Решение проблем удаленной работы: 10 методов, основанных на данных

Популярность удаленной работы растет за последнее десятилетие, и многие сотрудники, особенно молодые люди, теперь ищут должности, которые хотя бы предлагают гибридный график.

В 2023 году 68% американцев предпочтут работать удаленно, а 23% согласятся на сокращение заработной платы. Исследования показывают, что по крайней мере половина всех сотрудников в США работают удаленно, по крайней мере, на неполный рабочий день.

Компании, предлагающие варианты удаленной работы, также сталкиваются с другим набором проблем. К счастью, инструменты и стратегии, готовые к удаленной работе , могут помочь смягчить эти препятствия, поэтому в этом посте будут обсуждаться основные проблемы удаленной работы и способы их преодоления.

Каковы 10 главных проблем удаленной работы?

Удаленные работники ежедневно получают множество неоспоримых преимуществ. Они могут улучшить баланс между работой и личной жизнью, сократить затраты и время на дорогу до работы и даже предотвратить выгорание.

Однако, в конце концов, существуют серьезные проблемы, которые необходимо учитывать.

Это 10 самых больших проблем, которые предприятиям и сотрудникам приходится решать, когда речь идет об удаленной работе.

1. Чувство изоляции от своей команды

Удаленная работа исключает случайные, спонтанные взаимодействия, которые обычно происходят ежедневно в традиционном офисе. Вы не ведете светские беседы перед встречами, не сидите у кулера с водой и даже не подходите к столам друг друга, чтобы решить проблему.

Без личного контакта многим удаленным командам сложнее построить прочные личные связи и командный дух товарищества. Это, в свою очередь, может затруднить совместную работу ваших сотрудников в команде.

Для многих взрослых работа является основным видом деятельности в социализации. Работа на дому может привести к длительной изоляции, ведущей к одиночеству.

Со временем это также может напрямую повлиять на их психическое здоровье, поскольку работники, работающие полностью удаленно, статистически более склонны испытывать тревогу или депрессию, чем те, кто работает в гибридном режиме или в офисе.

Решения

Хотя удаленная работа исключает личное общение в офисе, вы все равно можете приложить усилия для развития взаимоотношений между членами команды. Используйте эти стратегии:

• Организуйте онлайн-мероприятия по сплочению команды, виртуальные перерывы на кофе или «счастливые часы». Эти мероприятия должны быть необязательными, но приветствуются. Они могут помочь членам вашей команды построить более прочные отношения, которые могут способствовать улучшению командной работы, но они также предоставляют социальную возможность тем, кто в этом нуждается.
• Поощряйте использование таких платформ, как Slack или Teams, для случайных чатов: во многих компаниях есть чаты, посвященные конкретным темам, с такими тегами, как #smalltalk, #gamingfans и #sportschat.
• Признавайте вклад удаленной работы в общекорпоративные каналы связи. Вы должны признавать тяжелую работу членов вашей команды, даже если она выполняется удаленно. Выражайте благодарность, если она получена, по электронной почте или через коммуникационные платформы, такие как Slack.
• При необходимости проводите личные мероприятия и приглашайте удаленные команды. Личные мероприятия могут быть непростыми, особенно если вы наняли сотрудников без учета географического местоположения. Тем не менее, случайные личные мероприятия (даже раз в год) могут оказать огромное влияние на то, насколько изолированной чувствует себя ваша команда.

2. Поддержание баланса между работой и личной жизнью

Теоретически удаленная работа может способствовать поддержанию здорового баланса между работой и личной жизнью. Работники смогут тратить меньше времени на дорогу до работы и больше времени проводить дома.

Однако некоторым удаленным работникам трудно поддерживать баланс между работой и личной жизнью, когда они работают из дома, потому что здесь нет четкого «отхода на день», как в офисе. И как только вы начнете работать дома, отделить работу от личной жизни может быть сложно.

Во многих случаях удаленная работа может привести к увеличению рабочего времени. Это также может привести к тому, что сотрудники будут всегда доступны, даже в нестандартные часы или (в некоторых случаях), когда сотрудник болен или находится в отпуске.

Без четких границ сотрудники могут легко перегореть от переутомления и стресса.

Решения

Эти решения могут помочь улучшить баланс между работой и личной жизнью ваших сотрудников:

• Обучайте сотрудников установлению определенного рабочего времени и физическому рабочему пространству: установленное рабочее время может помочь предотвратить выгорание и переутомление. Также может помочь поощрение вашей команды работать в физическом рабочем пространстве, отдельном от основной части дома (даже если оно находится за столом в углу, а не на диване).
• Внедрите правила, препятствующие общению в нерабочее время: подчеркните, что никто не должен отвечать на сообщения или отвечать на звонки после установленного рабочего времени. Напомните своей команде, что не следует начинать разговоры в нерабочее время, за исключением чрезвычайных ситуаций.
• Поощряйте регулярные короткие перерывы, чтобы избежать выгорания: перерывы могут помочь предотвратить выгорание, а также полезны для продуктивности. Поощряйте членов вашей команды делать 10–15-минутные перерывы в течение рабочего дня.
• Позвольте сотрудникам работать в наиболее продуктивное время. Установленный график — это здорово, но гибкий график — еще лучше. По возможности позволяйте вашей команде работать в удобное для нее время. Они смогут сделать больше, и им придется проводить меньше времени перед компьютером.

3. Преодоление отвлекающих факторов дома

При работе из дома отвлекающие факторы являются реальной и постоянной проблемой.

У родителей могут быть маленькие дети дома, а у владельцев домашних животных могут быть собаки или кошки, требующие внимания в неудобное время. Даже искушение быстро постирать белье или быстро вздремнуть может быстро испортить продуктивный день.

Не у всех есть идеальные условия для целенаправленной работы дома, и когда вы совмещаете семейные или другие личные обязанности, отвлекающие факторы могут быть непростыми .

По этой причине необходима самодисциплина, хотя правильная настройка тоже может помочь.

Решения

Хотите помочь вашим сотрудникам свести к минимуму отвлекающие факторы в рабочее время? Эти советы могут помочь:

• Предложите советы по созданию эффективной среды домашнего офиса. Предложите, как, по вашему мнению, будет выглядеть среда работы ваших сотрудников на дому. Вы можете попросить, чтобы они работали за закрытыми дверями, и побудить их работать в тихом месте, где никто не отвлекается.
• Адаптируйте графики работы с учетом личных обязанностей: ваши сотрудники будут работать лучше всего, когда они не пытаются кормить своих питомцев завтраком или отвозить детей в школу. Если вы позволите членам команды выбирать тихие и продуктивные часы для работы, тем лучше.
• Предлагайте семинары по эффективному управлению временем: организуйте внутреннее обучение по тайм-менеджменту и советы по работе на дому, включая предложения о перерывах и о том, как организовать свой день, чтобы сбалансировать личные и профессиональные обязанности.
• При необходимости предоставьте ресурсы или помощь по уходу за детьми. Уход за детьми часто является одним из наиболее серьезных отвлекающих факторов для членов команды. Предложение ресурсов или финансовой помощи по уходу за детьми может уменьшить количество отвлекающих факторов.

4. Преодоление коммуникативных барьеров

Когда вы работаете лицом к лицу, легко понять нюансы, задавать уточняющие вопросы и читать невербальные сигналы во время дискуссий с коллегами.

В удаленном общении часто отсутствуют эти невербальные сигналы. Сотрудники могут получить короткое, наспех напечатанное сообщение и почувствовать, что отправитель был резок; однако отправитель мог просто быстро набрать текст, отвлекаясь на звонок в дверь на заднем плане.

Без регулярного и четкого общения более вероятны недопонимания, которые могут привести к напряженности на рабочем месте. Это также может привести к ошибкам в проектах или рабочих процессах.

Своевременность является еще одним коммуникационным барьером, который следует учитывать.

Удаленная работа может привести к задержке ответов, что может повлиять на принятие решений и прогресс. Это особенно актуально, когда сотрудники работают в шахматном порядке или в разных часовых поясах.

Решения

Преодолейте коммуникационные барьеры с помощью этих стратегий:

• Используйте для общения такие платформы, как Nextiva, Slack или Teams. Nextiva — это универсальная коммуникационная платформа, включающая видеоконференции, обмен SMS-сообщениями и телефонные линии VoIP . Воспользуйтесь этими функциями, чтобы выбрать лучший способ связи для каждого разговора.
• Разработайте рекомендации по общению в команде относительно того, когда использовать электронную почту, обмен мгновенными сообщениями или звонки: задокументируйте процессы, объясняющие, когда необходим видеозвонок, а когда достаточно просто текстового сообщения. Это держит всех на одной волне. Не слишком полагайтесь на асинхронную связь .
• Запланируйте ежедневные или еженедельные собрания команды для получения обновлений. Эти собрания должны проводиться в Zoom или в формате аудиоконференции , в зависимости от того, что лучше подходит для вашей команды. Регулярные проверки позволяют заранее выявить недоразумения и способствовать сплочению команды.
• Убедитесь, что есть возможности для предоставления и получения обратной связи. Скажите своей команде, что вы открыты для обратной связи в любой момент. Вам также следует настроить параметры анонимной обратной связи.

5. Поддержание атмосферы сотрудничества

Удаленная работа над проектами требует больше усилий и координации. Вы не просто сидите на расстоянии нескольких футов друг от друга, поэтому удаленные команды во многом полагаются на технологии, а это не является безупречным.

Спонтанный мозговой штурм и решение проблем, которые происходят естественным образом лично, труднее воспроизвести удаленно, поэтому командам необходимо найти новые способы адаптации, чтобы поддерживать высокую производительность и сотрудничество.

Решения

Чтобы способствовать командному сотрудничеству, используйте следующие стратегии:

• Используйте такие платформы, как Nextiva, Asana, Trello или другие инструменты управления проектами. Используйте любые приложения для управления проектами и коммуникации, которые помогут вашей команде не сбиться с пути. Ищите удобные для совместной работы платформы, которые позволяют вести групповые беседы и отслеживать проекты.
• Проводите регулярные встречи для обсуждения проектов и прогресса. Проведение регулярных встреч — будь то еженедельно в офисе или регулярно посредством видеоконференции — дает членам команды пространство для совместной работы.
• Установите четкие цели для всей команды, чтобы вызвать чувство единства: когда вся команда находится на одной волне, им будет легче работать над достижением этой единственной конечной цели. Объясните свои бизнес-цели и то, чего вы надеетесь достичь с помощью каждого проекта, над которым работает ваша команда.
• Поощряйте взаимодействие между отделами. Содействие межведомственным диалогам и сотрудничеству имеет важное значение, поскольку они часто уменьшаются, когда предприятия переходят на удаленную работу. Попросите менеджеров каждой команды способствовать этому, включая полурегулярные встречи для обсуждения общих целей.

6. Управление распределенной рабочей силой

Координация встреч и совместная работа в нескольких часовых поясах могут быть затруднены. Тем не менее, это все больше становится реальностью, поскольку многие бренды нанимают сотрудников исходя из корпоративной культуры, а не из-за географического местоположения.

Попытка облегчить социальное взаимодействие во время живого разговора с кем-то из Нью-Йорка или с кем-то из Австралии может оказаться практически невозможной; один член команды заканчивает свой день так же, как другой его начинает.

Разница в часовых поясах может привести к задержкам в общении и реализации проекта, даже если не учитывать трудности с планированием звонков. В некоторых случаях сотрудникам в часовых поясах с лишним рабочим приходится работать в необычные или нежелательные часы, что может повлиять на их баланс между работой и личной жизнью или на их общую удовлетворенность работой.

Решения

• Используйте инструменты совместной работы, такие как электронная почта или программное обеспечение для управления проектами, для асинхронной связи: программное обеспечение, которое может облегчить общение по каждому проекту — независимо от того, когда члены команды видят сообщения, — неоценимо.
• Сделайте записи встреч доступными для тех, кто не может присутствовать: вместо того, чтобы требовать от кого-то присутствовать на встрече в нерабочее время, предоставьте записи встречи. В идеале попросите кого-нибудь делать заметки на случай, если компания не сможет записать важные встречи.
• Избегайте планирования встреч вне обычного рабочего времени в каждом часовом поясе: составьте список часовых поясов, в которых работают члены вашей команды, и их стандартные рабочие часы. Убедитесь, что запланированные встречи проводятся только в те сроки, когда все доступны, по крайней мере, как можно чаще.

7. Мониторинг продуктивности и производительности

Проснуться утром и составить список дел первым делом — это большое преимущество удаленной работы, но это не всегда реальность. Некоторые сотрудники испытывают трудности с производительностью, работая удаленно.

Когда команды работают удаленно, менеджерам сложнее наблюдать и оценивать рабочие привычки и видеть, как они влияют на производительность. Это может привести к проблемам с доверием, если менеджеры привыкли напрямую контролировать работу, особенно когда они не в восторге от перемен.

Адаптация показателей производительности для удаленной работы также может оказаться сложной задачей.

При этом многочисленные исследования показали, что производительность обычно значительно увеличивается, когда сотрудники могут работать удаленно и по гибкому графику. Расширение доверия часто является хорошим выбором, и вы можете найти решение, если производительность падает.

Решения

Эти стратегии могут помочь расставить приоритеты в производительности и помочь менеджерам оценить результаты:

• Акцентируйте внимание на результатах, а не на отработанных часах. Сосредоточение внимания на основных этапах проекта и выполненных задачах, а не на количестве отработанных часов, может повлиять на производительность сотрудников.
• Используйте программное обеспечение для отслеживания прогресса и управления задачами. Программное обеспечение для создания списков дел может стать здесь спасителем, помогая членам команды и их менеджерам видеть, что делается и как быстро.
• Проводите последовательные оценки и обратную связь. Открытое общение между менеджерами и сотрудниками имеет жизненно важное значение. Обеспечьте постоянную обратную связь о производительности, оцените производительность и при необходимости предложите поддержку и обучение.
• Четко определите должностные роли, обязанности и цели. Очень важно, чтобы сотрудники понимали свои должностные обязанности и приоритеты.

8. Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных

Одна из наиболее распространенных проблем удаленной работы связана с безопасностью данных.

Когда сотрудники работают удаленно (и, возможно, используя домашний Wi-Fi и персональные компьютеры), безопасность может стать проблемой.

Удаленная рабочая среда менее безопасна, чем контролируемый офис. Риск увеличивается, когда члены вашей команды работают в кафе, аэропортах и ​​даже в коворкингах с общим или небезопасным подключением к Интернету.

Вы должны обеспечить соблюдение правил защиты данных, которые могут быть сложными и (в некоторых случаях) трудно поддающимися контролю.

Решения

• Внедрите надежное шифрование, VPN и брандмауэры. Используйте программное обеспечение и лучшие практики кибербезопасности для защиты информации вашей компании.
• Проведите обучение по вопросам кибербезопасности и передовым методам: расскажите своей команде о передовых методах безопасности, которые они должны соблюдать, включая использование сложных паролей и двухфакторной аутентификации.
• Обеспечьте соблюдение политик для надежных и регулярно обновляемых паролей: создайте конкретные документированные требования к паролям, в том числе о том, как часто сотрудники должны обновлять свои пароли. Отправляйте уведомления и напоминания в течение года, когда придет время менять пароли.
• Ограничьте доступ к конфиденциальной информации по принципу служебной необходимости: не каждому члену команды необходимо знать все секреты компании. Доступ к необходимой информации должен быть сведен к минимуму.
• Используйте платформу с лучшими в своем классе функциями безопасности связи : Nextiva предлагает сквозное шифрование, единый вход в систему и инструменты для соблюдения отраслевых стандартов и правил.

9. Предоставление возможностей профессионального развития и карьерного роста.

К сожалению, удаленные работники часто чувствуют, что их достижения менее заметны руководству. И в некоторых случаях они могут быть правы; если руководство не видит тяжелую работу лично, оно может упустить из виду сотрудников с многообещающими качествами.

Также меньше возможностей для неформального общения и наставничества.

Все эти препятствия могут затруднить рассмотрение предложений удаленных работников о продвижении по службе и других возможностях карьерного роста .

Решения

Чтобы облегчить карьерный рост и профессиональное развитие удаленных работников, попробуйте следующие решения:

• Предлагайте онлайн-курсы и семинары для повышения квалификации. Легкодоступные и бесплатные ресурсы, предлагающие повышение квалификации, помогут вам отслеживать, какие сотрудники хотят расти в своей карьере, и предоставить им возможность сделать это.
• Объедините удаленных сотрудников с наставниками для руководства: программы наставников часто популярны среди сотрудников, которые хотят расти в компании, а руководство наставника может улучшить качество их работы.
• Предоставляйте конструктивную обратную связь и советы по развитию карьеры: Менеджеры должны играть активную роль в развитии карьеры каждого сотрудника. Предложение поддержки и отзывов не только об их текущей роли, но и об их общем положении в компании может оказаться неоценимым.
• Убедитесь, что удаленные работники рассматриваются для продвижения по службе: даже если должность требует от удаленного работника чаще находиться в офисе, убедитесь, что у него есть возможность пройти собеседование, если он в этом заинтересован.

10. Изучение новых технологий

Удаленная работа часто означает, что приходится в значительной степени полагаться на новые технологии для облегчения совместной работы и управления проектами, а это означает, что нужно научиться использовать эту технологию.

Члены команды имеют разный уровень комфорта и навыков, когда дело доходит до внедрения новых технологий. Также стоит учитывать, что не все сотрудники имеют доступ к стабильному высокоскоростному интернету.

Хотя внедрение новых технологий является неизбежной частью удаленной работы, важно выбирать технологию, которая соответствует вашим потребностям и достаточно интуитивно понятна, чтобы каждый мог научиться с ней работать.

Решения

Чтобы облегчить внедрение новых технологий, используйте следующие решения:

• Предложите финансовую помощь для приобретения необходимого оборудования: покрытие расходов на высокоскоростной Интернет или модернизированный компьютер сотрудника может повлиять на возможность работы удаленно.
• Создайте доступную и быстро реагирующую службу ИТ-поддержки. Наличие членов команды, которые будут помогать вашим сотрудникам при возникновении проблем с ИТ, может поддерживать продуктивность вашей команды. Члены группы ИТ-поддержки должны иметь возможность устранять такие проблемы, как компьютерное оборудование и технологии, которые использует ваша команда.
• Обеспечьте актуальность и работоспособность технических средств сотрудников (как аппаратного, так и программного обеспечения). Вы можете либо распространять аппаратное и программное обеспечение, если это необходимо, либо предлагать стипендии или компенсации, если сотрудникам необходимо обновить свое оборудование.
• Обеспечьте всестороннее обучение и ознакомление со всеми инструментами. Каждый раз, когда внедряется новый инструмент, убедитесь, что вся команда понимает, как ориентироваться и использовать программное обеспечение. В идеале предоставьте обучающие видеоролики, к которым можно будет получить доступ в любой момент.

Решайте свои проблемы с помощью Nextiva

Универсальная платформа Nextiva идеально подходит для удаленной работы , предлагая функции унифицированных коммуникаций, включая видеоконференции, телефонные конференции, обмен SMS-сообщениями и многое другое.

Разнообразие коммуникационных платформ может помочь вашей команде эффективно общаться и использовать нужные средства в нужное время. Видеозвонки, например, могут помочь развеять заблуждения и являются отличным решением для «счастливых часов» или сеансов по сплочению команды, призванных поддерживать командные связи и уменьшать изоляцию.

Функции обмена мгновенными сообщениями, чата и обмена файлами могут упростить совместную работу и уменьшить недопонимание или задержки в командном общении.

Настраиваемые статусы и функции голосовой почты на электронную почту бережно относятся к личному времени, уменьшают необходимость постоянно находиться в сети и позволяют вашей команде оставаться в курсе событий, когда бы они ни решили работать.

Все коммуникационные функции Nextiva соответствуют отраслевым стандартам и превосходят их, обеспечивая безопасную и конфиденциальную обработку данных. Вы можете быть уверены, что ваша команда сможет общаться безопасно и эффективно.

Готовы решить проблемы удаленной работы? Узнайте, как Nextiva упрощает удаленную работу для растущего бизнеса.