Удаленное управление: подробное руководство по управлению удаленной командой

Независимо от того, руководите ли вы удаленной командой какое-то время или только подумываете о переводе своей команды на удаленную работу, вы, вероятно, уже заметили, насколько широкое распространение получила удаленная работа.

На самом деле, исследования показали, что более 40 миллионов американцев, скорее всего, перейдут на полностью удаленную работу в ближайшие пять лет.

Поэтому менеджеры, которые владеют нюансами управления удаленными командами, скорее всего, преуспеют.

Но вы, вероятно, знаете, что работа на дому сопряжена с определенными трудностями, особенно для новичков, которым необходимо:

• организовать,
• Управлять,
• Контролировать,
• Выполнять,
• Общайтесь и
• Сообщить о прогрессе.

И все это издалека…

Тем не менее, есть способы не позволить проблемам удаленной работы взять верх над вашим стилем управления — и именно поэтому эта запись в блоге находится здесь.

От рассмотрения некоторых наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются удаленные менеджеры, до перечисления всех стратегий, которые помогут вам избежать удаленной работы, наносящей ущерб рабочему процессу вашей команды — это руководство по удаленному управлению поможет вам выявить лучших в вашей команде, независимо от их расположение.

Что такое удаленное управление?

Удаленное управление очень похоже на обычное управление, с одним существенным отличием — вся команда, включая руководителей и сотрудников, работает вне офиса.

Руководя удаленной командой, менеджеры обычно полагаются на различные инструменты, чтобы:

• Ставить задачи,
• Следите за прогрессом своей команды,
• Убедитесь, что общение в команде и рабочий процесс проходят гладко.

5 проблем управления удаленной командой

Мы все уже знаем, что удаленная работа сопряжена с рядом проблем.

Но выполнение ваших задач при управлении удаленной командой создает целый ряд проблем, которые вам нужно решать изо дня в день — от попыток облегчить прогресс вашей команды до невозможности добраться до них, когда срочная задача возникает ни с того ни с сего. .

Статистика тоже не выглядит обнадеживающей. А именно, выборка из 4000 инспекторов показывает, что, хотя 86% удаленных сотрудников чувствуют связь со своими непосредственными коллегами, только 14% чувствуют связь со своим главным офисом.

Тем не менее, это не все гибель и мрак.

Точное определение проблем, с которыми сталкивается большинство менеджеров, генеральных директоров, директоров по маркетингу, основателей, соучредителей и других удаленных специалистов со всего мира, может помочь в разработке жизнеспособного решения для каждого из них.

Проблема № 1: Отсутствие надзора

Одной из самых больших проблем удаленной работы, как для сотрудников, так и для менеджеров, является удаленный контроль.

Менеджеры обычно беспокоятся о том, достаточно ли эффективны сотрудники, и могут даже испытывать трудности с отслеживанием прогресса своей команды.

Иногда они могут чувствовать себя неловко, просто думая о том, что они не могут лично подойти к рабочему столу члена команды, чтобы помочь с задачами и обсудить проблемы.

Сотрудники также испытывают разочарование из-за того, что не могут проконсультироваться со своими менеджерами лицом к лицу.

Иногда они также могут чувствовать давление, чтобы доказать свою продуктивность, поэтому они, как правило, работают еще усерднее, рискуя переутомиться до серьезных состояний, таких как эмоциональное выгорание.

Проблема № 2: Задержки времени отклика при общении

Удаленная работа, естественно, означает, что все ваше общение будет осуществляться удаленно.

Однако физическое расстояние иногда приводит к более медленному времени отклика, поскольку даже простые проблемы необходимо решать с помощью программного обеспечения для удаленного чата.

Более того, проблемы с доверием могут снова всплыть на поверхность, и менеджеры будут испытывать разочарование из-за невозможности получить быстрый ответ.

Кроме того, существует большая вероятность потерять время в ожидании каждого ответа, как подчеркнула Лорен Мендоза, вице-президент по маркетингу Swipecast.com:

«Хотя мы знаем, что существует множество платформ, которые мы можем использовать для повышения эффективности коммуникации, иногда время играет против нас роль фактора. А поскольку мы хотим получать быстрые ответы, иногда ожидание сообщения или звонка может занять у нас много времени».

Помимо нетерпения, самая большая проблема, связанная с задержками в удаленном общении, по словам Нельсона Шервина, менеджера по персоналу PEO compare, — это сами менеджеры:

«В то время как удаленные менеджеры могут говорить своим сотрудникам о хорошей коммуникативной игре, многие не практикуют то, что они проповедуют. Для успешного «удаления» требуется понимание того, что вы имеете дело с совершенно другим зверем. Все мелкие взаимодействия, которые считались само собой разумеющимися в централизованном офисе, исчезают. Единственный вид связи — это то, что вы настроили и используете».

Помимо того, что они тратят время на выбор коммуникационного программного обеспечения, на которое они могут положиться, менеджеры, общающиеся удаленно, также должны найти обходной путь для устранения пробелов в общении и поддерживать здоровый рабочий процесс.

Проблема № 3: отсутствие ежедневных личных встреч

В офисе у вас, вероятно, были регулярные еженедельные встречи или ежедневные стендапы. Но теперь вы не сможете просто отправить быстрое сообщение и вызвать всех своих товарищей по команде в конференц-зал за считанные минуты.

Естественно, вашим первым решением будет регулярное проведение онлайн-видеоконференций.

Однако, по словам Майкла Алексиса, генерального директора Team Building, полностью удаленной компании с 80 сотрудниками, даже онлайн-встречи могут стать проблемой для больших команд:

«Если на вашей конференции слишком много людей, есть риск, что не все голоса будут услышаны. Это может быть связано с отставанием в технологии или ощущением нехватки места у некоторых участников, чтобы поделиться своими идеями».

Кроме того, планирование быстрого звонка обычно представляет собой серьезную проблему для команд, работающих в разных часовых поясах, что может еще больше увеличить разрыв в общении между удаленными членами команды.

Задача № 4: Трудности со структурированием работы

Сохранение рабочего процесса при переключении на удаленную настройку может показаться простой задачей. Как только вы оставите звук копировальной машины позади и помахаете своим болтливым коллегам на прощание, может показаться, что вы собираетесь превратиться в самого продуктивного себя.

Тем не менее, как только вы обустроите свой домашний офис, вам может понадобиться выяснить, как справляться с различными домашними отвлекающими факторами — от домашних животных, ищущих внимания, до партнеров, родителей, братьев и сестер или соседей по комнате, которые приходят на ваше рабочее место, чтобы поговорить.

Как и ожидалось, многих в вашей команде могут соблазнить и другие домашние развлечения, теперь, когда они не несут ответственности за физическое присутствие своих коллег и руководителей. И этот повышенный потенциал прокрастинации может помешать менеджеру правильно управлять своими сотрудниками, что может привести к большому количеству неструктурированной работы и потере времени.

Проблема № 5: Изоляция влияет на психическое здоровье

Несмотря на то, что 61% из 2118 опрошенных работников описывают свой опыт удаленной работы как положительный, 21% называют изоляцию и отсутствие социальных связей самым большим недостатком изменившихся условий работы.

Когда вся команда почти каждый день находилась в офисе, каждый мог пожинать плоды болтливой атмосферы.

Но теперь, когда многим, возможно, придется работать вдали от социального центра своей профессиональной жизни, изоляция и одиночество берут верх.

Эта проблема в первую очередь затрагивает экстравертов, которые по своей природе лучше всего перезаряжают свои батареи, когда находятся среди других людей. Но, в конце концов, изоляция и одиночество начинают влиять и на амбивертов, и на интровертов, несмотря на их более «внутренние» способы перезарядки своих батарей.

Естественно, если эту проблему не решить должным образом, это может привести даже к увеличению текучести кадров при заметном снижении производительности вашей команды.

19 советов для успешного удаленного управления

Вы, наверное, знаете, что переход от параллельной работы к удаленной настройке требует совершенно нового подхода к управлению. Но иногда лидеры склонны упускать из виду самые простые, но наиболее эффективные решения повседневных задач членов своей команды, особенно когда у них есть свои собственные задачи.

Итак, чтобы помочь вам обеспечить, чтобы ваша команда сохраняла связь и уровень производительности, несмотря на то, что не собиралась вместе лично, мы обратились к экспертам, чтобы найти лучшие стратегии удаленного управления.

Совет №1: забудьте о микроменеджменте

Хотя может возникнуть соблазн попасть в ловушку мониторинга каждой задачи, над которой работает ваша команда, вы можете пересмотреть эту идею.

А именно, исследования показывают, что 69% инспекторов рассматривали возможность смены работы из-за микроменеджмента, а 36% фактически сменили работу из-за этого.

Помимо того, что сотрудники с большей вероятностью попрощаются с атмосферой недоверия, рассмотрение каждого маленького выбора, который делают ваши сотрудники, может даже привести к их тихому увольнению — это означает, что они будут делать минимум изо дня в день.

Морган Тейлор, директор по маркетингу LetMeBank, соглашается, подразумевая, что микроуправление никогда не будет правильным:

«Самая большая проблема заключается в том, чтобы убедиться, что все делают то, что они должны, и сделать их счастливыми, пока они это делают. Я обнаружил, что лучший способ заставить людей делать то, что они должны делать, — это на самом деле отступить и позволить им делать то, что им лучше всего подходит. Поскольку все они находятся в своих собственных домах, со своими уникальными обстоятельствами, они обычно обнаруживают, что знают, как лучше всего приспособиться к ситуации, в которой они находятся, и слишком жесткая процедура на самом деле создает больше проблем, чем решает».

Итак, вместо того, чтобы тратить силы на то, чтобы сделать последний звонок по всем вопросам, сделайте следующее:

• Потратьте некоторое время на изучение различных стратегий укрепления доверия на рабочем месте.
• Сосредоточьтесь на улучшении своих навыков делегирования,
• Постарайтесь установить четкие ожидания перед распределением задачи.

Совет № 2. Сосредоточьтесь на установлении ответственности

В отличие от микроменеджмента — привычки, от которой нам следовало бы отказаться, как только мы закрыли двери офиса, — ответственность — это добродетель, которая никогда не выходила из моды.

Основатель и генеральный директор The Word Counter Кевин Миллер соглашается, подчеркивая важность установления ответственности в те времена, когда мы не можем контролировать наши команды лицом к лицу:

«Установление времени регистрации и четкое определение конечных результатов очень помогло повысить подотчетность. У нас есть каждая задача, назначенная в инструменте управления проектами, чтобы отслеживать и организовывать вещи. Мы также проводим ежедневные встречи в 10:00 по тихоокеанскому стандартному времени. Во время этих встреч мы обсуждаем, что мы сделали вчера, над чем работаем сегодня, и обсуждаем любые проблемы, с которыми мы сталкиваемся. Все наши встречи проводятся через Zoom, что также помогает держать всех подотчетными».

Исследования подтверждают утверждение о том, что установление ответственности является ключом к повышению производительности труда. А именно, исследование, проведенное Американским обществом обучения и развития (ASTD), показало, что обязательство перед кем-то, что вы достигнете цели, на самом деле увеличивает ваши шансы сделать именно это до 65%.

Совет № 3: Используйте ключевые показатели эффективности (KPI) для отслеживания целей

Если вы не потратите достаточно времени на постановку четких и понятных целей прямо перед распределением задач, скорее всего, вы получите результаты, которые не оправдают ваших ожиданий.

Однако, если вы осознаете важность определения точных целей, но не установили четкую систему оценки целей, вам может даже понадобиться иметь дело с низкой производительностью и отсутствием мотивации.

Владелец Atlanta House Buyers Шон Брейер предлагает внедрить количественные показатели, чтобы определить, насколько хорошо люди продвигаются в своей работе:

«Приспособиться к удаленной работе нашей команды стало проще, если привлечь их к ответственности, отслеживая их ключевые показатели эффективности (KPI) . Каждую неделю мы проводим полное собрание команды для обзора KPI каждого участника. При просмотре списка мы спрашиваем каждого участника, достигли ли они своих целей. Ответы должны быть «Да» или «Нет» без объяснения причин. Если есть тенденция, когда все члены команды не достигают определенной цели, мы обсуждаем, какие ресурсы необходимо предоставить, чтобы они могли достичь своих целей, работая из дома ».

Естественно, когда вы убедитесь, что сотрудники знакомы с системой оценки и отслеживания их прогресса, будет намного проще сохранить их мотивацию и направить их к успеху.

Совет № 4. Используйте приложения для отслеживания прогресса вашей команды

Отсутствие личного общения обычно заставляет менеджеров задаваться вопросом, работают ли члены их команды над поставленными задачами в рабочее время.

Иногда им может даже не хватать возможности отслеживать прогресс своей команды, что может вызвать дополнительные вопросы и повысить вероятность обращения к микроменеджменту.

Тем не менее, есть способы отслеживать рабочий процесс вашей команды, несмотря на географическое расстояние.

Если вас беспокоит мысль о том, что некоторые члены вашей команды работают без выходных, отличной отправной точкой может стать приложение для отслеживания рабочего времени, которое позволит вам анализировать продуктивность вашей команды.

Поощряя свою команду отслеживать свое рабочее время, вы сможете создавать отчеты на основе отслеженного времени и мгновенно видеть, над чем в настоящее время работают члены вашей команды, взглянув на раздел «Панель инструментов» приложения.

Чтобы управлять своими командами и проектами удаленно, вы можете использовать инструмент управления проектами, который позволяет вам отслеживать статус ваших задач и проектов и всегда быть в курсе прогресса вашей команды.

Совет № 5: Будьте понимающими и терпеливыми

Если члены вашей удаленной команды не сразу отвечают на сообщения вашей команды в чате, чаще всего это не повод для беспокойства.

Постарайтесь набраться терпения и сосредоточиться на другой приоритетной задаче в своем расписании, пока ждете ответа.

Если задержка более длительная, и вы ожидаете отчет о проделанной работе или другой важный ответ, есть вероятность, что ваш удаленный сотрудник предложит подходящее объяснение задержки, даже без вашего запроса.

В конце концов, исследования показывают, что организации с высоким уровнем доверия гораздо успешнее реализуют свои стратегии, чем организации с низким уровнем доверия. Более того, сотрудники, которые чувствуют, что вы им доверяете, скорее всего, будут стремиться оправдать это доверие и приложат усилия, чтобы ответить как можно скорее.

Совет № 6: Будьте легко доступны

Нельсон Шервин считает, что для того, чтобы удаленное общение процветало, менеджеры должны активизировать свою игру еще больше, чем в традиционном офисе:

«Менеджер должен убедиться, ДЕЙСТВИТЕЛЬНО убедиться, что члены команды устанавливают и активны во всех различных способах связи. Но это легкая часть. Что еще сложнее для того же менеджера, так это быть доступным для любых вопросов, возникающих в течение рабочего дня. Это означает, что уведомления появляются на вашем экране в течение всего дня, и вы готовы и можете подключаться к сети и решать вопросы в разумные сроки. В противном случае сотрудники перестанут спрашивать, начнут отстраняться, и тогда у вас будут проблемы с моральным духом».

Николь Вуд, генеральный директор и соучредитель Ama La Vida, не только делает вас легкодоступной, но и подчеркивает важность информирования вашей команды о том, что с вами легко связаться:

«Четко сообщите членам вашей команды, что им не нужно ждать, пока формальная беседа один на один придет к вам с вопросами. Будьте еще более преднамеренными, чем когда-либо, когда вы один на один рассказываете о таких вещах, как моральный дух, личные обязательства, прогресс в работе и о том, как лучше сотрудничать в этой среде».

Чтобы члены вашей команды поняли, что вы всегда рядом с их проблемами, начните с выделения одного дня в месяц только для случайных встреч один на один.

Выделив часть своего времени для своей команды, вы:

• Значительно улучшите боевой дух вашей команды,
• Обеспечение удержания сотрудников и
• Укрепляйте связи с членами вашей команды.

Совет № 7: Обучите своих менеджеров удаленному общению

Как только вы перенесете все коммуникации вашей команды на онлайн-платформу, вы повысите шансы каждого стать жертвой

• недоразумения,
• недопонимание,
• Обрывы связи.

Но, чтобы на расстоянии не получить лучшее из сообщений вашей команды, подавайте пример.

А именно, Дженнифер Уолден, операционный директор WikiLawn, подчеркивает важность обучения менеджеров удаленному общению и налаживания ими хороших отношений с подчиненными им людьми:

«Им недостаточно постоянно снимать свои отчеты и электронные письма. Они должны поддерживать связь через текстовый чат или, в идеале, через голосовую или видеоконференцию. Как можно скорее начните обучать менеджеров, и пусть они обучают своих подчиненных работе с этим оборудованием».

Поскольку руководство прилагает усилия для включения инструментов виртуального общения в свой рабочий процесс, переход от обычного офиса к виртуальному становится проще. Ваша команда может чувствовать себя более подготовленной к адаптации к новым условиям работы.

Совет № 8. Если вы спешите, организуйте видеовстречу

Если вы все еще не привыкли ждать ответа в приложении командного чата, вы всегда можете выбрать быстрый видеозвонок, чтобы ускорить процесс.

Лорен Мендоса предполагает, что видеовстречи могут стать отличным решением для того времени, которое мы обычно тратим впустую, ожидая текстового ответа:

«Каждое собрание, где собирается вся команда, задавайте как можно больше вопросов и отбрасывайте все сомнения, чтобы в голове было ясно и ясно, каковы следующие шаги в вашей работе. Таким образом, вы сократите время, необходимое для использования электронной почты».

Однако будьте осторожны, чтобы не злоупотреблять опцией видеозвонка. Усталость от Zoom по-прежнему актуальна, и она может оказать большое влияние на уровень энергии членов вашей команды и их способность концентрироваться в течение дня.

Совет № 9. Максимально используйте инструменты онлайн-конференций

Говоря о том, как лучше всего решить проблему слишком большого количества людей для оптимальных видеоконференций, Майкл Алексис предлагает использовать замечательную функцию, доступную в популярной системе онлайн-конференций:

«Чтобы создать место на больших собраниях для всех участников, используйте «комнаты отдыха» Zoom. В виртуальной комнате для переговоров модератор собрания может разделить людей на небольшие группы для обсуждения определенной темы, а затем вызвать их обратно, чтобы поделиться своими идеями с более широкой группой».

Многие инструменты для проведения конференций также поставляются с опцией голосового вызова, которая может снизить когнитивную перегрузку и нагрузку на глаза, с которыми ежедневно сталкиваются удаленные сотрудники из-за необходимости посещать виртуальные встречи за виртуальными встречами.

Совет № 10: Определите четкие правила для онлайн-совещаний

Установление основных правил проведения видеоконференций является ключом к поддержанию высокого морального духа сотрудников.

Без этикета онлайн-совещаний некоторые члены команды могли бы свободно вмешиваться в любой момент во время онлайн-разговора. Когда это происходит, есть вероятность, что остальная часть команды не получит шанса высказаться и может даже покинуть встречу, чувствуя, что их мнение может быть недостаточно ценным.

Бывший главный операционный директор The Slumber Yard Мэтью Росс верит в необходимость установления четких правил для видеовстреч:

«Мы требуем, чтобы наши сотрудники использовали функцию чата, чтобы сначала заявить, что у них есть вопрос или утверждение, а не просто выпалить его. Когда несколько сотрудников участвуют в видеозвонке, это может стать кошмаром, если все просто переговариваются друг с другом. Следуя нашим рекомендациям, мы обеспечиваем структурированное и организованное проведение звонка. У нас также есть сотрудники, которые ждут полных две секунды после того, как кто-то закончит говорить, прежде чем они прыгнут. Это дает программному обеспечению для видеоконференций время, чтобы наверстать упущенное. Я заметил, что отставание в системе может привести к беспокойному и непродуктивному звонку, если все сразу же начнут говорить».

Хотя вам, вероятно, не понадобится составлять свод правил по этикету видеовстреч, установление четких границ заложит основу для здоровой удаленной рабочей среды.

Совет № 11: Настройте свои рабочие процессы для работы в Интернете

Поскольку мы попрощались со стучанием в двери офисов наших коллег для быстрого вопроса, вполне естественно, что мы должны максимально использовать наши инструменты, чтобы наша работа по-прежнему шла гладко.

Дженнифер Уолден предлагает создать оптимизированную онлайн-систему, которая поможет команде сотрудничать, а также получать и отправлять документы:

«Если вам нужен контроль версий, обязательно найдите время, чтобы получить работающую SVN. В противном случае используйте облако. G-Suite отлично работает во многих компаниях, и мы используем именно его. Затем вы можете общаться с этими открытыми файлами через Google Hangouts (интегрированный через G-Suite), Zoom или другое программное обеспечение, которое позволяет делиться экраном и комментировать».

Большинство инструментов для совместной работы позволяют получать уведомления в режиме реального времени, общаться с вашей командой и назначать задачи. Это может помочь с легкостью управлять вашим рабочим процессом, поскольку опции, которые они предоставляют, специально разработаны для рассредоточенных команд.

Совет № 12: Внедрите систему ежедневной регистрации

Внедрение системы ежедневных проверок необходимо не только для создания прозрачной рабочей среды, но и для получения отзывов сотрудников и соответствующей реструктуризации рабочего процесса.

Мэтью Росс предполагает, что электронная почта может помочь вам внедрить систему ежедневной проверки:

«Я настоятельно рекомендую удаленным менеджерам внедрить систему ежедневной регистрации сотрудников. Попросите человека отправить вам электронное письмо с подробным описанием того, над чем он работает в этот день и как он собирается распределить свое время. Таким образом, вы можете легко вмешаться и внести предложения или попросить их перейти к новой задаче, чтобы убедиться, что они не пробуксовывают и не теряют время . В конце концов, менеджеры должны быть активными, а не реактивными, когда имеют дело с удаленными сотрудниками, чтобы убедиться, что они продолжают двигаться вперед эффективным образом».

Прилагая усилия, чтобы оставаться на связи со своей командой, вы также сможете решать потенциальные проблемы сразу же по мере их возникновения и сообщать своей команде, что вы присутствуете, несмотря на расстояние, чтобы они могли обратиться к вам за помощью.

Совет № 13. Оптимизируйте удаленную работу заранее

Главный бизнес-консультант Clairly Creative International Клэр Ким, которая помогла более чем 250 организациям улучшить свою деятельность, предлагает подумать об оптимизации различных процессов удаленной работы с самого начала:

«Начиная с «руководств по общению в командном мессенджере», процесса управления проектами, частых периодов проверки документов по управлению знаниями, автоматических проверок и стандартов обработки, мы гарантируем, что то, как мы общаемся и как мы управляем каждой задачей, полностью оптимизировано. Это снимает большинство проблем!»

Кроме того, оптимизация рабочего процесса вашей удаленной команды особенно полезна при приеме новых членов команды. Когда вы разрабатываете четко очерченные планы и процессы, вы ускоряете процесс адаптации и помогаете новым сотрудникам интегрироваться в команду намного быстрее.

Совет № 14: придерживайтесь рабочего графика

При переходе на удаленную работу сотрудники, привыкшие к практическому стилю работы своих руководителей, могут столкнуться с неспособностью правильно структурировать свою работу.

Чтобы помочь им справиться с этой проблемой, Дженнифер Уолден предлагает сохранить хотя бы часть старой, офисной рутины:

«Постарайтесь сохранить старые процедуры — то же время встреч, ту же структуру сроков и т. д. — чтобы уменьшить последствия этой проблемы».

Офисный распорядок членов вашей команды обычно нуждается в корректировке из-за самой природы удаленной работы. Но попытка не отставать от своих старых привычек в новом контексте поможет вашей команде сделать то же самое.

Поскольку наука показала, что наши привычки сильно зависят от контекста, когда вы предоставляете своей команде условия работы, подобные тем, к которым они привыкли в офисе, они с большей вероятностью сохранят свой уровень производительности, несмотря на изменения. .

Совет № 15: помогите вашей команде не отвлекаться на домашние дела

Чтобы повысить вероятность того, что ваши сотрудники правильно структурируют свою работу, им следует попытаться сделать это в хорошо структурированной рабочей среде.

Чтобы помочь им добиться именно этого, вы можете порекомендовать несколько советов:

• Установите выделенные рабочие места . У некоторых людей просто нет отдельной свободной комнаты (хотя это было бы идеально) для выполнения всех задач, связанных с работой на дому. Однако каждый может импровизировать «офисный уголок» с небольшим прочным столом и стулом.
• Я изолирую себя от фонового шума . Сотрудники могут просто надеть наушники (идеально подойдут наушники с шумоподавлением, но подойдут и обычные), включить онлайн-генератор шума, выбрать музыку, способствующую продуктивности, и сосредоточиться на работе.
• Используйте блокировщик веб-сайтов . Платформы социальных сетей могут быть сильным противником организации работы из дома (и это лишь верхушка айсберга). Таким образом, вы можете порекомендовать блокировщик веб-сайтов своим сотрудникам, чтобы они не отвлекались от онлайн-отвлечений в рабочее время и вместо этого сосредоточились на своей работе.

Совет № 16: общайтесь в сети в команде

Ни для кого не секрет, что позитивная рабочая культура, в которой сотрудники могут сближаться и создавать значимые связи, положительно влияет как на их доверие, так и на эффективность их работы. Тем не менее, сохранение соединения в удаленных условиях требует тщательного планирования.

Генеральный директор Talk Travel App Саураб Джиндал предлагает время от времени собираться онлайн:

«Старайтесь регулярно созваниваться со своими коллегами и обсуждать вещи помимо работы, чтобы укрепить командную связь. Мы регулярно проводим групповые обеды и сеансы, на которых мы делимся экранами и приветствуем других на наших рабочих станциях и в повседневной жизни. Как правило, это веселые моменты, которые помогают растопить лед и построить хорошую командную культуру».

Директор по глобальному маркетингу Prezi Спенсер Уолдрон предлагает привнести креатив в такие онлайн-встречи:

«Общаетесь ли вы с друзьями или общаетесь с коллегами, используйте видеоинструменты, чтобы сделать ваш контент интерактивным и найти новые творческие способы общения с людьми. Например, вы можете сделать это, устроив тематический вечер викторин или викторину в пабе, виртуальный книжный клуб или такие игры, как «две правды и ложь». Общение с коллегами на более легком уровне помогает укрепить связь вашей команды и повысить ее общую эффективность».

Процесс развития рабочих отношений, особенно если он подразумевает совместное веселье, является ключом к целеустремленности сотрудников. Так что никогда не будет плохой идеей разработать командные ритуалы, которые включают в себя виртуальные командные игры или встречи для чата.

Совет № 17: поощряйте общение один на один

Возможно, фраза «разговоры о кулерах» звучит как банальное клише, но без возможности вести светскую беседу после перехода на удаленную работу члены вашей команды могут чувствовать, что они упускают важную информацию — тем более, что это не редкость. чтобы небольшая беседа превратилась в серьезную рабочую дискуссию.

Спенсер Уолдрон также подчеркивает важность облегчения такого типа социализации при работе из дома:

«Важно приложить усилия, чтобы общаться со своими коллегами вне запланированных собраний команды, как вы обычно это делаете в офисе. В Prezi у разных команд есть открытая комната для видеоконференций, которая функционирует как виртуальное лобби, куда любой может прийти, встретиться с кем-то или просто пообщаться с коллегами во время обеда или других перерывов. Планирование виртуальных чатов за кофе или перерывов на кулер с водой, чтобы пообщаться с коллегами или обсудить темы, не связанные с работой, — отличный способ укрепить связь между вашей командой».

Менеджеры обычно вкладывают больше энергии в помощь новым сотрудникам в общении. Но разработка системы напарников, которая могла бы работать для всей команды, — отличный способ начать поощрять вашу команду к более тесному общению.

Совет № 18: Покажите своей команде, что вам не все равно

Проявление интереса к тому, как люди работают, работая из дома, вместо того, чтобы сосредотачиваться только на том, что они делают, является ключом к ослаблению чувства изоляции.

Соучредитель SaveMyCent, которому недавно пришлось перевести всю свою команду на удаленную работу, Милош Джорджевич, делится своим мнением о важности того, чтобы ваша команда знала, что вы заботитесь:

«Одна из вещей, которую я ввел, — это регулярная утренняя регистрация. Мы все встречаемся в Zoom на полчаса и эта встреча не имеет никакого отношения к работе. Я стараюсь поддерживать непринужденную атмосферу и действительно разговариваю с людьми и смотрю, как у них дела. До сих пор я смог выявить несколько проблем благодаря утреннему кофе».

Спенсер Уолдрон добавляет, что вы также должны наблюдать за ситуацией среди членов вашей команды во время каждой видеовстречи:

«Это должно относиться как к виртуальным, так и к личным встречам, но сейчас это особенно важно. Начните разговор, пообщавшись с людьми, осмотрев комнату и отметив выражения лиц и язык тела каждого. У кого нет камеры? Может быть, у кого-то был плохой день, ссора или проблемы с жизнью в помещении — все это повлияет на встречу, так что будьте чуткими к невидимому».

Поскольку создание здоровой среды для работы на дому требует больше усилий, чем организация удаленного рабочего процесса, очень важно всегда стараться думать о проблемах людей, а затем действовать соответственно.

Совет № 19: Автоматизируйте операции

One of the best ways to improve remote management is to streamline and automate your team's work-from-home workflows as much as possible.

This way, you and your team will all save time and structure your work in such a way that decreases the need you may have for constant face-to-face management and consultations.

To help you avoid going back and forth between different tools and find your perfect app right away, we've listed some of the best apps you can use to manage and automate the marketing, sales, IT, HR, and customer support processes in your remote company.

Отличные приложения для автоматизации маркетинговых операций

• Программное обеспечение HubSpot для маркетинга — это инструмент автоматизации маркетинга, который может помочь вам автоматизировать маркетинг по электронной почте и в социальных сетях, отслеживать рентабельность инвестиций, создавать целевые страницы и многое другое.
• Buffer — это инструмент для социальных сетей, предназначенный для управления учетными записями в социальных сетях. Планируйте и автоматически публикуйте в социальных сетях, а затем отслеживайте и анализируйте результаты.
• Cobiro — это инструмент искусственного интеллекта для управления рекламой Google. Создавайте и следуйте персонализированным маркетинговым планам, разрабатывайте и реализуйте маркетинговые кампании (в Google или Facebook), а затем отслеживайте и анализируйте успех своих кампаний и объявлений в разделе «Панель управления» платформы.
• Marketo — это полноценный инструмент автоматизации маркетинга, призванный помочь вам управлять маркетинговыми кампаниями по электронной почте, создавать целевые страницы и формы, отправлять персонализированные сообщения по каналам и проводить маркетинговую аналитику.
• Mailchimp — это платформа автоматизации маркетинга, которая помогает вам проводить кампании по электронной почте, получать аналитику для отдельных подписчиков электронной почты и даже создавать целевую страницу.
• Zalster — это инструмент автоматизации маркетинга для роста электронной коммерции, который помогает автоматизировать и оптимизировать решения для рекламы в Facebook, Pinterest, Google и Instagram. Планируйте свои публикации, продвигайте их и оптимизируйте распределение бюджета вашей кампании.

Отличные приложения для автоматизации процессов продаж

• HubSpot Sales — это система электронной коммерции, предназначенная для отслеживания и оптимизации процессов продаж, отслеживания статуса ваших сделок, организации продаж и автоматизации персонализированного охвата.
• Salesforce — это облачная служба управления взаимоотношениями с клиентами, которая помогает поддерживать связь с текущими клиентами, потенциальными клиентами и партнерами. Управляйте своими контактами, находите новые возможности продаж и автоматически отправляйте PDF-файлы утвержденных шаблонов клиентам по электронной почте.
• Pipedrive — это облачная CRM-система и система управления конвейерами, предназначенная для организации лидов. Автоматизируйте повторяющиеся задачи по продажам, автоматически отслеживайте звонки потенциальных клиентов и автоматизируйте отслеживание сделок.
• Reply.io — это программное обеспечение для автоматизации продаж, призванное помочь вам автоматизировать множество ручных задач по продажам. Автоматизируйте личные электронные письма, последующие действия и точки соприкосновения в социальных сетях, а затем выполняйте рекомендуемые действия в зависимости от активности ваших потенциальных клиентов.
• Охват — это инструмент автоматизации продаж, который позволяет организовать всю вашу деятельность по продажам, получать подробные данные и показатели, быстро отслеживать новые лиды и многое другое.

Отличные приложения для автоматизации ИТ-процессов

• Selenium — это портативная платформа для автоматизации веб-приложений с целью их тестирования. Запустите выбранные тесты или запустите все тесты в различных веб-браузерах, с использованием разных языков программирования и для различных операционных систем.
• Docker — это система для разработки приложений, предназначенная для оптимизации процессов разработки за счет запуска тестов в изолированной среде и интеграции со сторонними приложениями. Настройте автоматические сборки, настройте их, а затем используйте различные автоматические тесты репозитория из документации Docker для тестирования сборок.
• Ansible — это программное обеспечение для автоматизации ИТ с открытым исходным кодом, которое автоматизирует подготовку облака, развертывание приложений и другие ИТ-процессы. Создавайте и делитесь своей инфраструктурой, создавайте уникальные рабочие процессы для различных вариантов использования, решайте проблемы один раз и делитесь ими со своей командой для использования в будущем.
• RunDeck — это набор автоматизированных модулей Runbook с открытым исходным кодом, предназначенный для того, чтобы помочь людям предоставлять своим командам готовые ответы на специальные запросы и инциденты. Определите рабочие процессы, отправляйте команды, импортируйте информацию и создавайте четкие расписания заданий.
• Resolve.io — еще один отличный инструмент автоматизации и оркестровки ИТ, призванный помочь вам автоматизировать как простые задачи, так и более сложные ИТ-процессы. Выбирайте из более чем 1000 готовых средств автоматизации и создавайте новые средства автоматизации.

Отличные приложения для автоматизации HR-процессов

• Bamboo HR — это программное обеспечение для автоматизации HRIS, предназначенное для создания и внедрения пользовательских рабочих процессов управления персоналом. Управляйте льготами и администрированием заработной платы, отслеживайте статус кандидатов на работу, оптимизируйте управление производительностью и используйте централизованную базу данных сотрудников.
• Gusto — это программное обеспечение для автоматизации управления персоналом, которое помогает упростить администрирование льгот, начисление заработной платы, налоги, адаптацию и многое другое.
• Zenefits — это облачное программное обеспечение для управления персоналом, предназначенное для управления персоналом, пособиями, процессами расчета заработной платы и другими административными задачами без излишней бумажной работы. Храните и получайте доступ к профилям сотрудников и другой соответствующей документации в одной базе данных, отслеживайте статусы кандидатов, оптимизируйте процессы найма и многое другое.
• Documate — это приложение для сборки документов без кода, разработанное юристами и инженерами для помощи в создании пользовательских веб-форм и анкет. Создавайте настраиваемые шаблоны в нескольких выходных форматах, добавляйте цифровые подписи и оптимизируйте удаленное администрирование.

Отличные приложения для автоматизации поддержки клиентов

• HelpDesk — это минималистичный подход к работе с обращениями клиентов. Преобразовывайте электронные письма клиентов непосредственно в тикеты, создавайте готовые ответы на повторяющиеся вопросы, настраивайте автоматическое назначение тикетов и получайте автоматические уведомления каждый раз, когда поступает новый тикет.
• TeamSupport — это пакет поддержки клиентов, призванный помочь внедрить расширенные рабочие процессы поддержки в индустрии программного обеспечения B2B. Создавайте порталы самообслуживания для клиентов, которые работают круглосуточно и без выходных, автоматизируйте управление заявками, сотрудничайте с другими отделами, чтобы улучшить качество обслуживания клиентов, и общайтесь с другими агентами поддержки прямо из приложения.
• Freshdesk — это программное обеспечение для поддержки клиентов, позволяющее классифицировать, расставлять приоритеты и назначать запросы в службу поддержки. Отслеживайте и управляйте всеми обращениями в службу поддержки вашей команды из одного почтового ящика, создавайте и отправляйте предварительно отформатированные ответы на повторяющиеся вопросы и автоматизируйте процесс управления обращениями с помощью нескольких щелчков мышью с помощью автоматизации сценариев.
• HubSpot Service Hub — это система поддержки клиентов, ориентированная на улучшение поддержки клиентов путем получения информации из отзывов клиентов. Автоматизируйте заявки и опросы, связанные с процессами продаж и маркетинга вашей компании, собирайте автоматические опросы об опыте поддержки клиентов, а затем автоматически отслеживайте неудовлетворенных клиентов.

Подведение итогов: если вы сомневаетесь, обратитесь к экспертам по удаленному управлению

Чтобы вести удаленный бизнес и управлять им, вам необходимо сначала определить проблемы, связанные с концепцией удаленного управления бизнесом, и подумать о том, какие из них могут больше всего повлиять на вашу команду и бизнес.

Даже если кажется, что нет действенного решения проблем, с которыми вы сталкиваетесь, руководя удаленной командой, будьте уверены, что многие профессионалы сталкиваются с похожими проблемами удаленной работы. Если вы внимательно изучите их опыт, это может помочь вам взглянуть на свои проблемы с удаленным управлением в перспективе.

Помимо советов от экспертов, попробуйте использовать приложения и инструменты, специально разработанные для оптимизации и автоматизации бизнес-операций.

Таким образом, вы будете готовы к любым проблемам, которые ставит перед вами удаленная работа.

️ Ваша команда совсем недавно перешла на удаленную работу? Возможно, вы уже некоторое время управляете удаленной командой. С какими проблемами вы столкнулись после смены рабочей среды? Дайте нам знать по адресу [email protected], и мы можем включить ваш опыт в одну из наших будущих статей. И, если вам понравился этот пост в блоге, поделитесь им с кем-то, кто, по вашему мнению, сочтет его полезным.