Что такое заказ на покупку? Как создать свой собственный?

Что касается управления поставщиками, вам понадобится конкретный продукт или услуга для управления вашим малым бизнесом, поэтому вы связываетесь со своими поставщиками и сообщаете им, что вам нужно. Они это предлагают. Вы платите им за это.

Это кажется слишком простым? Да, процесс покупки товаров может быть сложнее описания. Могут быть проблемы с оплатой, отсутствие поставок, недопонимание, приводящее к неправильным поставкам, и сбои в расписании.

Тем не менее, беспрепятственное и своевременное получение услуг от надежных продавцов не обязательно должно быть хорошим, чтобы быть правдой — это возможно, и выбор заказов на покупку может помочь. Вот почему вы должны внимательно следовать приведенной ниже статье Что такое заказ на покупку и как создать свой собственный?

Что такое заказ на покупку?

Определение

Заказ на поставку, также известный как заказ на поставку, представляет собой официальный документ, отправленный покупателем, который обязуется заплатить продавцу за продажу определенных товаров или услуг, которые будут отправлены в будущем.

Выгода, которую получает покупатель, заключается в возможности закрыть заказ без мгновенной оплаты. С точки зрения продавца, заказ на покупку — это метод предоставления покупателям кредита без риска, поскольку покупатель обязан заплатить, когда товары или услуги были отгружены.

К каждому заказу на покупку прилагается уникальный номер, который помогает покупателям и продавцам отслеживать доставку и оплату. Общий PO обязуется постоянно покупать товары или услуги до тех пор, пока не будет достигнут определенный максимум.

Примеры

Различные типы заказа на покупку

1. Стандартные заказы на поставку

Стандартные заказы на покупку являются наиболее популярными и узнаваемыми. В этом случае покупатель четко знает информацию о покупке и может определить, какой продукт или услугу они покупают, количество, графики доставки и правила оплаты.

Например, компания, у которой заканчиваются картриджи для принтеров, может закрыть стандартный заказ на поставку, поскольку точно знает, сколько им нужно и когда нужно это получить.

2. Запланированные заказы на покупку

Делая запланированный заказ на покупку, покупатель прогнозирует будущие потребности своей компании в рассматриваемом продукте, размещая заказ на покупку заранее. В этой ситуации известна такая информация, как продукт, цена и политика оплаты, но число основано на обоснованном предположении, а дата отгрузки является предварительной.

Например, если тот же самый бизнес, у которого заканчиваются картриджи для принтеров, делает запланированный заказ на покупку, покупатель может оценить количество необходимых ему картриджей для принтеров с более гибким графиком доставки.

3. Общие заказы на покупку

С общим заказом на покупку покупатель делает много заказов одновременно, чтобы договориться о снижении цены.

Например, если один и тот же бизнес может договориться о выгодной сделке, взяв на себя обязательство сделать много заказов на картриджи для принтеров и бумагу у одного поставщика, он может подумать об использовании общего заказа на покупку для получения этих продуктов.

4. Контрактные заказы на поставку

Заказ на поставку по контракту считается наиболее формальным вариантом. В этой ситуации покупатель и поставщик подписывают контракт об условиях покупателя до того, как заказ на поставку со ссылкой на контракт будет выпущен. Такой заказ на поставку обеспечивает наибольшую юридическую защиту для тех, кто в нем участвует.

Например, если тот же бизнес подписывает контракт со своим поставщиком, в котором указаны продукты, количество, цены и график доставки обещанных товаров, а затем оформляет стандартный заказ на покупку, эти предприятия останутся в рамках соглашения о заказе на покупку по контракту.

Заказ на покупку и счет-фактура: в чем разница?

Покупатели создают заказы на покупку, а поставщики — счета. Продавцы могут отправлять счета в качестве способа получения платежа, если существуют конкретные условия оплаты, или могут отправлять счета с нулевым балансом в качестве способа подтверждения подтверждения оплаты заказа.

И заказы на покупку, и счета-фактуры содержат одни и те же данные, такие как адрес для выставления счетов и пункт назначения доставки. В счетах-фактурах обычно указывается номер заказа на покупку с наличием номера счета-фактуры, чтобы уточнить, что оба документа связаны и соответствуют друг другу. Основное отличие состоит в том, что информация о заказе и дополнительная техническая информация, содержащаяся в заказе на поставку, не добавляются в счет-фактуру.

Взгляните на следующий пример:

Джон, покупатель, получил информацию от отдела своей организации: требуются новые мониторы для компьютеров в офисе. Он составляет заказ на поставку, в котором указывается количество и подробные требования к мониторам.

Компания, которая продает мониторы, получает заказ. Когда они подтверждают, что могут поставить заказ, они передают заказ на покупку и получают платеж или отправляют товар, ожидая, что платеж будет основан на последних согласованных условиях оплаты. Когда оплата получена, происходит выполнение заказа, и мониторы доставляются с датой доставки и данными отслеживания, а Джон получает счет.

Счет-фактура либо идентифицирует платеж, отправленный до доставки товара, либо содержит дату истечения срока платежа, если деньги не были отправлены первыми. Джон проверяет счет-фактуру, чтобы убедиться, что он соответствует заказу на покупку, и проверяет упаковочный лист, чтобы убедиться, что все заказанные продукты были получены, и оплата производится только за заказанные и полученные товары, в процессе, называемом трехсторонним сопоставлением.

Заказы на поставку часто путают с другими видами документов. Важно знать расхождения между заказами и контрактами, расхождения между заказами на покупку и заказами на работу, а также расхождения между заказами на покупку и заказами на продажу.

Функции заказов на покупку

Покупатель решает заказать товары у поставщика

Прежде чем заказ может быть закрыт, покупатель должен уточнить потребность, которую может удовлетворить товар или услуга поставщика. На этом этапе покупатель должен убедиться, какие товары или услуги требуются, сколько предметов ему нужно (если возможно) и когда они ему нужны.

Например, если вам нужно заказать новые коробки для доставки заказов потребителям, рассчитайте необходимое количество коробок и время, когда они вам понадобятся.

Допустим, у вас приближается ожидаемый праздник; Вы можете посмотреть на заказ коробок за предыдущий год и умножить его на предполагаемый рост в этот праздник, чтобы заказать точное количество.

Покупатель составляет проекты заказов на покупку и отправляет поставщику на утверждение

С приведенными выше подробностями покупатель должен составить заказ на покупку и отправить его своему поставщику на утверждение. При отправке заказа на поставку поставщику покажите, что требуется утверждение, чтобы убедиться, что процесс идет по графику.

В идеале ответ должен приходить вовремя, чтобы товар или услуга были доставлены вовремя или у покупателя было достаточно времени, чтобы заказать его у другого поставщика.

Из приведенного выше примера, когда вы уточнили продавца, который может поставить ваши коробки, узнать, сколько коробок вам понадобится и когда они вам понадобятся, вы можете использовать эту информацию для составления вашего заказа на покупку.

Поставщик просматривает заказ на покупку и подтверждает, может ли выполнить запрос

Когда поставщик получает заказ на покупку, от него зависит рассмотрение запроса и проверка запасов или доступности, чтобы подтвердить, может ли он быть выполнен к установленному сроку покупки.

В случае доставки коробкой продавец рассмотрел ваш заказ и после проверки своих запасов и возможностей доставки определил, что может выполнить ваш запрос.

Утверждение заказа на поставку

Если поставщик может выполнить запрос в соответствии с указаниями покупателя, он одобрит заказ на покупку и сделает его обязательным для исполнения.

Поскольку компания-коробщик может выполнить ваш запрос, они отправят вам утвержденную копию заказа на покупку для подтверждения.

Выполнение продукта или услуги

После утверждения заказа на поставку продавец берет на себя ответственность за поставку товаров или услуг в соответствии с договоренностью. На этом этапе они могут создать и отправить покупателю счет на количество в заказе на покупку. В счете-фактуре должно быть указано, какие продукты были предложены, соответствующее количество и сумма задолженности.

Например, после утверждения отгрузки коробок вы должны получить выполненный заказ и счет на причитающееся количество. У этого продавца нетто 30 условий оплаты с ожиданием оплаты в течение 30 дней с момента выставления счета.

Счет оплачен

На этом последнем этапе покупатель обязан оплатить счет в соответствии с условиями оплаты поставщика.

Платеж по счету с утвержденными условиями оплаты зависит от покупателя.

Как создать заказ на покупку?

Вы хотите создать свой заказ на покупку? Вот что вам нужно включить:

• Заголовок. Отображает информацию о вашей компании, включая название компании, местонахождение компании, дату заказа на покупку и номер заказа.
• Информация о продавце. Укажите надлежащего получателя для заказа на покупку. Здесь вы указываете название компании-поставщика, ваше подробное контактное имя и адрес компании-поставщика.
• Куда доставить заказ — укажите, куда должен быть доставлен заказ, каков способ доставки, условия доставки и ориентировочная дата доставки.
• Информация о заказе. Для каждого товара, включенного в заказ, укажите позицию с кодом продукта или номером SKU, названием или описанием товара, требуемым количеством единиц, ценой за единицу и датой отгрузки каждого продукта.
• Подведите итоги. Завершите заказ на покупку, предложив промежуточную сумму, любые применимые скидки, налоги, стоимость доставки и общую сумму.

Резюме

Мы надеемся, что в этой статье вы сможете понять определение заказа на покупку и то, как его создать. Мы также включаем знания о разнице между заказом на покупку и счетом-фактурой для вас.

Оставьте любой вопрос, который у вас есть, в поле для комментариев; мы здесь, чтобы помочь и поддержать вас. Не стесняйтесь обращаться к нам.