Как Рэйчел МакДиармид использует Clockify для учета времени и выставления счетов

Приятно наконец-то держать в руках книгу, которую так давно хотел прочитать — но задумывались ли вы когда-нибудь, сколько этапов прошла эта книга, прежде чем она попала в ваши руки?

От процесса написания до распространения и отправки — предстоит долгий путь, прежде чем читатель сможет насладиться самой книгой. По крайней мере, так было до того, как цифровые публикации начали вытеснять традиционные печатные СМИ.

Хотя издательская индустрия постоянно меняется (что может быть непросто для людей, входящих в нее), директор маркетинговой службы RM Рэйчел МакДиармид находит это весьма захватывающим. На самом деле, главное, с чем у нее раньше были проблемы в работе, — это отслеживание времени, которое она тратила на задачи и проекты .

Мы встретили Рэйчел в LinkedIn, где она упомянула, как Clockify помогает ей отслеживать время, которое она тратит на работу с клиентами, и, среди прочего, создавать счета для своих клиентов.

Итак, мы обратились к ней, чтобы обсудить:

• Как она начала работать в издательской сфере,
• Почему она решила открыть свой бизнес и
• Как она использует Clockify, чтобы облегчить свою работу.

Без лишних слов, давайте копаться!

Карьера Рэйчел МакДиармид: сбор знаний и открытие собственного бизнеса

Прежде чем открыть собственный бизнес, Рэйчел МакДиармид работала на нескольких разных должностях — от продаж и маркетинга до руководящих должностей. Попутно она решила специализироваться на аутсорсинге, консультировании и обучении авторов, книгоиздателей и дистрибьюторов.

Из разговора с Рэйчел мы поняли, что ее путь к созданию собственного бизнеса — RM Marketing Services — был относительно долгим, но разнообразным и увлекательным. И все началось с Pergamon Press, где она узнала много нового о силе прямого и нишевого маркетинга.

Начало Рэйчел: Начало карьеры в издательской индустрии

Рэйчел занимается книжной торговлей с 1990 года, начав свою карьеру в Pergamon Press, где она работала в основном над образовательными и научными ресурсами. Она любила свои повседневные задачи и по сей день известна своей любовью ко « всему академическому », как она однажды выразилась.

Начиная с Pergamon Press, Рэйчел начала строить свою карьеру в издательском деле и работала на различных должностях:

«Я работаю в издательской индустрии более трех десятилетий. Я начинал в основном с продуктовых и маркетинговых должностей, а затем перешел в менеджмент».

Хотя она работала в основном в академической и профессиональной издательской сфере, Рачаи также приобрела обширный опыт в библиотечном снабжении и распространении книг, работая с сотнями поставщиков и тысячами издателей как на местном, так и на международном уровне.

Более 10 лет Рэйчел управляла дистрибьюторским бизнесом, представляя около 100 печатных машин в книжной торговле ANZ (Австралия и Новая Зеландия). Она также тесно сотрудничала с Blackwell, YBP и Baker & Taylor.

Работая на уровне высшего руководства, Рэйчел начала задумываться о том, как продвинуться дальше по карьерной лестнице, и ей пришла в голову мысль — может быть, ей стоит начать собственный бизнес.

Как воплотилась в жизнь идея создания RM Marketing Services

Хотя Рэйчел некоторое время думала о своем следующем шаге в карьере, она не была уверена, в каком направлении двигаться.

Учитывая, что она собрала все эти знания и достигла такого этапа в своей карьере, когда в отрасли не было аналогичной работы, на которую она могла бы попробовать себя, она чувствовала себя как бы застрявшей.

К счастью, в нужный момент она получила правильный совет:

«На самом деле я должен поблагодарить замечательного человека, который был управляющим директором одной из крупных компаний здесь. Он сказал мне: «Ты самый общительный человек в отрасли». Почему бы вам не заставить свою сеть работать на вас?»

Именно тогда она поняла, чего не хватает издательской индустрии — бизнеса, который предоставляет аутсорсинговые решения и консультационные услуги для авторов, издателей, дистрибьюторов и поставщиков библиотек. Другими словами, она подумала о бизнесе, который обслуживает практически всех, кто работает в издательском деле и нуждается в помощи в продажах, маркетинге и распространении.

И она была идеальным человеком для начала такого бизнеса.

Она хотела использовать свои связи и опыт, чтобы помочь другим достичь своих целей — будь то путем предоставления коучинговых услуг авторам, не разбирающимся в цифровом маркетинге, или аутсорсинга для книжных издателей и дистрибьюторов.

«В наши дни, особенно в сфере цифрового маркетинга, есть авторы, которые действительно сообразительны, и авторы, которые этого не делают, и им нужна помощь с веб-сайтами, социальными сетями и даже с такими вещами, как информационные бюллетени и реклама. Поэтому я тренирую их и обучаю делать то, что им нужно».

Хотя она живет в Австралии, сейчас Рэйчел работает по всему миру и имеет клиентов со всего мира:

«Я так долго работаю в этой отрасли и накопил такие знания. Знаете, приятно иметь много разных клиентов и делать много разной работы».

Отслеживание времени в Clockify: переломный момент в трудовой жизни Рэйчел

Поскольку Рэйчел работает со многими людьми и предоставляет множество различных услуг, ей нужен был простой способ отслеживать время, которое она тратит на задачи и проекты, чтобы она могла выставлять счета своим клиентам.

Первоначально Рэйчел отслеживала часы, потраченные на работу с клиентами, с помощью календаря и Excel. Однако через некоторое время она поняла, что способ, которым она отслеживала свое время, был непрактичным и недостаточно быстрым. Именно тогда она начала искать более эффективное решение — например, приложение для отслеживания времени.

Как Рэйчел узнала о Clockify

Надеясь найти подходящее приложение для своих нужд, Рэйчел зашла в Интернет и начала читать обзоры и сообщения в блогах о лучших приложениях для отслеживания времени. Именно тогда появился Clockify.

«Мне нужно было что-то, что могло бы помочь мне отслеживать время, которое я тратил на работу с клиентами. Поэтому я сначала начал использовать бесплатную версию, чтобы иметь возможность экспортировать эту информацию и предоставлять отчеты своим клиентам, а затем выставлять им счета».

Создавая отчеты в Clockify, Рэйчел могла делиться со своими клиентами всей важной информацией, связанной с проектом, включая время, потраченное на каждый проект или задачу, и ее затраты.

Что заставило Рэйчел придерживаться Clockify

Несмотря на все функции Clockify, выпущенные с течением времени, Рэйчел захотела опробовать некоторые полезные дополнительные возможности, такие как округление времени и отслеживание бюджета проекта, поэтому она перешла на платную версию.

Округление времени в Clockify помогает Рэйчел поддерживать порядок в отчетах, округляя записи времени в большую или меньшую сторону до ближайших минут или часов.

Помимо округления времени, Рэйчел нравится, что она может отслеживать бюджет каждого проекта в Clockify.

«Если клиент говорит мне: «У меня есть 2000 долларов, которые я могу потратить на эту кампанию», вам нужно отслеживать это как проект, чтобы не превысить бюджет».

Благодаря возможностям отслеживания бюджета проекта Clockify Рэйчел может:

• Установите бюджет ее проекта и
• Отслеживайте, какую часть бюджета она потратила, устанавливая денежную оценку.

Отслеживание бюджета своего проекта помогает Рэйчел оставаться в его рамках.

Функции Clockify, которые Рэйчел нравятся больше всего

В этом разделе мы рассмотрим функции Clockify, которые Рэйчел использует чаще всего — как для отслеживания своей работы, так и для простого выставления счетов своим клиентам.

Функция № 1: Выставление счетов

Выставление счетов может оказаться утомительным и довольно сложным процессом, особенно если у вас много разных клиентов.

Что Рэйчел больше всего нравится в Clockify, так это то, что она может легко адаптировать каждый счет в соответствии с потребностями своих клиентов:

«Clockify спасла мне рассудок, особенно потому, что у меня много клиентов — клиентов, занимающихся аутсорсингом, а также консультантов сверху. И на вещи действуют разные расценки, поэтому управлять всем этим и выставлять счета — это, хм, сложная задача».

Функция № 2: Оповещения

Когда дело доходит до отслеживания бюджета проекта и оценки проекта, Рэйчел говорит, что ей особенно нравится функция «Оповещения»:

«Он отправляет мне уведомление о том, что мой проект достиг 25%, 50%, 75% или любого другого процента от расчетного времени, которое я ранее установил».

Таким образом, Рэйчел может уложиться в бюджет клиента и не выйти за оговоренные сроки.

Особенность №3: Теги

Поскольку Рэйчел работает над множеством проектов и задач, возможность маркировать их очень полезна. Поэтому она использует функцию «Теги» для организации своей работы.

Она также может использовать теги для фильтрации своих отчетов и поиска именно того, что ей нужно, по ключевым словам.

Преимущества использования Clockify для работы

Как человек, который теперь не может представить свою повседневную работу без использования Clockify, Рэйчел поделилась с нами преимуществами, которые она обнаружила при использовании этого приложения для работы.

Преимущество № 1: Clockify эффективен и прост в использовании.

Когда у вас столько же работы, сколько у нашего собеседника, Рэйчел, а это зачастую очень много, использование надежного приложения, которое поможет вам выполнять работу более эффективно, является обязательным.

Clockify помогает Рэйчел выполнять все задачи, связанные с клиентами, намного быстрее:

«Это абсолютная экономия времени. Он делает все, что нужно таким людям, как я, от отчетности перед моими клиентами до создания счетов и учета рабочих расходов. Боже мой, я просто обожаю это!»

Когда она начала использовать Clockify, Рэйчел также заметила, насколько он удобен и прост в использовании.

По сравнению с тем, как раньше, когда она выполняла все эти задачи с помощью Excel, у Рэйчел теперь более продуктивные рабочие дни.

Преимущество № 2: Clockify невероятно доступен по цене.

Одной из самых сильных сторон Clockify является то, что он чрезвычайно доступен, учитывая, что он предлагает массу замечательных функций.

«Вы можете делать все эти разные вещи в одном приложении. Это соотношение цены и качества».

Как добавляет Рэйчел, наличие недорогого приложения для учета времени, которое также помогает быстро создавать отчеты и счета, определенно является спасением, особенно для фрилансеров или людей с ограниченным бюджетом.

Преимущество №3: Clockify обеспечивает отличное обслуживание клиентов.

Когда вы используете приложение, всегда большой плюс, если оно обеспечивает хорошую поддержку клиентов, потому что вы никогда не знаете, когда столкнетесь с каким-либо осложнением или незначительной проблемой.

Когда происходит что-то подобное, у вас обычно не остается много времени, чтобы попытаться исправить то, что пошло не так — вам нужна помощь прямо сейчас.

Хорошее обслуживание клиентов — еще одно преимущество Clockify, которое Рэйчел заметила на раннем этапе:

«Мне пришлось задать вопрос, потому что что-то не отображалось в отчете, и это произошло только потому, что я не заполнил определенную часть при настройке нового проекта. И обслуживание клиентов было превосходным. Они просто позаботились о том, чтобы я знал, что делаю, и никогда больше не совершал этой ошибки. Подобные вещи также делают работу с Clockify приятной».

Кому Рэйчел порекомендовала бы Clockify и почему?

Поскольку Clockify действительно изменила ее трудовую жизнь к лучшему, Рэйчел использует любую возможность, чтобы поделиться своим опытом с другими — как в издательской индустрии, так и за ее пределами:

«На днях я разговаривал с человеком, который начинает свой собственный бизнес. Поскольку они работают с множеством разных людей и ищут простой способ управления отчетами и счетами, я сказал им: «Вам необходимо установить это приложение». Это сделает вашу жизнь намного проще!»

Поскольку Clockify предлагает так много — от отслеживания времени до создания отчетов, — Рэйчел считает, что это очень полезно для всех, кто работает с большим количеством клиентов и имеет несколько проектов и задач, которые необходимо отслеживать.

Она также рекомендует Clockify людям, которые не хотят тратить много денег на приложение для отслеживания времени, поскольку оно действительно доступно.

И последнее, но не менее важное: Рэйчел считает, что Clockify может быть полезен фрилансерам или людям в целом, у которых нет штата сотрудников и которые выставляют счета вручную.

Подводя итог: использование правильного приложения для отслеживания времени делает занятие любимым делом еще более приятным.

Хотя Рэйчел любит свою работу и считает ее интересной и разнообразной, отчитываться перед несколькими клиентами и отслеживать такое количество различных проектов непросто. Если быть точнее — это было непросто . По крайней мере, до тех пор, пока она не начала использовать правильный инструмент для отслеживания времени.

Теперь, когда она использует Clockify для отслеживания своего времени, а также для создания отчетов и счетов для своих клиентов, Рэйчел понимает, сколько времени и энергии она тратила, пытаясь сделать все это самостоятельно.

Если вы один из тех людей, которым трудно следить за своим временем и проектами, не волнуйтесь. С небольшой помощью вы легко сможете решить эту проблему.

Просто убедитесь, что вы нашли подходящий инструмент для учета времени, который отвечает всем вашим потребностям.

️ Есть ли у вас интересные истории о приложениях для учета рабочего времени и о том, как они улучшили вашу трудовую жизнь? Не стесняйтесь поделиться своими мыслями по адресу [email protected], и мы, возможно, напишем об этом в блоге. Также не забудьте поделиться этой статьей с теми, кому она может оказаться полезной.