8 советов по удаленной совместной работе для повышения производительности

Для сотрудников удаленное сотрудничество стало новой нормой. Но многие организации изо всех сил пытаются достичь уровня производительности, предшествующего удаленной работе.

Это ожидаемо. Когда сотрудники привыкли к личным встречам или просто заходят к другому столу, чтобы обсудить проблему, даже небольшие задачи могут превратиться в длинные цепочки электронных писем, пропущенные сроки и забытые мгновенные сообщения, когда они требуют удаленной совместной работы.

Но это не должно быть так. Вот 8 советов, которые помогут вам улучшить удаленную совместную работу.

8 советов по удаленному сотрудничеству

1. Уменьшите расстояние близости

Расстояние может быть изолирующим для всех, но это особенно верно для удаленных членов команды. Помимо физического расстояния, есть еще два типа, которые командам необходимо преодолеть для эффективной работы:

• Оперативное расстояние (размер команды, пропускная способность и уровни навыков)
• Дистанция близости (ценности, доверие и взаимозависимость)

Согласно статье Эрики Дхаван и Томаса Чаморро-Премузика в HBR, удаленные команды больше всего подвержены влиянию аффинити-дистанции. Без постоянного личного общения и командной работы для укрепления доверия удаленные сотрудники могут чувствовать себя не как часть команды, а как люди, взаимодействующие с аватарами электронной почты. Отсутствие языка тела, двусмысленный текст и сужение границы между работой и домом — все это представляет угрозу для удаленного сотрудничества.

Но даже если вы не можете устранить близкую дистанцию, Дхаван и Чаморро-Премузик предлагают простые способы ее уменьшить:

Попробуйте переключить большую часть удаленного общения на обычные видеозвонки, которые являются гораздо лучшим средством для установления взаимопонимания и создания эмпатии, чем электронные письма или голосовые звонки. И разработайте виртуальные ритуалы тимбилдинга, которые позволят людям регулярно взаимодействовать и испытывать свои навыки совместной работы в действии.

Видеочат легко работает в ваших каналах связи. Что касается тимбилдинга, то существует множество идей для виртуальных встреч, посвященных тематическим дням или веселым упражнениям.

Чем больше вы работаете над борьбой с изоляцией, присущей удаленной работе, тем меньшее расстояние близости будет негативно влиять на вашу команду.

2. Установите границы и придерживайтесь их

В удаленных командах работа почти никогда не начинается в 9 утра и не заканчивается в 17:00, даже если когда-то она работала в офисе. Когда ваше жизненное пространство совпадает с рабочим пространством, границы не очевидны, но их очень важно установить. Дхаван и Чаморро-Премузик представляют два сценария, которые показывают, почему:

В 22:00 корпоративный юрист получает сообщение от коллеги и интересуется (уже не в первый раз), есть ли протокол о рабочих сообщениях после определенного часа.

После долгого и насыщенного обеда с клиентами менеджер по рекламе открывает электронное письмо от своего босса, напоминающее ему о необходимости вовремя представлять свои расходы. Раздраженный этим микроуправлением, он немедленно отвечает своими мыслями без цензуры.

Легко понять, почему оба этих взаимодействия могут расстроить удаленного сотрудника. Также легко понять, что начальник руководителя отдела рекламы не может знать, что он обедает, а начальник корпоративного юриста может потерять счет времени или предположить, что все ее коллеги — трудоголики.

Вот почему границы так важны для удаленных команд. Они снижают вероятность предположений и недопонимания, которые могут разрушить отношения в команде. Неудивительно, что опрос FYI показывает, что две самые большие проблемы, с которыми сталкиваются удаленные работники, связаны с общением и установлением границ:

Как установить границы

Два важных способа установить эти границы связаны со временем и типом общения:

• Время : если вы работаете в офисе с 9 до 17, убедитесь, что ваша удаленная команда знает, что на любое сообщение после 5 можно не отвечать до 9 утра следующего дня. Даже если это не было политикой, когда вы были в офисе, важно установить что-то подобное, когда удаленные сотрудники уже чувствуют, что они всегда на работе. Это также гарантирует, что сценарии, подобные описанным выше, не возникнут.
• Тип : если коллега отправит электронное письмо, вам не нужно будет отвечать немедленно. С другой стороны, если они отправят сообщение в Slack, вы, скорее всего, ответите немного быстрее. Осознаем мы это или нет, но типы сообщений имеют определенный уровень срочности.

Из тех, которые мы используем ежедневно, электронная почта имеет самый низкий приоритет, обмен мгновенными сообщениями немного выше, текстовые сообщения немного выше, а телефонный звонок — самый высокий. Каждый должен использоваться соответственно. Не звоните о том, что не является срочным, и точно так же не пишите по электронной почте о чем- то важном.

Если вы из тех, кто общается на нескольких платформах, эта иерархия общения для вас. Текстовые сообщения и телефонные звонки следует зарезервировать для срочных вопросов и не злоупотреблять ими. Постарайтесь, чтобы все деловые переговоры проходили в рабочее время, если только речь не идет о чем-то достаточно важном, чтобы требовать текстового сообщения или звонка.

Когда работа и дом часто находятся в одном месте, удаленным сотрудникам требуется время и пространство, чтобы отключиться и перезарядиться, будь то на диване в одиночестве или в ресторане с друзьями. Без четких границ удаленные команды не узнают, когда работа закончена, а менеджеры не узнают, когда они пересекли черту.

3. Заранее предусмотрите сбои

Microsoft Teams выходит из строя, Hangouts не поддерживает совместное использование экрана, мошенник взрывает вашу встречу в Zoom…

Мы все сталкивались с техническими трудностями при работе с инструментами для удаленной совместной работы, поэтому сейчас мы должны быть готовы к ним. Тем не менее, некоторые удаленные команды не являются. И их решение часто включает возню с платформой, переключение на другую, откладывание других запланированных событий или даже приостановку их на более поздний срок.

Итак, как вы их планируете? По словам Боба Саттона, эксперта по организационному поведению, вы должны ожидать, что виртуальные презентации будут длиться на 25% дольше, чем личные презентации, если их содержание схоже. Другими словами, на каждый час, который, как вы ожидаете, продлится собрание, добавляйте 15 минут к времени выполнения. Если это запланировано на полчаса, ожидайте около 40 минут. У вас меньше шансов оказаться неорганизованным или запаниковавшим, чтобы исправить проблемы на лету.

4. Сделайте данные доступными для организации

Одна из самых больших проблем с удаленным сотрудничеством заключается в том, что расстояние по своей сути создает разрозненность. Просто не так просто получить информацию от людей, когда они не все в одном месте.

Если ваш дизайнер не отвечает, например, на электронную почту и Slack, и вам нужен файл изображения, который находится на его жестком диске, вы не можете пройти по коридору в его офис. Вы вынуждены ждать.

Когда писателю нужно изображение, чтобы написать заголовок, разработчику нужен каркас, чтобы заставить страницу работать, а клиент ждет, пока менеджер одобрит готовый продукт, легко увидеть, как всего одно препятствие может замедлить весь проект. существенно.

Чтобы этого не произошло, информация должна свободно проходить через организацию.

• Храните данные в Интернете в централизованном месте, где они доступны для всех.
• Предоставьте отделам доступ к нужным файлам и папкам.
• Делитесь расписанием между сотрудниками, чтобы они имели представление о доступности.

Хотя многие организации уже внесли эти изменения, некоторым традиционным организациям удалось уйти от ответственности, работая по-старому. Но теперь, когда большинство работает удаленно, если доступ к информации не является приоритетным, удаленное сотрудничество обязательно пострадает.

5. Не экономьте на управлении проектами

Управление удаленной работой — это не то же самое, что управление личной работой. Хотя вы можете работать без инструмента управления проектами, когда ваша команда находится в офисе, очень быстро станет очевидным, что вы не можете работать удаленно.

По той же причине удаленным предприятиям необходимо организовать доступ к данным; не стоит экономить на программном обеспечении для управления проектами. Такие инструменты, как Trello и Asana, помогают командам укладываться в сроки, привлекая участников к ответственности и позволяя менеджерам разбивать проект на более мелкие отдельные задачи. Эти задачи расписаны подробно и назначены конкретному члену команды:

Если команда в приведенном выше примере использовала Trello, менеджер мог указать, что дизайнер загружает свой файл в программное обеспечение или на платформу для обмена файлами, например Dropbox, к определенной дате. Таким образом, как только дизайн будет завершен, дизайнер будет знать, что его задача не завершена, пока он не загрузит файл в общую папку. Дизайнер может пометить задачу выполненной, а программа сообщит копирайтеру, что пора начинать писать заголовок для страницы. Этот процесс сводит к минимуму проверки с помощью обмена мгновенными сообщениями и более длительных видеозвонков, освобождая время, чтобы сосредоточиться на проекте.

Это может показаться простым, но препятствия, которые заканчиваются срывом сроков, не требуют сложного решения. Им нужно организованное решение. Когда у каждого удаленного работника есть свои инструменты и рабочие процессы, разные часовые пояса, решения для управления задачами необходимы, чтобы держать удаленные команды в курсе.

6. Инвестиции в инструменты удаленной совместной работы

С тех пор как они начали работать из дома, почти две трети работников умственного труда стали чаще использовать инструменты для совместной работы. Но найти подходящее программное обеспечение для совместной работы не всегда просто.

Пример

В отделах, которым требуются подробные личные встречи, имеет смысл инвестировать в мощное решение для видеоконференций, такое как Zoom. Для тех, кто больше полагается на контент, более полезными будут инструменты, подобные документам Google, которые позволяют комментировать и групповое редактирование.

Но как насчет рекламных отделов, занимающихся дизайном, в которых для завершения проекта требуется участие писателей, дизайнеров, разработчиков, стратегов и даже менеджеров?

Обычно командная совместная работа над дизайном страниц может означать беспорядочную цепочку писем и размеченные скриншоты. Не с Instapage.

Когда вам нужно создать целевые страницы после клика с командой, решение для совместной работы Instapage позволяет каждому участнику работать над одной и той же страницей в режиме реального времени. Создавайте элементы страницы, пишите текст, редактируйте код, оставляйте комментарии и отправляйте на утверждение менеджеру. Узнайте больше о том, как решение для совместной работы Instapage может мгновенно повысить вашу производительность.

7. Пересмотрите свой стандарт производительности

Нынешняя удаленная рабочая среда является результатом особого явления, к которому никто не был готов. Команды не были обучены удаленной работе, системы не были налажены. И по этой причине нереально думать, что производительность удаленной команды достигнет уровня, который был до перехода. По крайней мере, в краткосрочной перспективе.

Восполнение этого разрыва в производительности за счет переутомления команд приведет к противоположному ожидаемому эффекту. Скорее всего, вы сожжете их или создадите враждебную рабочую среду. Текущий уровень производительности не всегда легко улучшить. Руководителю было бы лучше переоценить свои текущие показатели производительности и работать над тем, чтобы поддерживать удаленных сотрудников тем, что им нужно для выполнения работы.

8. Спросите своих сотрудников, что им нужно от вас

Ожидания менеджера удаленных сотрудников сильно отличаются от среднего офисного менеджера. Как должность, ориентированная на людей, у менеджера могут возникнуть проблемы с переходом в изолированную среду, где общение затруднено и редко встречается лицом к лицу.

Если вы обнаружите, что руководите новой удаленной командой и не знаете, как ее поддерживать, худшее, что вы можете сделать, — это притвориться, что вы знаете, что делаете, или предположить, что вы знаете, чего хотят ваши сотрудники. Каждый бизнес отличается.

Там, где одному может быть полезно новое программное обеспечение, другому могут потребоваться более строгие границы для перезарядки после завершения рабочего дня. Нет ничего плохого в том, чтобы не знать точно, что нужно вашей команде. Спросить их лучше, чем тратить ресурсы на решение, которое не приведет к лучшему удаленному сотрудничеству.

Получите корпоративную демонстрацию от Instapage

Один из наиболее эффективных способов поддержки удаленных команд — убедиться, что у вас есть правильные инструменты для удаленной совместной работы. В Instapage встроено решение для совместной работы, позволяющее устранить разрозненность, вызванную всеми тремя типами расстояния. Узнайте, как собрать всю команду на одной странице, создавая целевые страницы после клика быстрее, чем когда-либо, воспользовавшись бесплатной корпоративной демоверсией.