Как написать нежное электронное письмо с напоминанием? (Шаги и примеры)

В какой бы области профессии вы ни работали, в современном быстро меняющемся глобализированном мире все движется к цифровизации.

Вы можете быть в любом бизнесе, если он включает в себя маркетинг по электронной почте в той или иной форме, просто знайте, что напоминания — это то, что вам нужно учитывать и над чем работать.

Электронное письмо-напоминание эффективно возвращает тему в нужное русло, помогает вести разговоры в определенном направлении, расширяет взаимодействие и взаимодействие с потребителями, а также помогает в построении прочных деловых отношений.

Хотя концепция мягкого электронного письма с напоминанием кажется довольно простой, она должна быть хорошо спланирована. Под этим мы подразумеваем, что оно должно быть хорошо продумано с точки зрения того, как оно написано, тона, выбора слов и т. д. Маленькие детали имеют большое значение, потому что, в конце дня, электронное письмо с напоминанием стремится убедить читателей.

Продолжайте читать этот блог, чтобы узнать все, что вам нужно знать о создании мягкого электронного письма с напоминанием, мы отобрали лучшие советы, которые помогут вам усовершенствовать ваши электронные письма с напоминаниями.

Что такое электронное письмо-напоминание и когда его следует написать?

Электронное письмо с напоминанием — это дружеское электронное письмо, которое вы отправляете кому-то, чтобы попросить его принять меры. Это электронные письма, содержащие сообщения, которые доносят определенную мысль, но не вызывают обиды. Они по своей природе профессиональны и эффективны, но в то же время дружелюбны и нежны.

Вот один простой пример, чтобы вам было еще понятнее: если ваш клиент пропустил крайний срок для внесения платежа, электронное письмо, которое вы отправляете, чтобы мягко напомнить ему и, возможно, даже спросить, когда вы можете ожидать платежа, называется напоминанием. электронная почта.

Отправка напоминаний по электронной почте имеет две основные цели: во-первых, это способ побудить клиентов к более быстрому ответу в вежливой форме, а во-вторых, это помогает восстановить линию связи , которая позволит вам и людям которые получают электронное письмо, чтобы оставаться на той же странице.

Есть много ситуаций, когда необходимо мягкое напоминание по электронной почте, например, когда должно произойти какое-то важное событие или когда что-то должно было произойти, но не произошло. Мы перечислили некоторые ключевые сценарии, в которых необходимо отправить электронное письмо с напоминанием.

1. Предстоящие важные события

Просто есть некоторые события, о которых нельзя рисковать, чтобы люди забыли . Таким образом, отправка напоминания по электронной почте необходима.

2. Просроченные платежи

Это не проблема. Когда сроки оплаты не соблюдаются, отправка мягкого напоминания является обязательной.

3. Сорванные сроки работы

Каждый бизнес работает с временными ограничениями. Необходимо вежливо напомнить сотрудникам о пропущенных сроках работы.

4. Незавершенные обязательства

Будь то ожидающие собеседования или заявления о приеме на работу , в этих сценариях вы должны отправить мягкое электронное письмо с напоминанием.

5. Обрывы связи

С плотным графиком каждого человека легко пообещать что-то сделать и забыть это сделать. Я думаю, что мы все были виноваты в этом. Таким образом, отправка мягкого напоминания по электронной почте для восстановления контакта — хороший шаг с вашей стороны.

Теперь, когда вы немного знаете об электронных письмах-напоминаниях, давайте посмотрим, когда лучше всего их отправлять!

Какое подходящее время для отправки мягкого напоминания по электронной почте?

Определить подходящее время для отправки напоминания по электронной почте может быть непросто. Вы не хотите отправлять его слишком рано, потому что не хотите рисковать показаться властным. Это также во многом зависит от того, о чем вы пишете по электронной почте. Это личный друг? Это о важном событии? Или, может быть, пропущен срок работы? Может ли это быть обратным вызовом на собеседовании? Характер темы будет определять временные рамки.

Например, если крайний срок работы пропущен, вы можете отправить электронное письмо с напоминанием в течение одного рабочего дня. Аналогичный сценарий был бы, если бы крайний срок платежа был пропущен, отправив электронное письмо с напоминанием через один рабочий день после установленного срока. Если вы продолжите откладывать это, то человек/люди могут в конце концов забыть об этом. И тогда восстановить связь после длительного периода будет сложнее.

Однако, если вы намерены выполнить что-то, для чего не назначена конкретная дата выполнения, будет вежливо подождать немного дольше — может быть, даже неделю. Слишком ранняя отправка письма-напоминания, особенно в тех случаях, когда это было одолжением, производит плохое впечатление.

В случае с последующими электронными письмами для собеседований вы должны иметь в виду, что процесс найма для любой компании не может быть быстрым. Вместо того, чтобы спешить с отправкой мягкого напоминания по электронной почте с вашей стороны, если вы можете подождать хотя бы неделю или две (предпочтительно 10-14 дней), это демонстрирует качество вашей части терпения, а также уважение ко времени и авторитету вашего потенциального работодателя. .

Если это событие (рабочее или личное), мягкое напоминание за 2 рабочих дня дает получателю достаточно времени, чтобы физически и морально подготовиться к событию.

Вывод из всех этих примеров, которые мы объяснили, состоит в том, чтобы дать вам представление о подходящих временных рамках, в зависимости от характера электронного письма.

Поскольку теперь вы знаете подходящее время для отправки напоминания по электронной почте, давайте посмотрим, как его написать! Не может быть «идеального» нежного электронного письма с напоминанием, но вот несколько советов, о которых следует помнить, когда вы составляете свое.

Как написать нежное электронное письмо с напоминанием?

1. Подходящая тема письма

Это будет первое, что увидит получатель перед тем, как открыть письмо с напоминанием. Таким образом, выбор подходящей темы имеет большое значение. Добавление строки темы убеждает любого, кто получает ваше письмо, что вы не спамер. Особенно, если это касается интервьюера или даже продавца, который плохо вас знает и не обязательно может иметь вашу контактную информацию.

Если ваше электронное письмо с напоминанием касается чего-то срочного, например о пропущенном сроке работы или пропущенном платеже, то строки темы, такие как « Требуется действие » или « Требуется ответ », привлекают внимание и убеждают людей открыть ваше электронное письмо с напоминанием. Если речь идет о напоминании кому-то об услуге, которую они обещали сделать, такая фраза, как «Последующие действия», будет вежливой.

2. Приветствуйте получателя

Нежное электронное письмо с напоминанием всегда должно начинаться с приветствия получателя. Прыгать прямо в напоминание грубо и может оттолкнуть читателя. Приветствие получателя мгновенно придает письму-напоминанию дружескую атмосферу и задает тон всему письму.

Хотя решить, как поприветствовать адресата, может быть сложно, не нужно зацикливаться на этом. Если тема связана с работой, то стандартный «мистер» или «миссис». является профессиональным; если это более личная тема, можно использовать такие приветствия, как «Уважаемый». Чтобы задать непринужденный тон, вы также можете использовать приветствия, такие как «Привет» или «Привет».

3. Начните с дружеского сообщения

После начальных приветствий вы всегда должны начинать свое мягкое напоминание по электронной почте с дружеского сообщения. Не уходите от темы; лучше быть конкретным и ссылаться на что-то, связанное с получателем. Например – «Надеюсь, с работой все идет гладко» или «Поздравляю с недавним успехом вашего….».

Если получатель сделал для вас что-то приятное или пообещал оказать услугу, вы можете начать письмо с напоминанием, поблагодарив его. Примером этого может быть: «Большое спасибо за ваш вклад…» или «Спасибо за ваше предложение по…». Если вы не знаете, кому вы отправляете свое электронное письмо с напоминанием, то не рискуйте и поприветствуйте его фразой «Надеюсь, у вас хороший день/неделя».

4. Избегайте использования языка обвинений

Будьте осторожны с тем, как вы пишете, и старайтесь не использовать обвинительные слова или что-либо, что подразумевает, что другой человек виноват. Лучше избегать использования буквальных заявлений, таких как «Вы опоздали с платежом…» или «Вы пропустили свой крайний срок…», вместо этого выбирайте утверждения «Мы хотели бы напомнить вам…». Это позволит вам передать свое сообщение и не возлагать всю вину на получателя.

5. Сделайте это конкретным

Указав соответствующую тему письма и закончив приветствие, лучше не ходить вокруг да около. Независимо от характера контента, ни у кого нет времени или терпения читать длинные, сложные электронные письма. Итак, вы должны перейти к сути , не будучи тупым.

Конечная цель электронного письма-напоминания — побудить к дальнейшим действиям. Поэтому вы должны дать понять, что они требуют последующих действий.

Вы можете сделать это и поддерживать дружеский тон, используя такие утверждения, как «Я был бы признателен, если бы вы могли…» или «Пожалуйста, дайте мне знать, когда я могу ожидать…».

6. Поощряйте последующую коммуникацию

Ваше электронное письмо с напоминанием должно стимулировать последующее общение. После передачи необходимого сообщения вы должны включить одну или две строки, открывающие линию связи.

Например, можно использовать такие утверждения, как «Не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы…» или «Я с нетерпением жду ответа от вас…». Подобные заявления создают основу для установления теплых отношений и открывают каналы для последующего общения.

7. Подведение итогов

Последний совет: никогда не забывайте заканчивать свое электронное письмо с напоминанием, правильно подписываясь. Некоторые подходящие слова для подписи: «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С уважением» и т. д.

После этого вы заканчиваете его своим полным именем или, если получатель является вашим личным другом, вы можете закончить его только своим именем. Вы также должны отметить, что перед завершением следует добавить хорошее заключительное предложение вроде «Спасибо, что уделили этому письму приоритетное внимание…» или «Я с нетерпением жду ответа от вас…», прежде чем подписывать.

Теперь вы знаете, как составить мягкое электронное письмо с напоминанием, но мы все же хотели бы показать вам несколько примеров, которые помогут вам понять, как это работает! Взглянем!

Примеры напоминаний по электронной почте

Вот три примера писем-напоминаний, которые мы подготовили для вас:

1. Нежное электронное письмо с напоминанием об оплате

Тема сообщения: Отправитель: счет-фактура (76543) Просроченный платеж

Миссис Лена,

Я надеюсь, что у вас есть прекрасная неделя.

Это мягкое напоминание о том, что мы еще не получили от вас платежа в размере 200 долларов США по нашему счету (76543), подлежащему оплате 15 ноября 2022 года.

Этот счет просрочен и становится для нас довольно проблематичным. Если бы вы могли сообщить нам, когда оплата может быть произведена с вашей стороны, мы будем очень благодарны, так как это довольно срочное дело.

С наилучшими пожеланиями,

Эшли Майлз

2. Электронное письмо с напоминанием о событии

Дорогая Сьюзан,

Это нежное электронное письмо с напоминанием о предстоящем мероприятии по запуску продукта нашей компании, которое состоится 3 декабря 2022 года в 10:00. Я с нетерпением жду встречи с вами. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться и задавать любые вопросы, касающиеся мероприятия.

Теплые пожелания,

Энн Такер

3. Напоминание об интервью

Привет,

Это приятное напоминание о вашем запланированном собеседовании с компанией 5 декабря 2022 года в Avery Building (3-й этаж, комната 3B).

Мы с нетерпением ждем возможности обсудить и проверить ваш опыт и оценить, подходите ли вы для нашей компании.

Пожалуйста, дайте нам знать, если у вас есть какие-либо вопросы. Заранее благодарим вас за ваше время. Мы с нетерпением ждем возможности поговорить с вами в ближайшее время!

Искренне,

Джейден Локк

Эйвери Рекордс

Прежде чем вы уйдете, мы хотели бы познакомить вас с инструментом, позволяющим создавать красивые профессиональные интерактивные электронные письма за считанные минуты! Читайте дальше, чтобы узнать больше!

Elink: идеальный инструмент для создания писем-напоминаний!

Elink.io — это самый быстрый и простой способ создавать и отправлять красивые и отзывчивые электронные письма за считанные минуты! Это недорогое, простое в использовании приложение со всеми функциями, необходимыми для создания потрясающих электронных писем-напоминаний, которые люди захотят просмотреть, и обмена ими.

Платформа имеет огромную коллекцию полностью адаптивных шаблонов! Вы можете выбрать шаблон, добавить ссылки на контент, которым хотите поделиться, и elink немедленно создаст потрясающее, полностью отзывчивое, интерактивное деловое электронное письмо!

Самое приятное в этих шаблонах то, что вы можете настроить их по своему усмотрению. Это означает, что вы можете добавлять изображения, текст, маркированные списки, нумерованные списки, кнопки, значки социальных сетей и разделители в верхний и нижний колонтитулы электронной почты с напоминанием.

Аккуратно напомните своей аудитории с помощью красиво оформленных писем от elink!

Заворачивать

Отличное электронное письмо с напоминанием одновременно эффективно и действенно. Он выполняет намеченную цель и делает это в доброй манере.

Электронные письма-напоминания помогают запомнить полезную информацию и поощряют осведомленность получателей о приближающихся сроках и событиях, сохраняя при этом дружеские отношения.

Теперь, когда вы знаете все тонкости создания мягкого электронного письма с напоминанием, все, что осталось, — это начать набросок. С помощью elink ваша работа тоже стала намного проще! Приятного общения по электронной почте, друзья!

Дальнейшее чтение:

10 лучших практик использования прехедера для повышения открываемости!

Что такое редактируемые шаблоны информационных бюллетеней и где их найти?

9 лучших программ для рассылок по электронной почте, о которых вы должны знать в 2023 году

7 типов электронных писем, которые вы должны отправлять своим клиентам!