Почему каждому отделу продаж необходимо программное обеспечение для управления предложениями

И прежде чем вы спросите: да, многие отделы продаж все еще используют текстовые процессоры и другие устаревшие методы для отправки предложений. Если вы являетесь частью этой группы, мы сожалеем, что вызываем вас, но пришло время для перемен.

С таким количеством способов отправки предложений онлайн и бесконечным набором опций программного обеспечения для предложений в вашем распоряжении нет причин продолжать делать все вручную. Программное обеспечение для управления предложениями от создания до закрытия оптимизирует весь процесс предложения, чтобы ваша команда по продажам могла сосредоточиться на победе.

Теперь, если вы еще не знакомы с этим, вы можете спросить себя,

«Что такое программное обеспечение для управления предложениями?»

Программное обеспечение для управления предложениями — это приложение (обычно облачное), которое позволяет пользователям создавать, управлять, отправлять и отслеживать бизнес-предложения. Он объединяет все инструменты написания предложений, разработки, отправки, отслеживания и электронной подписи в единую платформу для упрощенного процесса закрытия.

И это только простая версия. На самом деле программное обеспечение для управления предложениями — это гораздо больше. Он часто включает в себя шаблоны предложений, различные интеграции приложений, настраиваемые поля и переменные, роли и разрешения, возможности обработки платежей и даже чат в предложении — функции, которые призваны помочь вашей команде сделать каждую сделку закрытой.

Теперь, когда мы установили, что это такое и что оно может делать, вот почему каждая команда по продажам (которая хочет победить) должна использовать программное обеспечение для управления предложениями.

Преимущества программного обеспечения для управления предложениями

1. Контроль

2. Видимость

3. Эффективность

4. Организация

5. Рабочий процесс

6. Дизайн

7. Закрытие

8. Рост

1. Контроль

Отправка предложений вручную может работать, но при этом у вас мало контроля над процессом подачи предложений. Если торговые представители создают каждое новое предложение с нуля, остается много места для ошибки. Между ценообразованием, условиями сделки, скидками, дизайном, форматом, утверждениями и всем остальным, что входит в ваши предложения, существует множество переменных, которые могут меняться от представителя к представителю и от предложения к предложению. Конечно, представители могут копировать предыдущие документы, чтобы использовать их в качестве шаблонов, но нет гарантии, что они используют правильную информацию. Без контроля над вашим процессом или эффективного способа совместной работы обязательно возникнут некоторые несоответствия.

С программным обеспечением для управления предложениями согласованность перестает быть проблемой. Благодаря назначенным ролям и разрешениям, шаблонам предложений и библиотеке утвержденного контента и информации о ценах вы можете быть спокойны, зная, что ваши представители всегда будут использовать правильную и актуальную информацию. Вместо того, чтобы беспокоиться о том, последовательны и точны ли ваши торговые материалы, ваша команда может сосредоточиться на построении отношений, а не на разработке предложений. Когда несоответствия в ваших сообщениях и брендинге находятся под контролем, вам не придется беспокоиться о том, что представители отправят непрофессиональные документы о продажах, которые могут скомпрометировать ваш бренд.

2. Видимость

Одной из самых больших проблем при создании и отправке предложений вручную является отсутствие видимости. Лидеры продаж не могут сказать, кто над чем работает, что может привести к тому, что торговые представители отдадут приоритет неправильным сделкам. А без панели закрытия нет простого способа получить снимок всех открытых сделок или их прогресса по всей воронке продаж.

Без видимости представители изо всех сил пытаются понять, над какой версией документа предложения им следует работать, что было сделано или каковы следующие шаги. И когда предложения, наконец, дорабатываются, они, по сути, отправляются в пустоту; у представителей нет возможности сказать, что происходит со сделками, когда они находятся в руках потенциального клиента, а это означает, что они не знают, где сделки застревают или когда следует принять меры.

С программным обеспечением для управления предложениями ваша команда может точно видеть, что происходит на каждом этапе процесса продаж, с метриками для загрузки. Вы сможете определить, какие части вашего процесса проходят гладко, а какие нуждаются в небольшой помощи, что позволит вам поддерживать своих представителей там, где они больше всего в этом нуждаются.

Кроме того, вы получите полезную информацию о поведении ваших потенциальных клиентов. Вы сможете отслеживать, открывали ли они ваши предложения и когда, сколько раз они их просматривали, что они делали после того, как открыли их, какие разделы они просматривали дольше всего и многое другое. Вооружившись этими данными, вы можете отправлять стратегические последующие электронные письма, чтобы продвинуть своего потенциального клиента, или связаться с ним, чтобы прояснить любой из их вопросов.

3. Эффективность

Программное обеспечение для управления предложениями, разработанное для сокращения ручных задач, использует автоматизацию, чтобы помочь вам сэкономить время и повысить эффективность всего процесса создания предложения.

Шаблоны предложений обеспечивают отличную отправную точку для ваших предложений, и они обычно включены в большинство программ для предложений. Таким образом, вместо того, чтобы начинать с нуля каждый раз, когда вы хотите отправить новое предложение, вы можете начать с существующего шаблона предложения или создать свой собственный для большей гибкости. Затем вы можете просто ввести информацию и адаптировать свое деловое предложение к каждому потенциальному клиенту, и вы будете получать предложения в кратчайшие сроки.

Прошли те дни, когда вручную извлекалась информация о клиентах, сборах и ценах, брендированном контенте и других деталях из электронных таблиц и кто знает откуда еще. С помощью функции библиотеки контента вы сможете создавать, сохранять и хранить фрагменты утвержденного контента, к которым можно легко получить доступ и вставить в предложения по своему усмотрению. А поскольку все в библиотеке контента одобрено, вы можете быть уверены, что любые разделы, фрагменты или информация, которую вы извлекаете из нее, верны и актуальны.

4. Организация

Без эффективного способа перемещения данных и информации между приложениями, на которые вы полагаетесь, и вашими предложениями есть большая вероятность, что вы тратите время впустую (и создаете больше возможностей для ошибок ). Это касается вашей CRM, программного обеспечения для управления проектами, системы выставления счетов и не только.

Благодаря программной интеграции предложений все ваши бизнес-инструменты взаимодействуют друг с другом, когда приходит время закрыть сделку. После того, как вы подключите их, они будут беспрепятственно обмениваться данными, гарантируя, что нужная вам информация всегда будет прямо перед вами. Возможности безграничны; вы сможете извлекать информацию о ценах из своего источника правды в свои предложения, отслеживать активность предложений в своей CRM, создавать заявки в программном обеспечении для управления проектами и даже запрашивать оплату у клиентов прямо в ваших предложениях. От Asana до Zapier и выше, Proposify имеет более 30 интеграций , которые могут помочь вам оптимизировать процесс вашего бизнес-предложения, используя инструменты, которые вы уже используете.

Вы знали? В таких отраслях, как SaaS, интеграция обработки платежей в рамках предложения увеличивает вероятность его закрытия на 90%. Чтобы получить больше аналитических данных, основанных на данных, которые помогут вам закрыть сделку, загрузите наш «Состояние предложений на 2021 год» .

5. Рабочий процесс

Может быть сложно управлять обязанностями и задачами, поскольку сделки проходят через внутренний конвейер, прежде чем предложение будет отправлено потенциальным клиентам. Это особенно верно для утверждений, которые являются основным узким местом в процессе предложения, поскольку часто есть несколько частей, которые зависят от одобрения менеджерами или другими отделами. Без формального процесса целые сделки могут быть задержаны, если у утверждающего нет времени или доступа для просмотра всего предложения перед его подписанием, даже если его подпись требуется только для одного раздела.

Программное обеспечение для предложений может помочь оптимизировать рабочий процесс утверждения сделки, предоставляя утверждающим соответствующие документы в нужное время. Таким образом, вместо того, чтобы увязнуть в накопившихся предложениях, которые их не касаются, они смогут продолжать сделки и поддерживать этот приятный, приятный импульс продаж.

6. Дизайн

К сожалению, многие покупатели судят о книге по ее обложке. Обложка вашего предложения — это первое, что видит потенциальный клиент, и если она выглядит непрофессионально, это может изменить их восприятие вашего предложения — и не в лучшую сторону.

Программное обеспечение для предложений может помочь вам разработать и создать потрясающие предложения, которые каждый раз будут выглядеть великолепно. Это также позволит вам добавлять изображения, видео и другие медиафайлы, которые сделают ваши предложения популярными. Ведь предложения, которые выделяются, закрывают сделки. На самом деле, включение хотя бы одного изображения в ваши коммерческие предложения может увеличить процент закрытия на 26%.

7. Закрытие

В конце концов, цель каждого отдела продаж — закрыть сделку. Программное обеспечение для управления предложениями делает именно это. На самом деле, основываясь на исследовании с участием тысяч специалистов по продажам, мы обнаружили, что предложения, которые были созданы и отправлены с помощью Proposify, имели процент закрытия на 111% выше, чем в среднем по отрасли. Сокращая цикл продаж, улучшая совместную работу и оптимизируя процесс предложения, программное обеспечение для предложений помогает вашей команде по продажам заключать больше сделок. Если это не продаст вам его стоимость, мы не знаем, что будет.

8. Рост

Независимо от того, как вы это сделаете, создание и отправка предложений вручную отнимает много времени, и это при условии, что все в вашей команде уже знакомы с вашим процессом. Возможно, сейчас это не проблема, но она станет проблемой, когда вы начнете открывать новый бизнес и обучать новых сотрудников. Время ограничено, поэтому неудивительно, что лидеры продаж изо всех сил пытаются создать масштабируемый процесс, поддерживая рост команды и сокращая цикл продаж.

Программное обеспечение для управления предложениями позволяет руководителям отделов продаж разработать масштабируемый процесс закрытия, который будет повторяться во всей команде. Это также помогает им оптимизировать свои существующие процессы, чтобы команды могли сосредоточиться на закрытии, а не тратить время на создание предложений с нуля. Кроме того, после того, как эти процессы будут внедрены, процесс адаптации новых сотрудников станет намного быстрее, а время выхода на рабочий режим сократится.

Последние мысли

В конце концов, лучшее предложение — это то, которое превращает потенциальных клиентов в клиентов. Независимо от того, создано ли оно вручную, в Microsoft Word или в Интернете, важно то, что оно закрывается. Мы не утверждаем, что вы не можете отправлять предложения вручную, но это определенно не самый эффективный или действенный способ получить больше заказов.

С другой стороны, программное обеспечение для управления предложениями. Он объединяет под одной крышей все инструменты, ресурсы и данные, необходимые отделам продаж для достижения успеха, что делает процесс предложения более предсказуемым, последовательным и масштабируемым. А с бесплатной версией прямо у вас под рукой нет причин не попробовать.