Как записывать звонки по продажам: что нужно знать руководителям групп

Каждый звонок по продажам — это возможность, шанс научиться чему-то или увеличить доход.

Звонки по продажам полны отзывов, ключевых моментов волнения и идей для вашей команды продаж. Эти идеи приходят в голову продавца и быстро забываются или исчезают на стикерах.

Если ваши инструменты продаж не помогают записывать звонки по продажам, вы рискуете потерять эту полезную информацию и не выполнить квоту на этот квартал.

Как лидеру продаж, вам необходимо сохранять записи разговоров, чтобы обновлять и совершенствовать свои действия по выходу на рынок.

Читайте дальше, чтобы узнать о простых методах записи продаж, передовых методах и полезных функциях колл-центра для увеличения доходов.

5 способов записи звонков по продажам

Облачные телефонные системы предлагают функции записи звонков, которые позволяют вам выбирать подходящие способы для разных случаев использования. Погрузитесь глубже, чтобы лучше понять, когда их использовать.

1. Автоматическая запись звонков

Функция автоматической записи звонков позволяет членам отдела продаж записывать все звонки без ручного вмешательства. Это могут быть холодные звонки, последующие встречи, демонстрации или важные деловые разговоры.

Когда вы автоматически записываете каждый звонок, торговые представители могут:

• Воспроизведите и прослушайте важные детали, которыми поделились во время звонка.
• Уловите контекст разговоров, в которых акцент потенциального клиента неясен.
• Не просите потенциальных клиентов повторять одну и ту же информацию при последующих звонках.

Эти записи позже станут полезными для обучения, адаптации новых менеджеров по работе с клиентами и обеспечения качества. Они помогают обеспечить соблюдение законодательства в сфере финансовых услуг, здравоохранения и телекоммуникаций.

Что делает эти записи автоматическими? Вы можете включить эту опцию в своей облачной телефонной системе . Никаких звуковых сигналов, проводов и кассет. Просто войдите в систему, и вы сможете прослушивать звонки в любое время.

2. Запись разговоров по требованию

Продавцы могут начинать и останавливать запись определенных частей разговора.

Вы можете уважать конфиденциальность своих клиентов и соблюдать требования законодательства, связанные с ключевыми обсуждениями. Когда он включен, обе стороны услышат сообщение, например «Идет запись».

Телефонные системы позволяют вам настраивать эти сообщения по вашему выбору. Самый простой вариант — упомянуть в потоке вызовов, что звонки могут записываться в целях качества и обучения.

Продавцы лучше подготовлены к записи ценных разговоров, а не всего. Когда вы возвращаетесь за повторами, беспорядка становится меньше. Вы можете сразу перейти к сути, а не скользить по разговорам в поисках того, что вам нужно.

3. Запись по инициативе супервизора.

Руководители продаж используют запись по инициативе руководителя для удаленного отслеживания звонков по продажам и предоставления обратной связи.

Часто в этих записях не сообщается, записывается ли звонок, что позволяет избежать каких-либо спекуляций со стороны клиентов. По этой причине профессионалы иногда называют это выборочной бесшумной записью.

Вот некоторые ситуации, в которых могут помочь записи, инициированные руководителем:

• Мониторинг производительности команды и помощь в ее улучшении.
• Признание и признательность продавцам, которые следуют лучшим практикам во время звонков.
• Возвращение к сложным дискуссиям для их решения посредством межфункциональной поддержки.

4. Запись конференц-связи

Записывает голоса нескольких людей во время конференц-связи.

Крупные организации используют запись конференц-связи для ведения учета приоритетов и обновлений различных вертикалей. Это как масштабное стендап-совещание, на котором отчитываются руководители отделов.

Компании используют его по ряду других причин, в том числе следующих:

• Сбор деталей в ходе групповых обсуждений или мозговых штурмов.
• Ведение протокола межведомственных встреч.
• Предоставление доступа к записи всем участникам после звонка, чтобы они были на одной волне.

5. Запись видеоконференции

Продавцы используют запись видеоконференций в отраслях, где визуальные презентации или демонстрации являются ключом к успешным продажам. Компании, занимающиеся программным обеспечением как услугой, полагаются на него, чтобы оценить настроения потенциальных клиентов после звонка.

Предприятия видят свои преимущества в нескольких областях:

• Оптимизация продаж для конкретных случаев использования.
• Анализ реальных проблем потенциальных клиентов и привлечение их к участию с помощью соответствующих маркетинговых материалов.
• Сбор отзывов потенциальных клиентов о том, чего они ожидают от вашего продукта или услуги.

Лучшие практики для записи звонков по продажам

Теперь, когда вы знаете, как выбрать метод записи разговоров, вам нужно несколько рекомендаций, чтобы настроить его на успех. Ниже приведены несколько приемов, которым вы можете следовать при записи звонков по продажам.

Соблюдайте требования

Ознакомьтесь с местными, государственными и федеральными законами, касающимися записанных разговоров. Многие законы требуют, чтобы вы получили согласие обеих сторон перед началом записи.

Эти законы различаются от штата к штату. Некоторые требуют согласия одной стороны, а другие требуют согласия всех сторон. Проверьте, что применимо к вашему бизнесу.

️ Автоматизация уведомлений о записи

Ваши продавцы могут устно спросить потенциальных клиентов и клиентов, могут ли они записать разговор. Однако это не является частью основного разговора. Потенциальные покупатели доверяют вам свое время. И вы сможете быстро рассказать, как вы можете помочь, не отходя в сторону.

Системы VoIP могут автоматически уведомлять клиентов в начале разговора, чтобы вы могли сразу же вовлечь их в основную дискуссию.

️ Укажите цель

Важно заявить и соблюдать цель записи. Сообщите сторонам, почему вы записываете разговор, и сдержите обещание.

Будь то обучение, юридическая документация или гарантия качества, добавьте это в уведомление о записи или заявите об этом устно, если вы не можете добавить его.

Храните записи в безопасности

Защитите данные клиентов как свои собственные. Защитите запись и транскрипцию вызовов от угроз безопасности, влияющих на конфиденциальность. Вы можете внедрить управление доступом на основе ролей, чтобы только авторизованные люди или системы могли получать доступ к переговорам о продажах.

Программное обеспечение для управления идентификацией и доступом позволит вам настроить эти меры безопасности, защищая записи от внутренних или внешних угроз.

Просмотр записанных звонков

Записи разговоров дают вашей команде аналитическую информацию о разговорах, которая может поднять показатели эффективности продаж на новый уровень. Вы можете увидеть, почему конкретный аккаунт завершился сделкой или прекратился. Эта обратная связь позволяет вам обучать людей и предлагать советы по продажам, чтобы они становились лучше.

Регулярный просмотр этих записей обеспечивает постоянный поток возможностей для ваших отделов продаж, маркетинга, продуктов и других бизнес-подразделений. Маркетинг получает подсказку о том, какие активы они могут создать, а продуктовые команды получают реальные отзывы клиентов, чтобы сформулировать идеи для своих будущих спринтов.

Уважайте предпочтения клиентов

Если клиент не хочет, чтобы его записывали, не записывайте. Но предусмотрите процесс обработки возражений, чтобы ваши обычные рабочие процессы не создавали препятствий, мешающих клиентам получить максимально возможный опыт.

Коучинг по продажам помогает вашей команде ориентироваться в таких ситуациях, повышая их общую производительность.

Альтернативы записи звонков

Существует несколько альтернатив записи телефонных разговоров. В зависимости от вашего варианта использования вы можете решить, что подойдет в данной ситуации.

1) Мониторинг звонков в реальном времени

Супервизоры могут прослушивать входящие или исходящие вызовы с помощью мониторинга вызовов. Продавцы и клиенты могут знать об этом, а могут и не знать. Руководители продаж используют эту функцию для обеспечения качества в режиме реального времени. Это мотивирует торговых представителей следовать лучшим практикам продаж.

Если вызовы прерываются, вы можете предоставить рекомендации в режиме реального времени для поддержания качества звонков в соответствии со стандартами компании.

Вот некоторые заметные преимущества мониторинга звонков в режиме реального времени:

• Улучшает общение с клиентами: менеджеры прослушивают звонки и немедленно предоставляют обратную связь, поощряя свои команды соответствовать установленным стандартам качества и мотивируя агентов работать с максимальной отдачей.
• Снижает затраты на периодическое обучение: поскольку сотрудники учатся на рабочем месте, затраты на обучение сокращаются.
• Выявляет проблемы в режиме реального времени. Мониторинг звонков выявляет проблемы, мешающие продавцам эффективно привлекать потенциальных клиентов. Менеджер по продажам может предоставить своевременные рекомендации или в случае необходимости вмешаться, используя функцию «Вмешательство».

2) Вмешательство

Функция вмешательства в разговор позволяет менеджерам по продажам присоединиться к разговору. Они могут поговорить со всеми сторонами, участвующими в обсуждении, чтобы помочь в сложной продаже. Если звонок идет не так, как планировалось, вы можете исправить это, вмешавшись.

Ниже приведены некоторые из его заметных преимуществ:

• Обеспечивает прямую обратную связь. Получите отзывы о качестве обслуживания и общей удовлетворенности помощью продавца.
• Повышает уверенность в сотрудничестве: продавцы уверены, что получат помощь, когда она понадобится. Вмешательство позволяет вам сотрудничать с ними в качестве лидера, показывая, что вы заботитесь о цифрах, но готовы участвовать и решать сложные ситуации вместе с ними.
• Ускоряет процесс продаж. Если продавцам нужна поддержка инженеров по конкретной настройке, они могут добавить их к одному звонку, чтобы предложить предложения. Это сокращает количество операций туда и обратно и ускоряет процесс.

3) Опросы после звонка

При опросе после звонка клиенты получают звонок от компании сразу после разговора со своим торговым представителем.

Они берут трубку и слышат: «Спасибо за разговор с XYZ. Насколько вы удовлетворены звонком по шкале от одного до пяти? Пятеро очень довольны». Они нажимают номер на своем телефоне и оставляют отзыв.

Некоторые компании проводят эти опросы по телефону, а другие отправляют текстовое сообщение со ссылкой для отправки отзыва.

Опрос после телефонного звонка предлагает множество преимуществ для компаний, которые его реализуют, в том числе:

• Повышает доверие клиентов: показывает клиентам, что их мнение ценят и учитывают.
• Помощь в обучении сотрудников: обратная связь помогает улучшить программы обучения.
• Настраивается быстро и легко. Опрос после телефонного звонка обычно легко внедрить и провести.

4) Обратные звонки менеджера по продажам

Это последующие действия, выполняемые менеджером по продажам клиенту после взаимодействия с клиентом. Вы можете выполнить их, чтобы понять опыт клиента и решить нерешенные проблемы или проблемы.

Обратный вызов менеджера по продажам дает ряд преимуществ, в том числе:

• Повышает удовлетворенность клиентов: покупатели видят, что вы цените их болевые точки и отзывы, когда вы устанавливаете дополнительный уровень обеспечения качества и контроля.
• Демонстрирует ответственность: вы показываете, что ваша компания берет на себя ответственность за решение проблем, если продавец не может эффективно с ними справиться.
• Увеличивает возможности продаж: во время этих звонков менеджеры могут выявлять дополнительные возможности продаж и использовать их.

Контакт-центры упрощают запись звонков для отделов продаж

Облачные контакт-центры обеспечивают масштабируемость и гибкость облака для торговых организаций, позволяя совершать, записывать, регистрировать и анализировать телефонные звонки в любом масштабе. Ниже представлен краткий обзор, который поможет вам быстрее освоить облачные контакт-центры.

Повышает эффективность

Телефонные системы VoIP позволяют записывать звонки и сохранять их для быстрого доступа при необходимости. Вы можете избежать хлопот, связанных с поиском заметок или поиском фрагментов разговоров, которые вы отправили своему менеджеру.

Это дает вам нужный контекст в выбранное вами время. Но, конечно, только если у вас есть разрешение на доступ к записям.

Вот как это повышает эффективность:

• Быстро адаптируется: расширяющиеся команды справляются с меняющимся объемом звонков. Системы VoIP можно легко масштабировать вверх и вниз в зависимости от потребностей без каких-либо тяжелых усилий по созданию физической инфраструктуры.
• Улучшает обучение: помогает обучать торговых представителей на реальных примерах, позволяя им быстро наращивать темпы и освоиться в своих ролях.
• Делает процесс принятия решений основанным на данных: меньше шансов на повторение вашего процесса продаж, если вы настроите его так, как лучше всего работает для клиентов.
• Легко подключается к существующим бизнес-системам: телефонные системы VoIP, такие как Nextiva, предлагают интеграцию для подключения к существующим CRM и другим системам.

Обеспечивает лучшее качество обслуживания клиентов

Системы VoIP позволяют сочетать запись разговоров с другими альтернативами и дополнениями, такими как мониторинг вызовов в реальном времени или опросы после звонка. Это улучшает качество обслуживания клиентов , поскольку вы можете оказывать помощь в режиме реального времени и реализовывать отзывы клиентов по мере их поступления.

Эти факторы играют решающую роль в улучшении качества обслуживания клиентов:

• Оптимизируйте тактику продаж. Вы можете адаптировать стратегии продаж на основе отзывов клиентов, чтобы лучше удовлетворять их потребности.
• Решайте проблемы быстрее: запись вызовов VoIP дает вам контекст проблемы, позволяя службам поддержки принять участие и решить ее.
• Поддерживайте постоянное качество связи: записи разговоров помогают менеджерам обучать всю свою команду. Это позволяет всем решать ситуации одинаково.

Снижает расходы и повышает безопасность

Благодаря телефонной системе VoIP, записывающей звонки, вам не придется вкладывать значительные средства в создание физической инфраструктуры. Это снижает ваши первоначальные затраты на внедрение традиционных систем.

Более того, безопасность VoIP строго обеспечивает шифрование вызовов и другие меры для обеспечения безопасности деловых коммуникаций и защиты от угроз.

Вот несколько других преимуществ, которые являются вескими аргументами в пользу телефонных систем VoIP:

• Автоматические обновления: поставщики VoIP-решений заботятся об обновлениях и исправляют систему для защиты от уязвимостей.
• Снижает расходы на обслуживание. Затраты на обслуживание уменьшаются, поскольку вы не добавляете новые линии по мере масштабирования.
• Обеспечивает надежность и безопасность данных: телефонные системы VoIP, такие как Nextiva, обеспечивают бесперебойную работу на уровне 99,999%, обеспечивая работоспособность ваших телефонов 24/7/365. Эти поставщики решений проводят тщательное тестирование на проникновение для обнаружения уязвимостей и принятия стратегий предотвращения мошенничества.

Предлагает глобальный охват

Облачные услуги VoIP дают компаниям глобальный охват. Вы можете совершать звонки через Интернет кому угодно и где угодно без больших затрат. Аналогичным образом, клиенты за рубежом могут звонить вам по своим местным тарифам, что делает ваш бизнес более доступным на глобальном уровне.

Вот несколько причин рассмотреть VoIP, если вы работаете на международном уровне:

• Снижает расходы на звонки: благодаря VoIP международные звонки происходят через Интернет, и вы можете легко сохранять записи. Это не требует от вас оплаты международных звонков.
• Открывает глобальный рынок. Звонки или запись не должны ограничивать вас местным рынком. Используйте функции VoIP для совершения международных звонков и привлечения клиентов по всему миру.

Запись стала проще с Nextiva

Инструменты записи звонков по продажам предоставляют крупицу знаний, необходимую для заключения большего количества сделок. Обзванивая потенциальных клиентов по телефону или размещая демонстрационное видео, используйте записи разговоров, чтобы усовершенствовать рабочие процессы продаж с помощью ценной информации.

Облачный колл-центр Nextiva записывает такие звонки по продажам. Это упрощает анализ и оптимизирует управление эффективностью продаж. Маршрут через облако обходится дешевле, безопаснее и, что наиболее важно, лучше адаптируется к потребностям вашей команды.

Он отличается надежностью и безопасностью корпоративного уровня в сочетании с достаточной гибкостью для обработки вызовов из NextivaONE .