всегда можете пойти в коворкинг. Это идеальное место для встречи с другими удаленными сотрудниками во время выполнения работы. Или вы можете переключаться между своим домашним офисом и ближайшей кофейней. Просто имейте в виду, что такая шумная обстановка может не подходить для тех случаев, когда у вас есть звонки или когда вы должны уложиться в срок.

У вас есть члены семьи или домашние животные, о которых нужно заботиться?

Еще один момент, который следует учитывать, — нужно ли вам заботиться о своих детях, пожилых членах семьи или домашних животных. Например, если вам нужно отвезти детей в школу в 8 утра, запланируйте рабочий день с 9 утра. Или же, если у вас строгий рабочий график, вставайте немного раньше и делайте это перед работой.

Когда у вас будут ответы на все эти вопросы, составить график удаленной работы будет намного проще. Итак, если вы решите выполнять свою работу в коворкинге, имейте в виду, что вам также потребуется некоторое время для поездок на работу. Или, если вы решите работать из дома, не забудьте сообщить своей семье или партнеру о вашем рабочем времени. Кроме того, такие обязанности, как выгул собаки или отвоз детей в школу, будут выполняться до или после работы.

Давайте рассмотрим несколько полезных советов, как сделать этот график более удобным для вас.

Как составить эффективный график удаленной работы

Некоторые удаленные работники имеют гибкий график работы, в то время как другие должны следовать строгому графику. Поэтому то, как вы структурируете свой рабочий день, будет зависеть от того, фиксировано ли ваше рабочее время.

В любом случае, у нас есть бесценные советы по организации удаленной работы независимо от вашего рабочего времени.

Установите временные блоки для вашей личной деятельности и внерабочего времени

Если у вас есть возможность выбирать часы работы, вы можете разбить рабочие задания на несколько рабочих периодов с перерывом в несколько часов между ними. Теперь во время этих перерывов вы можете заниматься своими личными делами, например, выгуливать собаку, отвозить детей в школу или заниматься спортом. Если у вас фиксированный график, вы сможете выполнять эти поручения до или после работы.

Чтобы ваши коллеги и клиенты не мешали вам, когда вы находитесь вдали от компьютера, добавьте эти часы в свое расписание и отметьте их как Личные занятия/нерабочие часы. Таким образом, вы можете наслаждаться своим свободным временем и заботиться о поручениях. Кроме того, вы будете сообщать своим коллегам и клиентам, когда будете недоступны для звонков и встреч. Кроме того, эти занятия помогут вам расслабиться и повысить продуктивность на работе.

Кроме того, этот удобный трюк поможет вам поддерживать правильный баланс между работой и личной жизнью. Говоря об этом, вот как Мэтью Пакстон, удаленный работник и основатель Hypernia, описал важность баланса между работой и жизнью:

fitting work in our lives, not fitting our lives with work « Я понял, что мы должны подстраивать свою жизнь под работу, а не подстраивать свою жизнь под работу Вот почему я взял за правило ограничивать все, что связано с работой, в моем домашнем офисе. Больше не нужно проверять электронную почту первым делом с утра или брать ноутбук с собой за обеденный стол. Наши увлечения, увлечения, отношения и время, которое мы тратим на заботу о себе, — все это неотъемлемая часть того, чтобы убедиться, что мы являемся наиболее продуктивными версиями самих себя. ”

Сначала работайте над приоритетными задачами

Начиная свой удаленный рабочий день, вполне логично выделить первые часы работы для приоритетных задач. Итак, после того, как вы закончили свои личные дела и проверили электронную почту на наличие каких-либо чрезвычайных ситуаций, обязательно выполняйте все важные задания в течение как минимум двух часов.

Еще лучше в конце каждого дня записывать свои приоритетные задачи на завтра. Вот как Рубен Йонатан, основатель GetVoIP, решает, что важно:

« Я расставляю приоритеты по спискам A, B и C. Задачи из списка А — это «необходимо выполнить», и я установлю для них крайний срок, а также время для их выполнения. Список B — это элементы, которые важны, но при необходимости их можно вытолкнуть, поэтому у меня немного больше гибкости. Элементы C должны быть выполнены в какой-то момент, но они будут добавлены, когда это возможно. Я строю свой календарь таким образом и смотрю, что подходит. Иногда вам нужно делать сокращения, но расстановка приоритетов — это настоящий ключ. ”

Поэтому утром вам придется сначала заняться задачами А, а затем задачами Б.

Если вам предстоит ежедневное совещание в утреннее время, вы можете приступить к своим приоритетным задачам, как только оно закончится.

Еще один практический способ научиться лучше расставлять приоритеты — это матрица Эйзенхауэра. Этот метод научит вас распознавать, что важно, и улучшит ваше управление временем.

Работайте над менее важными задачами позже

Вы выполнили свои приоритетные задачи, и сейчас самое время приступить к другим заданиям, которые у вас регулярно возникают. В зависимости от того, что вы делаете, это могут быть повторяющиеся задачи, которые вы выполняете ежедневно или раз в неделю.

Оставьте немного времени для глубокой работы

Кэл Ньюпорт, автор многих книг о технологиях и культуре, говорит, что есть два типа задач, когда речь идет об умственной работе. Итак, у нас есть:

1. Основные задачи : благодаря этим заданиям вы продемонстрируете, насколько хороши в том, что вы делаете. Пример: любые задачи, за выполнение которых ваш клиент платит вам.
2. Периферийные задачи : те задачи, которые вы должны выполнять, но они не дают никакого представления о том, насколько вы успешны в работе. Пример: ответы на электронные письма.

Хотя второстепенные задачи важны, основные задачи — это сердце и душа вашей работы. И как лучше всего выполнять эти основные задачи? Что ж, вам нужно выполнить некоторую глубокую работу, то есть действия, которые включают использование ваших когнитивных навыков. Крайне важно, чтобы вы не отвлекались, занимаясь глубокой работой. Таким образом, наушники с шумоподавлением — ваш лучший друг в этот период времени.

Вы должны запланировать пару часов в течение дня для серьезных рабочих задач. В идеале вы хотели бы выполнять свою глубокую работу в наиболее продуктивное время дня. Если вам легче сосредоточиться на работе во второй половине дня, выделите время для глубокой работы, скажем, с 16:00 до 18:00.

Забронируйте встречи в течение одного или двух дней

Согласно Flexjobs, совместное планирование всех совещаний и звонков в течение одного или двух дней в неделю обеспечивает непрерывное время для работы и повышает производительность сотрудников. Если вы забронируете встречи таким образом, у вас будет оставшаяся часть недели для других задач. Кроме того, поскольку у вас будут дни без совещаний, вы сможете работать, не отвлекаясь, и сосредоточиться на глубокой работе.

Оставляйте пробелы в расписании для незапланированных действий

Вы не можете планировать каждую секунду недели заранее. Иногда у вас будет неожиданное задание или что-то срочное, о чем нужно позаботиться. Или, может быть, вам придется пойти к стоматологу или отвести собаку к ветеринару.

Чтобы подготовиться к таким ситуациям, блокируйте хотя бы один час работы в день. Конечно, если ваш день идет по плану и нет чрезвычайных ситуаций, вы можете использовать этот период, чтобы серьезно поработать или составить планы на следующую неделю.

Подумайте о ритуале окончания рабочего дня.

Удаленным сотрудникам иногда трудно отключиться после работы. Поскольку они не выполняют свою работу в офисе, границы между работой и личной жизнью могут быть размыты. Особенно это актуально для тех, кто работает дома.

Вы должны знать, что раскручивание и не думать о работе в свободное от работы время являются важными шагами в предотвращении эмоционального выгорания. Итак, как же заставить свой мозг отключиться от рабочего режима и начать расслабляться? Один из способов сделать это — провести ритуал в конце рабочего дня.

Какие действия включает в себя этот ритуал? Ну, вы можете использовать свой последний рабочий час, чтобы проверить свою электронную почту и ответить на любые вопросы. Кроме того, вы можете сообщить своим удаленным коллегам, что скоро уходите, на случай, если им понадобится что-то еще от вас. Кроме того, напишите список дел на завтра.

Образец графика удаленной работы для гибкого графика работы

Теперь, когда вы увидели, что включить в свой график удаленной работы, мы покажем вам, как может выглядеть ваш рабочий план, когда у вас гибкий график работы.

Скачать Гибкий удаленный график работы

На снимке экрана выше вы заметите, что ежедневные задания разбиты на несколько разделов. До и после этих рабочих сессий есть периоды времени, называемые личной деятельностью/нерабочим временем. Итак, если у вас есть возможность организовать свое рабочее время по своему усмотрению, вы можете использовать эти свободные временные рамки для своих личных дел, таких как прогулка с собакой, покупка продуктов, зарядка, приготовление ужина и другие. Добавление этих полей в ваш удаленный план жизненно важно, если вы хотите поделиться своим расписанием с другими коллегами или клиентами. Таким образом, они будут знать, что не следует назначать встречи с вами в эти часы.

Говоря о встречах, вы заметите, что в этом плане встречи и звонки запланированы только на понедельник и вторник. Поскольку в остальные три дня недели встречи не проводятся, остается больше места для глубокой работы. Кроме того, каждый день включает в себя сеансы, такие как приоритетные задачи и электронные письма, а также обычные задачи.

Как мы упоминали ранее, вы всегда должны оставлять время для непредвиденных задач или личных чрезвычайных ситуаций. Таким образом, это также предусмотрено в шаблоне, как поле Открытое время.

Наконец, мы добавили сюда блок «Ритуал закрытия». Таким образом, вам напомнят, когда пора заканчивать работу.

Помните, что вы можете использовать этот шаблон по своему усмотрению. Например, вместо названия «Приоритетные задачи» вы можете ввести название ваших самых важных задач на каждый день. А еще лучше составьте свой план на неделю, персонализировав этот шаблон.

Образец графика удаленной работы для фиксированного рабочего времени

Если ваша удаленная работа состоит из фиксированных часов, у вас будет довольно разнообразный график. Вместо того чтобы заниматься своими личными делами в течение дня, вы будете заниматься ими либо до, либо после работы. Но как только вы закончите свой рабочий день, вы сможете расслабиться и провести целый день в свободное время.

Скачать Фиксированный график удаленной работы

В данном случае мы сделали шаблон для сотрудника, который работает с 9 до 17 часов. Как видите, рабочие часы здесь сгруппированы, а личные дела происходят утром, днем ​​и вечером.

Отличие первого от этого шаблона в том, что Фиксированный график удаленной работы содержит поле Открытое время плюс обеденный перерыв. Это напоминание сделать перерыв и пообедать в незапланированный час.

Другие временные блоки одинаковы, поэтому у вас есть приоритетные задачи, связанные с электронной почтой и обычными задачами, а затем встречи и звонки по понедельникам и вторникам. Со среды по пятницу вам следует избегать встреч и сосредоточиться на глубокой работе. Поскольку часы фиксированы, ритуал закрытия происходит в одно и то же время каждый день. Это гарантирует, что вы закончите свой рабочий день правильно, вовремя, а затем войдете в режим отдыха.

Как и в случае с гибким графиком удаленной работы, не стесняйтесь настраивать этот шаблон по своему желанию.

Вывод

Удаленная работа дает вам большую гибкость. Вы можете выполнять задачи из своего домашнего офиса, из парка или коворкинга. Для некоторых сотрудников удаленная работа также означает возможность выбирать рабочее время, в то время как для других часы работы фиксированы. В обоих случаях еженедельная структура сотворит чудеса с вашей продуктивностью. Соблюдая график удаленной работы, вы будете вовремя выполнять свои рабочие задания и выполнять повседневные личные поручения. Кроме того, вы сможете провести некоторое время с семьей и друзьями, что играет важную роль в поддержании баланса между работой и личной жизнью.